Personalhåndbok

Fravær

Her finner du informasjon om regler og rutiner for forskjellige typer fravær fra arbeidet. Dersom du ikke finner svar på det du leter etter kan du sende en forespørsel via TOPdesk.

Ferie 

I staten har alle arbeidstakere 25 dager ferie med- eller uten lønn. Ferieåret følger kalenderåret og feriepenger opptjenes i året før ferien skal avvikles.

Statlige arbeidsgivere skal sørge for at arbeidstaker får 25 virkedager ferie hvert ferieår. Innenfor perioden 1. juni - 30. september kan arbeidstakeren kreve å få avvikle en sammenhengende ferieperiode på tre uker. Ledere skal passe på å legge til rette for at ansatte får tatt ut ferie. Det kan ikke utbetales feriepenger for ferie som ikke er avviklet i ferieåret. Unntaket er hvis arbeidstaker slutter og får utbetalt et sluttoppgjør. 

Alle har rett til å ta ut ferie i kalenderåret og i staten skilles det mellom ferie med lønn, og ferie uten lønn. Hvor mange feriedager ansatte kan ta ut med lønn er avhengig av hvor mye feriepenger som ble opptjent kalenderåret før.

Summen av ferie, med- og uten lønn, er 25 feriedager for arbeidstakere under 60 år. Fra det året man fyller 60, har man rett på 30 feriedager.


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Feriens omfang

Intern rutine - Bruk av arbeidsgivers styringsrett ved fastsetting av ferie.

Intern rutine - Fastsetting av ferie for ansatte i bistillinger.


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Fastsettelse av ferie

Alle ansatte plikter å registrere ferieønsker i selvbetjeningsportalense veiledning (dfo.no)

Derfra blir søknaden sendt elektronisk til leder til godkjenning.

Når leder har behandlet søknaden i selvbetjeningsportalen, genererer systemet en e-post til den ansatte med en orientering om utfallet av søknaden.

Ansatte har mulighet til å endre eller slette ferie i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).

Ansatte kan selv sjekke sine feriekvoter i selvbetjeningsportalen (dfo.no).

Merk: Feriekvoten i selvbetjeningsportalen viser antall dager ansatte har til rådighet for ferie i det inneværende året. Denne kvoten reduseres straks det er sendt inn en søknad om ferie, altså allerede før den er godkjent av leder. På denne måten viser selvbetjeningsportalen  hele tiden antall tilgjengelige feriedager som ansatte kan opprette en søknad for.


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Søke om ferie

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale at inntil 12 virkedager av ferien skal tas ut som forskuddsferie. Det betyr at ferien avvikles før ferieåret begynner. Man skiller ikke på om feriedagene som tas ut er lovbestemt eller følger av tariffavtale. Dette utgjør 10 arbeidsdager for arbeidstakere med ordinær femdagers arbeidsuke (mandag til fredag) og full stilling.

Ferieloven finnes her.

Her kan det søkes om ferie. Skjema må fylles ut av ansatt og sendes til leder for godkjenning, før det sendes videre via TOPdesk


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Søke om forskuttering av ferie

Endring eller sletting en fraværssøknad skjer i DFØ selvbetjeningsportal.

Under «Tid» velges flisen «Fraværssøknader». Under «Søknadsoversikt» vises sendte søknader.  

Sletting av fraværssøknader som er sendt eller godkjent, gjøres ved å klikke på krysset.

Redigering av søknaden gjøres ved å klikke på pennen.

NB! Det skal ikke legges til nytt/fremtidig fravær i samme søknad. Det skal kun legges inn endringer. For å søke om nytt fravær må skal det opprettes ny fraværssøknad. 


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Endre eller slette feriesøknad

Det er arbeidsgivers plikt å legge forholdene til rette for at ferien kan avvikles i ferieåret. Arbeidstaker på sin side har plikt til å ta ferie.

Overføring av ferie

  • Arbeidstaker kan overføre inntil 14 feriedager til neste år (10 dager iht. ferieloven, 4 dager iht. Hovedtariffavtalene). Veiledning for hvordan man søker om overføring av ferie finner du her
  • Ansatte skal søke om overføring av ferie i selvbetjeningsportalense veiledning (dfo.no)
  • Der ansatte i strid med regelverket har mer enn 14 dager ferie som overføres til neste ferieår, skal det gis en begrunnelse i selvbetjeningsportalen. Grunner kan være 100% sykmelding i ferie, eller avvikling av foreldrepermisjon.
  • Søknad om overføring av ferie kan registreres fra den 1.oktober og senest innen 31.12.xxxx. Søknaden skal først registreres når den ansatte har tatt ut de feriedagene som hen har rett og plikt til å ta ut i inneværende år og vet antall gjenstående feriedager som kan overføres. Ved endring av søknad må det søkes på nytt og kommentar om dette må legges inn i feltet «Merknad til godkjenner»

Utbetaling av ferie

  • Det er ikke mulig å få utbetalt lønn for uavviklet ferie. Det gjelder også for langtidssykemeldte som ikke har hatt anledning til å ta ut ferie. Ferie som ikke er avviklet vil kun bli utbetalt på et sluttoppgjør ved fratredelse.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Overføring av ferie

En 100 % sykmeldt arbeidstaker har en viss mulighet til å utsette enkelte feriedager eller hele ferien. For å ha rett til sykepenger må arbeidstaker gi beskjed om sykdommen på vanlig måte første hele sykedag.

Utsette hele ferien

For å kunne utsette hele ferien, må du være 100 % sykmeldt allerede før ferien. Kravet om utsettelse må fremmes senest siste arbeidsdag før ferien skulle startet, og dokumenteres med sykmelding.

Utsette de feriedagene sykdommen varte 

Som 100 % sykmeldt kan du be om at samme antall feriedager utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. Det gjelder enten du ble syk i løpet av ferien, eller allerede før ferien startet. Kravet må fremmes så snart du er tilbake på jobb, og dokumenteres med sykmelding.

Gjelder utsettelsen ferie i perioden 1. juni - 30. september, kan ikke arbeidstaker kreve å få ny ferie senere i samme periode.

Delvis sykmeldt

Delvis sykmelding gir ikke rett til å utsette ferie eller feriedager. Det betyr at du har samme rett og plikt til å ta ferie som ellers. Skal du ha ferie en uke, bruker du 5 feriedager. Du kan ikke kombinere feriepenger og sykepenger ved å ta ferie kun de dagene du skulle vært på jobb.

Overføre ferie
Er det sykdom eller foreldrepermisjon som er årsak til at arbeidstaker har feriedager til gode på slutten av året, blir dagene overført til neste ferieår.


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Utsette ferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon

Man kan søke om å ta ut ferie i forkant av - eller etterkant av foreldrepermisjon. Dersom man skal avvikle ferie i en periode man har planlagt foreldrepermisjon, må man søke om å dele opp foreldrepermisjonen. Dersom man har lønnet foreldrepermisjon forskutterer UiT lønn til den ansatte og mottar refusjon fra NAV for foreldrepenger. NAV skal ikke betale refusjon for dager der ansatte har ferie, og det er derfor viktig at man ikke avvikler ferie i den peroden man mottar foreldrepenger fra NAV. Dersom man skal endre på planlagt ferie fra UiT må man samtidig endre sin søknad om foreldrepenger hos NAV. 


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Ferie og foreldrepermisjon

Ferie som er avtalt før oppsigelsen er mottatt, skal i utgangspunktet avvikles som planlagt. Arbeidstaker kan likevel samtykke til at ferietidspunktet endres, etter at oppsigelsen er kommet fram til mottakeren.

Når arbeidstaker sier opp
Er ikke ferien avtalt før arbeidstaker sier opp, skal arbeidsgiver og arbeidstaker på vanlig måte forsøke å bli enige om ferietidspunktet. Blir de ikke enige, kan arbeidsgiver med noen unntak bestemme ferietidspunktet.

Arbeidstaker kan kreve å ta ferien i oppsigelsestiden hvis det ellers ikke vil være anledning til å ta sommerferie, eller ta ut all ferien før året er omme.

Arbeidstaker som sier opp etter 15. august kan ikke kreve å ta ferien i hovedferieperioden.

Når arbeidsgiver sier opp
Blir arbeidstaker sagt opp, og oppsigelsestiden er kortere enn 3 måneder, kan ikke arbeidsgiver bestemme at arbeidstaker skal ta ferie i oppsigelsestiden. Arbeidstaker kan si nei til å ta ferie i oppsigelsestiden, selv om ferien var bestemt på forhånd. Er oppsigelsestiden på 3 måneder eller mer, er det mulig å legge ferie til oppsigelsestiden.

Oppsigelse i prøvetid
Er oppsigelsesfristen i prøvetiden kortere enn 3 måneder, kan ikke arbeidsgiver ensidig bestemme at ferien skal tas ut i dette tidsrommet.


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Ferie i oppsigelsestid
Sist endret: 12.03.2024

Fridager for seniorer

Arbeidsgivere i staten skal legge til rette for at den enkelte arbeidstaker kan stå lenger i jobb. Ett av tiltakene er at eldre arbeidstakere gis ekstra fridager. Fra året du fyller 62 år får du som ansatt ved UiT åtte ekstra fridager (seniordager) pr år. Disse kommer i tillegg til de ordinære 5 ferieukene og den ekstra ferieuken ved fylte 60 år. Fridagene kan tas ut som hele dager, halve dager, timer eller redusert arbeidstid pr. dag, etter avtale med arbeidsgiver.  

Seniordager registreres ved å sende inn fraværsøknad med fraværstypen Tjenestefri senior i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no)

Seniordagene er ikke ferie. Uavviklede seniordager kan derfor ikke overføres til neste år eller utbetales som lønn. 

Se DFØ sine sider for mer info om seniorpolitiske tiltak i staten

Sist endret: 12.03.2024

Korttidsfravær og annet fravær

Dagens praksis gir arbeidstakere anledning til å utføre nødvendig ærend i arbeidstiden, for eksempel egen time hos tannlege, lege, fysioterapeut og kiropraktor. Det forutsettes at det ikke er mulig å utføre ærendet i fritiden. Fraværet skal godkjennes av nærmeste leder. Gjentatte behandlinger hos lege mv. som foregår over en lengre periode vil kunne tas ut som fleksitid, eventuelt som velferdspermisjon dersom det er grunnlag for det. 

Her er retningslinjer for permisjon. Alt fravær skal søkes om i selvbetjeningsportalen i DFØ. Er du usikker på hvilken fraværsårsak du skal velge kan du sende en forespørsel via TOPdesk

Eksempler på fraværstyper som skal søkes om i DFØ-portalen:

Velg flisen "Fraværssøknader" ved eksamen-/lesedager, avspasering fleksitid, overtid og reisetid.

Velg flisen "Permisjonssøknader" ved fravær som militærtjeneste/siviltjeneste, offentlige verv og organisasjonsmessige oppdrag, faglig fravær eller studiepermisjon for teknisk/administrative stillinger, og FoU-termin for vitenskapelige stillinger.

Velg flisen "Registrer arbeidstid" ved fravær som tannlege, lege, fysioterapeut, ammepermisjon, syk del av dag, trening i arbeidstiden.

Sist endret: 14.03.2024

Fravær på grunn av sykt barn 

Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til fri med omsorgspenger når barnet er sykt og trenger tilsyn og pleie hjemme eller i helseinstitusjon. Dette gjelder også dersom barnet skal følges til lege, eller trenger annen oppfølging i forbindelse med sykdom, selv om barnet ikke er sykt den aktuelle dagen. I tillegg har arbeidstaker rett til fri med omsorgspenger dersom den som har daglig tilsyn med barnet er syk eller følger et annet barn til utredning eller til innleggelse i helseinstitusjon, og derfor ikke kan ha tilsyn med barnet.

Retten til omsorgspenger gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. Når barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet utvides aldersgrensen til 18 år.

Ved UiT godtas bruk av omsorgsdager for nyansatte selv om opptjeningstiden på 4 uker i nåværende arbeidsforhold ikke er oppfylt. UiT søker NAV om refusjon av omsorgspenger. Tidligere arbeidsforhold/ytelser vil avgjøre om UiT får refundert disse dagene. 

Arbeidstakere kan også ha krav på ekstra omsorgsdager fra NAV. På NAV sine sider finnes informasjon om regelverk og rutiner for å søke ekstra omsorgsdager. Når arbeidstaker har fått et vedtak fra NAV må dette sendes til UiT slik at kvoten for omsorgsdager kan oppdateres i våre systemer. 


Hvordan skal sykefraværet dokumenteres?

De 3 første kalenderdagene registreres i DFØ-portalen. Velg flisen "Fraværssøknad", opprett ny søknad og velg årsakskode 470. Deretter kan arbeidsgiver, ved leder, kreve at barnets eller barnepassers sykdom dokumenteres med legeerklæring. Fraværssøknaden går til leder.

Permisjoner på grunn av sykt barn

Arbeidstaker som har omsorg for barn kan også søke på følgende permisjoner med lønn:

430 - Omsorgspermisjon med lønn iht. F.best. § 20 

Permisjon på denne kode kan innvilges på deltid eller full tid. Arbeidstakere som har omsorg for barn under 18 år med livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade, har til sammen rett til tjenestefri med full lønn i inntil 3 år for det enkelte barn. Vilkårene for slik tjenestefri følger reglene i arbeidsmiljøloven § 12-9 og folketrygdloven. Lønnen refunderes arbeidsgiver fra NAV.

460 – Pleiepenger barn
Benyttes for pleierelatert fravær for pleie av barn under 18 år. Koden skal dekke folketrygdeloven §9-10 og §9-11. Pleiepenger refunderes arbeidsgiver fra NAV. 

Arbeidstaker har kun rett til full lønn ved mottak av pleiepenger i inntil 3 år fra arbeidsgiver, jf HTA § 20 (4). Har arbeidstaker behov mer enn 3 år med pleiepenger, må hen henvende seg til NAV for utbetaling.

461 – Opplæringspenger
Man kan få opplæringspenger som erstatning for tapt arbeidsinntekt ved deltakelse på kurs eller annen nødvendig opplæring fordi barnet har en funksjonshemning eller langvarig sykdom. Kode 461 skal dekke folketrygdloven §9-14. Opplæringspenger refunderes arbeidsgiver fra NAV.

For alle nevnte permisjonssøknader velg flisen "Permisjonssøknad" i DFØ-portalen. Svar "Ja" på spørsmål om man kjenner permisjonstypen. Velg den aktuelle permisjonskoden og last opp NAV-søknad eller annen dokumentasjon som vedlegg. Søknaden går til fellestjenesten for saksbehandling før den sendes til leder for godkjenning. 

Sist endret: 12.03.2024

Permisjoner

Det er ulike permisjonsordninger for ansatte i staten. Noen har hjemmel i lov, og andre inngår i tariffavtaler.  Ansatte kan få permisjon med lønn, delvis lønn og uten lønn. Egne retningslinjer for permisjoner gjelder for alle som har et ansettelsesforhold ved UiT. Permisjonsreglementet finner du her.

Avtalefestet permisjon med eller uten lønn er permisjon som man har rett til etter

  • Hovedtariffavtalene i staten (fellesbestemmelsene, jf. Statens personalhåndbok pkt. 7).
  • Hovedavtalen i staten (§§ 38-42, jf. Statens personalhåndbok pkt. 8.38 – 8.42).

Disse er nærmere beskrevet i statens arbeidsgiverportal.


Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Avtalefestet permisjon

Søknader om permisjon uten lønn avgjøres i hvert enkelt tilfelle av arbeidsgiver eller ansettelsesmyndigheten, som vurderer om det av hensyn til tjenesten lar seg gjøre å gi permisjon. Ved vurderingen legges bl.a. vekt på om det er mulig å skaffe vikar eller å ordne tjenesten på annen forsvarlig måte. Det vises til Statens personalhåndbok. Permisjon uten lønn innvilges av ansettelsesmyndigheten etter personalreglementets bestemmelser for ansettelse av tilsvarende varighet:

  • Der permisjonen er mindre enn seks måneder, innvilges søknaden administrativt av rektor/administrasjonsdirektør/avdelingsdirektørene/dekan/fakultetsdirektør, eller delegeres til leder på lavere nivå, dvs. instituttledere eller seksjonsledere.
  • Permisjon fra seks til tolv måneder innvilges av rektor/administrasjonsdirektør/ avdelingsdirektør/dekan/fakultetsdirektør etter innstilling fra søkers nærmeste overordnede tjenestemyndighet.
  • Permisjon ut over ett år behandles av ansettelsesmyndigheten etter innstilling fra innstillingsmyndigheten. 

Permisjoner skal søkes om i DFØ-portalen. Følgende permisjoner innvilges vanligvis:

Utdanningspermisjon uten lønn Permisjon etter sykelønnsperiodens utløp Omsorgspermisjon for barn Permisjon for å overta annen stilling
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Permisjoner uten lønn
Sist endret: 12.03.2024

Sykefravær - egen sykdom 

Når en ansatt blir sykmeldt er det visse regler som skal følges. I DFØ sin arbeidsgiverportal finnes nyttig informasjon om plikter og rettigheter for både ledere og ansatte. 

Egenmelding kan bare brukes i arbeidsgiverperioden og den ansatte skal melde fra til UiT om sykefraværet første hele fraværsdag. Egenmelding registreres i DFØ-portalen under "Fraværssøknad" så snart det lar seg gjøre. Dersom fraværet er arbeidsrelatert må den ansatte informere om dette i registreringen. På den måten kan leder avklare årsaken, og tilrettelegge så langt det lar seg gjøre, for å unngå fremtidig sykefravær.

Egenmelding kan brukes i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode. Egenmelding kan for eksempel brukes for 24 enkeltdager. Dersom sykefraværet går over flere dager, inkludert en helg, regnes helgedagene med. Ved UiT kan man bruke egenmelding opptil 8 kalenderdager per sykefraværstilfelle.

Er ansatte syk kun deler av arbeidsdagen skal det ikke benyttes egenmelding. Fraværet skal registreres under flisen "Registrer arbeidstid". Velg fravær- syk deler av dag. 

Egenmelding kan ikke brukes når:


Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Egenmelding

Når det ikke er tillatt å benytte egenmelding er det nødvendlig med sykmelding fra lege eller annen behandler. Arbeidsgiver har ikke krav på å få vite diagnosen. Den ansatte får sykmeldingen på nav.no og må sende den videre til arbeidsgiver. Les mer om sykmelding trinn for trinn, og vanlige problemstilliner på nav.no.

For å ha rett på sykepenger fra arbeidsgiver må den ansatte melde fra om sykefraværet første hele fraværsdag og levere sykmeldingen til arbeidsgiver innen 14 dager, med mindre det av spesielle grunner er umulig.

Den ansatte må oppfylle generelle vilkår for rett til sykepenger. Den ansatte skal gi arbeidsgiver beskjed om at legeerklæring er utstedt, innen 9. fraværsdag.

Den ansatte skal kontaktes av arbeidsgiver for avklaring av forventet varighet på sykefraværet, behovet for delegering av arbeidstakers arbeidsoppgaver m.m.. Det skal også kartlegges behov for eventuell tilrettelegging, for å få arbeidstaker tilbake i jobb så fort som mulig. Dersom fraværet har sitt grunnlag i arbeidsplassen/arbeidsoppgavene, må den ansatte gi beskjed om dette.

Ved forventet sykefravær utover 4 uker, skal det avtales dato for møte med formål om å utarbeide oppfølgingsplan.

Krav om medlemmets medvirkning i hht. folketrygdloven

Arbeidstakers medvirkningsplikt i hht. arbeidsmiljøloven

Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne i hht. arbeidsmiljøloven.

Lønn under sykdom Søknad fritak arbeidsgiverperiode
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Sykmelding
Sist endret: 13.03.2024
Fravær