Forvaltning av utdanningene ved UiT

Om Håndboken

Fellesgrader og samarbeid om studietilbud mellom institusjoner fremmes politisk og vurderes som et virkemiddel for økt kvalitet og relevans i utdanningstilbudene.

Slike samarbeid medfører at forskrifter og regler som gjelder ved de enkelte deltagerinstitusjonene må koordineres. Dette kan medføre justeringer i rutiner og behov for dispensasjoner slik at alle kan opprettholde sine kvalitetskrav på en akseptabel måte. Slike utdanningstilbud får derfor forskjellig håndtering av innhold, oppbygning og gjennomføring.

Samarbeid om studietilbud kan etableres mellom institusjoner både nasjonalt innen Norge og internasjonalt, og arbeidet med vurderinger og planlegging er i prinsippet det samme. Det er likevel internasjonale samarbeid om studietilbud som gis mest oppmerksomhet og som har størst potensiale for faglig utbytte.

Håndboken har derfor internasjonale samarbeid om studietilbud som utgangspunkt.

Håndboken skal bidra til sikker og kvalitetsmessig god forvaltning av felles gradssamarbeid ved UiT. Den gjelder for all forvaltning av felles gradssamarbeid ved UiT og beskriver de felleselementer som inngår i dette arbeidet.

Håndboken inneholder viktige - og nødvendige – sjekkpunkter som må gjennomgås, utover de krav som foreligger for ordinære og «interne» studieprogram ved UiT. Her er også veiledninger og referanser, basert på tilgjengelige kilder og våre erfaringer.

Målgrupper for håndboken

• Saksbehandlere (administrative)
• Faglig ansatte/program-/konsortiumstyrer

Hva er en fellesgrad?

• Joint Degree er egentlig betegnelse på en kvalifikasjon (…), men brukes ofte om et felles studieprogram. Definisjonen som er førende for norske institusjoner er basert på Lisboakonvensjonen:

Fellesgrad (Lisboakonvensjonen bruker begrepet på engelsk, Joint Degree) er en kvalifikasjon som er tildelt av minst to samarbeidende institusjoner på bakgrunn av et studieprogram som er utviklet og tilbudt i fellesskap av institusjonene. En fellesgrad bør så langt det er juridisk mulig dokumenteres med ett felles vitnemål (UHR Fellesgradshåndbok, feb.2014, s. 5). (Se mer i ansnittet Vitnemål og Diploma Supplement, del 3 Studieforvaltning)

• I praksis innebærer en fellesgrad at to eller flere institusjoner hver bidrar med ressurser og ekspertise til et felles studieprogram for å oppnå høyere relevans og kvalitet for studentene enn det institusjonene har mulighet til hver for seg.
• Fellesgrader kan være nasjonale (bare norske partnere) eller internasjonale. Dette har ingen innvirkning på behovet for nøye planlegging og vurdering.
• Fellesgrader kan etableres på bachelor-, master- eller ph.d.-nivå.

• Særlig på ph.d.-nivået kan det være stor variasjon mellom institusjoner og land i definisjonen av fellesgrad (Joint Degree). En kan her bli møtt med hele spekteret fra co-tutelle (felles veiledning), dobbel grad  og til felles studieprogram. En må helt først i planleggingen få på plass en felles forståelse for definisjonen.

• På ph.d.-nivået forekommer det videre at enkeltstudenter (og institusjoner) ønsker en avtale om dobbel grad; dvs. to/flere institusjoner som utsteder hvert sitt eller felles vitnemål for det samme arbeidet. uten at det er et felles studieprogram. Det er bl.a. franske institusjoner som gjerne etterspør denne ordningen – som de selv kaller cotutelle
• Slike avtaler må inngås mellom institusjonene og medfører opptak og gjennomføring av studiet ifølge forskriftene på hver av to/flere institusjoner
• Det er argumenter både for og mot avtaler om dobbel grad. Flere vitnemål for det samme arbeidet kan forvirre og villede. Hver Institusjon kan på den andre siden følge sine egne regelverk uten større behov for koordinering
• Ved UiT oppfordrer en til å være påholden i forhold til avtaler om dobbel grad

Hvorfor fellesgrad?

Merk: Selv om det nedenfor snakkes varmt om fellesgrader både politisk og fra UiT, så er ikke dette en løsning i alle sammenhenger. Enklere samarbeid med mindre krav til formalisering bør vurderes ved oppstart av helt nye samarbeid. På sikt kan selvfølgelig disse utvikles til fellesgrad.

Europeisk intiativ

• Fellesgrad regnes som den mest integrerte formen for internasjonalt institusjonelt utdanningssamarbeid (Jf. St. Melding 7 (2020-2021) En verden av muligheter, s.49).
• Ulike former for utdanningssamarbeid har eksistert lenge. Det store gjennombruddet for fellesgrader kom likevel i Bologna-prosessen og arbeidet med felles rammer for høyere utdanning innen Europa: The European Higher Education Area. Fokus var på å fjerne hindringer mot utdanningssamarbeid i det enkelte EU-lands lovverk, se bl.a. Action lines i State of Play-dokumentet fra 2011. Studentmobilitet, utvikling av felles Curriculum og felles kvalitetssikringssystem er eksempler på tiltak som skal fremme Bologna-målene (Action Lines). Dette er derfor viktige komponenter i en fellesgrad.
• En mente at unike og eksellente samarbeidsutdanninger ville styrke Europeisk konkurransekraft.  Som oppfølging ble det etablert ulike støtteordninger, bl.a. Erasmus Mundus Joint Master Degree (EMJMD).
• Fagmiljø ved UiT har deltatt i flere initiativ for å etablere fellesgrader. Noen av disse er realisert. Mer målrettet planlegging og oppfølging av slike initiativ i UiTs fagmiljø og administrasjon vil gjøre det enklere og mer forutsigbart å oppnå både våre egne og europeiske signal på dette feltet.

Tilleggsverdi, eksellens og relevans

• Å utvikle og drive studietilbud er en helt sentral del av aktiviteten ved UiT, jf. strategien Drivkraft i nord bl.a.:
  UiT skal tilby forskningsbaserte utdanninger med kvalitet på høyt internasjonalt nivå. ...
  UiT skal utvikle sin studieportefølje og utdanningskvalitet i dialog med studenter, samfunns- og arbeidsliv ...
• UiT kan i dette arbeidet ikke bare følge «lokal etterspørsel» når den måtte dukke opp, utdanningstilbud må følge forskningsarbeidet. Mer spesialiserte fagmiljø og mer internasjonalt samarbeid i forskningen medfører både behov for og potensiale i internasjonalt utdanningssamarbeid.
• Utvikling av alle typer studietilbud omfattes av en rekke krav, rutiner og godkjenningsnivå. Disse gjør det enklere å planlegge med ressurser og kompetanse som en har stabilt tilgjengelig internt. Å inkludere eksterne partnere i utdanningssamarbeid kan oppleves både som mer usikkert og på grensen til faglig fallitt: er vi ikke gode nok selv?
• Selvfølgelig er vi «gode nok». Men i samarbeid med andre har vi potensiale til å bli enda bedre, studentene får tilleggskunnskap på felt vi ikke har kompetanse på selv, og nye studentgrupper stiller nye, kreative spørsmål til forskningsfronten.

Kobling av spisskompetanse, ekspertise, og eksellente fagmiljø, innen og utenfor UiT, kan

• gi attraktive og relevante studieprogram av høy kvalitet
• bidra til faglig utvikling og gevinst ved UiT
• garantere for langsiktige utdanningssamarbeid som varer lenger enn eksternt finansierte forskningssamarbeid
• gi studentene god arbeidslivsrelevans
• eksponere studentene for et internasjonalt arbeids- og studiemiljø
• senke terskelen for at studentene deltar i et internasjonalt arbeidsmarked
• profilere UiTs faglige nivå internasjonalt slik at vi blir mer attraktive for forskere og studenter
• gi «smale» topp-miljø hos oss tilgang til bredere kompetanse og større studentgrupper
• fremme fellesgrader politisk som merkevare; forsknings og studiemiljø som deltar blir mer attraktive for forskere og studenter

Lover, regelverk og veiledninger

UiTs generelle regelverk og forskrifter gjelder for oppretting av alle studieprogram, også fellesgrader. I en del tilfeller må tilpasninger mellom våre og partnernes lover og forskrifter diskuteres, avtales og godkjennes. Av kvalitetshensyn er det en del av punktene i UiTs lover og forskrifter som ikke bør/kan rokkes ved, mens dette kan være mulig for andre punkt. Som en tommelfingerregel bør det "strengeste" regelverket blant partnerne gjelde, for hvert enkelt saksområde (opptak, eksamen, klagerett osv.). Det er opp til institusjonene selv å avgjøre om og hvordan de vil, eller kan, fravike noen av sine krav. Se UHR sine veiledninger for tilrådinger om dispensasjoner fra forskrift.

Kontakter og ansvarfordeling

• Fakultet og institutt er studieprogrameiere og har ansvar for å planlegge, utvikle og drifte fellesgraden på linje med andre studieprogram. Det må være en tydelig forankring i og støtte hos fakultets- og instituttledelsen. 
• Seksjon for internasjonalt samarbeid (SIS) bistår arbeidet på fakultetet/instituttet med råd og avklaringer i utviklingen av fellesgrader.
  SIS har ansvar for kvalitetssikring av samarbeidsavtalen og ev. mobilitetsavtaler, og bistår i utviklingen sammen med fakultetet/instituttet, håndterer utvekslings- og boligspørsmål samt informerer om støtteordninger for fellesgrader.
  SIS kan koordinere i forhold til andre arbeids-/ansvarsområder som gjelder juridiske og/eller økonomiske avklaringer
• Seksjon for studieadministrasjon (SSA) har ansvar for opptaket på studieprogrammet, FS-registreringer, rapportering i DBH samt utarbeidelse/utstedelse av vitnemål og karakterutskrift.
• Seksjon for forskning og utdanningskvalitet (SEFU) saksbehandler søknad om opprettelse av studieprogram, legger fram for styret og kan kontaktes for råd i utviklingsfasen. SEFU informerer fagmiljøet om utfallet av styrets behandling av søknad om oppretting av studieprogram, og melder Nokut ved opprettelse av ny fellesgrad
• Universitetsstyret akkrediterer studieprogram
• Fakultetet signerer normalt Letter of Intent (intensjonsavtalen) og samarbeidsavtalen (konsortiumsavtalen) på fullmakt. Fakultetet kan også be rektor om å signere avhengig av nivået samarbeidspartnerne signerer på.

Hvorfor planlegging?

Når vi planlegger UiTs-interne studieprogram og utdanningstilbud må en forholde seg til en rekke krav til kvalitet og saksbehandling. I felles gradssamarbeid skal vi ikke bare forholde oss til våre egne krav, men også de som gjelder for samarbeidsinstitusjonene.

Et felles gradssamarbeid medfører altså ekstra arbeid i forhold til det normale og på felt der vi må bygge ny kompetanse. Dette må sees i forhold til den gevinsten samarbeidet vil gi for studenter og faglig ekspertise.

Kortversjonen av de 10 gylne regler i startfasen, jf. neste avsnitt:

1. Hvorfor du ønsker et felles gradssamarbeid?
2. Velg partner(e) med omhu
3. Støtte ved egen institusjon
4. Forankring på eget fakultet/institutt
5. Klare mål for studieprogram
6. Felles kriterier for kvalitetssikring
7. God markedsføring
8. Tid og møteplasser i idé- og sonderingsfasen
9. Forskjeller i lover og regelverk?
10. Samarbeidsavtale med ansvarsfordeling

10 gylne regler i startfasen

Når du som faglig eller administrativt ansatt får en første henvendelse eller tanke om et felles gradssamarbeid så er her ti generelle punkt som en bør tenke over før en går videre. Dette er sjekkpunkt som du – eller noen ved UiT – må ha en aktiv holdning til fordi forvalting av studieprogrammet ikke uten videre vil følge normale interne rutiner. Se: EUA's Golden Rules (2004).

1. Vær bevisst på hvorfor du ønsker et felles gradssamarbeid - tenk bærekraft fra starten

Vurder hvordan initiativet passer med strategi og planer for studieportefølje – i ditt fagmiljø på UiT og for de andre i samarbeidet, og om initiativet kan bli et sentralt element studietilbudet hos deg.

Felles gradssamarbeid kan være utmerkete tiltak for nytenking og utvikling der vi ikke lenger er eksklusivt avhengige av vår egen kompetanse og ekspertise. Samtidig er planlegging av studietilbud en langsiktig prosess der framtidige kompetansebehov for fag og samfunn står sentralt. Unngå at felles gradssamarbeid blir en tilleggsaktivitet i fagmiljøet; se heller til at initiativet integreres tett i og evt. erstatter deler av dagens portefølje. Dette bidrar til bærekraft.

2. Velg partner(e) med omhu; du bør kjenne dem fra før

UiT får flere «tilbud» om felles gradssamarbeid, ofte som del av diskusjoner om andre former for samarbeid. UiT har ekspertise og kompetanse på en del populære felt, inkludert «Arktis», som gjør oss attraktive i slike sammenhenger. Viktigst er likevel at vi på UiT aktivt vurderer og prioriterer felles gradssamarbeid med partnere som er strategisk viktige for oss, for forskning og studietilbud.

 Som alternativ kan en diskutere mindre inngripende samarbeid som eksempelvis student- og lærerutveksling, samarbeid om emner/emnegrupper, II-er stillinger, praksisopphold, cotutelle (dvs. felles veiledning for enkelt-studenter), osv. Dette kan gradvis legge grunnlag for økt “jointness” og felles gradssamarbeid.

 Er partnerinstitusjoner hjemmehørende i noen av Norges prioriterte samarbeidsland? – jf. Panorama - Regjeringens strategi for forsknings- og høyere utdanningssamarbeid og Meld. St. 7 (2020–2021) En verden av muligheter — Internasjonal studentmobilitet i høyere utdanning. På samme vis som en vurderer samarbeidspartnere kan politiske signal for prioriterte samarbeidsland indikere retninger for høy samfunnsnytte.

3. Sikre at institusjonen gir sin støtte til målene og samarbeidet

Utvikling og drift av et felles gradssamarbeid er ikke et «enkeltmannsforetak». Det innebærer deltagelse og forpliktelser over lang tid både for faglige og administrative ressurser ved UiT, og på alle nivå. Da er det viktig å tidlig informere sentrale ledernivå om initiativet og be om synspunkt og tilbakemeldinger.

Ved UiT har vi en balanse mellom faglig autonomi for institutter/fakulteter på den ene siden (se punkt 4) og sentral strategi, helhetlig samfunnsansvar og ressursfordeling på den andre. For å sikre langsiktighet og bærekraft for felles gradssamarbeid er det viktig å ha begge med på laget.

Et nytt studietilbud vil alltid havne på Universitetsstyrets bord. En må prøve å unngå bortkastet ressursbruk på veien fram dit. 

4. Sikre forankring på eget fakultet/institutt og at tilstrekkelig akademiske, administrative og økonomiske ressurser er tilgjengelig

UiT har erfaring med at prosesser for utvikling av felles gradssamarbeid har kommet et godt stykke i fagmiljøene - før tiltakene presenteres de aktuelle UiT-enhetene og -administrasjon. Dette kan medføre behov for «opprydding» og nye avklaringer midt i det en tenkte var en veletablert prosess.

Selv om en politisk og i høytidelige taler, i Norge, EU og internasjonalt, framhever at felles gradssamarbeid skal være «løsningen på alle problemer», så er det fortsatt lover, forskrifter og regelverk ved hver enkelt partner en må forholde seg til. Én sak er faglig utvikling og gevinsten, en annen er oppfølging av formelle kvalitetskrav – dette må gå hånd i hånd og krever forankring og støtte fra institutt og fakultet. 

5. Lag klare mål for studieprogram, studentresultat og type vitnemål

Studietilbud er til for studentene. Diskuter derfor og lag tidlig en plan for hva studenter på et felles gradssamarbeid skal sitte igjen med etter studiet. En slik plan gjør det enklere for dere selv, og for andre, å se forskjeller/likheter med etablerte studieprogram, og å vise fram tilleggsverdier i samarbeidet. Tema kan være faglig målretting, læringsmål/Learning Outcome (LO), m.v.

Utdanningstilbud skal være forskningsbasert. I felles gradssamarbeid bør en derfor passe på at felles forskningsaktiviteter er del av grunnlaget for samarbeidet og at dette bidrar til å heve faglig nivå både for forskere og studenter.

Har studieprogrammet arbeidsmarkedsrelevans? - er det gjort en markedsundersøkelse eller -analyse

6.    Bli enige om felles kriterier for kvalitetssikring og gjennomføring

Dette er et viktig punkt for studenter og administrasjon. Studentene skal ha et mest mulig forutsigbart studieløp, og studieadministrasjonen skal ha færrest mulig nye problemstillinger som en må ta stilling til i gjennomføringen.
Det skal velges hvilket kvalifikasjonsrammeverk en vil følge, rutiner for opptak, mobilitet osv.

7.    Sørg for god markedsføring av studieprogrammet for best mulig rekruttering

Ved de norske universitetene er det gjerne førstegangssøkere fra norske videregående skoler som er hovedmål for markedsføring, og ofte er det institusjonen mer enn enkelte studietilbud som profileres.

Et felles gradssamarbeid med internasjonale partnere har derimot en annen målgruppe. Partnerne bør derfor bli enige om de mest sentrale arenaer og studentgrupper som en kan rekruttere studenter fra, og så primært formidle studieprogrammet til disse gruppene. Dette hindrer selvfølgelig ikke andre fra å få vite om programmet.

Dette kan være særskilte fagmiljø, studieretninger, institusjoner og land. Noen ganger vil også diversitet og ulik kompetanse i studentgruppen være et mål. Formålet er at alle studieplasser fylles og at studentgruppen i seg selv bidrar til kvalitet av studieprogrammet.

8.    Få på plass tilstrekkelig tid og møteplasser i idé- og sonderingsfasen

En nært forestående tidsfrist/søknadsfrist er et dårlig utgangspunkt for å innlede planlegging av et felles gradssamarbeid. Det er faglig strategi, strategi for utdanningstilbud, administrative systemer og målgrupper for rekruttering hos to/flere institusjoner i flere land som samordnes.

Hos hver enkelt partner kan slike forhold være så innebygd, rutinebasert og del av helt andre prosesser at en ikke umiddelbart er bevisst eller ser hvordan samordningen kan skje. Dette kan likevel være avgjørende for et vellykket og langsiktig samarbeid– dette må likevel fram og diskuteres i et samarbeid.

9.    Klarlegg tidlig forskjeller i samarbeidspartnernes lov- og regelverk

Dette er åpenbart, og selv innen Norge er det forskjeller mellom forskriftene ved de enkelte institusjonene.

Her er det nødvendig å gå nøye inn i detaljene; ph.d.-forskriften ved UiT har f.eks. krav om at veileder ikke kan sitte i bedømmelseskomitéen (§27-7), mens andre institusjoner kan ha krav om at veileder må delta her.

10.    Lag en samarbeidsavtale (konsortiumavtale) med en klar beskrivelse av ansvarsfordeling

Arbeidet med samarbeidsavtalen starter tidlig, utvikles gradvis og blir ferdig sist. Ansvarsfordelingen inkluderer også forpliktelser for de enkelte partnerne. Alle partnerne må derfor ha et aktivt eierskap til innholdet i dette dokumentet. Se pkt. 2.3 nedenfor.

Utvikling av studieprogram

Samtidig med vurderingene i punkt 2.1 bør det gjøres en del konkrete avklaringer:

Formaliteter om studieprogrammet

• Er det lovmessige grunnlaget på plass - i de respektive land og hos samarbeidspartnerne - for å kunne etablere et felles gradssamarbeid? Dette kan være lover og forskrifter internasjonalt, nasjonalt, regionalt, og lokalt/institusjonelt
• Har samarbeidsinstitusjonene nødvendig nasjonal akkreditering for å tildele den graden det planlegges for? - eller er det en del av prosessen å få dette på plass? Dvs. institusjonene i sine respektive land.
• Er godkjenning av studieprogrammet (gitt at den institusjonelle akkreditering er på plass) mulig ved alle samarbeidspartnerne til oppstart av programmet, eller innen en angitt og akseptert tidsramme?
• Graden en vil samarbeide om må - for UiT - referere til et nivå i Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk. Dette er forøvrig koordinert med European Qualifications Framework (EQF)
• Hvilket kvalifikasjonsrammeverk skal gjelde for fellesgradens læringsutbyttebeskrivelse; de respektive nasjonale eller European Qualifications Framework (EQF)?

Dersom en fellesgrad gis i samarbeid med én eller flere utenlandske institusjoner, må det angis hvilket lands kvalifikasjonsrammeverk læringsutbyttebeskrivelsene for fellesgraden er utformet i tråd med. Om landet det samarbeides med, ikke har eget kvalifikasjonsrammeverk, kan det følge Det europeiske kvalifikasjonsrammeverket for livslang læring (EQF) (Veiledning til Studietilsynsforskriften).

• Gjelder samarbeidet utvikling av en felles grad eller et felles studieprogram som har samme omfang, varighet og nivå ved alle samarbeidsinstitusjonene? UiTs normale krav på master-nivå er 120 ECTS over to år, jf. Forskrift om studier og eksamener ved UiT
• Kan UiT’s andel i en fellesgrad på master- eller bachelor-nivå, målt i ECTS, godtas av samarbeidspartner(ne)?
• UiT må som utgangspunkt levere minst 60 ECTS i et studieprogram for å kunne utstede et UiT-vitnemål på master- eller og bachelor-nivå. Jf. Forskrift om godskriving og fritak av høyere utdanning. Det kan gjøres tilpasninger for fellesgrader
• Masteroppgaven må være på minst 30 ECTS
• Kan samarbeidspartnerne enes om felles navn på eksempelvis mastergraden (Joint Degree)? Og er graden samme type hos samtlige samarbeidsinstitusjoner: Master of Art, Master of Science, Master of Social Sciences (eksempelvis)? Her kan det erfaringsmessig dreie seg om ulike akademiske faginnretninger i ulike land.
• Nokuts Studietilsynsforskrift stiller detaljerte krav for akkreditering av fellesgrader om studietilbudets og fagmiljøets oppbygning og sammensetning. Utvikling av fellesgraden må svare på alle punktene. Se utfyllende kommentarer til de ulike kravene (ulike sykluser/nivå) i Nokuts veiledning til studietilsynsforskriften.

Andre forhold

• Hvem skal lede konsortiet og hvem skal være ansvarlig for opptak av studenter?
• En tidsplan for studieprogrammet, inkl. perioder og opphold hos (internasjonale) partnere må lages tidlig i prosessen
• Vil samarbeidet omfatte land som Norge har et sikkerhetspolitisk samarbeid med? Om ikke må behov for spesielle hensyn klarlegges; f.eks. sikkerhetsklarering for studenter og lærekrefter ved studie- og forskningsopphold i Norge eller for særskilte tema i utdanningen.

Struktur og sammensetning i samarbeidet/konsortiet

Det finnes ingen forhåndsbestemt eller ideell organisering av fellesgrader. Alle må finne sin egen struktur og organisering basert på partnernes faglige og administrative forutsetninger. Valg av ledelsesmodell har likevel betydning for rolle-, makt og ansvarsfordelingen mellom partnerne - hvordan det styres, koordineres og hvordan informasjonsflyten er. Det er vanlig at man tidlig i samarbeidet etablerer konsortiumstyre, programstyre og opptakskomite. En EMJMD krever i tillegg at det utpekes nasjonale konveners.
Før man går i gang med å etablere et konsortium må det være avklart at samarbeidspartnerne har nødvendig akkreditering, se Akkreditering. Deretter bør man inngå en intensjonsavtale, en MoU eller et Letter of Intent som viser nødvendige avklaringer og støtte fra egen institusjon.

• Et Konsortium forstås vanligvis som gruppen av høyere institusjoner som tilbyr fellesgradsprogrammet (uavhengig av om de deltar i utstedelsen av en felles grad)
• Hvis EMJMD må hver partnerinstitusjon utpeke en nasjonal konvener – en koordinator og kontaktperson for fellesgraden som er det første kommunikasjonsleddet mellom partnerne
• Konsortiumstyret har det overordnede ansvaret for fellesoppgavene i fellesgraden. Konsortiumsstyrets deltakere og oppgaver som koordinasjon, utvikling og oppfølging av det akademiske innholdet i studieprogrammet, kvalitetssikring, økonomistyring, studentadministrasjon (se opptak) og rekruttering og promotering av fellesgraden er gjerne overlappende med programstyret
• Programstyret kan bestå av prosjektkoordinatorer, nasjonale conveners, akademisk ansatte, administrativt ansvarlige fra hver av partnerinstitusjonene, samt studentrepresentanter
• I opptakskomiteen sitter minimum en representant fra hver av partnerinstitusjonene. Opptakskomiteen er ansvarlig for utvelgelsen av studentene i overensstemmelse med opptaksreglene for fellesgraden. Normalt velger konsortiet en koordinerende institusjon med ansvar for studentopptaket og utstedelse av et felles vitnemål (Joint Degree) 

 Det finnes eksempler på ledelsesmodeller for fellesgrader i JDAZ (se Lover, regelverk og veiledninger).  

Joint Curriculum

Joint Curriculum eller felles studieplan utvikles normalt av fagpersoner i konsortiet og skal beskrive studentenes læringsutbytte, studieprogrammets innhold og oppbygning, arbeids- og undervisningsformer og eksamens-/vurderingsformer. I tillegg stilles det krav knyttet til koblingen til forskning, faglig og/eller kunstnerisk utviklingsarbeid, studentutveksling og internasjonalisering samt infrastruktur rundt studieprogrammet. Studieplanen bør også ha fokus på utdanningens arbeidsrelevants.

Et Joint Curriculum legger normalt opp til flere tracks/spor som studentene kan følge, både for å legge til rette for større faglig bredde og for å ivareta mobiliteten. Det må vise tydelig hvilke deler av fellesgraden de ulike samarbeidende institusjonene har ansvaret for og at det samlede læringsutbyttet for fellesgraden ivaretas gjennom de ulike sporene. Det er en fordel å ikke ha for mange spor og for stor grad av fleksibilitet med tanke på administrasjonen av programmet. Infrastruktur og logistikk må harmonere med betingelsene knyttet til mobilitet, visum, bolig og ressurser osv., slik at de ulike sporene er gunstig for studentene.

Samarbeidsavtalen

Institusjoner som tilbyr felles gradssamarbeid skal inngå en samarbeidsavtale/konsortiumavtale med de samarbeidende institusjonene som regulerer ansvarsforholdet mellom partene.

Denne avtalen er fundamentet for samarbeidet og må klargjøre ansvar, detaljer, avvik, koordinering av forskrifter, m.v. slik at en unngår at grunnleggende problemer dukker opp etter at studieprogrammet er i drift. Samarbeidsavtalen er resultatet av de foregående vurderinger, forhandlinger og utviklingsarbeid og legges ved søknaden om opprettelse av studieprogrammet (akkreditering).

Med internasjonale samarbeidspartnere må avtalen være på engelsk .

Punkter samarbeidsavtalen bør dekke

1. Avtalens mål og hensikt
2. Lovmessig rammeverk. Referanse til nivå i Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk (evt. EQF) dokumenteres i vedlegg 
3. Samarbeidets/konsortiets struktur og organisering 
4. Programstruktur; inkludert LO (learning outcome), ECTS, metodologi, mobilitet, lærekrefter). Curriculum legges ved 
5. Grad og diplom. Konkret utkast til dokument vises i vedlegg 
6. Studentforvalting; opptak, seleksjon, registrering og eksaminering 
7. Økonomiforvaltning, inkludert støtte for mobilitet og evt. håndtering av skolepenger. Detaljer i vedlegg 
8. Kvalitetssikring, spesifiser i vedlegg 
9. IPR, håndtering av immaterielle rettigheter (Intellectual property rights) 
10. GDPR, håndtering av personvern og persondata 
11. Klagebehandling
12. Tvisteløsning; referanse til (interne) organ for tvisteløsning og lovverk/domstol for konflikter som måtte oppstå i avtalen 
13. Varighet, fornyelse, avslutning og endring 

Vedlegg til samarbeidsavtalen

1. Curriculum
2. Accreditation and Quality Assurance
3. Examination procedures and grading scales
4. Certificate – template
5. Transcript of Records - template
6. Diploma Supplement – template
7. Financial arrangements under mobility scheme
8. Opportunities for scholarships and/or reduction of fees for each partner institution

Signering av samarbeidsavtalen

Avtalen godkjennes på fakultetsnivå og signeres av UiTs rektor. Tilsvarende signaturprosess gjøres hos samarbeidspartnerne. Merk: Kvalitetssikring av avtale må gjøres ved alle involverte institusjoner, før signering. 

Eksempler på samarbeidsavtaler

• Mal: Erasmus Mundus Joint Master Degree (Word), Mal: Erasmus Mundus Joint Master Degree (pdf)
• UiT fellesgrad ph.d.: National Joint PhD Programme in Nautical Operations
• Se ellers UiTs arkiv for konkrete avtaler

Budsjett og økonomioppfølging

Et felles gradssamarbeid må – som alle andre studieprogram – være planlagt forsvarlig og langsiktig med tanke på UiTs interne økonomi. På samme vis må den totale økonomien for fellesgraden planlegges slik at samarbeidet blir bærekraftig. Hovedregelen er at fellesgradsprogram er mer kostnadskrevende å etablere og drifte enn ordinære studieprogram.

Studieprogrammet må som normalt innen UiT sikres ressurser for dekning av tilstrekkelige lærekrefter, administrasjon, utvikling av læremidler og studieforvalting. I tillegg kommer kostnader i samarbeidet til faglig og administrativ koordinering, felles studentoppfølging, campus-forflytninger for lærekrefter og studenter, internasjonal studentforvalting, virtuelle samhandlingsverktøy, markedsføring og andre driftskostnader.

Det anbefales å legge fram et oversiktlig budsjett ved søknad om oppretting av fellesgradsprogrammet (søknad om akkreditering/godkjenning) som viser at nødvendige avklaringer er gjort.

• Det må settes av egne midler til utvikling og drift av fellesgraden fra egen enhet (institutt/fakultet)
• UiT må ta med i budsjettplanene hva forventede resultatmidler (studiepoeng-, utvekslings- og kandidatmidler) for fellesgraden vil være. UiTs deltakelse og andel i programmet omregnet i antall studiepoeng er UiTs “bærekraftige” inntektskilde - så lenge norske myndigheter belønner antall produserte studiepoeng. Her bør UiT være strategisk og sørge for så god uttelling som mulig innenfor rammene av samarbeidet og i tråd med norske nasjonale og institusjonelle føringer for mobilitet. Det er viktig å informere partnerne om det norske systemet tidlig i planleggingen.
• På ph.d.-nivå må en være oppmerksom på at det er opptakskravkrav om stillingstilknytning/stipendiatplass/finansiering – og ikke bare normale opptaksrutiner. Et felles gradssamarbeid på ph.d.-nivå bør derfor inkludere et relevant antall stipendiatplasser ved UiT.

Ekstern finansiering

Ekstern prosjektstøtte bidrar til oppstartskostnader og til gjennomføring av de første kullene. Senere vil studiepoengproduksjon, internfinansiering og interne stipendiat-stillinger (ph.d.) være sentralt. Mulige kilder til finansiering studieprogrammet og mobilitet er stipendieringsprogrammer som Erasmus Mundus Joint Master Degrees (EMJMD), Nordic Master (NM), Erasmus+ (kommer ny info 2021), Nordplus, UArctic og North2North. Støtte fra en eller flere av disse (f.eks. EMJMD og Erasmus+ til utveksling) må tas med i budsjettplanene.

• Fordeling av støtten mellom institusjonene må være avklart før det søkes om oppretting av studieprogram. Støtte fra EMJMD og Nordic Master gis normalt til utvikling og noe drift av fellesgrader og vil normalt være for en avgrenset periode på 4-5 år. Det må derfor vurderes nøye hvordan programmet skal kunne driftes etter at støtteperioden er over. Man kan også søke om for eksempel EMJMD etter at fellesgraden er satt i gang, men dette vil sannsynligvis kreve omorganisering av studieprogrammet
• Det vil være behov for kontoavklaring hvis eksterne midler skal overføres og i hvilken valuta overføringer skal skje

Skolepenger

Det må avklares hvilke av de utenlandske samarbeidsinstitusjonene som krever skolepenger (Tuition fees, participation costs, etc.). Samarbeidspartnere kan være forpliktet av eget lovverk til å kreve skolepenger av gradsstudenter som tas opp ved deres institusjon. UiT kan verken direkte eller indirekte ta imot skolepenger, jf. UH-loven, §7-1 Egenbetaling.

• Offentlige høyere institusjoner i Norge har ikke anledning til å kreve skolepenger av studenter som er tatt opp på studieprogram som fører fram til en grad. De kan delta i samarbeid med utenlandske partnere som krever skolepenger, men ikke selv administrere/håndtere/motta skolepenger avkrevd av partnerinstitusjonene.
• Innkrevde skolepenger kan - i prinsippet - benyttes til felles tiltak for studentene på fellesgradsprogram, også for studenter som tar deler av fellesgraden og som oppholder seg fysisk ved UiT. Dette må i så fall administreres av samarbeidspartnerne.
• Samarbeidspartnerne er underlagt egne nasjonale/institusjonelle lover som regulerer hvilke studentkategorier som er betalende studenter. Det anbefales å avklare under utviklingen av studieprogrammet om det er hjemmel for at fellesgrader kan gi fritak (waiver)
• Man bør tidlig avklare skolepengerammen for hele fellesgraden (studieprogrammet) siden dette har betydning for fellesgradens rekrutteringsevne og bærekraft samt studentens økonomi og gjennomføringsevne (se Studentøkonomien). Alle avklaringer rundt dette bør tas med i utarbeidelsen av avtalen, gjerne i form av vedlegg/appendix. Det må presiseres hvem som er betal-studenter til hvilken institusjon og for hvilken del av studiet. Man bør unngå at studenten betaler skolepenger til flere institusjoner samtidig. Det er mest hensiktsmessig at en av samarbeidsinstitusjonene tar på seg koordineringsansvaret, gjerne den med hovedansvar i konsortiet som normalt også har opptaksansvar. Selv om UiT ikke kan ta skolepenger bør UiT bidra til å finne den beste og gunstigste løsningen for studentene

Formalia ved UiT og oppfølging

Koordinering med UiTs studieadministrative systemer

Godkjenning og akkreditering: Faglig godkjenning (akkreditering) av studieprogrammet er et av de mest sentrale spørsmålene ved oppretting av fellesgrad. Det forutsettes derfor at samarbeidspartnerne kjenner til egne og hverandres ordninger. Godkjenningsløp for UiT: – fakultet/UiT/NOKUT/ parallelt med andre norske eller utenlandske institusjoner (eller akkrediteringsmyndigheter). Det forutsettes at samarbeidsinstitusjonene er akkreditert av landets myndigheter som høyere utdannings- og forskningsinstitusjon med rett til å utstede egne grader og vitnemål.

Akkreditering: samarbeidsinstitusjon og studieprogram

Før UiT kan inngå samarbeid om å utvikle fellesgrad, må det avklares at de lærestedene vi planlegger å samarbeide med har nødvendig akkreditering. Ulike land har ulike akkrediteringsorganer – og systemer for høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner og studieprogram. Vi må sikre at samarbeidsinstitusjonene er akkreditert eller offentlig godkjent for å kunne gi høyere utdanning i henhold til gjeldende systemer i det aktuelle land, og at de aktuelle studiene er akkreditert som høyere utdanning på fellesgradens nivå. De må være gradsgivende institusjoner med rett til å utstede egne grader på nasjonalt nivå, inkl. fellesgrader. Nokut har tilgang til databaser og nettverk og kan konsulteres for å avklare spørsmål knyttet til utenlandske læresteders akkreditering.

• Akkreditering må foreligge for alle deler av en fellesgrad. Dette innebærer at alle emner som tilbys som en del av fellesgradsprogrammet må gis av en institusjon som fyller forskriftens krav til akkreditering på riktig nivå
• UiT kan også bli bedt av partnerne om å dokumentere akkreditering. Dette er hjemlet i UH-loven (§ 3-2 og § 3-3), Gradsforskriften (§ 4) og Studiekvalitetsforskriften (§ 4-1) og Studietilsynsforskriften. UH-loven finnes også i engelsk utgave
• For samarbeid med andre norske institusjoner gjelder:
• Norske partnere som selv har anledning til å godkjenne (akkreditere) studier på det aktuelle nivået, bruker de ordinære prosedyrene for godkjenning også av fellesgrader
• Norske partnere som selv ikke har myndighet til å etablere studier på det aktuelle nivået, må søke NOKUT om akkreditering for sin andel av fellesgraden. Dersom NOKUT akkrediterer et masterstudium, skal institusjonen i tillegg søke departementet om etableringsgodkjenning. Dette gjelder selv om institusjonen fra før har rett til å tildele andre mastergrader

Opptak til studiet

I et fellesgradsprogram er det et felles Konsortie- eller Programstyre som avgjør hvilke studenter som tas opp basert på felles opptaksregler. Opptaksbestemmelsene må i utgangspunktet være avklart med hver av partnerinstitusjonene og i overensstemmelse med de respektive nasjonale og institusjonelle regler. Det er svært viktig at nasjonale bestemmelser ivaretas slik at graden/kvalifikasjonen kan tildeles. Merk at det i bestemmelsene kan finnes spesifikke unntaksbestemmelser for fellesgradsprogram.

Generelt anbefales det at felles opptaksregler harmonerer med regelverket hos partneren med et de strengeste bestemmelsene, forutsatt at de er i overensstemmelse med nasjonale og/eller institusjonelle krav.

• Det må vurderes ved hvilke/n institusjon/er studentene skal tas opp. Institusjoner som skal utstede vitnemål, må ta opp studentene. Det normale er at én institusjon påtar seg opptaksansvaret og at de andre partnerinstitusjonene deltar i prosessen.
• Vurdering av opptaksgrunnlag (opptakskrav). Utgangspunktet er at dette er i tråd med nasjonale og institusjonelle regelverk og at ev. særbestemmelser er avklart og framgår av konsortieavtalen. Siden Konsortie- eller Programstyret avgjør hvilke studenter som skal tas opp, er det i internasjonale fellesgrader viktig med aktiv deltakelse fra de med institusjonelt ansvar for internasjonale opptak i en Admission Committee for å kvalitetssikre og ivareta regelverket
• Studentene må registreres i de respektive institusjonenes systemer alt etter om de er utvekslingsstudenter eller gradsstudenter. Registrering av studentene ved samtlige institusjoner er viktig for å gi studentene rettigheter ved institusjonene. I initiativene fra European Universities arbeides det for å få på plass systemer og rutiner som vil forenkle registreringsprosessene; slike er så langt ikke på plass.
• En felles forståelse/overensstemmelse av hvilke opplysninger om studentene og utdanningsdokumenter som skal sendes mellom partnerinstitusjonene må være på plass for at studentene skal kunne registreres. Fullstendige studentlister med fullt navn og adresse og e-post burde være tilgjengelig for alle parter og forhindrer administrative forsinkelser. Man bør lage rutine for hvordan og når dokumentene skal oversendes og hvilke dokumenter vi krever.
• FS-registrering som grads- og/eller utvekslingsstudent ved UiT avhenger av om UiT selv skal utstede vitnemål eller er med på utstedelsen av en Joint Degree-vitnemål ved en partnerinstitusjon. Dette må også ses i lys av inntektsmulighetene for UiT i form av resultatmidler, og studentenes rettigheter og muligheter
• For overføring av studiepoeng, innpassing i studieplan og godkjenning av emner, må det etableres rutiner for når og hvordan dette skal skje innad i konsortiet og hvordan dette framgår av studentenes vitnemål. Det er viktig å ivareta personvern og sikkerhet (GDPR) i valg av tekniske løsninger for overføring av personsensitive opplysninger
• Studentene i en fellesgrad kan være både grads- og utvekslingsstudenter innenfor konsortiet. Alle studentene må være tatt opp som gradsstudenter ved institusjonen/e de skal ha vitnemål fra. Studentene vil videre ha anledning til å benytte seg av eksisterende eller nye utvekslingsavtaler innenfor konsortiet. De kan da få tilgang til finansiering av utvekslingsopphold, og UiT kan få resultatmidler.
• Dersom studentene skal ha vitnemål fra UiT, må fellesgradsprogrammet etter at søknaden om oppretting av studieprogrammet er styrebehandlet og godkjent, opprettes som et nytt studieprogram med egen kode i FS. Dette gjelder primært syklus 1 og 2.
• Tilbuds- og evt. visumbrev er dokumentasjon som studentene må ha for å kunne forflytte seg mellom land og institusjoner der fellesgraden tilbys. Selv om de til å begynne med mottar et Letter of admission fra institusjonen med opptaksansvar kan det være at partnerinstitusjonene må lage tilsvarende dokumentasjon i forkant av et semesteropphold ved partnerinstitusjonen
• Overføring av penger for visum/Study Permit. Her gjelder vanlige regler og praksis for internasjonale studenter til UiT. Informasjon om hva som gjelder i de ulike land og hvilke frister, må opplyses om i god tid i forveien av en forflytning til partnerinstitusjonen.
• Betaling av semesteravgift - se studentøkonomi og info om semesteravgift.
• På ph.d.-nivå må en være oppmerksom på at det er opptakskravkrav om stillingstilknytning/stipendiatplass/finansiering – og ikke bare normale opptaksrutiner. Et felles gradssamarbeid på ph.d.-nivå bør derfor inkludere et relevant antall stipendiatplasser ved UiT.

Eksamen, disputas, komite

UiTs eksamensordninger for 1. og 2. syklus beskrives i de enkelte emnene. Eksamen på disse nivåene gjøres hvert semester for et stort antall studenter og mange formaliteter. De er derfor rutinestyrt og godt innarbeidet. UiT har en egen eksamenstjeneste som i samarbeid med fakultetene følger opp rutiner og formaliteter. Et felles gradssamarbeid i 1. og 2. syklus vil normalt inkludere en rekke emne-eksamener som delvis arrangeres av UiT og/eller innpasses fra andre institusjoner. Dette blir mer dynamisk enn om det var én eksamen for hele studieprogrammet.

På ph.d.-nivået, syklus 3, er det imidlertid én eksamen – eller avslutning - for hele studieprogrammet. I tillegg er det mye lavere antall kandidater og stor grad av individuell tilrettelegging som i hovedsak ivaretas av fakultetene. For et felles gradssamarbeid i 3. syklus må en derfor tidlig avklare alle detaljer for avslutningen og få disse med i samarbeidsavtalen.

Ved UiT omfattes noen av momentene i avslutningen lovverk utenom UiT og kan ikke fravikes (jf. UHR-veiledning 2015):

• Kravet om habil bedømmelseskomité kan ikke fravikes, jf. forvaltningslovens § 6 (UiT ph.d.-forskrift m.a.: Ein/ei som har vore kandidaten sin medforfattar eller rettleiar, ... kan ikkje vera medlem i ... komiteen.)
• Offentliggjøring av avhandlingen et ufravikelig krav, iflg. norsk regelverk
• Krav til offentlig disputas skal ikke fravikes

Klage

Ved internasjonale fellesgradssamarbeid må partnerinstitusjonene utarbeide rutiner for klagebehandling. Institusjonene bør ha ansvar for klagebehandling for de emner den enkelte institusjon har eksamensansvar for. Rutiner for klagebehandling må være avklart, før inngåelse av avtale.

Som hovedregel for norske institusjoner skal klagesaker behandles etter reglene i forvaltningsloven kapittel VI Om klage og omgjøring. For enkelte typer klagesaker finnes det imidlertid mer spesielle regler i Lov om universiteter og høyskoler §§ 5-2 og 5-3.

Det forvaltningsorgan som har truffet et vedtak, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. I denne underretningen skal det blant annet opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter, jf. Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker § 27 første og tredje ledd.

Vitnemål og Diploma Supplement

• Konsortiestyret må bli enige om hvilken type vitnemål fellesgraden fører fram til. Dette skal også framgå av søknad om oppretting av studieprogram. Studiekvalitetsforskriftens § 4-2 (1) krever at Universiteter og høyskoler som gir fellesgrader skal inngå avtale med samarbeidende institusjoner, som regulerer ansvarsforholdet mellom partene, herunder gradstildeling og vitnemålsutforming)
• Vitnemålet kan enten være ett felles dokument (dokumentet kalles Joint Degree), flere nasjonale-/institusjonsvitnemål (dokumentene samlet kalles Multiple Degree), eller en kombinasjon av disse.
• Vitnemålet skal følges av et Diploma Supplement (DS) hvor partnerinstitusjonenes felles ansvar for fellesgraden og respektive ulikheter som for eksempel poeng- og karaktersystem forklares (for potensiell arbeidsgiver). Dette følger en felles standard fastsatt av Europarådet, UNESCO og EU, og det vil som regel ikke by på store problemer for konsortiet å enes om utformingen
• Det må framgå av vitnemålet, uansett utforming, og DS at de kun har gyldighet som samlet dokument
• Når norske institusjoner skal utstede et felles vitnemål, bør FS være utgangspunkt for vitnemålsutstedelse, slik at man i størst mulig grad gjenbruker eksisterende rutiner og tekniske løsninger
• Den nasjonale vitnemålsmalen brukes så langt den passer også for fellesgradsvitnemål, med de justeringer som er nødvendig i forhold til samarbeidende institusjoners krav
• Tittel- og informasjonssiden i norske vitnemål vil være fleksibel og kan tilpasses en fellesgrad, for eksempel med hensyn til bruk av partnernes logoer, mens grunnlaget for vitnemål må utformes i tråd med det som er tilgjengelig i FS
• Informasjonselementene i vitnemålet skal gi tilstrekkelig informasjon om alle partnernes forhold, inkludert for eksempel hjemler for gradstildeling og karakterskala
• Læringsutbyttebeskrivelser, studiebeskrivelse og beskrivelse av samarbeidet bør framkomme på vitnemålet i tråd med studieplan og øvrig avtaleverk
• Utdanning avlagt ved samarbeidende institusjoner registreres og inntas i grunnlaget for vitnemål på samme måte som øvrig innpasset utdanning, med den forskjellen at fellesgradsvitnemål også oppgir karakterer for ekstern utdanning
• Det er viktig at de punktene som inneholder spesifikk nasjonal informasjon, for eksempel punktet om utdanningssystemets oppbygning, tar høyde for alle institusjonenes forhold. Det kan for eksempel være naturlig å legge ved beskrivelser av hvert lands utdanningssystem

Bolig

• En del av essensen i fellesgrader er studenters fysiske mobilitet mellom de ulike Universitetene. I planleggingen av studieprogrammets struktur, må man avklare hvilke semestre studentene skal og kan gjennomføre ved hvert enkelt universitet
• Boligsituasjonen ved UiTs campuser er presset, og det er viktig å planlegge studentenes fysiske tilstedeværelse ved UiT slik at boligsituasjonen blir mest mulig forutsigbar for studentene
• Eksempelvis vil planlegging av korte opphold (eks. halve semestre) gjøre det utfordrende å tilby studentene bolig gjennom samskipnaden, og dette bør derfor unngås

Studentøkonomi

• Studentene vil ha ulik økonomisk belastning alt etter hva som er styrende for deres økonomi. Nasjonalitet (internasjonale/nasjonale dvs. ikke-europeiske, europeiske, nordiske, norske) og studenttype (grads- og/eller utvekslingsstudent) er gjerne overordnede kategorier. Det må gjøres en vurdering av de økonomiske betingelsene for å finne den gunstigste løsningen for studentene, om de:
• Er betal- eller ikke-betal-studenter, dvs. om de må betale skolepenger eller ikke (se mer om skolepenger)
• Er selvfinansierte eller studenter på stipendprogram. Førstnevnte gruppe sørger for egen økonomi, mens sistnevnte gruppe kan være del av fellesgradens økonomiforvaltning om man mottar ekstern støtte til utvikling/noe drift av studieprogrammet eller til studentutveksling
• Skal betale semesteravgift eller om det kan gis fritak. Hovedregelen er at alle fulltids gradsstudenter som avlegger et studieprogram ved UiT må betale semesteravgift til UiT
• KD fastslår at studenter som er tatt opp til fellesgradsprogrammer, eller som følger nettbasert undervisning har betalingsplikt, jfr. Forskrift om studentsamskipnader, § 17. Fellesgradsstudenter betaler til den samskipnad der flest studiepoeng avlegges. Der studiepoeng fordeler seg likt, legger KD til grunn at samskipnadene kommer fram til praktiske løsninger for fordeling av innbetalt semesteravgift innenfor de rammer som følger av lov og forskrift (ePhorte 2016/3677)
• I fellesgradsprogram bør man påse at studenten ikke betaler semesteravgift eller annen type avgift til to (eller flere) partnerinstitusjoner for samme tidsperiode
• Har et definert utvekslingsopphold i fellesgraden (maks. to semester) hvor det kan gis fritak. Det gis normalt fritak for innreisende utvekslingsstudenter fra institusjoner som UiT har avtale med etter “home” eller “host” -prinsippet

Visum og mobilitet

En må være oppmerksom på avgift for søknad om og krav til dokumentasjon av midler for opphold i Norge for Study Permit. Schengenvisumreglene praktiseres ikke likt i alle Schengen-land og det må undersøkes hva som gjelder.

For eksempel krever UDI at studenter med Schengen-visum som skal oppholde seg i Norge (EØS-land) et av semestrene (lenger enn 90 dager) på fellesgraden betaler søknadsgebyr for å søke visum, selv om de forflytter seg fra f.eks. Sverige (EU-land) hvor de kan fritas. Dette har betydning for studentøkonomien og hvordan planlegge for mobilitet under utviklingen av fellesgraden.

Se også UiTs nettsider om mobilitet:

• Portal for utreisende studentmobilitet
• Portal for innreisende studentmobilitet

Opptaksgrunnlag

Fakultetet har ansvar for å vurdera om utdanninga – omfang, nivå og resultat – fyller kravet for opptak.

Fakultetet må vurdera om dokumentasjonen er tilfredsstillande. NOKUT kan gi råd ved tvil, sjå http://www.nokut.no/turbo . Fakultetet kan også be FUF om hjelp til vurderinga.

Nokre moment til vurderinga av dokumentasjonen i samband med opptak:

• Karakterutskrift åleine er ikkje godt nok. Søkar må levera eit diplom (vitnemål) der det går fram kor lang utdanninga er, beskriving av karakterskalaen og kva grad som er oppnådd.
• Utdanninga må vera på minst fem år. Her gjeld NOKUT si vurdering.
• Dersom vitnemålet er på eit anna språk enn engelsk eller nordisk, må det også leverast DS og karakterutskrift på engelsk eller nordisk / eventuelt kan fakultetet krevja at søkar leverer autorisert omsetjing til engelsk eller norsk.
• Det går an å be lærestaden stadfesta vitnemålet.

Fakulteta skal ha rutinar for å kontrollera vitnemåla som er grunnlag for opptaket. T.d. kan det gjerast gjennom stikkprøvar.

Dersom eit fakultet oppdagar at eit vitnemål er falskt / frå ein falsk utdanningsinstitusjon, må universitetsdirektøren v./FUF varslast.

Saksframlegg ved opptak

I saksframlegget må alle opptakskrav - krav som går fram av ph.d.-forskrifta, fakultetets utfyllande reglar og eventuell stillingsutlysing - vera drøfta. Når det er opplagt at eit krav er oppfylt, er det nok å fastslå det. Der det kan vera tvil, må det gjerast ei grundigare drøfting. I tilfelle der det er aktuelt å avslå ein søknad om opptak, må også alle vilkår drøftast.

Melding til søkar

Søkar skal ha skriftleg melding om utfallet av behandlinga av søknad om opptak.

Desse opplysningane må vera med i brev til søkar som vert teken opp:

• Kva organ som har gjort vedtaket.
• Dato for vedtaket.
• d.-program søkar vert teken opp til.
• Emnekode og arbeidstittel på avhandlinga.
• Namn på rettleiarane. Hovudrettleiar skal vera oppnemnd seinast ved studiestart (= tiltredelse når det gjeld eigne stipendiatar).
• Eventuelle element som er vedtatt innpassa i opplæringsdelen / som det er gitt fritak for. Det må gå fram kor mange studiepoeng (stp.)^[1] som vert godskrive.
• Anna praktisk informasjon fakultetet vil gi

Desse opplysningane må vera med i brev til søkar som får heilt eller delvis avslag på søknad om opptak til ph.d.-studiet:

• Kva organ som har gjort vedtaket.
• Dato for vedtaket.
• Informasjon om vedtaket der det går fram kva vilkår som er oppfylt og kva som ikkje er det ^[2].
• Høvet til å klaga  (§ 38 i forskrifta, jf. forvaltningslova 27 tredje ledd b).

_{[1] Omgrepet ”studiepoeng” (stp.) er mål på arbeidsmengde – 60 studiepoeng er eitt års arbeidsinnsats – 1695 timar. Dette tyder at studentane skal ha ei arbeidstid på ca. 28 timar per studiepoeng.}

_{[2] Normalt vil dette gjelda søkarar som har anna finansiering enn stipend med UiT som arbeidsgivar, men det kan også tenkjast tilfelle der nokon har vorte tilsett i universitetsstipend, men ikkje fyller vilkåra for opptak.}

Regelverk

Samleside:  https://uit.no/regelverk#v-pills-698447
Forskrift om opptak til høgare utdanning: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-01-06-13
Forskrift om opptak til Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2020-09-15-1794
For grunnstudium (lavere grad) er Samordna opptaks retningslinjer gjeldende: https://www.samordnaopptak.no/info/opptak/opptak-uhg/

Opptak som behandles av faggruppe for opptak

• Grunnstudier – bachelorgrad, årsstudium, førstesemesterstudium, integrert master
• Mastergrad – toårig, erfaringsbasert
• Enkeltemner – bachelornivå, masternivå, ph.d.-nivå
• Etter- og videreutdanning –  etterutdanning, videreutdanning
• Internasjonalt gradsopptak – årsstudium, bachelorprogram, masterprogram

Relevant informasjon om opptakene finnes her: https://uit.no/utdanning/opptaksinfo

International admissions:  https://en.uit.no/education/admissions

Ansvarsfordeling

Fakultetene fastsetter opptakskrav til hvert enkelt studium som publiseres på programsidene.

Når opptaksprosessen er gjennomført av opptakskontoret, er det fakultetene og eventuelt eksamenskontoret som har ansvar for videre oppfølging av studentene. Eksempelvis timeplaner, pensumlister, utdanningsplaner, etc.

Opptakskontoret fullbehandler alle søknader på bakgrunn av de generelle opptakskravene og de spesielle opptakskravene nedfelt av fakultetene. I behandlingen vektlegges opptakskravene slik de er formulert på program- og emnesidene. Eventuelle endringer i opptakskrav kan dermed ikke gjennomføres i et pågående opptak.

I noen tilfeller er opptakskontoret avhengig av faglige vurderinger fra fakultetene. Det kan gjelde opptak til mastergradsprogram og søknader om opptak til grunnstudium på bakgrunn av realkompetanse.

Opptakskrav

Opptakskrav til hvert enkelt studium utformes av ansvarlig institutt, vedtas av fakultetsstyret. Større endringer skal vedtas av universitetsstyret.

For enkeltemner lavere grad er emnene fordelt på søknadskoder med gitte opptakskrav: https://uit.no/utdanning/opptaksinfo#innhold_711492

Spesielle opptakskrav

Generell studiekompetanse er opptakskravet til de aller fleste studieprogram og enkeltemner. Opptakskrav utover GSK (spesielle opptakskrav) kan være språkkrav, matematikk, fysikk, kjemi, etc.

Oversikt over kravkoder til spesielle opptakskrav: https://www.samordnaopptak.no/info/opptak/opptak-uhg/spesielle-opptakskrav/liste-over-kravkoder/

Opptak - unntaksordninger

Forkurs, realfagskurs, Y-vei, 3-semester: https://uit.no/utdanning/opptaksinfo#kapittel_711478

Realkompetanse

Unntaksordning for søkere som mangler generell studiekompetanse. 

Til grunnstudium (bachelor, årsstudium, integrert master) og enkeltemner er det mulig å søke opptak på bakgrunn av realkompetanse. Gjelder søkere som er 25 år eller eldre i opptaksåret og som ikke har generell studiekompetanse.

Informasjonsside om realkompetanse: https://uit.no/utdanning/opptaksinfo#innhold_711482

Poengberegning

https://www.samordnaopptak.no/info/opptak/opptak-uhg/poengberegning/index.html

https://www.samordnaopptak.no/info/opptak/opptak-uhg/poenggrenser/index.html

https://uit.no/regelverk#v-pills-709203

Tilbud og avslag

Søknader behandles fortløpende etter søknadsfrist. Dersom noen søkere har mangler ved sin søknad, sender vi purrebrev slik at de får mulighet til å komplettere søknaden for å kvalifisere seg til opptak. Tilbud sendes ut så snart det enkelte opptak er ferdigbehandlet. For adgangsregulerte studietilbud opprettes det ventelister dersom det er flere søkere enn antall studieplasser.

Dersom søker ikke har dokumentert at opptakskrav er dekket, vil vedkommende få avslag. Avslag sendes på samme vis etter at et opptak er ferdigbehandlet. Søkere som har fått vedtak om avslag, kan be om begrunnelse for avslaget og påklage vedtaket om ønskelig. Mer om dette under overskriften Klagebehandling.

Nyttige linker

https://uit.no/utdanning/opptaksinfo#kapittel_711480

• Overflyttingsopptak
• Innpassing og godkjenning av ekstern utdanning
• Søknadsfrister
• Dokumentasjonsfrister
• Dispensasjon fra søknadsfrist
• Reservert studieplass
• Ledige studieplasser
• Når får jeg svar på søknaden min
• Adgangsregulerte studier
• Kvoter
• Politiattest
• Gyldig dokumentasjon
• Kontaktinformasjon opptak

Klagebehandling

Når en søker klager på et avslagsvedtak:

• Fellestjenesten for opptak kontrollerer saksbehandlingen. Dersom Fellestjeneste for opptak vurderer at personen skulle ha fått tilbud om opptak, informeres søker om dette og vedtaket omgjøres av førsteinstans. Dersom avslag opprettholdes begrunnes vedtaket, og klager informeres om klagefrist jf. forvaltningsloven § 28 og 29.

Dersom søker opprettholder klagen:

• klagen videresendes til andreinstans, herunder Nasjonal klagenemd (UNIT) https://www.unit.no/en/node/531 eller Universitetets klagenemd https://uit.no/utdanning/art?dim=179017&p_document_id=338682

Nasjonal klagenemd behandler klager på enkeltvedtak i grunnutdanninger, altså studietilbud utlyst via Samordna opptak.

Universitetets klagenemd behandler klager tilknyttet alle lokalt utlyste studietilbud, samt alle søknader på bakgrunn av realkompetanse.

Sørvisplattform

Opptakskontoret er tilgjengelig på følgende plattformer: e-post og telefon.

Kontaktinformasjon:  https://uit.no/utdanning/opptaksinfo#innhold_711514

Ansvarsfordeling 

Seksjon for studieadministrasjon har ansvar for:

• utsteding av semesterkvittering (som kun utstedes dersom studenten bestiller det)
• utsteding av adgangskort
• kontrollere at undervisningsmeldte studenter også er meldt opp til eksamen
• vedlikeholde studieretter for enkeltemnestudenter i Felles studentsystem.

Enhetene har ansvar for:

• vedlikehold av studentenes utdanningsplaner
• registrering av permisjon i Felles studentsystem
• vedlikeholde studieretter for programstudenter i Felles studentsystem.

Semesteravgift

Innkreving av semesteravgift er pålagt lærestedet i lov om studentsamskipnader § 10 femte ledd. Semesteravgift betales til Norges arktiske studentsamskipnad.

Giro for betaling av semesteravgift opprettes i studentweb. Det tar normalt 1-3 dager fra man har betalt, til den er registrert innbetalt i studentweb. Innlogging i studentweb krever brukernavn og passord. Nye studenter får automatisk tilsendt lenke for oppretting av brukerkonto etter at de har fått tildelt studierett.

Studenter som har betalt semesteravgift til en annen studentsamskipnad, slipper å betale semesteravgift til Norges arktiske studentsamskipnad for samme periode. Disse studentene må vise gyldig kvittering for betalt semesteravgift til annen studentsamskipnad før de kan utføre semesterregistrering.

Spørsmål om tilbakebetaling av - eller fritak for semesteravgift kan rettes til Seksjon for studieadministrasjon.

Nærmere informasjon om semesteravgift finnes i sjekkliste for nye studenter.

Oppmelding og bekreftelse av utdanningsplan

Alle studenter må registrere seg, det vil si betale semesteravgift, melde seg til undervisning og eksamen og gjennomføre semesterregistrering i studentweb. Studenter på studieprogram må også bekrefte sin utdanningsplan.

Enkeltemnestudenter kan henvende seg til Seksjon for studieadministrasjon for hjelp til registreringen, studenter på studieprogram skal henvende seg til den avdeling som er administrativt ansvarlig for studieprogrammet de tilhører.

Kontroll av eksamensmeldinger

I perioden 11. september - 1. oktober/11. februar - 1. mars vil Seksjon for studieadministrasjon kontrollere og rydde i manglende eksamensmeldinger. Dette innebærer at studenter som har meldt seg til undervisning, men ikke til eksamen, vil bli meldt opp til eksamen via en rutine i FS. Detaljene knytta til dette er beskrevet på intranettet.

Semesterregistrering for etter- og videreutdanningsstudenter

Alle som tas opp som studenter ved UiT, herunder studenter ved videreutdanningstilbud, skal betale semesteravgift i henhold til bestemmelsene i forskrift om samskipnader §§ 15 til 22.  Etter- og videreutdanningsstudenter generer giro for betaling av semesteravgift i studentweb. Etter- og videreutdanningsstudentene registrerer seg så via studentweb. Studenter som blir tatt opp til etter- og videreutdanning med søknads- og registreringsfrister utenom ordinære frister, blir registrert og meldt opp til eksamen av Seksjon for studieadministrasjon.

Bruk av samlefaktura kan unntaksvis avtales mellom fakultetet og Seksjon for studieadministrasjon. Fakturering av semesteravgift i FS er knyttet til individ, og ikke til grupper eller kull. Når det mottas betaling av samlefaktura må fakturareskontro oppdateres manuelt. Dette medfører unødig merarbeid knyttet til vedlikehold av fakturareskontro. Avtaler med oppdragsgiver om fellesfakturering bør derfor unngås.

Studentbevis og semesterkvittering

Studentbevis og semesterkvittering får studenten via appen Student-ID. 

Adgangskort

Adgangskort fås ved personlig oppmøte hos UiT. Det utstedes adgangskort til alle studenter som er opptatt til studier ved universitetet uavhengig om de har generell studiekompetanse eller ikke. Det utstedes ikke adgangskort til privatister. 

Les mer om adgangskort på sjekkliste for nye studenter.

Oppdatering av studentregisteret

Seksjon for studieadministrasjon vedlikeholder studentregisteret på bakgrunn av de opp­lysninger som studentene gir ved semesterregistreringen eller i løpet av semesteret. Dette omfatter blant annet opplysninger om studierett, eksamener, adresseendringer og navneendringer. Endringene blir lagt inn i FS enten av studenten selv i forbindelse med semesterregistreringen eller av Seksjon for studieadministrasjon.

Håndtering av studieretter

Nærmere informasjon om studieretter og hvordan disse forvaltes, f.eks. ved inndragning av studierett, finner du på brukerstøttesiden til FS (krever innlogging)

Permisjon fra studiet

Bestemmelsene om permisjon fremgår av forskrift om studier og eksamener ved UiT § 49.

Permisjon fra studier er knyttet til ett eller flere studieprogrammer. For en student som har flere aktive studieretter, betyr dette at studenten kan ha permisjon fra ett eller flere studieprogram og samtidig være aktiv student på ett eller flere andre studieprogram. Det er ikke mulig å få innvilget permisjon fra en enkeltemnestudierett.

Studenter som har fått tildelt studierett og som likevel ikke skal benytte den fra og med det semesteret studieretten gjelder for, bør først og fremst søke om reservert studieplass heller enn permisjon. Frist for å søke reservert studieplass er 3 uker etter at tilbud om studieplass er mottatt, jfr. forskrift for opptak ved UiT § 7.

Studenter som skal oppholde seg ved utenlandske læresteder som ikke inngår i UiTs utvekslingsavtaleportefølje må søke om permisjon. Utenlandsopphold som er en integrert del av studieprogrammet krever ikke permisjon.

Det kan kun innvilges 100 % permisjon fra ett eller flere studieprogram. Dersom studenten ikke ønsker 100 % permisjon, endres studieprogresjonen ved å endre avtalt utdanningsplan. Betaling av semesteravgift og semesterregistrering gjennomføres på vanlig måte selv om studieprogresjonen endres. Studenter som ønsker å avlegge eksamen mens de er i permisjon, må også betale semesteravgift og melde seg opp til eksamen via studentweb.

Studenter kan søke om permisjon hele året. Dersom permisjonssøknaden mottas etter semesterregistreringsfristen, skal ikke semesterregistreringen annulleres og semesteravgiften skal ikke refunderes.

Søknad om permisjon rettes til avdelingen/fakultet som har ansvaret for det/de studie­program studenten ønsker permisjon fra. Hva som er gyldig permisjonsgrunnlag fremkommer av § 49. Dersom studenten har studierett på flere studieprogrammer, må søknaden spesifisere hvilke(t) studieprogram søknaden gjelder før søknaden kan behandles. Avdelingen/fakultetet behandler søknaden, fatter vedtak og all korrespondanse i forbindelse med søknaden skal arkiveres i universitetets arkivsystem.

Permisjon og endret studieprogresjon forøvrig vil kunne få betydning for studentens støtte fra Lånekassen. I svaret på permisjonssøknaden må det derfor presiseres at studenten må ta kontakt med Lånekassen for å avklare konsekvenser av permisjon eller annen endring i studieprogresjon.

I svaret på permisjonssøknaden må det tas med informasjon om gjenopptakelse av studiene etter endt permisjon.

Ved innvilget permisjon skal følgende registreres i FS: Datoperioden for permisjonen, at det er 100 % permisjon og kode for permisjonsårsak. Merknad knyttet til permisjonen skal ikke registreres. En kan registrere referanse til saken i saksbehandler/arkivsystem. Dette gjøres i så fall i feltet “Journalnr”. Forventet nytt kull/klasse kan også registreres.

Informasjon om permisjon retta mot studenter, finnes på denne nettsiden.

Virkeområde

Gjelder forvaltning av eksamen ved UiT og gir en overordnet beskrivelse av de felleselementer som inngår, samt den arbeids- og ansvarsdelingen som er fastsatt mellom de ulike enhetene. Avdeling for forskning, utdanning og formidling (FUF) har ansvar for å arrangere skoleeksamener. 

Forvaltning av individuell tilrettelegging til eksamen er beskrevet i et eget punkt.

Beskrivelsene gjelder opplæringsdelen i ph.d.-programmene så langt de passer. Se også håndbok for ph.d.-udanningen.

Lokale prosedyrer og rutiner for arbeidet med eksamen på fakultets- og instituttnivå skal være beskrevet i enhetenes egne prosedyrebeskrivelser.

Regelverk

Forvaltningen av eksamen ved UiT er regulert av følgende lover og bestemmelser samt dokumenter fra universitetets kvalitetssystem: 

• - lov om universiteter og høyskoler
• - forskrift om krav til mastergrad (Kunnskapsdepartementet)
• - nasjonale rammeplaner og/eller forskrifter (for de studier det gjelder)
• - bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser m.m. (Riksarkivaren og UiT)
• - forskrift for studier og eksamener ved Universitetet i Tromsø - Norges Arktiske universitet
• - forskrift om opptak til studier ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet

- studieplanenes bestemmelser.

Terminologi

Overordnet ansvarsfordeling

Nedenfor gis en overordnet oversikt over ansvarsfordelingen for eksamensforvaltningen ved UiT. For forvaltningen av skriftlige skoleeksamener er det et delt ansvar mellom fakultetene og Avdeling for forskning, utdanning og formidling, som gjør det nødvendig med en mer detaljert oversikt over arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling. 

Universitetsstyret har ansvar for å:

• vedta forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, jf. universitets- og høgskolelovens § 3-9 nr. 7.

Nemnda for studentsaker har ansvar for å:

• annullere eksamen eller prøve eller godkjenning av kurs jf. universitets- og høgskolelovens § 4-7 nr. 1
• annullere godskriving eller godkjenning av utdanning, eller fritak for eksamen eller prøve, hvis kandidaten har oppnådd dette ved hjelp av falskt vitnemål eller annen form for uredelig opptreden jf. universitets- og høgskolelovens § 4-7 nr. 2
• avgjøre klage over formelle feil ved eksamen eller prøve jf. universitets- og høgskolelovens § 5-2 nr. 1
• avgjøre klage på avslag på søknad om individuell tilrettelegging ved eksamen.

Avdeling for forskning, utdanning og formidling har ansvar for å:

• gi generell rådgivning og informasjon til fakulteter og avdelinger
• utarbeide felles regelverk for eksamensavviklingen ved UiT
• reservere eksamensrom og fordele kandidater på eksamensrom
• utarbeide skoleeksamensplan med dato, klokkeslett og eksamensrom
• publisere på universitetets nettsted eksamensdatoer for skriftlige skoleeksamener
• administrere og koordinere eksamensvakter til skriftlige skoleeksamener i universitetets eksamenslokaler
• klargjøre eksamenslokalene til skriftlige skoleeksamener
• administrere og avvikle kontinuasjonseksamener og utsatte prøver
• saksbehandle søknader om individuell tilrettelegging ved eksamen
• saksbehandle søknader om dispensasjon fra fristen for å søke om individuell tilrettelegging
• saksbehandle søknader om ekstern eksamensavvikling (fra enkeltstudenter og fagmiljø)
• forvalte alle eksamener som skal avvikles utenfor campus/UiT (ekstern avvikling)

Avdeling for personal og administrasjon ved Seksjon for arkiv har ansvar for å:

• gi veiledning vedrørende bevaring og kassasjon av eksamensoppgaver, eksamensbesvarelser, sensurlister/vurderingsprotokoller med mer i henhold til Riksarkivarens og UiTs bestemmelser.

Fakultetene har ansvar for å:

• saksbehandle søknader om å få avlegge eksamen etter tidligere fag-/studieplan
• saksbehandle søknader om dispensasjon fra tregangersregelen
• reservere og klargjøre eksamensrom til muntlige eksamener og praktiske prøver
• følge opp og legge til rette for studenter som har fått innvilget individuell tilrettelegging på muntlige og praktiske eksamener
• ajourføre kandidatlister i FSslik at kandidat- og sensurlister/vurderingsprotokoller blir korrekte, herunder kontrollere arbeidskrav og informere kandidater som ikke oppfyller arbeidskravene før eksamensdato
• kontrollere eventuelle tillatte hjelpemidler til eksamen
• følge med på og ha oversikt over karakterbruken på studiene
• innhente og bevare eksamensoppgaver, sensorveiledninger, eksamensbesvarelser, avsluttende mastergradsoppgaver med mer i henhold til Riksarkivarens og UiTs bestemmelser.

Oppmelding til eksamen

Her kommer:

• Ansvarsdeling
• Rutinebeskrivelser
• no/eksamen

Eksamensform og prinsipper for forvaltning

• Prinsipper som må overholdes ved utforming av eksamensordninger
  • Etterprøvbare eksamensdeler må kunne etterprøves
  • Summativ/formativ

• Sensurordninger for ulike vurderingsformer.
  • Hva er for eksempel meningen med ekstern sensur etter eksamen på en automatisk retta prøve?
  • Kan vi legge til grunn noe caser som veiledning?

Arbeidskrav og vilkår for å avlegge eksamen 

I god tid før eksamen, må fakultetene se til at kandidatlistene ajourføres i FS. Dette gjelder alle typer eksamener, og er nødvendig for at kandidat- og sensurlister/vurderingsprotokoller skal bli korrekte. Eksempelvis innebærer dette kontroll av arbeidskrav for alle emner slik at kandidater som ikke er godkjent, fjernes fra listene før eksamen (studenter som ikke fyller arbeidskravene, må orienteres særskilt om dette fra fakultetet).

Utsatt eksamen 

Utsatt eksamen er en eksamen som avvikles for kandidater som har dokumentert gyldig fravær i forbindelse med ordinær eksamen. Dokumentasjon kan være:

• sykdom dokumentert med legeerklæring
• dødsfall i nær familie kan for eksempel dokumenteres med en attest fra prest eller begravelsesbyrå

Kandidater som dokumenterer gyldig fravær senest én uke etter den første eksamen dokumentasjonen gjelder for har rett til utsatt eksamen. Studentene registreres av Eksamenstjenesten UiT med L ved legeerklæring og G ved andre gyldige fraværsgrunner, og studentene melder seg opp i Studentweb eller ved å levere inn oppmeldingsskjema. 

Det er ikke et krav å ha betalt semesteravgift for å kunne melde seg til utsatt eksamen. Likevel vil man ikke kunne melde seg til utsatt eksamen i Studentweb uten å ha betalt semesteravgift. Derfor har vi ulike løsninger for studenter som skal fortsette å studere ved UiT i kommende semester, og studenter som ikke skal det. Studenter som skal studere videre ved UiT skal melde seg opp selv i Studentweb, og må derfor først betale semesteravgift. Studenter som ikke skal studere videre ved UiT må fylle ut skjema for oppmelding til utsatt eksamen. Skjemaet finnes på våre nettsider og behandles av Eksamenstjenesten UiT.

Legeattester skal inneholde opplysning om hvilke eksamener den gjelder for, samt tidsrom for sykdommen. Sykemeldinger til bruk overfor arbeidsgiver godtas ikke. Attesten skal være relatert til selve eksamenen.

I henhold til studie- og eksamensforskriftens § 25 skal utsatt eksamen avholdes så snart som mulig etter at forfallsgrunnen er opphørt, og normalt senest to måneder etter begynnelsen av neste semester. I praksis er det ofte mer enn én kandidat som har rett på utsatt eksamen i et emne, og dato fastsettes da slik at alle kan avlegge eksamen samtidig. For skriftlige skoleeksamener settes eksamensdato av Eksamenstjenesten UiT, og blir normalt satt til uke 38 og 39 i høstsemesteret, og uke 8 og 9 i vårsemesteret; skoleeksamener som må avholdes utenfor dette tidsrommet må avtales med Eksamenstjenesten UiT.

Videre gis det kun ett tilbud om utsatt eksamen. Det vil si at en kandidat som ikke møter til utsatt eksamen eller avbryter eksamen, ikke vil få anledning til å avlegge ny utsatt eksamen, men må vente til neste ordinære eksamen i emnet. Dette gjelder også dersom det er sykdom som forhindrer vedkommende til å møte til utsatt eksamen. Videre må en kandidat som stryker på utsatt eksamen også vente til neste ordinære eksamen for å kontinuere, jf. studie- og eksamensforskriftens § 25.

Sykdom som oppstår under selve eksamen: En kandidat som blir syk under selve eksamen, må fylle ut skjema for trekk. På dette skjemaet informeres kandidaten om at vedkommende må oppsøke lege og levere en legeattest innen én uke for å få rett til utsatt eksamen.

Hjemmeeksamen

En kandidat som blir akutt syk foran eller i løpet av en hjemmeeksamen, må levere legeattest senest én uke etter at innleveringsfristen for hjemmeoppgaven er utløpt for å få rett til utsatt eksamen.

I helt spesielle tilfeller hvor det har oppstått uforutsette problemer av medisinsk karakter, og hvor problemets omfang ikke er større enn at kandidaten mener å kunne fullføre sin eksamen i løpet av kort tid, kan det innvilges ekstra eksamensdager (inntil to dager), jf. eksamensforskriften § 17. Det gis likevel ikke flere dager enn at oppgaven kan sensureres sammen med de som er levert innen fristen. Som helt spesielle tilfeller regnes blant annet dødsfall i nærmeste familie og andre ulykkeslignende tilfeller som rammer kandidaten. Det skal søkes skriftlig til fakultetet, og nødvendig dokumentasjon må legges ved.

En eksamenskandidat som på grunnlag av ulike problemer med datamaskinen ber om ekstra eksamenstid til en hjemmeoppgave, avvises. Dette fordi slike tilfeller er vanskelig å kontrollere og således kan åpne for at kandidater urettmessig får lengre eksamenstid. Dersom kandidaten samme dag leverer datamaskinen til en reparatør som kan bekrefte skriftlig at det er et reelt datamaskinhavari, kan kandidaten søke om å få delta på en eventuell utsatt eksamen i emnet. Vedkommende slipper da å vente til neste ordinære eksamen.

Når skal eksamensmeldingen settes til neste semester?

Dersom studenter får utsatt frist slik at innleveringen blir etter 1. september / 1. februar skal eksamenen flyttes til påbegynte semester. 

Gruppeeksamen 

Kandidater som blir syke under en gruppeeksamen, skal anses for ikke å ha deltatt under eksamen. Dersom gruppa opprinnelig besto av mindre enn fem personer, skal det fastsettes ny innleveringsfrist for de resterende gruppemedlemmene. Besto gruppa av fem eller flere personer, fullføres eksamen etter de fastsatte bestemmelsene om omfang, innleveringsfrist og eksamenstidspunkt. Ved fravær i utøvende gruppeeksamen, som for eksempel musikk, dans og drama, skal det fastsettes nytt eksamenstidspunkt.

Kontinuasjonseksamen

Kontinuasjonseksamen er en eksamen som kan avvikles for kandidater som ikke består siste avholdte ordinære eksamen. Det er altså ikke anledning til å avvikle kontinuasjonseksamener for kandidater som stryker på utsatt eksamen eller ekstraordinær eksamen. Kandidater som ønsker å forbedre en karakter fra en allerede bestått eksamen, har ikke anledning til å fremstille seg til en kontinuasjonseksamen, men må vente til neste ordinære eksamen. Kontinuasjonseksamen skal normalt avvikles i begynnelsen av semesteret etter siste ordinære eksamen. Dersom det er hensiktsmessig og praktisk mulig kan kontinuasjonseksamen avvikles før semesteret er over. For skriftlige skoleeksamener settes eksamensdato av Eksamenstjenesten UiT, og blir normalt satt til uke 38 og 39 i høstsemesteret, og uke 8 og 9 i vårsemesteret; skoleeksamener som må avholdes utenfor dette tidsrommet må avtales med Eksamenstjenesten UiT.

Studenter melder seg til kontinuasjonseksamen i Studentweb. Tilgangen til å melde seg til kontinuasjonseksamen er styrt av studentens resultat på ordinær eksamen. Resultat F eller ikke bestått gir tilgang til å melde seg til en kontinuasjonseksamen. Normalt er oppmeldingsfristen til kontinuasjonseksamener 15. august i høstsemesteret og 15. januar i vårsemesteret. Eksamener som skal ha oppmeldingsfrist som avviker fra dette må melde dette inn til Eksamenstjenesten UiT. Det bør ikke være kortere oppmeldingsfrist enn to uker før eksamen.

Kontinuasjonsadgangen på de ulike emnene ved universitetet varierer mellom: (1) Åpen kontinuasjon, som betyr at alle som har strøket ved ordinær eksamen, får anledning til å kontinuere; (2) Betinget kontinuasjon, som betyr at dersom det arrangeres utsatt eksamen i et emne for kandidater som har vært syke, vil også kandidater som har strøket på emnet få anledning til å delta. Dersom ingen har vært syke, må imidlertid kandidater som har strøket vente til neste ordinære eksamen; (3) Ingen kontinuasjon, som betyr at kandidater som stryker, må vente til neste ordinære eksamen.

For emner hvor det avvikles eksamener hvert semester bør man vurdere å ikke åpne for kontinuasjon. For emner hvor det kun avvikles eksamen én gang i året eller med lengre mellomrom vil det være til studentenes fordel at det tilbys kontinuasjonseksamen.

I henhold til studie- og eksamensforskriftens § 25 skal bestemmelser om kontinuasjons­adgang tas inn i emnebeskrivelsen. I denne skal det også stå hvilke karaktergivende deler av en eksamen som eventuelt må tas opp igjen ved stryk. Hovedregel ved kontinuasjonseksamen er at alle deler tas opp igjen, og dette skal informeres om i emnebeskrivelsen. Der det er deleksamen og hensiktsmessig bør det gis anledning til å bare ta opp deleksamen man har strøket på, men dette må alltid beskrives i emnebeskrivelsen.

Ekstraordinær eksamen

Ekstraordinær eksamen avholdes bare i helt spesielle tilfeller når fakultetet etter en skjønnsmessig vurdering finner at det er rimelig å avholde en ekstraordinær eksamen for en kandidat / flere kandidater. Dette kan for eksempel være kandidater som ikke har anledning til å vente til neste ordinære eksamen i emnet, eller som hverken fyller kravene til å delta på utsatt eksamen (var ikke syk ved siste avholdte ordinære eksamen) eller på kontinuasjonseksamen (har ikke strøket ved siste ordinære avholdte eksamen). Det bør stilles strenge krav til begrunnelse for å innvilge søknad om ekstraordinær eksamen. Det arrangeres ikke utsatt eksamen eller kontinuasjonseksamen i forbindelse med ekstraordinær eksamen, jamfør studie- og eksamensforskriftens § 27.

Søknad sendes til det fakultet som er faglig ansvarlig for eksamenen, og vedtak fattes der i henhold til studie- og eksamensforskriftens § 27. Avslag på søknad kan påklages, Kvalitetssystemet Forvaltning av klagesaker ved UiT.

Eksamen etter tidligere fag-/studieplan 

Søknad sendes til det fakultet som er faglig ansvarlig for eksamenen, og vedtak fattes der i henhold til studie- og eksamensforskriften § 29. Avslag på søknad kan på­­klages, se Kapittel 14 Forvaltning av klagesaker ved UiT.

Generelt gjelder at det skal være anledning til å avlegge eksamen kun én gang etter tidligere ordning over et tidsrom på ett år etter at emnet er nedlagt eller ny fag-/studieplan trer i kraft. Forutsetningen er at studiet var påbegynt før ny plan trådte i kraft. Studenten har imidlertid ikke krav på undervisning etter tidligere ordning. Eksamenskandidater som ikke har vært tatt opp som studenter ved det aktuelle faget eller studiet, må avlegge eksamen etter den eksamensordning som til enhver tid gjelder for privatister.

Når det avvikles skoleeksamen i både ny og gammel ordning samtidig, er det, med hensyn til eksamensavviklingen, ønskelig at eksamensoppgaver for begge ordninger er tatt med på ett oppgavesett. Dette fordi det ofte kan være problematisk for eksamensvaktene å holde oversikt over flere oppgavesett på samme emne. Forutsetningen er imidlertid at oppgavesettet er godt merket slik at det går tydelig frem for kandidatene hvilke oppgaver de skal svare på.

Studie- og eksamensforskriften § 29 omfatter ikke overgangsordninger. Det er derfor ikke slik at gamle studenter har rett til å avlegge eksamen en gang i et tidsrom på ett år etter at ny ordning trådte i kraft. For overgangsstudenter er det kun aktuelt å avlegge eksamener i emner fra den gamle emnekatalogen dersom de tidligere har vært meldt opp til eksamen uten å bestå, og dersom de nye emnene ikke kan benyttes.

Dispensasjon fra tregangersregelen

Søknad sendes til det fakultet som er faglig ansvarlig for eksamenen. Det er fakultetet som har myndighet til å fatte vedtak. Studie og eksamensforskriftens § 30 angir hvilke vilkår som skal ligge til grunn for å gi dispensasjon. Avslag på søknad kan påklages, se kvalitetssystemets kapittel om forvaltning av klagesaker ved UiT.

• § 24 i studie- og eksamensforskriften beskriver hva som regnes som eksamensforsøk. I FS registreres eksamensforsøk der studenten ikke faktisk har gjennomført eksamen som «ikke møtt» eller «avbrutt», og skal altså regnes med når man teller hvor mange ganger en gitt kandidat har fremstilt seg til en eksamen. Det kan ikke gis mer enn tre dispensasjoner slik at det maksimale antall eksamensforsøk er seks.

For praksisstudier eller praksisperioder har kandidatene kun to forsøk og studenter som får sitt andre forsøk vurdert til ikke bestått, kan fratas studieretten jf. § 31 i studie- og eksamensforskriften.

Studenter som i løpet av praksisperioden står i fare for å få praksis vurdert til ”ikke bestått”, skal varsles skriftlig om dette og gjøres oppmerksom på hva som er påkrevd for å bli vurdert til ”bestått” jf. eksamensforskriftens § 27.

Annullering av eksamensmelding 

Siste frist for å annullere/endre eksamensoppmelding fastsettes av Avdeling for forskning, utdanning og formidling (FUF), men er uansett ikke senere enn 14 dager før aktuell eksamensdato. Dersom eksamen avvikles før trekkfristen, er annul­leringsfristen 14 dager før selve eksamensdatoen. Kandidatene skal annullere/endre eksamensoppmelding i Studentweb. Kandidater som ikke trekker seg før annulleringsfristen er utløpt, regnes som å ha fremstilt seg til eksamen, jf. studie og eksamensforskriften § 24. Det vil si at de regnes som å ha benyttet én av de tre gangene man kan fremstille seg til samme eksamen ved UiT.

Legg merke til at eksamensmeldinger til utsatte eksamener og kontinuasjonseksamener er bindende, og således ikke kan annulleres etter at oppmeldingsfristen har utløpt, jf. studie- og eksamensforskriftens § 14.

Eksamensoppgaver, språk og hjelpemidler 

Kalkulatorer, PC-er, ordbøker, formelsamlinger og lovsamlinger er eksempler på hjelpemidler som kan benyttes ved noen eksamener.  Det forutsettes at fakultetene informerer grundig om dette, slik at tillatte hjelpemidler er avklart på forhånd - både overfor kandidatene og eksamensvaktene. Hvilke hjelpemidler som tillates brukt ved den enkelte eksamen, skal framgå av emnebeskrivelsen og være oppført på eksamensoppgavens forside (jf. eksamensforskriftens § 19). Fakultetene skal kontrollere og godkjenne tillatte hjelpemidler. Det betyr at det er fagmiljøets ansvar å kontrollere de tillatte hjelpemidlene eksamenskandidaten bringer med seg i eksamenslokalet. Eksamensvaktene har ikke kompetanse til slike kontroller av hjelpemidler til eksamen.

Eksamenssted

Tekst kommer.

Klargjøring av eksamenslokaler

Klargjøring av eksamenslokaler administreres av Eksamenstjenesten UiT. 

Påse at de som skal ha tilgang til lokalene (nøkler/nøkkelkort med riktige tilgangskode) er ordnet.    

I begynnelsen av semesteret sendes en oversikt til Drift, ITA, renhold og Statsbygg at de sjekker eksamenslokalene på følgende punkter: Tilstrekkelig oppvarmet lokale, bord og stoler er plassert, utbrente lyspærer/lysrør.

Lage og fordele bordkort med emnekoder slik at kandidatene vet hvor de er plassert i lokalet, utarbeide og henge opp oppslag i etasjer og på romdører med orientering om hvilke eksamener som avvikles hvor.

I tillegg kan kandidaten selv sjekke på Studentweb hvor de er plassert.

Rekruttering og administrasjon av eksamensvakter

Rekruttering og administrasjon av eksamensvakter utføres av Eksamenstjenesten UiT.  En ansvarlig fra Eksamenstjenesten UiT har ansvar for eksamensvaktene ved sitt respektive campus. Forvaltningen innebærer følgende: Opplæring/informasjonsarbeid, sette opp vaktlister for hver eksamensdag, fordele eksamensvakter på de ulike eksamensrommene og beregne lønn til eksamensvaktene.

Eksamenspapir

For å unngå uklarheter og usikkerhet om hvilke kandidater i et gitt lokale som skal ha hvilket papir, må alle kandidatene benytte samme type eksamenspapir. Eksamenstjenesten UiT sørger for at kandidater med individuell tilrettelegging, eller som av andre grunner er fysisk adskilt fra de øvrige eksamenskandidatene, får utlevert samme type eksamenspapir som de andre kandidatene på emnet.

Endring av eksamensdato

Endring av eksamensdatoer for skriftlige skoleeksamener som arrangeres i universitetets lokaler må meldes inn til  SSA-FUF-eksamen via Topdesk, slik at det kan kjøres en ny kollisjonssikring.  Avslag på søknad om endring av eksamensdato kan ikke påklages etter forvaltningslovens bestemmelser, da slike bestemmelser faller inn under organisasjonsmyndigheten til Avdeling for forskning, utdanning og formidling (FUF). 

Endring av eksamensdato bør bare gjøres under følgende forutsetninger: (1) Det må foreligge helt spesielle grunner for datoendring (f.eks. faglige argumenter for dette); (2) Samtlige kandidater som er meldt opp til eksamen i emnet må ha samtykket i endringen; (3) Fagnær administrasjon må påta seg alt arbeid og ansvar en eventuell endring medfører. Dette innebærer blant annet at fagnær administrasjon må forsikre seg om at den nye eksamensdatoen ikke kolliderer med annen undervisning eller eksamener som de aktuelle kandidatene eventuelt skal delta på.  Fagnær administrasjon må også ta ansvaret for å informere samtlige kandidater om den nye eksamensdatoen.

Studentene har selv ansvar for ikke å melde seg til eksamener som avvikles samtidig. Eksamensdatoene blir kunngjort når semesterregistreringa åpner.  Eksamensdatoene publiseres i Studentweb og i emnekatalogen.

En eksamen som avvikles i perioden 7. januar - 12. august regnes som en vår­eksamen, mens en eksamen som avvikles i perioden 13. august – 6. januar regnes som en høst­eksamen.  Flytting av eksamener fra ett semester til neste, kan derfor få uheldige konsekvenser for studentene (for eksempel med hensyn til Lånekassens progresjonskrav). Enkelte kandidater må kanskje dessuten registrere seg og betale semesteravgift for ett semester ekstra.

Ekstern eksamensavvikling

UiT kan arrangere eksamen utenfor våre campuser. Eksamen skal normalt avvikles i universitetets lokaler (jf. studie- og eksamensforskriftens § 21). Ved organisert undervisning utenfor campus, kan det gis anledning til desentralisert eksamensavvikling. Dette skal avklares før tilbudet settes i gang. Bestemmelsene åpner for en viss fleksibilitet og kan tilpasses særskilte behov og prioriteringer ved det enkelte fakultet. Eksamenstjenesten UiT har oversikt over eksamenssteder som er kvalitetssikret og godkjent.

Enkeltstudenter kan søke om ekstern eksamensavvikling. Studentene søker via selvbetjeningsportalen TOPdesk og behandles av Eksamenstjenesten UiT. Økonomiske eller praktiske hensyn er ikke gyldig grunn. Avslag på søknad om ekstern eksamensavvikling kan ikke påklages fordi valg av eksamenslokaler faller inn under UiT sin organisasjonsmyndighet.

Følgende tekst bør derfor tas med i eventuelle avslag til søkere: Da valg av eksamenslokaler faller inn under UiT sin organisasjonsmyndighet, kan denne avgjørelsen ikke påklages etter forvaltningslovens bestemmelser.

Bevaring og kassasjon av eksamensoppgaver, sensorveiledninger, eksamensbesvarelser med mer

Gjeldende bestemmelser for arkivering og bevaring av eksamensoppgaver og eksamensbesvarelser er gitt gjennom sentrale bestemmelser fra Riksarkivaren og utfyllende bestemmelser for UiT. Hovedpunktene i bestemmelsene er gjengitt nedenfor, men finnes i sin helhet på følgende nettside: Bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser m.m.

Eksamensoppgaver
Fakultetene har ansvar for at eksamensoppgaver (oppgavetekster) med sensorveiledninger for eksamener på alle nivåer blir arkivert og bevart som arkivmateriale. Fra og med 2005 er oppgavetekstene delvis arkivert/bevart på papir, delvis elektronisk i UiTs sak-/arkivsystemer. Fra og med eksamener i 2009 skal alle oppgavetekster med sensorveiledninger være arkivert elektronisk i sak-/arkivsystemet.

Eksamensbesvarelser
a)      Eksamensbesvarelser for lavere grads utdanning og enkeltemner – kan kasseres

Fakultetene har ansvar for at eksamensbesvarelser som etter Riksarkivarens retningslinjer skal kasseres blir oppbevart i minimum 2 år. Fakultet som ønsker å oppbevare besvarelser ut over to år står fritt til å gjøre det. Slikt materiale skal være tydelig merket for kassasjon slik at de enkelt kan kasseres på et senere tidspunkt.

b)      Avsluttende masteroppgaver og tilsvarende – skal bevares

UiTs vitenarkiv Munin er obligatorisk innleveringskanal for masteroppgaver (fra og med 1. januar 2008). Masteroppgaver skal fra og med 1.1.2009 derfor ikke lenger oppbevares på papir for arkivformål.

Fakultetene har ansvar for å kontrollere at avsluttende masteroppgaver og avsluttende oppgaver etter tilsvarende utdanningsløp med et klart forskningspreg er innlevert i Munin. Det enkelte fakultet må avklare om de har slike tilsvarende utdanningsløp. Videre skal fakultet som har mastergradsstudier som ikke har avsluttende mastergradsoppgave, bevare eventuelle andre besvarelser som kan sidestilles med en avsluttende besvarelse og som har et omfang på minst 30 studiepoeng.

Regelverk

Følgende lov- og forskriftsverk samt dokumenter fra universitetets kvalitetssystem er bestemmende for forvaltningen av individuell tilrettelegging til eksamen ved Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet:

• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven)
  • lov om universiteter og høyskoler (§ 4-3 )
  • forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (§ 46)
  • Behandling av studentopplysninger ved UiT (oppdatert innhold kommer)
  • Forvaltning av klagesaker ved Universitetet i Tromsø
  • eventuelle faglige krav eller bestemmelser i emne- eller studieplanbeskrivelsen

Ansvarsfordeling

Universitetsstyret har ansvar for å:

• vedta forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet, jf. universitets- og høgskolelovens § 3-9 nr. 

Nemnda for studentsaker har ansvar for å:

• avgjøre klage på avslag på søknad om individuell tilrettelegging til eksamen (gir gjennom sine begrunnede avgjørelser viktige føringer for saksbehandlingen).

Avdeling for forskning, utdanning og formidling (FUF) har ansvar for å:

• gi generell rådgivning og informasjon til fakulteter og avdelinger
• utarbeide felles regelverk for eksamensavviklingen ved UiT
• fordele vakter til de ulike eksamenslokalene
• merke med bordkort de plassene i de ulike eksamenslokalene hvor det skal sitte kandidater som er innvilget tilrettelegging, samt gi nødvendige opplysninger til hovedvakt.
• saksbehandle søknader om individuell tilrettelegging ved eksamen i henhold til gjeldende bestemmelser, herunder også søknader om dispensasjon fra fristen for å søke om individuell tilrettelegging
• registrere i FS all innvilget tilrettelegging innen fastsatt frist
• registrere i FS tilrettelegging ved eksamener som avvikles tidlig i semesteret
• følge opp tilretteleggingstiltakene slik at det er i orden til eksamen
• reservere spesielle eksamensrom ved behov
• sørge for følgende oppgaver når kandidater med individuell tilrettelegging skal sitte i et annet lokale/rom enn øvrige kandidater på samme eksamensemne: merke rom med oppslag om eksamensavvikling, slik at andre kan ta hensyn bringe eksamensoppgave, eksamensmateriell og signaturliste til dette rommet

Fakultetene har ansvar for å:

• sørge for at eksamensoppgaver blir lest inn på lydfil for kandidater som har fått innvilget dette. Eksamenstjenesten UiT kontakter oppført kontaktperson i forkant av eksamensperioden for å informere om hvilke eksamener det gjelder.
• sørge for at fagansvarlig som går oppklaringsrunde får informasjon om alle eksamensrom, også enerom.
• ved papireksamen: hente eksamensbesvarelsene ved eksamensslutt

Saksbehandling og oppfølging av vedtak

Søknad og søknadsfrist

Studentene skal sende søknad til Eksamenstjenesten UiT, og søknaden behandles der. Søknad og dokumentasjon leveres vie eDialog. Her er lenke til nettsiden vår om tilrettelegging på eksamen: https://uit.no/tilrettelegging#kapittel_684061

Det er av vesentlig betydning at den tilrettelegging som innvilges, faktisk er kvalitetssikret og iverksatt i god tid før eksamensdato. Søknadsfristen fremgår på nettsiden om tilrettelegging. Studentene har anledning til å søke om dispensasjon fra søknadsfristen. Eksamenstjenesten UiT kan gi slik dispensasjon i henhold til bestemmelsene gitt i studie- og eksamensforskriften § 16.

Søknader om individuell tilrettelegging kan gjelde behov for tilrettelegging i forbindelse med utsatt prøve, kontinuasjonseksamen eller andre eksamener som skal avvikles tidlig i semesteret. Frister for å søke om tilrettelegging på utsatt prøve, kontinuasjonseksamen eller eksamener som skal avvikles tidlig fremkommer også på nettsiden om tilrettelegging.

Krav til dokumentasjon

Dokumentasjonen skal bekrefte kandidatens helsetilstand i eksamenssituasjonen. Dokumentasjonen må helt eksplisitt spesifisere hvilke konsekvenser tilstanden har for selve gjennomføringen av eksamen, herunder også beskrivelse av virkninger/bivirkninger av medisinering eller andre forhold som kan ha betydning i eksamenssituasjonen. Se mer om hva UiT krever av dokumentasjon her.

Prinsipper for god forvaltningsskikk
Når det gjelder behandlingen av søknader om individuell tilrettelegging ved eksamen, er det særlig viktig å utøve god og korrekt forvaltningsskikk. Studentene må ofte fremlegge sensitive opplysninger. Taushetsplikten skal overholdes, og dokumentene skal unntas offentlighet. Saksbehandlingen skal foregå i ePhorte og med bruk av riktige tilgangs- og skjermingskoder. Videre skal alle vedtak begrunnes med henvisning til regelverket slik dette fremgår i studie- og eksamensforskriften, dokumentasjon fra sakkyndig instans samt eventuelle faglige hensyn som er gjort. Det skal opplyses om klageadgang ved avslag og delvis avslag.  De retningslinjer og bestemmelser som skal ligge til grunn for saksbehandlingen, er beskrevet i følgende dokumenter, som alle inngår i universitetets kvalitetssystem: 

• Kapittel 1 Generelt om behandling av studiesaker ved Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet
• Kapittel 14 Forvaltning av klagesaker ved Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet
• Kapittel 17 Behandling av studentopplysninger ved Universitetet i Tromsø – Norges arktiske universitet

Det er en forutsetning for en forsvarlig og kvalitetssikret god forvaltning at enhetene følger de bestemmelser som er gitt i disse dokumentene

Hensyn og vurderinger

Individuell tilrettelegging under eksamen skal ha som formål å oppveie de ulemper funksjons­nedsettelsen medfører for kandidaten i eksamenssituasjonen, samtidig som det i størst mulig utstrekning skal sørges for at kandidatene prøves likt. Den aktuelle eksamensformen skal legges til grunn ved vurdering av hvilket tiltak som kan oppveie funksjons­nedsettelsen.

Den dokumenterte funksjonsnedsettelsen i den gitte eksamenssituasjonen skal avhjelpes, men uten at kandidaten også gis tilleggsfordeler sammenlignet med de øvrige eksamenskandidatene.

Videre er det et krav at tilretteleggingen ikke skal føre til reduksjon av de faglige krav som stilles ved det enkelte studium, og de læringsmål som er satt for et emne eller et studium. For eksempel er skriftlig språkkyndighet et viktig læringsmål for flere typer studier, og noe som også prøves under skriftlig eksamen. I slike tilfeller er det ikke uproblematisk å innvilge tilrettelegging i form av muntlig eksamen for søkere som av ulike årsaker har problemer med å besvare eksamen skriftlig. Som saksbehandler er det derfor viktig å alltid rådføre seg med fagansvarlig angående ivaretakelse av faglige krav når man skal fatte vedtak om tilrettelegging som innebærer endringer i eksamenstype.

I svarbrevet til studenten må det spesifiseres hvilken tilrettelegging som er innvilget, og for hvilke eksamener det gjelder. Dersom det er gjort særskilte faglige vurderinger som ligger til grunn for vedtaket, må dette stå i brevet.

Akutt syk

Studenter som blir akutt syke (det vil si at behovet for tilrettelegging oppstår etter utløpet av søknadsfristen), har rett til utsatt eksamen i henhold til eksamensforskriftens § 21. Planleggingen av eksamen kan ikke være dynamisk helt frem til eksamensdato på grunn av den store kompleksiteten i systemet. Av den grunn får kandidater med akutt oppstått sykdom/funksjonsnedsettelse rett til utsatt eksamen, men ikke rett til tilrettelegging der og da (etter at eksamensplanleggingen er fullført). Dersom det er sannsynlig at en kandidat med en akutt lidelse likevel vil klare å gjennomføre eksamen med enkle og lite ressurskrevende tiltak, kan det likevel besluttes å innvilge individuell tilrettelegging. Det er i slike tilfeller ofte snakk om ekstra eksamenstid, ekstra hviletid og annen tilrettelegging vi er sikre på å kunne få på plass på kort tid og innen eksamensdato.

Når det gjelder ekstra tid på hjemmeeksamen over flere dager, blir dette regulert i studie- og eksamensforskriften § 25. Her fremkommer at at det i særlige tilfeller kan gis ekstra eksamensdager dersom studenten dokumenterer uforutsette problemer av medisinsk karakter, dødsfall i nærmeste familie, eller andre ulykkeslignende tilfeller som har inntruffet i løpet av eksamensperioden. Studenten må levere erklæring som dokumenterer hvor mye eksamenstid som er mistet.

Virkeområde

Gjelder forvaltning av vitnemål for lavere og høyere grad ved UiT, samt for kvalifikasjoner som jf. aktuell rammeplan skal ha utstedt vitnemål. Dokumentet beskriver de felleselementer som inngår i dette arbeidet. Fakultetene kan i tillegg utarbeide egne prosedyrebeskrivelser for å ivareta lokale forhold. Disse må da utvikles innenfor rammene av regelverket og UiTs felles kvalitetssystem. For doktorgradsvitnemål, se kapittel 6.

Regelverk

Forvaltningen av vitnemål ved UiT er regulert av følgende lover og bestemmelser: 

• Lov om universiteter og høyskoler
• Forskrift om krav til mastergrad (Kunnskapsdepartementet)
• Forskrift om grader og yrkesutdanninger, beskyttet tittel og normert studietid ved universiteter og høgskoler (Kunnskapsdepartementet)
• Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet
• Forskrift for studier ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet
• Forskrift om opptak til studier ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet
• Studieplan for det respektive studieprogrammet

Ansvarsfordeling

Fakultetene har ansvar for:

• oppdatering av utdanningsplanene i FS
• kontrollering av opptaksgrunnlaget
• utarbeiding av tekst til vitnemålets side to og Diploma Supplement for hvert enkelt studieprogram
• behandling av søknader om fritak, innpassing og godkjenning av utdanning fra andre utdanningsinstitusjoner.

 Systemgruppa har ansvar for:

• rådgivning i forbindelse med vitnemålsarbeid
• implementering av vitnemålsformular og Diploma Supplement i FS
• rapportering av oppnådde grader til DBH innen 15. februar hvert år.

Eksamenstjenesten UiT har ansvar for:

• rådgivning i forbindelse med vitnemålsarbeid
• utstede vitnemål og Diploma Supplement
• utsteding av bachelorvitnemål i fritt sammensatte fag
• arkivering av vitnemålsrelevant dokumentasjon for bachelorvitnemål i fritt sammensatte fag
• bestilling og trygg oppbevaring og distribuering av vitnemålspapir
• sikre at bare de som har ansvar for å produsere vitnemål har tilgang til vitnemålspapir

Seksjon for arkiv har ansvar for:

• veiledning og brukerstøtte vedrørende dokumentbehandling og arkiv.

4. Generelt om vitnemål

Et vitnemål er et verdipapir med en bekreftelse på:

• hvilken grad kandidaten har oppnådd
• avlagte eksamener og fullført studieprogram, herunder kompetanse.

Vitnemålet skal gi en kortfattet beskrivelse av kandidatens kvalifikasjon etter endt studium. Vitnemålet produseres på bakgrunn av en lovpålagt utdanningsplan som er en kontrakt mellom student og lærested. Det er derfor begge parters ansvar at utdanningsplanen til enhver tid er oppdatert. UiT har valgt å følge den nasjonale malen for vitnemål slik Universitets- og høgskolerådet (UHR) har anbefalt (arkivref.: 2011/2084).

Eksamenstjenesten UiT utsteder vitnemål fortløpende så snart kandidaten har oppfylt vilkårene for bachelorgrad, master-, cand.-psychol.- og cand.med.-grad innenfor norskspråklige studieprogrammer ved UiT.

Det er en ny ordning fra og med våren 2015 at UiT automatisk utsteder bachelorvitnemål for de som fullfører utdanningsplanen. Denne ordningen har ikke tilbakevirkende kraft. De som har fullført sin bachelorutdanning før våren 2015 må henvende seg i TOPdesk for å bestille vitnemål.

Fakultetene kan fastsette at også andre kandidater kan få utstedt vitnemål uten forespørsel, jf. forskrift for studier og eksamener ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (eksamensforskrift) § 50. Dersom en kandidat ønsker å forbedre en karakter som inngår i utdanningsplanen kan vedkommende varsle UiT om vitnemålsutsettelse.

Sammen med vitnemålet skal Diploma Supplement (DS), et internasjonalt vitnemålstillegg, skrives ut. Dokumentene gir en utfyllende beskrivelse av kvalifikasjonen som kandidaten har oppnådd. De erstatter ikke studentens vitnemål, men supplerer dette. DS er kun gyldig når det er signerte, stemplet og foreligger sammen med vitnemålet. Saksbehandler som er ansvarlig for kontroll av vitnemålsgrunnlaget underskriver på vitnemålets side tre og på DS.

Rektor skal signere vitnemålets framside.

Et viktig prinsipp som må ivaretas ved utstedelse av vitnemål er at det bare kan utstedes ett vitnemål per oppnådd grad.

Utstedelse av vitnemål kan utsettes til klagefristen er over. Unntatt grader som kvalifiserer til autorisasjon/lisens.

Eksamenstjenesten UiT har ansvar for å sikre at papiret som benyttes til vitnemål aldri kommer på avveie. Vitnemålspapir skal oppbevares innelåst. Når det produseres vitnemål skal det ikke gjøres utskrift på skrivere som benyttes av studenter eller andre som ikke er tilsatt ved UiT. Utskrift sendes til PullPrint og man benytter eget kort på skriveren.

Kontroll før avsluttende eksamen

Fakultetene har ansvar for at følgende kontroll utføres

Opptaksgrunnlaget
For studenter ved studier som har lokalt opptak, må opptaksbrevet/vedtak om opptak gjennomgås for å kontrollere at grad utstedes på riktig grunnlag. Dersom det er gjort betinget opptak må det kontrolleres om betingelsene er oppfylt. Dersom disse ikke er oppfylt, må studenten gjøres oppmerksom på dette og sørge for at betingelsene er oppfylt før oppmelding til avsluttende eksamen kan skje.

Utdanningsplanen og krav til oppnådd grad
Det må kontrolleres at studenten, når avsluttende eksamen er bestått, vil komme til å oppnå tilstrekkelig antall studiepoeng samt oppfylle de fagkrav som er fastsatt i den aktuelle studieplanen. Informasjon om hva som er påkrevd for en gitt grad finnes i mastergradsforskriften, studieforskriften og i studieplanen for det aktuelle studieprogrammet.

Det skal alltid foreligge dokumentasjon på all utdanning tatt ved andre læresteder som skal inngå i graden. Kontroller at all ekstern utdanning som skal inngå i graden er lagt inn i person eksternstudium i FS. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig i dokumentarkivet i FS.

Eventuell faglig overlapping må også kontrolleres. Dette er spesielt viktig for studenter som har fått innpasset eller godkjent utdanning fra eksterne læresteder. Også for en del emner ved UiT er det faglig overlapping med tilhørende studiepoengreduksjoner.

Registrering
Kontroller at kandidaten er registrert til aktuell eksamen i det semesteret avsluttende eksamen ble avlagt. For å bli uteksaminert i vårsemesteret må avsluttende eksamen i høyere grad være avviklet i tidsrommet 1. februar til 1. september. Tilsvarende for høstsemesteret er 2. september til 31. januar.

Korrektur
Lese korrektur på alle opplysninger som er lagt inn i FS. Vær oppmerksom på korrekt tittel på bachelor-/mastergradsoppgaven.

Kontroll før utstedelse av vitnemål

Fakultetene melder inn vitnemålsproduksjon via TOPdesk.  Følgende kontroll må først utføres:

Målform
Vitnemålet skal skrives ut i den målform kandidaten ønsker. Opplysning om målform er å finne i FS rapporten student samlebilde.

Innhold i vitnemålet
Kontroller at det er samsvar mellom innholdet i vitnemålet og innhold i studieplanen/krav til graden. Standardteksten på side to i vitnemålet skal gi en kortfattet beskrive av kandidatens kvalifikasjon etter endt studium.

Overskytende emner
Dersom en kandidat har flere studiepoeng enn minstekravet for den aktuelle graden, må vedkommende opplyse om hvilke emner som skal tas med på vitnemålet. Dersom dette ikke er meldt inn, bør vedkommende kontaktes for avklaring. Lar dette seg ikke gjøre, skrives vitnemålet ut etter skjønn og kandidaten har ikke klagerett på resultatet.

Dokumenter som må foreligge ved utstedelse av vitnemål

Fakultetene må utføre følgende kontroll av dokumenter

Studentopplysning fra FS
Gir blant annet opplysning om målform, semesterregistrering og eventuelle tidligere oppnådd grad ved UiT.

Karakterutskrift fra FS
Dokumenterer all utdanning tatt ved UiT.

Opptaksdokumenter
Opptaksgrunnlaget bør fremgå av opptaksbrevet. Vær oppmerksom på at det kan foreligge vedtak om betinget opptak.

Brev om vedtak vedrørende eventuelle fritak, innpassinger og/eller godkjenning av utdanning tatt ved andre læresteder.

Dokumentasjon på all ekstern utdanning som skal inngå i graden.

Sensurprotokoll

Fakultetene har ansvar for at sensurprotokoll for avsluttende mastergrad foreligger[1]. På denne finnes sensur for avsluttende masteroppgave, en oversikt over alle deleksamener som hører inn under mastergraden/ utdanningsplanen, samt masteroppgavens tittel. Eksamenstjenesten UiT har ansvar for registrering av sensur i FS og arkivering av protokollen i arkivsystemet i Teams.

Dokumentkontroll

Fra og med 1. juli 2012 er det innført pålegg om fremvisning av originaldokumenter (jf. § 51 i studie- og eksamensforskriften). Studenter må ved forespørsel fra universitetet(fakultetet) framvise originaldokumenter som er grunnlaget for opptak til studier, eller for utstedelse av vitnemål ved UiT. Studenter som ikke framviser de forespurte originaldokumentene for kontroll, kan miste studieretten. Vitnemål fra UiT vil kunne bli holdt tilbake inntil de forespurte originaldokumentene er framvist og kontrollert.

Praktisk prosedyre for utstedelse av vitnemål

Se lenke til Brukerveiledning for utstedelse av vitnemål under avsnittet Skjema og veiledere for forvaltning av vitnemål i dette dokumentet.

For utfyllende informasjon om prosedyrer for arbeid med kvalifikasjoner i FS, se lenke til komplett Manual for utskrift av kvalifikasjoner i FS under samme avsnitt.

Utstedelse av vitnemål

Det utstedes ikke nytt vitnemål dersom kandidaten senere består nye eksamener som kan inngå i graden. Nye eksamener synliggjøres med karakterutskrift.

Dersom en kandidat senere forbedrer en karakter som inngår på vitnemålet, kan det utstedes nytt vitnemål jf. Studie- og eksamensforskriften § 50 pukt 6. Gammelt vitnemål må leveres inn og makuleres før nytt vitnemål kan utstedes. For å unngå uklarheter på grunn av at datoen på grunnlag for vitnemålet ikke samsvarer med datoen som angis på førstesiden av vitnemålet, skal følgende opplysning føres på vitnemålets punkt “Tilleggsopplysninger”[3]: 

• Bokmål: “Karakteren er forbedret etter at graden er oppnådd.”
• Nynorsk: “Karakteren er forbedra etter at graden er oppnådd.”
• Engelsk: “The grade has been improved after the degree was awarded.”

Utstedelse av duplikat

Det finnes kun ett originalt vitnemål. Dersom vitnemålsinnehaveren mister sitt vitnemål og/eller vitnemålstillegg, skal det særdeles tungtveiende årsaker til for at det skrives ut duplikat. Dette kan være dersom vitnemålet er forsvunnet i brann, ødelagt av vannskader og lignende. Slike årsaker må dokumenteres. Duplikat er kopi av originalt vitnemål på originalt papir, men stemplet med “DUPLIKAT” på alle sider.

Dersom vitnemålsopplysningene kun finnes elektronisk, skrives det ut et nytt vitnemål på vitnemålspapiret og papirene signeres, eventuelt av nye personer.  Hver side stemples med ”DUPLIKAT”.  Signeringsdatoene blir nødvendigvis ikke de samme som i originalvitnemålet.

Dersom kopi av det originale vitnemålet finnes i papir i Kandidatarkivet[4] tas det kopi av dette og ”Rett kopi” med sted, dato og signatur påføres alle sidene.

Utstedelse av vitnemål til utenlandske studenter

Utdannings- og forskningsdepartementet fastslo i brev av 24.03.98 at det bare skal utstedes ett originalt vitnemål etter fullført utdanningsprogram. Dette skal være på norsk, med mindre programmet i sin helhet er gjennomført på engelsk. Vitnemålet skal suppleres med Diploma Supplement.

Om nødvendig er det mulig å få vitnemålet offisielt bekreftet, det må kandidaten ordne selv. Det er to ulike prosedyrer for dette, avhengig av om kandidaten ønsker legalisering av originalvitnemål eller kopi av dette. Dersom det gjelder originalvitnemål sender kandidaten vitnemålet til Kunnskapsdepartementet (KD) for verifisering, og deretter oversender KD vitnemålet til Utenriksdepartementet (UD) eller fylkesmannen, som påfører apostille[5]. Om påføring av apostille skjer hos UD eller fylkesmannen er avhengig av hvilket land kandidaten kommer fra, eller hvilket land vitnemålet skal brukes i. Noen land har signert en konvensjon som gjør at det er tilstrekkelig med apostille fra fylkesmannen, mens andre land ikke har gjort det, og påføring av apostille skjer dermed hos UD. I tilfeller der det gjelder kopi av originalvitnemål må dette først attesteres hos en notarius publicus, før det kan sendes til KD og deretter UD eller fylkesmann (se ovenfor).

Utenlandske studenter som har fullført en grad ved UiT skal dermed ha:

• Vitnemål
• Diploma Supplement

Utenlandske studenter som har avlagt enkelteksamener ved UiT skal ha:

• Komplett karakterutskrift på engelsk.
• Dokumentasjon som forklarer det norske gradssystemet, oppbygging og begreper: Transcript supplement (se under avsnittet skjema og veiledere for forvaltning av vitnemål i dette dokumentet).

Arkivering av vitnemålsrelevant dokumentasjon

UiT har plikt til å kunne dokumentere på hvilket grunnlag en grad er tildelt fra oss, også i ettertid, og det kan være flere årsaker til at det oppstår behov for å kunne gjenskape et vitnemål/vitnemålsgrunnlag. Det er derfor nødvendig å ha gode systemer og rutiner for arkivering og bevaring av all vitnemålsrelevant dokumentasjon for den enkelte kandidat.

Universitetet er pliktig til å ta vare på all vitnemålsrelevant dokumentasjon, det vil si dokumentasjon som danner grunnlag for opptak til studier (vitnemål, karakterutskrifter, arbeidsattester og annet som har relevans for opptaksvurderingen), samt dokumentasjon på ekstern utdanning som innpasses, godkjennes eller gir fritak for eksamener ved UiT.

Avdeling for utdanning har ansvar for arkivering av dokumentasjon som danner grunnlag for opptak til studier på alle nivå, med unntak av ph.d.-utdanninger. Arkivbestemmelsene og rutinene for arkivering er beskrevet i Kapittel 7 Forvaltning av opptak til studier.

Fakultetene/instituttene har ansvar for arkivering av dokumentasjon på ekstern utdanning som godkjennes og innpasses i studier ved UiT. Arkivbestemmelsene og rutinene for arkivering er beskrevet i Kapittel 10 Godkjenning og innpassing av ekstern utdanning.

All dokumentasjon arkiveres elektronisk i FS eller sak- og arkivsystemet dersom ikke annet er påkrevd. Enhetene bør ved behov avklare sine arkiv- og bevaringsrutiner med Seksjon for arkiv for å sikre at gjeldende arkivbestemmelser blir ivaretatt.

Selve vitnemålet og Diploma Supplement (DS) lagres elektronisk som pdf-filer på kandidaten i FS når vitnemålet produseres.

Ferdig signerte vitnemål arkiveres som pdf-filer i ephorte.

Arkivering før 2009
I årene før 2009 ble samtlige vitnemål ved UiT utstedt ved Avdeling for utdanning (gradsforvaltningen ble delegert til fakultetene fra og med 1.8.2009). Kopi av signert vitnemål, DS, Transcript of Records, sensurprotokoll og annen vitnemålsrelevant dokumentasjon er for hele denne perioden arkivert i papirform i kandidatmapper som er lagret i et eget kandidatarkiv.

Godkjenning av annen grad eller utdanning

Den som har utdanning fra utenlandsk eller norsk institusjon som ikke faller inn under universitets- og høgskoleloven, kan søke universitetet(opptak/fakultetene) om å få graden eller utdanningen godkjent som del av grad eller som jevngod med grad, yrkesutdanning eller annen utdanning som gis ved UiT, jf. lov om universiteter og høgskoler § 3-4. Nokuts godkjenningssaker skal være retningsgivende for UiTs behandling av disse søknadene.

Slike godkjenninger skal rapporteres til Nokut jf. forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høgskoler av 8. september 2005 nr. 1040 § 5-2.

Dokumentasjon på godkjenning skal inkluderes i student-/kandidatmappen.

.

Skjema og veiledere for forvaltning av vitnemål

Skjema

• Bestilling av bachelorvitnemål i fritt sammensatte fag

Det vil bli publisert linker til følgende dokumenter og veiledere senere:

Dokument som forklarer det norske gradssystemet, oppbygging og begreper

• Transcript supplement – etter 2003
• Transcript supplement – før og etter 2003

Veiledere for utsteding av vitnemål og arbeid med kvalifikasjoner i FS

• Brukerveiledning for utstedelse av vitnemål
• Manual for utskrift av kvalifikasjoner i FS

Hva er en klage over enkeltvedtak

En klage vil normalt være skriftlig, men den kan også fremsettes muntlig. Ved muntlig klage må enheten som mottar klagen sette den opp i skriftlig form. Klagen behøver ikke å ha overskriften «klage», men den må nevne det vedtak det klages over og nevne de endringer som ønskes i det vedtak det klages over.

Dersom det er uklart om det foreligger en klage, eventuelt hvilket vedtak det klages over, bør klager gis kort frist til å klargjøre dette. Skjer ingen klargjøring avvises henvendelsen.

Det må klages over et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 3 første ledd bokstav b. Et enkeltvedtak er et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en person. Eksempler på enkeltvedtak:

• Avslag på søknad om opptak
• Avslag på søknad om dispensasjon fra tregangerregelen
• Inndragelse av studierett

 Hvis vedtaket som påklages ikke er et enkeltvedtak, kan vedtaket ikke påklages. Klagen kan dermed avvises eller behandles som kritikk av beslutningen henvendelsen gjelder.

Klagefrist

Klagen må fremsettes innen 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part, jf. forvaltningsloven § 29. Klagefristen avbrytes dersom parten krever å få en begrunnelse for vedtaket, og ny frist tar til å løpe fra det tidspunkt begrunnelsen er kommet frem til klageren.

Unntaksvis kan en for sent innkommet klage likevel behandles dersom klageren ikke kan lastes for å ha oversittet fristen eller det av særlige grunner er viktig at klagen blir prøvd, jf forvaltningsloven § 31. En klage skal i alle tilfeller ikke tas til behandling dersom det er gått mer enn ett år siden vedtaket ble truffet.

Hvis klagen er fremsatt etter klagefristen, og det ikke er grunnlag for å likevel ta klagen til behandling, skal klagen avvises som for sent fremsatt. Parten underrettes om avvisningsvedtaket, og det gis en ny klagefrist på tre uker. Dersom parten velger å klage over avvisningsvedtaket skal denne klagen vurderes på vanlig måte. Gis ikke klagen medhold skal klagen og sakens dokumenter sendes over til Seksjon for studieadministrasjon. Klager skal ha kopi av oversendelsesbrevet. Klageinstansen kan overprøve alle sakens sider, inkludert avvisningsgrunnlaget.

Saksforberedelse

Enheten som fattet enkeltvedtaket det klages over, skal vurdere saken på nytt. Enheten må først vurdere om klagefristen er overholdt, og i motsatt fall avvise klagen. Dersom klagefristen er overholdt, og vilkårene for å behandle klagen foreligger, må enheten gjøre de undersøkelser som er nødvendig for å opplyse saken.  Dersom enheten finner at klagen skal tas til følge, kan enheten omgjøre vedtaket. Dersom klagen ikke tas til følge, oversendes klagesaken til Nemnda for studentsaker ved Seksjon for studieadministrasjon.

Enheten utformer et oversendelsesbrev til Seksjon for studieadministrasjon i ePhorte, ved bruk av standardmalene i ePhorte. I oversendelsesbrevet gis det et sammendrag av faktum og en vurdering av alle klagers anførsler. Oversendelsesbrevet og relevante dokumenter sendes ufordelt til Seksjon for studieadministrasjon ved bruk av saksbehandlingssystemet ePhortes N-notat (Internt dokument med oppfølgning). Klager har krav på å få oversendelsbrevet i kopi etter fvl. § 33 fjerde ledd. Det må opprettes et eget utgående brev for å sende oversendelsesbrevet til klager i kopi, men innholdet bør være helt likt N-notatet som sendes til Seksjon for studieadministrasjon. Eksempel på relevante dokumenter i klagesaker:

• Klage
• Evt. legeerklæring
• Uttalelser (f.eks fra emneansvarlig)
• Korrespondanse med student

Klagen skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Dersom det tar en mer enn en måned å behandle klagen fra den er kommet inn til universitetet, skal det sendes ut foreløpig svar. I dette skal årsaken til at det tar lengre tid å behandle klagen fremgå, og hvis mulig skal det angis når svar kan forventes.

Særlig om klage over karakter

Studenter kan klage på karakteren på eksamen eller vektet deleksamen innen tre uker etter at eksamensresultatet er kunngjort. Dersom deleksamen ikke er vektet, gjelder klagefristen fra og med endelig sensurvedtak i emnet er kunngjort.

Dersom studenten har satt frem krav om begrunnelse for karakterfastsettingen eller har klaget over formelle feil ved eksamen, avbrytes klagefristen. Ny klagefrist løper fra studenten har fått begrunnelsen eller endelig avgjørelse av klagen over formelle feil foreligger.

Ved klage over karakterfastsetting etter at studenten har mottatt vitnemål, må vitnemålet leveres inn før klagen kan behandles.

Det kan ikke klages over bedømmelse av muntlig prestasjon eller annen bedømmelse som på grunn av prøvens art ikke lar seg etterprøve, for eksempel praksisvurdering.

Det er individuell klagerett ved gruppeeksamen. En eventuell endring av karakter etter klage vil kun gjelde for den som har klaget.

Den nye eksamenskommisjonen skal foreta en ny og uavhengig karakterfastsetting. Den nye eksamenskommisjonen skal ikke ha opplysninger om karakter, begrunnelse for karakteren eller studentens begrunnelse for klagen. I helt spesielle tilfeller må saken likevel gjøres så opplyst som mulig for klageinstansen. Dette vil være nødvendig når eksamensbesvarelsen i seg selv ikke gir sensorene alle relevante momenter i forhold til sensurvurderingen. Dette kan for eksempel være nødvendig i tilfeller hvor besvarelsen inneholder plagieringer eller når det foreligger formelle feil ved eksamensgjennomføringen.

Dersom karakter ved ny sensur avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur, skal det foretas en ny vurdering før endelig karakter fastsettes.

Det skal avholdes ny justerende muntlig eksamen dersom klage medfører endring i karakter på andre deleksamener.

Svar på klagesensur skal foreligge uten ugrunnet opphold. 

Karakterfastsettingen ved ny sensur er endelig og kan ikke påklages.

Hva er en klage over formelle feil 

En student kan klage over formelle feil ved eksamen eller prøve, jf. universitets- og høyskoleloven § 5-2. Formelle feil kan for eksempel være feil ved eksamensoppgaven, eksamensavviklingen eller gjennomføringen av sensuren. Studenten kan også klage over formelle feil ved praksisgjennomføringen. I slike tilfeller er viktig at det skilles mellom klage over rent formelle feil ved praksis, og klage over vurderingen som er gjort. Sistnevnte har studenter ikke klagerett over.

Ofte er det uklart ut fra klagen om det faktisk foreligger en klage over formelle feil eller noe annet. Ved tvil er det viktig å avklare med klager hva som ønskes oppnådd og på hvilket grunnlag. Ønsker klager ny sensur, ny eksamen, eller kun å gi tilbakemelding om kvalitetssvikt? Klager må også gjøres kjent med at dersom en klage over formelle feil tas til følge, så skal sensurvedtaket oppheves. Dette gjelder uansett resultat til eksamen.

Selv om det ikke skulle foreligge en klage over formelle feil har enheten plikt til å undersøke og vurderer forholdet nærmere, dersom de får opplysninger som kan innebære en formell feil. Kandidatenes kunnskaper og ferdigheter skal bli prøvet på en upartisk og faglig betryggende måte. Dette innebærer at enheten må gripe inn om nødvendig, selv om det ikke foreligger en klage fra en av kandidatene. For eksempel kan dette være aktuelt dersom en sensor var inhabil, at en eller flere av kandidater uberettiget kjente til oppgaven på forhånd, sensorene har lagt til grunn feile vurderingskriterier, feil angående tillatte hjelpemidler osv.

Klagefrist

Klage over formelle feil på fremsettes innen tre uker etter at vedkommende er eller burde vært kjent med de forhold som begrunner klagen, jf. universitets- og høyskoleloven § 5-2 første ledd. Dersom en student for eksempel klager over forhold ved eksamensgjennomføringen, begynner klagefristen å løpe på eksamensdagen.

Dersom en student også har fremmet krav om begrunnelse for karakterfastsettingen og/eller levert klage på karakterfastsettingen, løper klagefristen fra kandidaten har fått begrunnelsen eller endelig avgjørelse av klagen foreligger.

Saksforberedelse

Klagen behandles først av enheten, eller av Eksamenstjenesten UiT der det er naturlig.

Enheten må sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst. Det kan være nødvendig å innhente uttalelser fra de som har laget oppgavesettet, fra eksamenskommisjonen og eksamensvakter. I noen tilfeller kan det også være nødvendig å snakke med noen av eksamenskandidatene. Hvis den anførte feilen er knyttet til selve eksamensgjennomføringen er det viktig å være raskt ute for å sikre best mulige faktiske opplysninger om hva som har skjedd.

Enheten må så ta stilling til om det foreligger en formell feil eller ikke. Dersom enheten mener at det foreligger en formell feil må det videre tas stilling til om feilen kan ha hatt betydning for klagers prestasjon eller bedømmelsen av denne. Dersom man kommer til at feilen kan ha hatt betydning, skal sensurvedtaket oppheves for klager. Hvis feilen kan rettes opp ved ny sensur av innleverte arbeider, foretas ny sensurering. I motsatt fall holdes ny eksamen eller prøve med nye sensorer, jf. universitets og høyskoleloven § 5-2 andre ledd. Ved ny eksamen må tidspunkt avklares med klager.

Dersom enheten vurderer det slik at feilen kan ha hatt betydning for flere kandidater, kan det bestemmes at det skal foretas ny sensurering eller avholdes ny eksamen eller prøve, jf. universitets- og høyskoleloven § 5-2 fjerde ledd. Dette vil innebære at sensurvedtak oppheves for alle berørte kandidater, ikke kun de som har klaget. Enheten kan også bestemme at eksamenen ikke oppheves, men at alle kandidatene tilbys ny eksamen eller ny sensur, hvor kandidatene selv kan ta stilling til om de vil benytte seg av muligheten. Det siste er som oftest tilstrekkelig, men i noen tilfeller må hele eksamener oppheves. Hvis man vurderer det slik at noen har fått en uberettiget fordel av feilen, for eksempel at en ukjent gruppe studenter har kjent til eksamensoppgaven på forhånd, kan det være aktuelt å oppheve eksamensresultatet for samtlige studenter.

Før enheten fatter vedtak om ny sensurering eller ny eksamen etter § 5-2 fjerde ledd, må berørte kandidater varsles om forholdet. Varselet skal gjøre rede for hva saken gjelder og kandidatene skal gis anledning til å uttale seg innen en frist. Etter at det er fattet vedtak om ny eksamen skal kandidatene informeres om vedtaket, og gis informasjon om klageadgang. Resultatene fra den opphevede eksamenen skal ikke kunngjøres. Dersom disse resultatene allerede er kunngjort, må kandidatene gjøres oppmerksom på at disse resultatene ikke lenger er gyldige. Ny eksamen må planlegges i tråd med vedtaket, selv om klagefristen ikke er utløpt. Hvis en av kandidatene klager på vedtaket må enheten behandle klagen i tråd med de ordinære rutinene. Dersom enheten vedtar å ikke gjennomføre ny eksamen, etter å ha gitt varsel om forholdet til kandidatene, vil videre saksgang bero på om det foreligger en klage over forholdet eller ikke. Foreligger det ingen klage over formelle feil, skal enheten informere alle kandidatene om vedtaket, og om klageadgang. Hvis en av kandidatene klager på vedtaket må enheten behandle klagen i tråd med de ordinære rutinene.

Dersom enheten kommer til at det ikke foreligger en formell feil, skal saken sendes over til Nemnda for studentsaker ved Seksjon for studieadministrasjon.

Enheten utformer et oversendelsesbrev til Seksjon for studieadministrasjon i ePhorte, med standardmalene i ePhorte. I oversendelsesbrevet gis det et sammendrag av faktum og en vurdering av alle klagers anførsler. Oversendelsesbrevet og relevante dokumenter sendes ufordelt til Seksjon for studieadministrasjon, med kopi til klager.

Hva er fusk

Den som fusker ved avleggelse av eksamen, kan utestenges fra institusjonen i inntil ett år og fratas retten til å gå opp til eksamen ved andre institusjoner under lov om universiteter og høyskoler i samme periode. Den eller de aktuelle eksamener kan i tillegg annulleres. Med fusk menes en uredelig opptreden for å oppnå en bedre karakter. Eksempler på dette kan være at studenten har ulovlige hjelpemidler tilgjengelig under en skoleeksamen, eller at studenten under en hjemmeeksamen benytter seg av kilder eller tidligere besvarelser på en slik måte at arbeidet fremstår som studentens eget. Se forskrift om studier og eksamener ved UiT § 45 for nærmere angivelse av hva som kan regnes som fusk. Både forsøk på fusk og gjennomført fusk kan føre til utestenging.

Fusket må være begått med forsett eller grov uaktsomhet. Forsett vil si at studenten med viten og vilje har benyttet seg av uredelige metoder for å oppnå resultater på eksamen. Med grov uaktsomhet forstås en kvalifisert klanderverdig opptreden som foranlediger sterke bebreidelser for mangel på aktsomhet. En student som i ren vanvare, uaktsomt, har opptrådt på en uredelig måte vil altså ikke kunne straffes etter disse bestemmelsene.

Saksforberedelse

Dersom det oppstår mistanke om fusk, skal alle sakens dokumenter og en beskrivelse av forholdet og hvordan forholdet har blitt oppdaget sendes til Seksjon for studieadministrasjon (SSA).

I oversendelsesbrevet skal følgende informasjon fremgå:

• Studentens navn og studentnummer.
• En beskrivelse av eksamensordningen.
• En beskrivelse av studentens studieløp.
• Hvis forholdet gjelder en hjemmeeksamen, må det opplyses om i hvilken grad studenten er informert om de krav som stilles til kildebruk og referanser.
• Hvilken type fuskehandling fakultetet/instituttet mener er begått og omfanget av denne.

Eksempler på øvrige saksdokumenter ved oversendelse:

• oversendelsesbrev til SSA med en beskrivelse av saken
• sensorrapport
• studentens eksamensbesvarelse
• kilden/teksten det mistenkes at studenten har brukt
• eksamensoppgaven
• emnebeskrivelse
• eventuell korrespondanse med studenten
• Ourginal-rapport

Ourginal-rapporten er et hjelpemiddel for å oppdage treffprosent med kilder. Rapporten kan vise treff med kilder det er korrekt henvist til, og kan derfor vise en høyere treffprosent enn det som anses som fusk. Det kan også foreligge mer tekstlikhet enn det rapporten viser, ettersom studenter kan endre på ord og formuleringer for å skjule bruken av teksten. Derfor ber om vi om at tekstlikhet mellom eksamensbesvarelsen og kilden markeres før oversending til SSA.

Saken sendes ufordelt til SSA i ePhorte. Tittelen på oversendelsesbrevet skal være: «Oversender sak om mistanke om fusk i emnet xxx til Nemnda for studentsaker».

Etter oversendelse til SSA er det SSA som håndterer saken videre. SSA vil ta stilling til om det er grunnlag for å reise disiplinærsak for Nemnda for studentsaker. Dersom sak reises, varsler SSA studenten om at det vil bli reist disiplinærsak og gir studenten anledning til å avgi uttalelse innen en nærmere fastsatt frist. Studenten gis underretning om adgangen til å la seg representere av advokat eller annen talsperson på universitetets regning.

Ved mistanke om fusk vil det være riktig å sensurere besvarelsen på vanlig måte ut fra faglige kriterier. Sensorene skal ikke vurdere om forholdet er å betrakte som fusk ved sensurering av besvarelsen. Sensorene kan likevel ved karakterfastsettelsen vektlegge forhold som brudd på gjeldende normer for bruk av kilder og referanser, samt mangler ved besvarelsens selvstendighet.

Studenten har studieretten i behold frem til eventuelt fuskevedtak. Det vil si at studenten har rett til å avlegge kontinuasjonseksamen dersom studenten har strøket.

Behandling i Nemnda for studentsaker

Nemnda for studentsaker fatter vedtak om utestenging fra institusjonen, om tap av retten til eksamen ved institusjonene under lov om universiteter og høyskoler, og om annullering av den aktuelle eksamen.

SSA underretter studenten om vedtaket med kopi til fakultetet/instituttet, samt orienterer institusjonene under lov om universiteter og høyskoler om vedtaket. SSA annullerer eksamen og registrerer eventuell utestengelse i FS/RUST.

Vedtaket gjelder fra vedtaket er kommet frem til studenten. Vedtaket om utestengelse gjelder som hovedregel fra dette tidspunktet selv om studenten påklager vedtaket.

Vedtaket om annullering og utestenging kan påklages av studenten etter reglene i forvaltningsloven. Fristen for å klage er tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til studenten. Eventuell klage skal sendes til SSA. Klagesaken forberedes og legges frem for nemnda for behandling. Nemnda kan oppheve eller endre sitt tidligere vedtak dersom den finner klagen begrunnet.

Dersom klagen ikke blir tatt til følge av Nemnda for studentsaker, oversender SSA saken til Felles klagenemnd.

Regelverk

Lov om universiteter og høyskoler § 4-10

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning

Regler om klagenemnda ved Universitetet i Tromsø III c

Generelt om skikkethetsvurdering

Ordningen med skikkethetsvurdering skal sikre at kandidater fra lærerutdanningene og helse- og sosialfaglige utdanninger er i stand til å møte kravene som stilles til yrkesrollen. En student som utgjør en mulig fare for barnehagebarns, elevers, pasienters, klienters og brukeres liv, fysiske og psykiske helse, rettigheter og sikkerhet, er ikke skikkethet for yrket.

Hvilke utdanninger som er omfattet av skikkethetsvurdering følger av skikkethetsforskriften § 1.

Universitetsstyret har oppnevnt en vitenskapelig ansatt som institusjonsansvarlig for skikkethetsvurderinger ved Universitetet i Tromsø, jf. forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning § 7. Institusjonsansvarlig har ansvar for å motta og behandle tvilsmeldinger, fremme eventuelle saker for universitetets skikkethetsnemnd, gi veiledning til ansatte, praksisfeltet og studenter i spørsmål angående tvilsmeldinger og skikkethetsvurderinger, og å informere studenter og ansatte om skikkethetsvurdering.

Enhetene har ansvar for den løpende skikkethetsvurderingen av studenter på de aktuelle utdanningene, å gi informasjon om skikkethetsvurderingen til praksissted, å informere studenter og ansatte om skikkethetsvurdering, og å oppnevne en kontaktperson for skikkethetsvurdering.

Etter reglene i lov om universiteter og høyskoler § 4-10 tredje ledd jf. forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning § 6, har universitetsstyret oppnevnt en egen skikkethetsnemnd. Leder av nemnda skal være dekanen ved enten Det helsevitenskaplige fakultet, Det kunstfaglige fakultet eller Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning. Videre består nemnda av en faglig studieleder for en av de aktuelle utdanningene, to representanter fra praksisfeltet, to vitenskapelige ansatte, to studenter og en ekstern juridisk representant med juridisk embetseksamen. Skikkethetsnemnda behandler skikkethetssaker fremmet av institusjonsansvarlig og lager innstilling til Nemnda for studentsaker. Nemnda for studentsaker fatter vedtak i saken.

Løpende skikkethetsvurdering

På de aktuelle studiene skal det foregå en løpende vurdering av om den enkelte student er skikket for å arbeide i det yrket han eller hun utdanner seg til, jf. universitets- og høyskoleloven § 4-10 første ledd annet punkt. Vitnemål for fullført utdanning forutsetter at studenten er vurdert som skikket for yrket. Løpende skikkethetsvurderingen skal inngå i en helhetsvurdering av studentens faglige og personlige forutsetninger for å kunne arbeide som lærer, helse- eller sosialpersonell. Slik skikkethetsvurdering er knyttet til ordinær studentoppfølging gjennom eksamener, undervisning, praksis, veiledning og studentsamtaler.

Særskilt skikkethetsvurdering

Hvis det er begrunnet tvil om en students skikket, skal det foretas en særskilt skikkethetsvurdering. Særskilt skikkethetsvurdering skal kun benyttes i spesielle tilfeller der andre formelle og uformelle tiltak underveis i studiet ikke har ført til endringer i studentens adferd.

Et minstekrav for å kunne stadfeste at det foreligger manglende skikkethet for yrket er at minst ett av vurderingskriteriene for de enkelte utdanningene er tilstede.

Se skikkethetsforskriften for vurderingskriterier for den aktuelle utdanningen.

Kriteriene er generelle og må suppleres med kvalifisert, faglig og yrkesmessig skjønn. Der en student oppfyller ett eller flere av kriteriene, må det vurderes om dette alene eller sammen med andre forhold, utgjør en mulig fare for barnehagebarns, elevers, pasienters, klienters eller brukeres liv, fysiske og psykiske helse, rettigheter og sikkerhet.

Som hovedregel vil de forhold som er gjenstand for skikkethetsvurdering knytte seg til selve studiesituasjonen. Med studiesituasjonen menes både teori- og praksisundervisning. Forhold eller hendelser som ligger utenfor studiesituasjonen kan bare tillegges vekt i den grad de har, eller må antas å kunne ha, innvirkning på hvordan studenten vil utføre oppgavene som lærer eller som helse- eller sosialpersonell. Det avgjørende må være om forholdet vil være egnet til å hindre studenten i en tilfredsstillende utøvelse av det aktuelle yrket.

Ved vurderingen av ulike momenter må det legges vekt på hvor langt studenten er kommet i studiet, og hvorvidt læring og utvikling i det videre studiet kan tenkes å gjøre studenten skikket til det aktuelle yrket.

Skjema for tvilsmelding

Skjema kan lastes ned her

Faglige og administrative roller ved UiT

Rammeverk for studentutveksling

Studentutveksling organiseres innenfor rammene av: 1) Studentens studieprogram 2) En utvekslingsavtale 3)  Utvekslingsprogrammet avtalen eventuelt inngår i.  Merk at ikke alle utvekslingsavtaler inngår i utvekslingsprogram.

Åpne utvekslingsavtaler

Åpne avtaler er utvekslingsavtaler på institusjonsnivå som i prinsippet omfatter alle fagretninger og studenter på alle nivå. UiT Norges arktiske universitet har en rekke sentrale bilaterale utvekslingsavtaler. Andre typer åpne avtaler inngås innenfor bestemte utvekslingsprogram som Nordlys, north2north og Barentsplus. For å sikre at utvekslingsopphold  gjennom disse avtalene er faglig relevante og gode, skal studieprogramstyret eller annen faglig gruppe ved utdanningene jevnlig gå gjennom studietilbudet ved de angjeldende institusjonene for å klarere dem for sine studieprogram og melde SIS om dette. SIS gjør utveksling på  sentrale, åpne avtaler tilgjengelig for studieprogram som er meldt inn fra instituttene.

Fagspesifikke utvekslingsavtaler

Fagspesifikke avtaler omfatter utveksling av studenter fra bestemte studieprogram/fagområder/institutt/fakultet. Disse avtalene registreres med tilhørighet til angjeldende enhet og er tilgjengelig for studenter som tilhører det spesifiserte fagområdet/instituttet. Eksempler på fagspesifikke utveksling er er Erasmus+-avtaler og Nordplusnettverk. Bilaterale institusjonsavtaler som ikke er tilknyttet utvekslingsprogram kan også være fagspesifikk. Det er viktig at avtalen er basert på faglig samarbeid og har en faglig kontaktperson/gruppe 

Nordplus

Nordplus er Nordisk Ministerråds program for utveksling innen høyere utdanning og administreres fra Finland av  Centre for International Mobility (CIMO). Nordplus legger til rette for utveksling av studenter mellom høyere utdanningsinstitusjoner i Norden. Nordplus er organisert i faglige nettverk som også har hovedansvar for det praktiske arbeidet i forbindelse med studentutveksling. Utvekslingsopphold innenfor Nordplus er på 1- 12 måneder. Det kan også gis støtte til studieopphold på under en måned, såkalt ”ekspressmobilitet”. Nordplus tildeler ikke stipendmidler til ph.d.-studenter. Nordplus fagnettverkene administreres av fakultetene ved UiT. 
 
Nordlys er en åpen ordning innenfor Nordplussamarbeidet og er ment for studenter som ønsker å reise til et universitet som er med i Nordplussamarbeidet, men som ikke har etablert et faglig nettverk innenfor studentens fagområde. Varighet er på 1- 12 måneder. Det kan også gis støtte til studieopphold på under en måned, såkalt ”ekspressmobilitet”. Det praktiske arbeidet besørges av den sentrale administrasjonen ved de involverte institusjonene. 

https://www.nordplusonline.org/

Erasmus+

Erasmus+ er EUs utvekslingsprogram innen høyere utdanning og forvaltes i Norge av Diku.  Majoriteten av universitetene i EU/EØS- området er med i Erasmus-samarbeidet. Alle avtalene innenfor dette programmet er fagspesifikke. Et Erasmus-opphold har en varighet på 3- 12 måneder. Også ph.d. -studenter kan reise på utveksling innenfor Erasmus-programmet. Utreisende studenter som får utvekslingsplass gjennom en erasmus+-avtale, får automatisk tildelt Erasmus+-stipend. Stipendet utbetales direkte til studenten av UiT, Seksjon for internasjonalt samarbeid når bekreftelse på ankomst er mottatt., Stipendbeløpet beregnes utfra gjeldende satser for Erasmus+ for det georgafiske området studenten utveksler til.

https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/about_en

north2north

north2north et utvekslingsprogram opprettet av University of the Arctic, et internasjonalt nettverk av utdanningsinstitusjoner i det sirkumpolære nord. I Norge administreres programmet av  UiT Norges arktiske universitet. Programmet er særlig rettet mot studenter og lærere på fag eller emner som er knyttet til nordområdene. Et utvekslingsopphold innenfor N2N har en varighet på 1 – 12 måneder. Per 2021 er cirka 85 utdanningsinstitusjoner i Norge, Sverige, Danmark, Finland, Færøyene, Russland, USA og Canada med i n2n-samarbeidet. Studenter som ønsker utveksling gjennom north2north må søke spesielt gjennom programmets  søknadsordning. Det kan søkes om utvekslingsstipend samt for fritak for skolepenger der det er aktuelt. Stipendmidlene forvaltes nasjonalt. De norske midlene tildeles utvekslingsstudenter fra norske institusjoner og studenter fra medlemsinstitusjoner i Russland og Canada som ønsker utveksling ved et av de norske medlemsinstitusjonene. Studenter som får plass og stipend gjennom ordningen må også søke om utveksling i henhold til de rutinene ved hjemmeinstitusjonen, og opptak til vertsinsitusjonen. UiT utbetaler stipend til egne utreisende og innreisende studenter. 

Lenke: north2north

Barentsplus

Barentsplus administreres av Barentsplus-kontoret ved UiT Norges arktiske universitet. Programmet legger til rette for utveksling av studenter og lærere mellom universitet og høgskoler i Barentsregionen. Utvekslingsoppholdene har en varighet fra 7 dager – 10 måneder. Stipendbeløpene bestemmes av oppholdets lengde. Stipendmidlene utlyses årlig og tildeles og utbetales den enkelte søker individuelt via hjemmeinstitusjonen. Studenter med stipend fra Barentsplus søker om utveksling på vanlig måte. 

Lenke: Barentsplus

Rutiner for saksbehandling

SØKNAD OG NOMINASJON 

Nominasjonsweb 

Innreisende utvekslingsstudenter nomineres av partnerinstitusjonen via nominasjonsweben i henhold til samarbeidsavtaler. Studentene søker deretter i søknadsweben ved å velge følgende søknadsalternativ: 

• Ett semester for emnestudenter
• to semestre for emnestudenter
• Praksis («traineeship», dvs. praksis innen helse- og omsorgsfag, medisin, odontologi, vernepleie, laboratorium, lærerutdanning, veiledning med bachelor-/masteroppgave og barnevern)
• UNIS på Svalbard
• Korttidsopphold (Short Stay)

Søknadsweb 

Etter nominasjonen via UiTs Nominasjonsweb blir studentene tilsendt automatisk mail fra FS med informasjon om opptaksprosedyrer og de formelle kravene (karakterutskrift, pass, engelsktest, CV og Learning Agreement) for innreisende utvekslingsstudenter.  

Innreiseteamet ved Seksjon for internasjonalt samarbeid sender minst to påminelser via FS til alle studenter som ikke har lastet opp de formelle kravene etter søknadssfristen. 

Deretter opplaster studentene (dvs. nominerte søkere) ferdig utfylt og signert Learning Agreement (dvs. forhåndsgodkjenning ved hjemmeinstitusjonen) med vedlegg på UiTs Søknadsweb innen ovennevnte søknadsfristene. 

 Alle søknader som oppfyller de formelle kravene (karakterutskrift fra alle år, pass (informasjonsside av pass) og Learning Agreement signert av student og koordinator fra partnerinstitusjon) videresendes til emneansvarlige ved instituttene for godkjenning. 

SØKNADSBEHANDLING - ELEKTRONISK NOMINASJON 

1- Emnegodkjenning: 

Seksjon for internasjonalt samarbeid sender over alle søknader som tilfredsstiller de formelle kravene til de studiekonsulentene som er ansvarlige for emner som tilbys utvekslingsstudenter ved instituttene. Svarfrist for emnegodkjenning er fire uker etter søknadsfristen: 

• november for vårsemestret
• mai for høstsemestret

Emnekombinasjonen i Learning Agreement må avtales individuelt for hver enket student, og formaliseres i Learning Agreement for Studies. De formelle malene kan lastes ned på SIS sine engelskspråklige utvekslingsportal. 

Studiekonsulentene markerer godkjente emner i merknadsfeltet i Søknad samlebildet i FS. Avtaleeiere skriver under Learning Agreement og sender en kopi til student og til mobility@uit.no . OBS! Instituttene som tilbyr mindre en 30 studiepoeng (ECTS) til utvekslingsstudenter har ansvar for å samarbeide med andre når det gjelder emnekombinasjonene i Learning Agreement. 

Studiekonsulentene oppfordres i denne perioden til å være i dialog med studentene i forhold til spørsmål som er tilknyttet endring av emner i Learning Agreement, dvs. Emner som er blitt endret eller erstattet av andre emner. Disse endringene skal markeres i LA. 

Studiekonsulent skriver under den endelige versjonen av Learning Agreement (såkalte “Final version of Learning Agreement”). Studiekonsulent sender en kopi av “Final Version of.”  til student og via SIS sin kanal på TOPdesk eller ved å sende mail til mobility@uit.no. 

 I løpet av nytt Erasmus+ program (2021-2027) er institusjonene forpliktet til å ta i bruk elektronisk versjon av Learning agreement, UiT vil derfor jobbe med en implementering av dette i de kommende semestrene. Rutinebeskrivelse vil derfor bli oppdatert når et slik arbeid er ferdigstilt.

 2- Praksisopphold (Traineeship) 

I utgangspunktet ønsker UiT kun å ta imot innreisende praksisstudenter fra partnerinstitusjoner som instituttene har godt samarbeid med for å sikre en god balanse mellom inn- og utreisende praksisstudenter, og at praksisstudentene telles med i utvekslingsstatistikk. Dette er i tråd med UiTs internasjonaliseringsstrategi.  

Gjennom samarbeidsavtaler er det mulig for innreisende utvekslingsstudenter å ha et praksisopphold (såkalte traineeship) på en måned til tolv måneder på UiT dersom instituttet ved UiT har et opplegg som kan tilbys. Begrepet “Traineeships” omfatter blant annet følgende praksisopphold ved UiT: klinisk rotatsjon (Clinical Rotation), Placements: Surgical (kirurgisk medisin), Mental Health (vernepleie), Home Nursing (sykepleie), Emergency (nødhjelp), Midwifery (jordmor) og Radiography (radiografi). 

Steg 1: Seksjon for internasjonalt samarbeid sender over alle søknader som tilfredsstiller de formelle kravene til de studiekonsulentene som er ansvarlige for faglig tilrettelegging av praksisoppholdet ved instituttet. Svarfrist for praksisavklaring er fire uker etter søknadsfristen: 

• november for praksisopphold i vårsemestret
• mai for praksisopphold i høstsemestret

Steg 2: Internasjonal koordinator/studiekonsulent har ansvar for faglig tilrettelegging av praksisopphold for innreisende utvekslingsstudenter. SIS utfordrer internasjonale koordinatorer/studiekonsulenter til å være i tett dialog med søkeren eller partnerinstitusjonen i denne perioden, slik at praksisoppholdet sikres i god tid. 

Steg 3: Det faglige innholdet og den praksisperioden i praksisoppholdet i Learning Agreement må avtales individuelt for hver enket student, og formaliseres i Learning Agreement for Traineeship. De formelle malene kan lastes ned på SIS sine engelskspråklige utvekslingsportal. 

Steg 4: Internasjonale koordinatorene/Studiekonsulentene markerer godkjente praksisoppholdet i merknadsfeltet i Søknad samlebildet i FS. Learning Agreement må skrives under og sendes en kopi til student og til mobility@uit.no .  

 Vitenskapelige forskere rettes mot ISMOT

 SØKNADSBEHANDLING - MANUEL REGISTRERING 

De aller fleste utvekslingsprogramstudenter (Erasmus+, Nordplus og bilaterale avtaler) kan nomineres elektronisk via Nominasjonsweb. Det er imidlertid noen studenter som må registreres manuelt, f.eks. Fulbright- EØS-, Erasmus+ Global-, NORPART-, UTFORSK-, NORHED- og INTPART-studenter, og studenter på korte opphold som kun tar et spesialemne i samarbeid med partnerinstitusjonen. Registreringsskjemaet vil være klart i februar – Seksjon for internasjonalt samarbeid jobber med å utvikle et digitalt registreringssystem for opptak av disse studentene. 

Emnegodkjenning: 

2- Praksisopphold 

LEARNING AGREEMENT (MANUELL REGISTRERING): 

 TILBUDSBREV, UTDANNINGSPLAN OG STUDIERETT 

Tilbudsbrev 

Etter melding om godkjente emner og praksis innen 15. november og 15.mai fra instituttene sender Seksjon for internasjonalt samarbeid opptaks- og visumbrev med informasjon om boliggaranti (gjelder kun visumpliktige studenter) til alle kvalifiserte utvekslingssøkere. Brevene sendes ut til kvalifiserte søkere via FS sammen med informasjon om semesterstart og svarfrist innen en uke etter mottatt opptaksbrev. 

Studierett 

Alle innreisende utvekslingsstudenter som er elektronisk nominert eller registret manuelt innen 15. April eller 15.oktober, kommer med i felleskjøringen for bestilling av SNR-nummer, oppretting som student med studierett, oppretting som utvekslingsperson og innlegging av fritak for semesteravgift i FS 

Utdanningsplan 

Når felleskjøringen er på plass, skal Seksjon for internasjonalt samarbeid semesterregistrerer  studenten ved å legge til de godkjente emnene i utdanningsplanen i student samlebildet. Dersom instituttet har opprettet studiepoenggivende emner for praksisstudenter må disse emnene legges til studentens utdanningsplan. 

VEILEDNING OG OPPFØLGING UNDER UTVEKSLINGSOPPHOLDET 

Veiledning og hjelp til innreisende studenter tatt opp ved UiT skjer i samarbeid mellom seksjon for internasjonalt samarbeid og studentenes institutt. Generell veiledning gis av seksjon for internasjonalt samarbeid. Faglig veiledning, altså veiledning rundt emner, undervisning og så videre, samt spørsmål om individuell tilrettelegging skjer ved studentens institutt og fakultetets kontaktpersoner for tilrettelegging. 

AVSLUTNING AV UTVEKSLINGSOPPHOLDET 

Ved avslutning av utvekslingsoppholdet og når eksamensresultat foreligger, bestiller studentene selv en karakterutskrift fra UiT infosenter, enten via studentweb eller per epost. 

Dokumentet confirmation of exchange underskrives ved avslutning av oppholdet for de utvekslingsprogram hvor dette er et krav. Dokumentet kan underskrives av fagnær kontakt eller ved seksjon for internasjonalt samarbeid. 

Etter endt studentutveksling endres status fra aktiv/utgått til fullført. Dette gjøres av seksjon for internasjonalt samarbeid.

STUDENTER SOM ØNSKER Å FORLENGE SITT UTVEKSLINGSOPPHOLD 

Utvekslingsstudenter kan studere ved UiT ett eller to semestre. Studenter som har søkt opptak til kun ett semester (høstsemesteret) kan forlenge sitt opphold med ett semester. Studenter søker ikke opptak på nytt, men må velge nye emner og få disse emnene godkjent av institutt på UiT. Studentens lærested tar i tillegg kontakt med SIS og bekrefter at forlengingen er godkjent. Etter at studenten selv har vært i kontakt med sitt institutt ved UiT, leverer studenten underskrevet Learning agrement til seksjon for internasjonalt samarbeid som forlenger studentens studier i FS. Dette må være ferdigstilt innen 1. desember for vårsemester, 1 juni for høstsemeteret.  Studenter må derfor planlegge dette i god tid før fristen. 

Viktige frister

 NOMINASJONS- OG SØKNADSFRISTER 

1- Nominasjonsweb 

Ved UiT åpnes nominasjonsweben to ganger i året: 

• mars – 15. april for studier i høstsemestret.
• september – 15. oktober for studier i vårsemestret.

Nettside (URL): https://en.uit.no/nominate  

2- Søknadsweb 

Det er to søknadsfrister for innreisende utvekslingsstudenter i henhold til søknadsweb: 

• april for høstsemestret
• oktober for vårsemestret

Nettside (URL): https://en.uit.no/education/art?p_document_id=591007  

Lenker til detaljerte rutinebeskrivelser

https://intranett.uit.no/intranett/vis-artikkel/192615/internasjonalisering_ved_uit?p_dimension_id=265632&p_menu=65794

Viktige frister

Registrering til utveksling ut fra UiT: 1. september for vårsemesteret; 1. februar for høstsemesteret

Søknad til north2north for neste studieår: 15. februar 

Nominasjon av studenter  for utveksling til UiT:  15. april og 15. oktober for oppstart påfølgende semester. 

Lenker til detaljerte rutinebeskrivelser

Studentene

Ettersom bestemmelsene om læringsmiljø gjelder studentene, er det viktig å ha klart for seg hvem som faller innenfor begrepet, og hvem som faller utenfor. En student ved UiT er en person som er tatt opp ved UiT i henhold til gjeldende opptaksreglement. Studentene må ha gyldig studierett og ha betalt semesteravgiften. Studenter som deltar på studierelaterte utvekslingsopphold i utlandet, betraktes som ordinære studenter før og etter oppholdet. Studenter som oppholder seg ved et annet lærested, omfattes ikke av bestemmelsene om læringsmiljøet ved UiT.

Som student ved UiT har du plikt til å sette deg inn i og følge de bestemmelser som til enhver tid gjelder for læringsmiljøet. Du skal medvirke til at helse, miljø- og sikkerhetstiltak blir gjennomført, og delta i evalueringen av slike tiltak. Du skal ellers følge påbud og instrukser fra instituttet om bruken av arbeidslokaler, instrumenter og annet utstyr som tilhører UiT. Studentene skal informeres om sin plikt til aktiv medvirkning i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, som for eksempel plikten til å hindre og avgrense skader og til å avbryte sitt arbeid når det ikke kan fortsette uten fare for liv og helse, se HMS-håndboka.

Studentparlamentet

Studentparlamentet (SP) er studentenes øverste organ ved UiT og uttaler seg i saker som har med studentene å gjøre. Studentparlamentet velger studentenes tillitsvalgte til ei rekke styrer og utvalg, inkludert Universitetsstyret og Læringsmiljøutvalget. Parlamentet gir videre råd til studentenes representanter i sentrale råd og utvalg og arbeider sammen med universitetsledelsen for studentenes beste.

En annen oppgave Studentparlamentet har, er å fordele semesteravgiftsmidlene. Disse midlene går blant annet til drifts- og arrangementsstøtte til de forskjellige studentorganisasjonene, som f.eks. Tromsøstudentenes idrettslag (TSI), Studenthuset Driv og Studentsamfunnet. Arbeidsutvalget har fire medlemmer og står for den daglige driften av Studentparlamentet. Studenter kan henvende seg til Studentparlamentet med alle typer spørsmål.

Universitetsstyret

Universitetsstyret har det overordnete ansvaret for studentenes læringsmiljø. Styret skal også, i samarbeid med Studentsamskipnaden, arbeide for å bedre velferdstilbudene som studentsamskipnaden har ansvaret for, som studentboliger, barnehager, spisesteder og helse- og sosialtjenester. Universitetsstyret vedtar overordna mål og rammer for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved UiT.

Læringsmiljøutvalget

Læringsmiljøutvalget (LMU) skal hjelpe universitetsstyret med å føre tilsyn med læringsmiljøet ved universitetet. Utvalget har 12 medlemmer, og studenter og ansatte har like mange representanter. Alle 4 hovedcampus (Alta, Harstad, Narvik og Tromsø) er representert i LMU.

LMU ved UiT har følgende mandat:

• legge til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet
• delta i planleggingen av tiltak som gjelder læringsmiljø
• følge nøye utviklingen i spørsmål som angår studentens sikkerhet og velferd

Utvalgets virksomhet inngår videre i institusjonens systematiske arbeid med kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til universitetsstyret.

LMU går gjennom fakultetenes rapporter om læringsmiljøet og gir innspill til universitetets utdanningsmelding, som er en rapport om utdanningsvirksomheten ved UiT. LMU skal også holdes orientert om klager på læringsmiljøet som universitetet mottar fra studenter.

LMU ved UiT tildeler midler til studiekvalitetsfremmende tiltak og er ansvarlig for UiTs handlingsplan for universell utforming og individuell tilrettelegging. LMU skriver hvert år en rapport til universitetsstyret om universitetets arbeid med læringsmiljø.

Fakultet & institutt

Fakultetene har ansvar for at institutt og fakultet arbeider systematisk med læringsmiljø. Dette arbeidet skal utføres i samarbeid med studenter og ansatte. Fakultetene skal koordinere læringsmiljøarbeidet mellom instituttene der dette er aktuelt. Instituttene og instituttleder har ansvaret for den daglige ledelsen av virksomheten ved instituttet. Dette inkluderer ansvaret for arbeidet med læringsmiljøet.

Fakultetene og instituttene skal fortløpende gjennomføre vurderinger av rom og fasiliteter, lesesalsplasser, utstyr, materiell, IT-tilgang osv., og raskt utføre nødvendige utbedringer. Spørsmål om læringsmiljø skal også inngå i evalueringer av studieprogram og emner. Resultatene skal innberettes i forbindelse med fakultetenes rapportering om læringsmiljøet.

Nye studenter skal informeres om sikkerhetsrutiner (for eksempel ved brann). Opplæring i spesielt risikoutsatte arbeidsprosedyrer (som ved laboratoriearbeid) skal være et arbeidskrav i de emnene der slik sikkerhetsopplæring er påkrevd. Skriftlig dokumentasjon om bl.a. arbeidsprosedyrer og tilgang til det elektroniske stoffkartoteket skal være lett tilgjengelig.

Der det som en del av studieprogrammet inngår tokt, feltarbeid og reiser med opphold i utlandet, skal den emne- eller fagansvarlige foreta en skriftlig risikovurdering, hvor alle forhold som angår studentens sikkerhet og helse blir vurdert. Ved tokt/feltarbeid/reiser hvor man gjentar det samme opplegget hver gang, er det tilstrekkelig å vise til eksisterende risikovurderinger. Aktuell lovgivning, UiTs retningslinjer og enhetens egne instrukser skal danne grunnlag for risikovurderingen. Der risikoen for skader og sykdom er uakseptabelt stor, skal forebyggende tiltak iverksettes før aktiviteten starter opp. Studentene skal alltid være informert om resultatet av vurderingen.

Studieprogramledelsen

Studieprogramleder skal bidra til å utvikle et godt læringsmiljø for studentene på studieprogrammet og bidra til godt arbeidsmiljø og samarbeid generelt på egen enhet. Læringsmiljø forstås som de fysiske, psykososiale, organisatoriske, digitale og pedagogiske sammenhenger som inngår i studieprogrammet. Et særlig fokus på studentenes læring innebærer blant annet å:

• gjøre studentene bevisst på ansvaret de har for egen læring
• legge til rette for at studentene skal utvikle en selvstendig faglig identitet innenfor studieprogrammets kunnskapsområde og utvikle en felles tilhørighet med andre i studieprogrammet
• legge til rette for studentenes medvirkning, herunder påse at studieprogrammet har egne tillitsvalgte og gjennomføre jevnlige møter og evalueringer som følges opp
• legge til rette for utvikling av gode relasjoner mellom studenter, fagmiljø og administrasjon

Universitetsbiblioteket

Bibliotekdirektøren har det samlede ansvaret for at studentene har tilgang til de nødvendige informasjonsressurser. Universitetsbiblioteket (UB) har også ansvaret for at fysiske og elektroniske fasiliteter er tidsmessige og funksjonelle, og at studentene får veiledning i bruk av bibliotekets ressurser.

UB har også observatørstatus i Læringsmiljøutvalget.

Administrasjonsdirektøren

Administrasjonsdirektøren skal føre tilsyn med læringsmiljøarbeidet ved universitetet. Administrasjonsdirektøren er derfor representert i Læringsmiljøutvalget ved avdelingsdirektør for forskning, utdanning og formidling. Administrasjonsdirektøren skal sørge for at UiT har systemer som sikrer at arbeids- og læringsmiljøet er fullt ut forsvarlig ut fra ei vurdering av hensynet til helse, miljø, sikkerhet og velferd. Dette medfører også et ansvar for å lage nødvendige beredskapsplaner.

Avdeling for forskning, utdanning og formidling

Avdeling for forskning, utdanning og formidling (FUF) er ei sørvisavdeling for studiesøkere, studenter og ansatte. Avdelingen har ansvaret for ei rekke forvaltningsområder knyttet til utdanningsvirksomheten. Du finner regelverk og prosedyrer for disse områdene i Kvalitetssystem for utdanning ved UiT, som avdelingen forvalter.

Avdeling for bygg og eiendom

Avdeling for bygg og eiendom (BEA) har driftsansvaret og tilsyn med mange områder innenfor det fysiske arbeidsmiljøet. Avdelingen har bl.a. ansvar for:

• at universitetets bygninger er bygget, utstyrt og vedlikeholdt iht. lover og forskrifter
• at brannsikkerheten ved UiT er tilstrekkelig
• at sikringssystemer, adgangskontroll til bygninger, innbruddsalarm, ITV/kameraovervåkning,låsesystem osv. er på plass og fungerer
• at UiT har en tilfredsstillende vektertjeneste sett i forhold til behov og trusselbilde
• at inneklimaet er godt
• at renhold og avfallshåndtering fungerer tilfredsstillende
• at tilsyn og drift av tekniske installasjoner fungerer godt
• at UiT har tilfredsstillende tilsyn og vedlikehold av interne veier og parkeringsplasser i forhold til varmekabler, skilting, brøyting og strøing

Ved planlegging, bygging, innredning og drift av nye undervisningsbygg, undervisningsrom, laboratorier og studiearealer (lesesaler, PC-stuer, kontorarbeidsplasser for høyere grads studenter osv.) skal kravene til læringsmiljøet være oppfylt i alle faser. I større prosjekter skal Læringsmiljøutvalget holdes orientert om byggeprosessen og være representert ved ferdigbefaring.

BEA har også observatørstatus i Læringsmiljøutvalget.

Avdeling for organisasjon og økonomi

Avdeling for organisasjon og økonomi (ORGØK) har et overordnet ansvar for UiTs regelverk innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Avdelingen har også sekretariatsansvaret for Arbeidsmiljøutvalget (se under). For ytterligere informasjon om ansvar og oppgaver rundt helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved universitetet, se UiTs nettsider om HMS.

ORGØK har også det overordnete ansvaret for likestillingsarbeidet ved UiT. Fakultetene og de andre enhetene har valgte ombud for likestilling. Spørsmål om universitetets likestillingsarbeid kan rettes til ORGØK.

Arbeidsmiljøutvalget

Studenter og ansatte ved UiT bruker i stor grad de samme lokalene. Arbeidsmiljøutvalgets (AMU) arbeid kommer derfor også studentenes læringsmiljø til gode. AMU er et besluttende og rådgivende samarbeidsorgan. Utvalget skal delta i planlegging av verne- og miljøarbeid og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. AMU skal behandle saker som bl.a. angår opplæring, bygningsmessige endringer, omorganisering, rapporter om ulykker og arbeidsrelaterte sykdommer, bedriftshelsetjenesten og rammene for det systematiske HMS-arbeidet ved universitetet. I AMU er både arbeidsgiveren og arbeidstakerne representert. LMU har observatørrolle i AMU, og AMU har også observatørrolle i LMU. Gjennom observatørene forsøker LMU og AMU å samarbeide om et helhetlig arbeids- og læringsmiljø ved UiT.

IT-avdelingen

IT-avdelingen (ITA) forvalter de digitale verktøy undervisere bruker, samt alt studenter trenger for å gjennomføre studiene, som f.eks. digitale læringsrom, utdanningsstøtte og bruk av godkjente digitale læringsverktøy.

Studiestart - Bli kjent med UiT og Tromsø by

Hovedmottaket av nye studenter skjer ved semesterstart hver høst. Universitetet tar imot studentene gjennom DebutUKA, fadderordningen, oppstartsmøter og diverse arrangementer. Her finner du informasjon om studiestart for studenter. Målet med mottaksprogrammet er ikke bare å gi praktisk hjelp og informasjon om studiene, men også å skape et godt psykososialt læringsmiljø.

Veiledning & informasjon

Ved UiT blir studentene tilbudt veiledning, rådgiving, informasjon og oppfølging – både faglig, administrativ og sosialt.

• For informasjon om plikter og rettigheter du har som student (for eksempel tilrettelegging på eksamen, tidsfrister, klageadgang, osv.), ta kontakt med Seksjon for studieadministrasjon.
• For faglige spørsmål eller spørsmål om andre forhold som fakultetene eller instituttene har ansvaret for (som f.eks. undervisningskvalitet, bruk av fakultetets arealer eller tilrettelegging i undervisningen), kontakt ditt institutt/fakultet.
• For faglig veiledning, kan du henvende deg til det vitenskapelige personalet på emnet/studieprogrammet.
• For studieinformasjon og -veiledning, ta kontakt med studiekonsulenter og administrativt ansatte ved ditt institutt eller i Seksjon for studieadministrasjon.
• For veiledning i bruk av informasjonsressurser, ta kontakt med Universitetsbiblioteket.
• For sosial og personlig rådgiving, kontakt Studentrådgivinga (se punkt 4.6) eller Studentprestetjenesten (se punkt 4.7).

Tilrettelegging og kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne

UiT ønsker at alle studenter skal ha et likeverdig og godt studietilbud. Universitetet samarbeider derfor med studenter med funksjonsnedsettelser om å tilrettelegge studiesituasjonen for dem. Målet er at eventuelle ulemper som funksjonsnedsettelsen medfører, skal oppveies så langt som råd er.
I Handlingsplan for universell utforming og individuell tilrettelegging finner du en beskrivelse av viktige mål for UiTs tilretteleggingsarbeid. På nettsiden Tilrettelegging finner du informasjon om tilrettelegging i studiehverdagen og på eksamen, samt kontaktpersoner på ditt fakultet. Læringsmiljøutvalget skal føre tilsyn med universitetets oppfølging av handlingsplanen.

Gi tilbakemeldinger på læringsmiljøet

Hvis du ønsker å gi tilbakemeldinger på læringsmiljøet, kan du ta kontakt med lederen for studieprogrammet, instituttet eller fakultetet. Du kan også ta kontakt med den kulltillitsvalgte på studieprogrammet. Hvis du ikke ønsker å kontakte noen av de nevnte organene/personene direkte, kan du henvende deg til Avdeling for forskning, utdanning og formidling på nettsiden Si ifra!. Læringsmiljøutvalget skal holdes orientert om klager som universitetet mottar via denne knappen, og kan uttale seg om disse forholdene.

Bidra i læringsmiljøarbeidet gjennom råd & utvalg

Hvis du ønsker å arbeide med læringsmiljø, kan du stille til valg som studenttillitsvalgt i forskjellige råd og utvalg. Læringsmiljøutvalget, Universitetsstyret og Studentparlamentet er omtalt i delkapittel Organisering og ansvarsfordeling i arbeidet med studentenes læringsmiljø, men studentene er også representert i Universitetsbibliotekets styret, Studier med Støtte (se nedenfor), Studentsamskipnadens brukerråd for kantinene og flere andre utvalg. For ei komplett liste, se her (lenke kommer snart).

Studentvelferd

Studentsamskipnaden i Tromsø (SiTø) er en velferdsorganisasjon for studentene. SiTø skal sørge for at

• UiTs studenter har best mulige rammer rundt sin studiehverdag. SiTø tilbyr velferdstjenester som studentbarnehager, studentidrettshall og studentkafeer (kantiner). Studenthuset Driv er eid av SiTø og drives på dugnadsbasis av studentene.
• Studentrådgivinga er en psykososial rådgivningstjeneste som tilbyr samtaler, kurs og informasjon om studierelaterte, sosiale og personlige forhold. Tilbudet er gratis.
• Studier med støtte (SMS) er et tilbud til studenter med moderate til alvorlige psykiske lidelser. Tilbudet drives av Studentrådgivinga i samarbeid med NAV og UiT.
• Studenthelsestasjonen er et samarbeid mellom Tromsø kommune og SiTø, og drives av Helsetjenesten ved Sosialmedisinsk senter. Dette er et gratis tilbud hvor studenter kan få veiledning, samtale eller undersøkelse innafor områdene prevensjon, resept på prevensjonsmidler, kjønnssykdommer, graviditet, abort og seksualitet.

Personlige eller religiøse møter og veiledning: Studentpresttjenesten

Den Norske Kirke har studentprester som arbeider for studenter og ansatte ved UiT. Studentpresttjenesten tilbyr messer, seminarer, møter og samtaler med studenter som er i en vanskelig livssituasjon, har spørsmål om tro eller tvil eller av andre årsaker har behov for en samtalepartner.

Juridisk bistand: Jusshjelpa

Jusshjelpa i Nord-Norge drives av jusstudenter ved Det juridiske fakultet ved UiT. Jusshjelpa tilbyr gratis rettshjelp til de som trenger det mest.

Klager på enkeltvedtak: klagenemnda

UiT har ei sentral klagenemnd som behandler klager over enkeltvedtak og andre saker fra studentene. Dette kan for eksempel være klager over avgjørelser om opptak, tildeling av grad eller vitnemål, formelle feil ved eksamen, utestengning og bortvisning, osv. For nærmere informasjon, se regler om klagenemnda ved UiT. Spørsmål om klagesaker kan rettes til Avdeling for forskning, utdanning og formidling.

Stipend og lån

Informasjon om stipend og lån finner du både på UiTs nettside om lån, stipend og legater, og på Lånekassens hjemmeside.

Forsikring og erstatning

UiT forsøker å forebygge skader ved å gå gjennom relevante sikkerhetsrutiner med studentene. Skader kan likevel oppstå, og ettersom studenter generelt ikke har fullgod yrkesskadedekning gjennom lovgivninga, kan det være aktuelt å tegne forsikring.

Studenter er yrkesskadedekket for yrkesskader som de blir påført på undervisningsstedet i undervisningstida, jf. lov om folketrygd (folketrygdloven) § 13-10. Folketrygdloven gir imidlertid ikke fullgod erstatning ved skade fordi den anvender en snever definisjon av yrkesskade. Med enkelte unntak må skaden være påført gjennom ei plutselig og uventa ytre hending. Hovedregelen er altså at skade påført ved langvarig belastning ikke dekkes. Utenlandske studenter er ikke automatisk omfatta av folketrygdens ytelser. Disse bør henvende seg til sitt lokale NAV-kontor for mer informasjon på området.

NAV avgjør om en skade godkjennes som yrkesskade etter folketrygdloven. Studenter må selv søke NAV om ytelser. Informasjon om hvordan du gjør dette, finner du her.

For ansatte ved universitetet vil lov om yrkesskadeforsikring dekke utgifter ut over det som dekkes etter folketrygdeloven. Studenter er ikke dekket av lov om yrkesskadeforsikring. Dersom du som student ønsker samme forsikringsdekning som ansatte ved universitetet, bør du tegne reiseforsikring og personskadeforsikring. Studenter som er i praksis, på tokt eller ekskursjon eller jobber med laboratoriearbeid, defineres som arbeidstakere/ansatte mens de utfører slikt arbeid, og de er dermed dekket av lovens bestemmelser.

Ved oppstått yrkesskade/yrkessykdom som utløser krav etter lov om yrkesskadeforsikring, skal arbeidsgiver melde fra til NAV. Arbeidstakeren skal sende skademelding til arbeidsgivers forsikringsselskap så snart som mulig samt melde fra til NAV dersom arbeidsgiver unnlater å gjøre det.

Studenter som studerer eller reiser på feltarbeid i utlandet, skal ha reiseforsikring. Det er disse studentenes eget ansvar å sørge for at de har reiseforsikring før de reiser ut, og at ei denne forsikringa vil dekke eventuell skade, tap og hjemreise ved sykdom under utenlandsoppholdet. Studenter som reiser ut, må selv finne ut hvilken forsikring som er gunstigst for dem, men det kan være nyttig å vite at Association of Norwegian Students Abroad (ANSA) har et eget forsikringstilbud for studenter som skal studere i utlandet, se her.

Universitetet vil ellers være ansvarlig for skader på vanlig erstatningsrettslig grunnlag. Dette innebærer at universitetet vil kunne være erstatningsansvarlig for skader oppstått på grunn av uaktsomhet fra noen av universitetets ansatte og skader oppstått på grunn av feil ved tekniske innretninger og lignende.

Mentorordninger

Utdanningene ved UiT oppnevner studentmentorer, som veileder deg som ny student i starten. De vil hjelpe deg med å bli kjent med dine medstudenter og ditt studieprogram.

Vær obs på at studentmentorer ikke er ansvarlig for tilrettelegging eller andre helsemessige utfordringer. I disse tilfeller kan du henvende deg til studieveilederen din eller til Studentsamskipnaden.

Sentrale råd, styrer og utvalg

Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning (HSL)

Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak)

Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak)

Det juridiske fakultet (Jurfak)

Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE)

Lovverk

Universitets- og høyskolelovens § 4-3 inneholder bestemmelser om læringsmiljøet ved høyere utdanningsinstitusjoner. Det er institusjonenes styre som har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt læringsmiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet. Styret har ansvar for at det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet på institusjonen er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd.

Institusjonene skal ha et læringsmiljøutvalg som skal bidra til at lovens bestemmelser om læringsmiljø blir gjennomført. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø. Studentene og institusjonen skal ha like mange representanter hver i utvalget.

Institusjonen skal, så langt det er mulig og rimelig, legge studiesituasjonen til rette for studenter med særskilte behov. Tilrettelegginga må ikke føre til en reduksjon av de faglige krav som stilles ved det enkelte studium.

Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven pålegger høyere læresteder plikter både som arbeidsgiver, som utdanningsinstitusjon og som virksomhet retta mot allmennheten. Institusjonene pålegges en plikt til universell utforming, så langt dette ikke medfører en «uforholdsmessig byrde» for virksomheten. Dette betyr at løsningene skal være slik at flest mulig kan benytte seg av dem, uten individuelle tilpasninger (§ 9). I tillegg skal utdanningsinstitusjonene foreta ei «rimelig individuell tilrettelegging av lærested og undervisning for å sørge for at elever og studenter med nedsatt funksjonsevne får likeverdige opplærings- og utdanningsmuligheter» (§ 12 andre ledd). Brudd på plikten til universell utforming og individuell tilrettelegging regnes som diskriminering. Du finner lovteksten her.

Ellers gjelder arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidsmiljø også for studenter når disse er utplassert i virksomheter eller utfører arbeid som ledd i ei praktisk opplæring.

Retningslinjer for melding av avvik, ulykker og nestenulykker

HMS-håndboka for ansatte har retningslinjer for hvordan melding av avvik, ulykker og nestenulykker skal meldes. Retningslinjene gjelder for alle avvik, ulykker eller nestenulykker som skjer ved UiT. Studenter og andre personer (for eksempel gjester og publikum) som ikke er ansatt ved UiT, omfattes også.

UiT har utarbeidet etiske retningslinjer på ei rekke områder.

Relevante forskrifter:

Forskrift om opptak til studier ved Universitetet i Tromsø

Forskrift for studier og eksamen ved UiT

Forskrift for graden philosophiae doctor (PhD) ved Universitetet i Tromsø

Forskrift for graden dr.philos. ved Universitetet i Tromsø

Individuell tilrettelegging i studiehverdagen og på eksamen ved UiT

Regler om klagenemnda for studentsaker

Skikkethetsvurderinger av studenter ved Universitetet i Tromsø