FS (Felles studentsystem)

Det er to måter å logge inn i FS på:

1. Via webportal

• Gå til UH programkiosk: https://fs.uhad.no/RDWeb/Pages/nb-NO/Default.aspx/prod
• Logg inn med samme brukernavn og passord som du bruker når du logger deg på kontormaskinen din. Du er nødt til å angi domenenavn i tillegg til brukernavnet ditt. Det vil si "ad\" foran brukenavnet ditt, f.eks. som dette: ad\gka002
• Under fane "Prod" trykker du på FS-ikonet "FS Prod"
• Deretter logger du deg inn i FS-klienten med brukernavnet ditt og passordet til FS-klienten

2. Via webfeed

For å slippe å skrive inn brukernavnet og passordet ditt en gang til for å starte FS, kan du legge FS-ikonet rett inn i startmenyen din:

• Skriv inn "remoteapp" i søkefeltet i Windows-startmenyen
• Velg "Få tilgang til RemoteApp og skrivebord"
• Lim inn "https://fs.uhad.no/RDWeb/feed/webfeed.aspx" i vinduet som kommer opp og velg Neste
• Fyll inn domenenavn\brukernavn og passord når du får spørsmål om det, velg "Remember my credentials". Trykk OK og så Avslutt
• Alle FS-lenkene som du har tilgang til vil nå finnes i startmenyen din, og om du vil kan du lage snarveier til dem på skrivebordet ditt

1. Sjekk eventuelle kunngjøringer om feil med pålogging i FS. Slike kunngjøringer finner du på intranettet under "Mine interessefelt" (fordrer at du følger interessefelt FS). 

2. Dersom ingen kunngjøringer om feil med pålogging er publisert på intranettet, tar du kontakt med Faggruppe for studieadministrative systemer via selvbetjeningsportalen.

Brukertilganger i FS består av en rekke "samleroller", hvor disse samlerollene består av flere enkeltroller i FS. Samlerollene er tilpasset definerte brukergrupper eller fellestjenester. Ved systemoppdateringer vil det dermed være enkelt å endre rollesammensetningene for hele brukergruppene/fellestjenestene samtidig.

Ved UiT har vi følgende roller:

• 186_ALLE: Gir kun lesetilgang. En rolle som alle med tilgang til FS skal ha
• 186_STUDIEKONSULENT: For studiekonsulenter som administrerer utdanningsplaner, registrerer godkjennings- og innpassingssaker, godkjenner arbeidskrav. registrerer eksamensklage, leserrettighet i opptaksmodulen, kan oppdatere info om studieprogram/emne (som publiseres i studiekatalogen), sende SMS, undervisningsplanlegging (opprette og redigere undervisningsaktiviteter))
• 186_INTMOB: Jobber med utveksling, internasjonal mobilitet, ansatte i seksjon for internasjonalt samarbeid (SIS)
• 186_PRAKSISKOORDINATOR: JObber med praksis
• 186_OPPTAK: Kun for ansatte i fellestjenesten for opptak
• 186_EKSAMEN: Kun for ansatte i Eksamenstjenesten UiT
• 186_STUDENTINFO: For ansatte i UiT info
• 186_PHD: Administrerer Ph.d.

Når du fyller ut brukerskjema for å få tilgang til FS, ber vi om at du ikke krysser av for tilganger som ikke gjelder ditt arbeidsområde.

Legges på de stedene som gir tilgang til ønskede Canvas-emner. Har ikke tilgang til Fagpersonweb.
I Canvas vil en assistent få rollen Lærerassistent (LA). Lærerassistenter kan vise og moderere et emne og lede daglig emnekommunikasjon under overoppsynet av en lærer. Men disse tillatelsene kan variere fra utdanning til utdanning

Personrolle "Emneansvarlig (kode EMNEANSV i FS):
Har det faglige ansvaret for emnet. Legges i undervisningsenhet samlebilde (UE). Rollen emneansvarlig gir tilgang til Fagpersonweb, med mulighet for å registrere oppmøte og godkjenne obligatoriske aktiviteter.
I Canvas har emneansvarlig alle rettigheter. Rollen vil også bli benyttet i forbindelse med verktøyet Course Evaluation & Surveys (CES), som benyttes til emneevaluering

Registreres på aktuelle aktivitetstider i FS eller TP. Hvis dette er en fellesaktivitet, vil hen få tilgang til UE-emnet i Canvas. Hvis dette er et parti, vil hen få samme tilganger som for en lærer. Hvis hen ikke har undervisning på en fellesaktivitet, men skal ha tilgang til UE-emnet, må hen registreres på UE med rollen Gjesteforeleser. Har ikke tilgang til Fagpersonweb. Rollen har samme rettigheter som lærere i Canvas

Rollen gir tilgang til å se emner i Canvas, men ikke redigere. Har ikke tilgang til Fagpersonweb

Har undervisning på emnet. Legges på aktivitetstider i UA eller som lærer i TP. Hvis dette er en fellesaktivitet, vil hen få tilgang til UE-emnet i Canvas. Hvis hen ikke har undervisning på en fellesaktivitet, men skal ha tilgang til UE-emnet, må hen registreres på UE med rollen Lærer.
Lærerrollen gir tilgang til Fagpersonweb, med mulighet for å registrere oppmøte og godkjenne obligatoriske aktiviteter.
I Canvas har lærer samme rettigheter som emneansvarlig, med unntak av følgende tilganger:
- Tilbakestille et emne (slette innhold)
- Avslutte et emne (emnet legges til arkiv og personer settes til fullført)

Er kun til internt bruk for FUF - ikke til bruk for fakultet/institutt)

Registreres først som fagperson i FS. Legges i emne samlebilde med en fra-til-dato som dekker sensoroppdraget. En sensor registrert uten en fra-til-dato vil bli satt inaktiv etter ett døgn. Gir ikke tilgang til Fagpersonweb eller Canvas

Studiekonsulenten er den som legger inn personroller i FS. Rollen legges på de stedene som gir tilgang til ønskede Canvas-emner. Har lesetilgang til alle data i Fagpersonweb.
I Canvas er rollen studiekonsulent ment for å melde på brukere som er ansvarlig for emneopprettelse og administrering. I hovedsak har brukere med rollen tillatelser som gir dem mulighet til å opprette og organisere emneinnhold, og å se brukerdata for emnet

Veileder legges på de stedene som gir tilgang til ønskede Canvasemner. Har samme rettigheter som lærer i Fagpersonweb og Canvas.

Å sende SMS via FS er en tjeneste som kan benyttes for å sende viktige beskjeder det er nødvendig å nå studentene med raskt. Alle SMS-er som blir sendt via FS har avsender UiT og de kan ikke besvares. Det blir ikke sendt ut SMS mellom kl 22.00 og 07.00.

Her er noen tastaturkombinasjoner i FS for å slippe å bruke musa for å lete etter knapper å trykke på. Snarveiene er sortert på bruksområde.

Søk i bilder:
Enter/return – Gjennomfør søk når du har skrevet søkekriterier
Ctrl+F – Gå tilbake til søkemodus for å endre søkekriterier
Ctrl+L – Slett et søk når i søkemodus. Dette for å starte et nytt ferskt søk

Lag nye rader i bilder
(PS! Husk å trykke på over- eller underbilde for å fortelle FS hva du skal lage)
Ctrl+N – Lag ny rad
Ctrl+K – Kopier den raden du står i, med all informasjon i underbildet – om noe
Ctrl+B – Åpner Innsetingsvalg-bildet for å sette inn forhåndsverdier for nye rader
Ctrl+S – Lagre nye rader
Enter/return – Lagre nye rader

Arbeide i bilder
Ctrl+S – Lagre endringer
Enter/return – Lagre endringer
Ctrl+T – Åpner opp en tekstboks som viser deg innhold i et felt i et mer leselig format
Tabulator – hopp til neste kolonne/verdi i bildet

Arbeide med rapporter og rutiner
Ctrl+O – Åpner «oppgi ordre»-vinduet hvor du kan skrive et rapportnummer og åpne rapporten eller rutinen
Ctrl+R – Kjør rapport eller rutine
Ctrl+P – Åpner print-funksjonen for de fleste rapporter. For brev åpner det «meldingsinformasjon» bildet som lar deg sende brevet, epost og/eller SMS

I selvbetjeningsportalen finner du følgende info om vitnemålsdata i FS:

• Hvilken målform/språk skal benyttes ved utforming av vitnemålstekst
• Hvilket format som skal benyttes ved oversendelse av vitnemålstekster
• Hvilke krav det er til innhold på side to i vitnemålsteksten
• Hva du må gjøre dersom læringsutbyttet endres for et studieprogram

Eventuelle andre spørsmål om vitnemål, kan du rette til Eksamenstjenesten.

Søknad om innpassing
Søknad om godskriving og faglig godkjenning av realkompetanse og utdanning fra andre universitetet og høgskoler, vurderes i henhold til universitets- og høyskoleloven § 3-5. UiT kan også godkjenne emner i studieprogrammet dersom studenten har tatt tilsvarende utdanning ved UiT. Søknad om innpassing kan leveres av studenten når som helst i løpet av studietiden. Her finner du informasjon om innpassing retta mot studenten

Hva er godkjenning av innpassing?
Godkjenning av innpass av ekstern utdanning er et enkeltvedtak med alle tilhørende rettigheter for den vedtaket gjelder.

Hvem kan godkjenne innpassing?
Godkjenning av innpassing av emner i en utdanningsplan er et faglig spørsmål og skal kun innpasses etter faglig vurdering. Godkjenning av innpassing av studiepoeng tatt i utlandet som en del av utveksling, er en administrativ oppgave. Godkjenning av innpassing av emner i en utdanningsplan gjøres av og ved enheten, som eier studieprogrammet studenten søker innpassing av utdanning til. Godkjenning av studiepoeng som en del av utveksling, gjøres av den administrative enheten som er ansvarlig for utvekslingen.

Hva kan innpasses?
Alt som er faglig eller administrativt godkjent som høyere utdanning kan innpasses ved UiT, men kun det som er faglig relevant for, og som skal være en del av, en grad innpasses i studentens utdanningsplan.

Hva rapporteres til Lånekassen?
Kun utdanning tatt som en del av utveksling i regi av UiT, rapporteres til Lånekassen. Innpassing av utdanning som ikke er tatt som en del av utveksling i regi av UiT, rapporteres ikke til Lånekassen. Innpassing av utdanning tatt ved andre læresteder i Norge rapporteres aldri til Lånekassen fra UiT.

Hvordan registrere innpass i FS?

Brukerstøtte finner du i dette pdf-dokumentet.

I tillegg har Sikt en rekke detaljrike gjennomganger av forskjellige type godkjenninger som finnes her: Rutinebeskrivelser for godkjenning

Brukerstøtte for hvordan dokumenter lastes opp i FS finner du i dette PowerPoint-dokumentet.

Automatisk overføring av fagpersoner til FS

• Hovedregelen er at fagpersoner ansatt ved UiT automatisk overføres til FS fra personalsystemet (SAP). Dette forutsetter at det er registrert et fødselsnummer på den ansatte i SAP. Det er ikke uvanlig at fagpersoner registreres uten fødselsnummer, med det resultat at fagpersonene ikke overføres til FS. Dersom du vet at fagpersonen er registrert i SAP, og personen likevel ikke er overført til FS, ber vi om at du tar kontakt med ORGØK, for kontroll av fødselsnummer
• Dersom en person finnes i FS, men ikke som fagperson - se punkt 1 nedenfor
• Dersom en fagperson ikke er registrert i personalsystemet SAP når de skal utføre sin jobb ved UiT, f.eks. sensorer og gjesteforelesere, og det haster å få personen inn i FS - se punkt 2 nedenfor

1. Registrering av fagpersoner som finnes i FS fra før av som person

• Gå til "Person" som ligger øverst i menylinja i FS. Trykk på "Personbilder" og deretter på "Person/fagperson"
• Søk opp personen i bildet, som ser slik ut:
  

• Klikk i nederste del av bildet (merket med blå bil) og sett inn ny rad
• Fyll ut feltene markert med blå pil:
  
• Dersom noe som ligger der er feil - for eksempel at det er feil "sted ansatt" - så endrer du til hva enn som er rett. Skriv da inn riktig stedkode, eller annen riktig informasjon og lagre

2. Fagpersoner (ekstern sensorer) som ikke finnes i SAP og som det haster med å få inn i FS

• Når en ekstern sensor ikke er registrert i SAP i tide til hen skal utføre sitt sensoroppdrag, må du sørge for at sensoren først får brukerkonto via GREG. Etter at sensoren har bekreftet data som er lagt inn i GREG, vil sensoren bli overført fra GREG til FS
• Dersom denne sensoren ikke har norsk fødselsnummer, må du i tillegg bestille midlertidig norsk personnummer via skjema i TOPdesk

Fakultetene/instituttene skal vedlikeholde og oppdatere informasjon på ulike nivå innen følgende moduler:

• Studieelementer (studieinformasjon om emner, emnekombinasjoner)
• Undervisning (undervisningsaktiviteter)
• Planstudent (studieprogramstudenter, utdanningsplaner, følge opp rapport FS009.002 Diagnose - bakgrunnsdata)
• Godkjenningssaker (registrere godkjenning av ekstern utdanning, fritak, kobling mot studentens utdanningsplan)

Har følgende ansvar:

• Brukerstøtte på alle moduler i FS
• Tilby opplæring som fakultetene etterspør
• Utarbeide felles rutiner for bruken av FS
• Opprette nye brukere
• Oppdatere brukerroller og radvalideringer i FS
• Samordne kodeverket i FS
• Kontakten med programleverandøren
• Utvikle FS og legge til rette for at ny funksjonalitet tas i bruk
• Informere superbrukere om endringer i FS
• Formidle ønsker til Unit om forbedringer i FS
• Utøve systemeieransvaret for FS
• Saksbehandle forespørsler om uttrekk av data fra FS
• Lede FS-superbrukerforum
• Vedlikeholde bakgrunnsdata og infrastruktur for alle moduler med unntak av data som vedlikeholdes av fakultetene
• Kvalitetssikre data i FS

Superbrukerrollen, som enkeltansatte ved fakultetene har, innebærer følgende:

• Å inneha kompetanse innen alle felt som fakultetene skal oppdatere og vedlikeholde
• Ved endringer skal superbrukeren informere brukere ved fakultetet som blir berørte
• Sikre at FS-brukere ved fakultetet har den nødvendige opplæringa til å utføre FS-arbeidet de er satt til
• Gi beskjed til Seksjon for studieadministrasjon (FUF) dersom en bruker har slutta eller bytta jobb internt ved UiT
• Videreformidle til sine brukere saker fra FS-superbrukerforum
• Korrigere og gi tilbakemeldinger til brukere ved fakultetetene, for å sikre korrekt bruk av FS

• Det helsevitenskapelige fakultet: Anne Sofie Spjelkavik Solbø og Bjørn Torsteinsen
• Fakultet for naturvitenskap og teknologi: Cecilie Andreassen
• Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning: Line Nilsen Sandanger og Brynjar Labugt Sollid
• Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi: Trine-Lise Heimkjær og Tor Alvin Strand
• Norges arktiske universitetsmuseum og akademi for kunstfag: Rita Lillevik
• Det juridiske fakultet: Jonas Hansen
• Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi: Christoffer Ørntuvik og Inger Hunstad Karlsen

• Faggruppe for studieadministrative systemer: Espen Dybwad Kristensen, Karl-Erlend Mikalsen, Monica Sommervik, Jon-Are Lunde, Tor-Erik Fossli, Grethe Karlsen, Nils Christian Fareth, Gunnar Fritzvold
• Fellestjeneste for opptak: Line Merete Skarvik
• Eksamenstjenesten UiT: Maria Myklestad, Frode Jenssen
• Fellestjeneste for mobilitet: Mustta Malharunmi

• Rikke Ditlefsen
• Geir Tore Voktor

Webinarene arrangeres av Sikt.

Det som tas opp på webinarene er ikke alltid i tråd med rutiner/praksis ved UiT. Dersom det er avvik, så vil vi informere om dette.

• General Data Protection Regulation (GDPR)
• Utdanningsplaner (OBS: I webinaret omtales automatisk oppmelding til undervisning og eksamen når studenten godkjenner utdanningsplanen. Denne funksjonaliteten vil ikke virke for de aller fleste studenter ved UiT. Merk også at det er ca 5 minutter etter omtrent 45 minutter, hvor webinaret har teknisk trøbbel - denne delen kan man spole over).

Nei, slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Nei, slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Nei, slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Nei, slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Nei, kontakt Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk dersom noen ønsker å få oppgitt fødselsnummer.

Du skal heller ikke sende fullt fødselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette følger både av personopplysningsforskriften § 2-11 Sikring av konfidensialitet og av Datatilsynets veileder for behandling av fødselsnummer. Dersom et fødselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres.

Dersom du kommer i kontakt med noen som krever at UiT Norges arktiske universitet sender fullt fødselsnummer i åpen e-post, send saken til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk så vil vi be avsender vise til hvilke lovhjemler som unntar UiT Norges arktiske universitet og avsender fra forbudet mot å sende fødselsnummer åpent i e-post.

Dersom du i arbeidet trenger å identifisere en søker eller student i en e-post, bruk søkernummer/studentnummer/personløpenummer og eventuelt etternavn.

Personopplysninger skal i utgangspunktet ikke utleveres fra andre enn Avdeling for forskning, utdanning og formidling ved Seksjon for studieadministrasjon i sentraladministrasjonen, Faggruppe for studieadministrative system. Videresend henvendelsen til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Ja, dersom det er et studieadministrativt behov for det.

Ja, dersom den som spør er avhengig av opplysningene for å få utført sitt arbeid, for eksempel kontakte en vedkommende er veileder for.

Vær oppmerksom på at det å gi ut opplysninger til vitenskapelige kan ligge i grenseland dersom informasjonen som gis ut kan påvirke den vitenskapelige ansattes syn på studenten og eventuell karaktersetting. Informasjon om tidligere karakterer må således ikke gis ut uten samtykke fra studenten selv.

Dersom du ikke er 100 % sikker på hvem studenten er, må personen legitimere seg. Husk at du finner bilde på det fleste studenter i FS og da kan du benytte dette til å forsikre deg om at du snakker med rett person.

Nei.

Ja, men du har ansvaret for at ikke andre får rede på de personopplysningene du gir ut. Be de andre i køen trekke lenger bak, eller ta med deg personen du samtaler med til et mer skjermet sted.

Det avhenger av hvem som spør, hvorfor de spør og om de har en lovhjemmel for å få opplysningene de etterspør.

Dersom de som spør har en lovhjemmel kan UiT Norges arktiske universitet svare. Slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Det avhenger av hvem som spør, hvorfor de spør og om de har en lovhjemmel for å få opplysningene de etterspør.

Dersom de som spør har en lovhjemmel kan UiT Norges arktiske universitet svare. Slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Det beste er å henvise vedkommende til Studentweb.

Dersom det ikke er mulig for vedkommende å benytte Studentweb, og dersom du ikke med sikkerhet kjenner personen, skal du be vedkommende legitimere seg før du gir ut opplysninger til vedkommende.

Dersom henvendelsen kommer på telefon må du henvise vedkommende til Studentweb eller be vedkommende kontakte nærmeste informasjonsskranke. Dersom dette ikke er mulig, kan du be vedkommende henvende seg på e-post til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Nei.

I prinsippet ja, men henvendelser av denne art kan også videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

I utgangspunktet bør man da oppfordre til bruk av Vitnemålsportalen (altså at studenten deler sine resultater derfra). Om det likevel skulle være behov for verifisering av informasjon, bør dette utføres av Fellestjenesten for eksamen i Avdeling for forskning, utdanning og formidling ved Seksjon for studieadministrasjon i sentraladministrasjonen.

Slike henvendelser skal videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Som FS-bruker har du tilgang til alle studentene ved UiT Norges arktiske universitet. De samme reglene for behandling av personopplysninger gjelder enten studenten det etterspørres opplysninger om tilhører enheten hvor du arbeider eller studenten tilhører en annen enhet.

Oppnådd grad er offentlig informasjon. Henvendelser vedrørende andre forhold videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Utlevering av eventuelle opplysninger til andre offentlige instanser skal gjøres av Avdeling for forskning, utdanning og formidling ved Seksjon for studieadministrasjon i sentraladministrasjonen, Faggruppe for studieadministrative system. Slike henvendelser videresendes derfor til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Dersom saken haster, kan politiet ringe Avdeling for forskning, utdanning og formidling ved Seksjon for studieadministrasjon i sentraladministrasjonen, Faggruppe for studieadministrative system.

Du henviser dem eller videresender dem til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk eller ber dem kontakte Avdeling for forskning, utdanning og formidling ved Seksjon for studieadministrasjon i sentraladministrasjonen, Faggruppe for studieadministrative system.

Bortsett fra opplysninger om oppnådde grader er dette personopplysninger som ikke utleveres til andre enn kandidaten selv med mindre den som ber om innsyn, kan vise til hjemmel i lov.

Slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Slike henvendelser videresendes til Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk

Kontaktinfo til Avdeling for forskning, utdanning og formidling, Seksjon for studieadministrasjon i sentraladministrasjonen, Faggruppe for studieadministrative system: Faggruppe for studieadministrative systemer via TOPdesk