Personalhåndbok: Fravær

Her finner du informasjon om regler og rutiner for forskjellige typer fravær fra arbeidet. Dersom du ikke finner svar på det du leter etter kan du sende en forespørsel via TOPdesk.

Registrering avspasering

Det finnes forskjellige koder for registrering av avspasering. Se beskrivelser her.

Sist endret: 08.07.2025

Ferie

I staten har alle arbeidstakere 25 dager ferie med- eller uten lønn. Ferieåret følger kalenderåret og feriepenger opptjenes i året før ferien skal avvikles.

Informasjon om feriepenger finner du her.

Statlige arbeidsgivere skal sørge for at arbeidstaker får 25 virkedager ferie hvert ferieår. Innenfor perioden 1. juni - 30. september kan arbeidstakeren kreve å få avvikle en sammenhengende ferieperiode på tre uker. Ledere skal passe på å legge til rette for at ansatte får tatt ut ferie. Det kan ikke utbetales feriepenger for ferie som ikke er avviklet i ferieåret. Unntaket er hvis arbeidstaker slutter og får utbetalt et sluttoppgjør.

Alle har rett til å ta ut ferie i kalenderåret og i staten skilles det mellom ferie med lønn, og ferie uten lønn. Hvor mange feriedager ansatte kan ta ut med lønn er avhengig av hvor mye feriepenger som ble opptjent kalenderåret før.

Summen av ferie, med- og uten lønn, er 25 feriedager for arbeidstakere under 60 år. Fra det året man fyller 60, har man rett på 30 feriedager.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Feriens omfang

Intern rutine - Bruk av arbeidsgivers styringsrett ved fastsetting av ferie.

Intern rutine - Fastsetting av ferie for ansatte i bistillinger.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Fastsettelse av ferie

Alle ansatte plikter å registrere ferieønsker i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).

Derfra blir søknaden sendt elektronisk til leder til godkjenning.

Når leder har behandlet søknaden i selvbetjeningsportalen, genererer systemet en e-post til den ansatte med en orientering om utfallet av søknaden.

Ansatte har mulighet til å endre eller slette ferie i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).

Ansatte kan selv sjekke sine feriekvoter i selvbetjeningsportalen (dfo.no).

Merk: Feriekvoten i selvbetjeningsportalen viser antall dager ansatte har til rådighet for ferie i det inneværende året. Denne kvoten reduseres straks det er sendt inn en søknad om ferie, altså allerede før den er godkjent av leder. På denne måten viser selvbetjeningsportalen hele tiden antall tilgjengelige feriedager som ansatte kan opprette en søknad for.

Hvor mange feriedager har jeg?

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Søke om ferie

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale at inntil 12 virkedager av ferien skal tas ut som forskuddsferie. Det betyr at ferien avvikles før ferieåret begynner. Man skiller ikke på om feriedagene som tas ut er lovbestemt eller følger av tariffavtale. Dette utgjør 10 arbeidsdager for arbeidstakere med ordinær femdagers arbeidsuke (mandag til fredag) og full stilling.

Ferieloven finnes her.

Skjema for søknad om forskuddsferie må fylles ut av ansatt og sendes til leder for godkjenning, før det sendes videre via TOPdesk.

Sist endret: 28.04.2025
Printvennlig innhold: Søke om forskuttering av ferie

Endring eller sletting en fraværssøknad skjer i DFØ selvbetjeningsportal.

Under «Tid» velges flisen «Fraværssøknader». Under «Søknadsoversikt» vises sendte søknader.

Sletting av fraværssøknader som er sendt eller godkjent, gjøres ved å klikke på krysset.

Redigering av søknaden gjøres ved å klikke på pennen.

NB! Det skal ikke legges til nytt/fremtidig fravær i samme søknad. Det skal kun legges inn endringer. For å søke om nytt fravær må skal det opprettes ny fraværssøknad.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Endre eller slette feriesøknad

Det er arbeidsgivers plikt å legge forholdene til rette for at ferien kan avvikles i ferieåret. Arbeidstaker på sin side har plikt til å ta ferie.

Overføring av ferie

Arbeidstaker kan overføre inntil 14 feriedager til neste år (10 dager iht. ferieloven, 4 dager iht. Hovedtariffavtalene). Veiledning for hvordan man søker om overføring av ferie finner du her
Ansatte skal søke om overføring av ferie i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no)
Der ansatte i strid med regelverket har mer enn 14 dager ferie som overføres til neste ferieår, skal det gis en begrunnelse i selvbetjeningsportalen. Grunner kan være 100% sykmelding i ferie, eller avvikling av foreldrepermisjon.
Søknad om overføring av ferie kan registreres fra den 1.oktober og senest innen 31.12.xxxx. Søknaden skal først registreres når den ansatte har tatt ut de feriedagene som hen har rett og plikt til å ta ut i inneværende år og vet antall gjenstående feriedager som kan overføres. Ved endring av søknad må det søkes på nytt og kommentar om dette må legges inn i feltet «Merknad til godkjenner»

Utbetaling av ferie

Det er ikke mulig å få utbetalt lønn for uavviklet ferie. Det gjelder også for langtidssykemeldte som ikke har hatt anledning til å ta ut ferie. Ferie som ikke er avviklet vil kun bli utbetalt på et sluttoppgjør ved fratredelse.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Overføring av ferie

En 100 % sykmeldt arbeidstaker har en viss mulighet til å utsette enkelte feriedager eller hele ferien. For å ha rett til sykepenger må arbeidstaker gi beskjed om sykdommen på vanlig måte første hele sykedag.

Utsette hele ferien

For å kunne utsette hele ferien, må du være 100 % sykmeldt allerede før ferien. Kravet om utsettelse må fremmes senest siste arbeidsdag før ferien skulle startet, og dokumenteres med sykmelding.

Utsette de feriedagene sykdommen varte

Som 100 % sykmeldt kan du be om at samme antall feriedager utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. Det gjelder enten du ble syk i løpet av ferien, eller allerede før ferien startet. Kravet må fremmes så snart du er tilbake på jobb, og dokumenteres med sykmelding.

Gjelder utsettelsen ferie i perioden 1. juni - 30. september, kan ikke arbeidstaker kreve å få ny ferie senere i samme periode.

Delvis sykmeldt

Delvis sykmelding gir ikke rett til å utsette ferie eller feriedager. Det betyr at du har samme rett og plikt til å ta ferie som ellers. Skal du ha ferie en uke, bruker du 5 feriedager. Du kan ikke kombinere feriepenger og sykepenger ved å ta ferie kun de dagene du skulle vært på jobb.

Overføre ferie
Er det sykdom eller foreldrepermisjon som er årsak til at arbeidstaker har feriedager til gode på slutten av året, blir dagene overført til neste ferieår.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Utsette ferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon

Man kan søke om å ta ut ferie i forkant av - eller etterkant av foreldrepermisjon. Dersom man skal avvikle ferie i en periode man har planlagt foreldrepermisjon, må man søke om å dele opp foreldrepermisjonen. Dersom man har lønnet foreldrepermisjon forskutterer UiT lønn til den ansatte og mottar refusjon fra NAV for foreldrepenger. NAV skal ikke betale refusjon for dager der ansatte har ferie, og det er derfor viktig at man ikke avvikler ferie i den peroden man mottar foreldrepenger fra NAV. Dersom man skal endre på planlagt ferie fra UiT må man samtidig endre sin søknad om foreldrepenger hos NAV.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Ferie og foreldrepermisjon

Ferie som er avtalt før oppsigelsen er mottatt, skal i utgangspunktet avvikles som planlagt. Arbeidstaker kan likevel samtykke til at ferietidspunktet endres, etter at oppsigelsen er kommet fram til mottakeren.

Når arbeidstaker sier opp
Er ikke ferien avtalt før arbeidstaker sier opp, skal arbeidsgiver og arbeidstaker på vanlig måte forsøke å bli enige om ferietidspunktet. Blir de ikke enige, kan arbeidsgiver med noen unntak bestemme ferietidspunktet.

Arbeidstaker kan kreve å ta ferien i oppsigelsestiden hvis det ellers ikke vil være anledning til å ta sommerferie, eller ta ut all ferien før året er omme.

Arbeidstaker som sier opp etter 15. august kan ikke kreve å ta ferien i hovedferieperioden.

Når arbeidsgiver sier opp
Blir arbeidstaker sagt opp, og oppsigelsestiden er kortere enn 3 måneder, kan ikke arbeidsgiver bestemme at arbeidstaker skal ta ferie i oppsigelsestiden. Arbeidstaker kan si nei til å ta ferie i oppsigelsestiden, selv om ferien var bestemt på forhånd. Er oppsigelsestiden på 3 måneder eller mer, er det mulig å legge ferie til oppsigelsestiden.

Oppsigelse i prøvetid
Er oppsigelsesfristen i prøvetiden kortere enn 3 måneder, kan ikke arbeidsgiver ensidig bestemme at ferien skal tas ut i dette tidsrommet.

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Ferie i oppsigelsestid

Sist endret: 11.06.2024

Fridager for seniorer

Arbeidsgivere i staten skal legge til rette for at den enkelte arbeidstaker kan stå lenger i jobb. Ett av tiltakene er at eldre arbeidstakere gis ekstra fridager. Fra året du fyller 62 år får du som ansatt ved UiT åtte ekstra fridager (seniordager) pr år. Disse kommer i tillegg til de ordinære 5 ferieukene og den ekstra ferieuken ved fylte 60 år. Fridagene kan tas ut som hele dager, halve dager, timer eller redusert arbeidstid pr. dag, etter avtale med arbeidsgiver.

Seniordager registreres ved å sende inn fraværsøknad med fraværstypen Tjenestefri senior i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).

Seniordagene er ikke ferie. Uavviklede seniordager kan derfor ikke overføres til neste år eller utbetales som lønn.

Deltidsansatte får rett til fridager forholdsmessig. Antall dager tjenestefri med lønn kan tas ut i forhold til deltids-prosent som følger:

100% stilling - 8 dager
90% stilling - 7,2 dager
80% stilling - 6,4 dager
75% stilling - 6 dager
70% stilling - 5,6 dager
60% stilling - 4,8 dager
50% stilling - 4 dager

Seniordagene kan tas ut som hele dager, halve dager eller som timer.

Kvotetrekket ved registrering av seniordager vil automatisk justere seg etter stillingsprosenten. Arbeides det 50 % og en har 4 seniordager, vil det tilsvare 8 halve dager. Seniordagen må fremdeles registreres som hel dag, men kvotetrekket vil være en halv dag.

Det året den ansatte går av med pensjon/ slutter, beregnes uttaket forholdsmessig ut fra når på året stillingen fratres. Ved fratredelse 1. juli kan halvparten av de avtalte antall seniordager, d.v.s. fire dager, tas ut. Det gjelder også deltidsansatte. Se Hovedtariffavtalen kap. 5.6.

Se DFØ sine sider for mer info om seniorpolitiske tiltak i staten.

Sist endret: 17.06.2025

Korttidsfravær og annet fravær

Dagens praksis gir arbeidstakere anledning til å utføre nødvendig ærend i arbeidstiden, for eksempel egen time hos tannlege, lege, fysioterapeut og kiropraktor. Det forutsettes at det ikke er mulig å utføre ærendet i fritiden. Fraværet skal godkjennes av nærmeste leder. Gjentatte behandlinger hos lege mv. som foregår over en lengre periode vil kunne tas ut som fleksitid, eventuelt som velferdspermisjon dersom det er grunnlag for det.

Her er retningslinjer for permisjon. Alt fravær skal søkes om i selvbetjeningsportalen i DFØ. Er du usikker på hvilken fraværsårsak du skal velge kan du sende en forespørsel til fellestjenesten.

Eksempler på fraværstyper som skal søkes om i DFØ-portalen:

Velg flisen "Fraværssøknader" ved eksamen-/lesedager, avspasering fleksitid, overtid og reisetid.

Velg flisen "Permisjonssøknader" ved fravær som militærtjeneste/siviltjeneste, offentlige verv og organisasjonsmessige oppdrag, faglig fravær eller studiepermisjon for teknisk/administrative stillinger.

Velg flisen "Registrer arbeidstid" ved fravær som tannlege, lege, fysioterapeut, ammepermisjon, syk del av dag, trening i arbeidstiden.

Søknad om FoU-termin gjøres på eget skjema for ditt institutt/fakultet. Se retningslinjer for FoU-termin for vitenskapelige stillinger.

Sist endret: 16.06.2025

Fravær på grunn av sykt barn

Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til fri med omsorgspenger når barnet er sykt og trenger tilsyn og pleie hjemme eller i helseinstitusjon. Dette gjelder også dersom barnet skal følges til lege, eller trenger annen oppfølging i forbindelse med sykdom, selv om barnet ikke er sykt den aktuelle dagen. I tillegg har arbeidstaker rett til fri med omsorgspenger dersom den som har daglig tilsyn med barnet er syk eller følger et annet barn til utredning eller til innleggelse i helseinstitusjon, og derfor ikke kan ha tilsyn med barnet.

Retten til omsorgspenger gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. Når barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet utvides aldersgrensen til 18 år.
Ved UiT godtas bruk av omsorgsdager for nyansatte selv om opptjeningstiden på 4 uker i nåværende arbeidsforhold ikke er oppfylt. UiT søker NAV om refusjon av omsorgspenger. Tidligere arbeidsforhold/ytelser vil avgjøre om UiT får refundert disse dagene.
Arbeidstakere kan også ha krav på ekstra omsorgsdager fra NAV. På NAV sine sider finnes informasjon om regelverk og rutiner for å søke ekstra omsorgsdager. Når arbeidstaker har fått et vedtak fra NAV må dette sendes til UiT slik at kvoten for omsorgsdager kan oppdateres i våre systemer.

Hvordan skal sykefraværet dokumenteres?
De 3 første kalenderdagene registreres i DFØ-portalen. Velg flisen "Fraværssøknad", opprett ny søknad og velg årsakskode 470. Deretter kan arbeidsgiver, ved leder, kreve at barnets eller barnepassers sykdom dokumenteres med legeerklæring. Fraværssøknaden går til leder.

Permisjoner på grunn av sykt barn

Arbeidstaker som har omsorg for barn kan også søke på følgende permisjoner med lønn:

430 - Omsorgspermisjon med lønn iht. F.best. § 20
Permisjon på denne kode kan innvilges på deltid eller full tid. Arbeidstakere som har omsorg for barn under 18 år med livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade, har til sammen rett til tjenestefri med full lønn i inntil 3 år for det enkelte barn. Vilkårene for slik tjenestefri følger reglene i arbeidsmiljøloven § 12-9 og folketrygdloven. Lønnen refunderes arbeidsgiver fra NAV.
460 – Pleiepenger barn
Benyttes for pleierelatert fravær for pleie av barn under 18 år. Koden skal dekke folketrygdeloven §9-10 og §9-11. Pleiepenger refunderes arbeidsgiver fra NAV.
Arbeidstaker har kun rett til full lønn ved mottak av pleiepenger i inntil 3 år fra arbeidsgiver, jf HTA § 20 (4). Har arbeidstaker behov mer enn 3 år med pleiepenger, må hen henvende seg til NAV for utbetaling.
461 – Opplæringspenger
Man kan få opplæringspenger som erstatning for tapt arbeidsinntekt ved deltakelse på kurs eller annen nødvendig opplæring fordi barnet har en funksjonshemning eller langvarig sykdom. Kode 461 skal dekke folketrygdloven §9-14. Opplæringspenger refunderes arbeidsgiver fra NAV.

For alle nevnte permisjonssøknader velg flisen "Permisjonssøknad" i DFØ-portalen. Svar "Ja" på spørsmål om man kjenner permisjonstypen. Velg den aktuelle permisjonskoden og last opp NAV-søknad eller annen dokumentasjon som vedlegg. Søknaden går til fellestjenesten for saksbehandling før den sendes til leder for godkjenning.

Sist endret: 16.06.2025

Sykefravær - egen sykdom

Når en ansatt blir sykmeldt er det visse regler som skal følges. I DFØ sin arbeidsgiverportal finnes nyttig informasjon om plikter og rettigheter for både ledere og ansatte.

Egenmelding kan bare brukes i arbeidsgiverperioden og den ansatte skal melde fra til UiT om sykefraværet første hele fraværsdag. Egenmelding registreres i DFØ-portalen under "Fraværssøknad" så snart det lar seg gjøre. Dersom fraværet er arbeidsrelatert må den ansatte informere om dette i registreringen. På den måten kan leder avklare årsaken, og tilrettelegge så langt det lar seg gjøre, for å unngå fremtidig sykefravær.

Egenmelding kan brukes i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode. Egenmelding kan for eksempel brukes for 24 enkeltdager. Dersom sykefraværet går over flere dager, inkludert en helg, regnes helgedagene med. Ved UiT kan man bruke egenmelding opptil 8 kalenderdager per sykefraværstilfelle.

Er ansatte syk kun deler av arbeidsdagen skal det ikke benyttes egenmelding. Fraværet skal registreres under flisen "Registrer arbeidstid". Velg fravær- syk deler av dag.

Egenmelding kan ikke brukes når:

ansatte ikke har opparbeidet seg retten til bruk av egenmelding
ansatte er delvis sykmeldt
antall dager med egenmelding per sykefravær er brukt opp
antall egenmeldinger i løpet av 12 måneder er brukt opp
ansatte mottar arbeidsavklaringspenger helt eller delvis
ansatte er fratatt retten til å bruke egenmelding

Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Egenmelding

Når det ikke er tillatt å benytte egenmelding er det nødvendlig med sykmelding fra lege eller annen behandler. Arbeidsgiver har ikke krav på å få vite diagnosen. Den ansatte får sykmeldingen på nav.no og må sende den videre til arbeidsgiver. Les mer om sykmelding trinn for trinn, og vanlige problemstilliner på nav.no.

For å ha rett på sykepenger fra arbeidsgiver må den ansatte melde fra om sykefraværet første hele fraværsdag og levere sykmeldingen til arbeidsgiver innen 14 dager, med mindre det av spesielle grunner er umulig.

Den ansatte må oppfylle generelle vilkår for rett til sykepenger. Den ansatte skal gi arbeidsgiver beskjed om at legeerklæring er utstedt, innen 9. fraværsdag.

Den ansatte skal kontaktes av arbeidsgiver for avklaring av forventet varighet på sykefraværet, behovet for delegering av arbeidstakers arbeidsoppgaver m.m.. Det skal også kartlegges behov for eventuell tilrettelegging, for å få arbeidstaker tilbake i jobb så fort som mulig. Dersom fraværet har sitt grunnlag i arbeidsplassen/arbeidsoppgavene, må den ansatte gi beskjed om dette.

Ved forventet sykefravær utover 4 uker, skal det avtales dato for møte med formål om å utarbeide oppfølgingsplan.

Krav om medlemmets medvirkning i hht. folketrygdloven

Arbeidstakers medvirkningsplikt i hht. arbeidsmiljøloven

Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne i hht. arbeidsmiljøloven.

Lønn under sykdom Søknad fritak arbeidsgiverperiode

Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Sykmelding

Sist endret: 13.03.2024

Permisjoner

Det er ulike permisjonsordninger for ansatte i staten. Noen har hjemmel i lov, og andre inngår i tariffavtaler. Ansatte kan få permisjon med lønn, delvis lønn og uten lønn. Egne retningslinjer for permisjoner gjelder for alle som har et ansettelsesforhold ved UiT. Permisjonsreglementet finner du her. Detaljert beskrivelse for hvordan søke permisjoner i DFØ finner du her.

Avtalefestet permisjon med eller uten lønn er permisjon som man har rett til etter

Disse er nærmere beskrevet i statens arbeidsgiverportal.

I DFØ er permisjonstypene delt inn i følgende kategorier: Sykdom, Jobb/militær, Foreldre, Omsorg, Utdanning, Annet

Permisjon ved opphør av sykepengerettigheter

Dersom det ikke er mulig å komme tilbake til opprinnelig stilling etter at sykepengerettighetene er brukt opp, må det i samråd med leder planlegges å søke om full eller delvis permisjon.

I henhold til folketrygdloven § 8-12 opphører retten til sykepenger når man har mottatt sykepenger i til sammen 248 dager i løpet av de siste tre årene. For å få tilbake retten til sykepenger må man være helt arbeidsfør i 26 uker etter siste mottak av sykepenger fra folketrygden.

Maksdato for sykepenger
NAV fastsetter en maksdato for sykepenger basert på sykefraværet. Dersom man har vært sammenhengende sykemeldt, vil sykepengerettighetene opphøre fra dagen etter maksdato. For eksempel, dersom maksdato er 25.12.24, vil sykepengerettighetene opphøre fra og med 26.12.24. Det er viktig å merke seg at avvikling av ferie som er registrert hos NAV kan forskyve maksdatoen. For at ferie skal forsyve maksdato må første feriedag være registrert før maksdatoen foreligger. Gjeldende maksdato vil den ansatte finne hos NAV.

Tiltak ved opphør av sykepengerettigheter
Dersom det er usikkert om man vil være tilbake i full jobb når sykepengerettighetene opphører, anbefales det å søke om pensjonsytelser fra Statens pensjonskasse (SPK) og NAV. Dette sikrer inntekt etter at sykepenger opphører. Hvis arbeidsevnen er nedsatt med 50 prosent eller mer, krever SPK at man også søker om ytelse fra NAV. SPK vil ikke behandle søknaden før det foreligger vedtak fra NAV. Mer informasjon og søknadsskjema finnes på www.nav.no og www.spk.no. Det er viktig å merke seg at pensjonsytelser ikke må tas i bruk dersom man er i stand til å gjenoppta arbeidet.

Informasjon til arbeidsgiver
Ved søknad om pensjonsytelser må det samtidig søkes om permisjon i DFØ-portalen. Arbeidsgiver vil betale lønn for inneværende stilling ut måneden for maksdato dersom man går over på pensjonsytelser. Dette betyr at den ansatte skal søke om permisjon fra den 1. i måneden etter maksdato for rett til sykepenger. For eksempel, dersom maksdato er 25.12.24, skal den ansatte søke om permisjon fra 01.01.25. Den ansatte må i tillegg levere sykmelding til arbeidsgiver ut måneden med maksdato for å dokumentere gyldig fravær.

Det er ikke anledning til å motta dobbel utbetaling i denne måneden, og NAV må informeres om at lønn mottas fra arbeidsgiver. Ved dobbelutbetaling vil arbeidsgiver kreve beløpet tilbake.

Sist endret: 10.06.2025
Printvennlig innhold: Sykdom

Annen jobb

Ved overgang til annen stilling utenfor UiT Norges arktiske universitet er hovedregelen at permisjon ikke innvilges. Unntak kan gjøres dersom søkeren er fast ansatt og har vært i tjeneste ved UiT i minst to år. Slike søknader vurderes ut fra arbeidsgivers styringsrett og virksomhetens tjenstlige behov. Permisjon innvilges normalt kun til ansatte med særlig viktig kompetanse eller på områder med rekrutteringsutfordringer, og det forutsettes at permisjonen gir en merverdi for UiT. Varigheten begrenses vanligvis til 6–12 måneder, og det kan settes forbehold om endringer i stilling eller organisatorisk tilhørighet ved eventuell retur. Permisjon for å tiltre åremålsstillinger som leder ved andre universiteter og høyskoler kan innvilges, men som hovedregel ikke utover én åremålsperiode.

Når det gjelder permisjon for å overta en annen stilling internt ved UiT, innvilges dette normalt ikke, med unntak av åremålsstillinger som leder. Det kan også gis permisjon fra en fast stilling for å overta en midlertidig stilling. Søknader om permisjon behandles enten som egne saker eller samtidig med ansettelsessaken, dersom dette er praktisk mulig.

Søknad om permisjon i forbindelse med annen jobb må fylles ut i DFØ-portalen.

Hospitering

En ordning for hospitering ved UiT Norges arktiske universitet er iverksatt fra 1.6.2025. Avtale om hospitering inngås mellom enheten hvor vedkommende skal hospitere og den ansatte, og det skal ikke søkes om permisjon.

Les mer om hospitering og finn regelverk og avtaleverk her.

Militærtjeneste

Ved UiT har ansatte rett til permisjon under militærtjeneste og sivil tjeneste i henhold til hovedtariffavtalene § 21 og arbeidsmiljøloven § 12-12. Dette inkluderer også fravær ved sesjon, men gjelder ikke for utenlandske statsborgere som avtjener militærtjeneste i hjemlandet eller ansatte utenfor hovedtariffavtalene, som deltakere i midlertidige arbeidsmarkedstiltak.

Ansatte har oppsigelsesvern i opptil 24 måneder under pliktig eller frivillig militærtjeneste. Under tjenesten kan ansatte ved UiT ha rett til full eller 1/3 sivil lønn, men det gjøres fradrag for militær godtgjørelse, forsørgertillegg og botillegg dersom tjenesten varer mer enn én uke. Deltidsansatte får lønn og fradrag beregnet forholdsmessig.

Ansatte må varsle arbeidsgiver om innkalling til tjeneste og fremlegge nødvendig dokumentasjon for eventuelle tillegg. I ferieperioder under militærtjeneste kan full sivil lønn og militær godtgjørelse utbetales, men ferieavvikling må skje i tråd med ferieloven. Pensjonsinnskudd beregnes kun av sivil lønn, men pliktig militærtjeneste regnes som pensjonsgivende tjenestetid.

Ved innkalling til tjeneste må det samtidig søkes om permisjon i DFØ-portalen.

Les mer om permisjon under militærtjeneste og siviltjeneste i Statens personalhåndbok og Arbeidsmiljøloven.

Sist endret: 16.06.2025
Printvennlig innhold: Jobb/Militær

Ansatte som skal bli foreldre, har krav på forskjellige typer permisjoner fra sin stilling. Under er disse permisjonstypene beskrevet, sammen med rutiner for hvordan ansatte skal søke om permisjon.

Permisjon i svangerskap Foreldrepermisjon Omsorgspermisjon i forbindelse med fødsel Permisjon ved amming Ulønnet tilleggs-foreldrepermisjon

Sist endret: 13.05.2025
Printvennlig innhold: Foreldre

Ansatte ved UiT har mulighet til å søke forskjellige typer omsorgspermisjon for å ta seg av barn eller nærstående. Under finner du en oversikt over permisjonstypene og rutiner for å søke om disse.

Permisjon ved pleiepenger barn Permisjon ved opplæringspenger Omsorg for barn under 18 år Permisjon uten lønn i forbindelse med sykdom i familien Pleie av nærstående i livets sluttfase

Sist endret: 13.05.2025
Printvennlig innhold: Omsorg, opplæring og pleie

Ved UiT kan det søkes om faglig fravær, studiepermisjon og utdanningspermisjon. Faglig fravær eller studiepermisjon med lønn, omfatter oppdatering, utdanning, videreutdanning, personalutveksling og lignende som arbeidsgiver ønsker gjennomført.

For ansatte i teknisk/administrative stillinger kan faglig fravær eller studiepermisjon på inntil 4 uker per kalenderår innvilges av nærmeste leder. Ved fravær eller permisjon som overstiger 4 uker, avgjøres søknaden av rektor eller administrasjonsdirektør etter innstilling fra relevant instans. Dersom studiepermisjonen varer mer enn 2 måneder og medfører utdanningsutgifter over 1 G, kan det ilegges plikttjeneste i henhold til Statens personalhåndbok (Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning).

1 G refererer til grunnbeløpet i folketrygden, som justeres årlig, og er en fastsatt sum brukt som beregningsgrunnlag for ulike ytelser og rettigheter i Norge, som pensjon, sykepenger og uføretrygd.

For vitenskapelige stillinger gjelder egne bestemmelser for FoU-termin (forsknings- og utdanningstermin). Les mer om dette her.

Når det gjelder utdanningspermisjon uten lønn, har arbeidstakere som har vært i arbeidslivet i minst tre år og ansatt hos samme arbeidsgiver de siste to år, rett til hel eller delvis permisjon i inntil tre år for å delta i organiserte utdanningstilbud. Ved søknad om permisjon for å inneha en fireårig stipendiatstilling, innvilges som hovedregel permisjon for fire år. Permisjon kan imidlertid avslås dersom det hindrer arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer, jf. arbeidsmiljøloven § 12-11. Videre kan utdanningspermisjon for statstjenesten medregnes som pensjonsgivende tjenestetid i Statens pensjonskasse (SPK) i inntil tre år, jf. Statens personalhåndbok.

Permisjon ved faglig fravær, studiepermisjon og utdanningspermisjon søkes i DFØ-portalen. Velg flisen "Permisjonssøknad".

Sist endret: 16.06.2025
Printvennlig innhold: Utdanning

Det kan også innvilges lønnet og ulønnet permisjon ved UiT, med andre permisjonsgrunnlag.
Søknad om permisjon med og uten lønn, som ikke er omtalt på denne nettsiden, avgjøres i hvert enkelt tilfelle av arbeidsgiver eller ansettelsesmyndigheten.

I vurderingen tas det hensyn til om det lar seg gjøre å gi permisjon i forhold til tjenesten som skal utføres ved UiT. Dette gjelder også ønske om redusert arbeidstid.

Se permisjonsreglementet her.

Finner du ikke informasjon om hvordan du skal søke om den permisjonstypen eller det fraværet du trenger, kan du sende en henvendelse til fellestjenesten for å få veiledning om dette.

Sist endret: 16.06.2025
Printvennlig innhold: Annet

Sist endret: 16.06.2025

Fravær

Tilbake

Hvor mange feriedager har jeg?

Du finner en oversikt over feriedagene dine i Selvbetjeningsportalen, under tid - kvoteoversikt:

Betalt ferie: Hvis du jobber heltid og har full opptjening av feriedager ved UiT fra året før, vil du ved et nytt kalenderår få 25 dager i denne kvoten. Restkolonnen reduseres etter hvert som lederen din godkjenner fraværssøknadene dine med fraværstype «ferie med lønn 210».

Ubetalt ferie: Denne kvoten har du hvis du året før ikke fikk full opptjening av feriedager. Det vil for eksempel være tilfellet, hvis du startet i jobben i løpet av dette året eller fjoråret. Da har du rett, men ikke plikt til å ta ut ubetalt ferie. Restkolonnen reduseres etter hvert som lederen din godkjenner fraværssøknadene dine med fraværstype «ferie uten lønn 220».

Hvis du ble ansatt etter 30. september, har du rett til å avvikle 1 uke (5 dager) ferie det året du startet i jobben.

Fra året du fyller 60 år, får du en ekstra ferieuke (5 dager).

Tilbake

Lønn under sykdom

Ansatte som blir syk normalt vil ha rett til full lønn under sykefraværet, i samsvar med Hovedtariffavtalen § 11 og § 18.

For å ha rett til lønn under sykdom, er det ikke nok at arbeidstaker er ansatt i tjenesten. Arbeidstaker må fysisk ha møtt opp på jobb for å begynne i arbeidet.

Retten til lønn under sykdom opphører som hovedregel etter 49 uker og 5 kalenderdager. Er fraværet oppdelt i perioder, legges de spredte sykeperiodene i løpet av de 3 siste årene sammen. Arbeidsgiverperioden (arbeidsgiver betaler de første 16 dagene av sykefraværet) inngår ikke i de 49 ukene og 5 kalenderdagene.

Den ansatte vil få utbetalt full lønn under sykemeldingsperioden under forutsetning av at egenmelding/sykemelding er levert og vilkårene for sykepenger er oppfylt.

Når det nærmer seg maksdato for rett til sykepenger fra NAV, og den ansatte vet at det ikke er mulig å komme tilbake i full stilling når sykepengerettighetene er brukt opp, må det søkes om permisjon fra UiT.

Opptjeningstid sykepenger i hht. folketrygdloven.

Sykepengegrunnlag i hht. folketrygdloven.

Sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden i hht. folketrygdloven.

Antall sykepengedager i hht. folketrygdloven.

Bortfall av rett til ytelser når mottakeren er skjødesløs med sin helse m.m. i hht. folketrygdloven.

Tilbake

Søknad fritak arbeidsgiverperiode

Når en arbeidstaker har langvarig eller kronisk sykdom som kan føre til hyppige sykefravær, eller er sykmeldt på grunn av graviditet, kan man søke NAV om dekking av sykepenger i arbeidsgiverperioden.

Tilbake

Permisjon i svangerskap

Ansatte som er gravid har rett til fri fra arbeidet med lønn i forbindelse med svangerskapskontroll dersom de ikke med rimelighet kan gjennomføres utenfor arbeidstid.

Utsettes en gravid ansatt for påvirkninger i arbeidsmiljøet, som kan skade fosteret, skal arbeidet tilrettelegges. Er ikke det mulig, må UiT dokumentere det skriftlig. Den ansatte kan da ikke arbeide under svangerskapet, og vil kunne ha rett på svangerskapspenger. Dette må søkes om hos NAV, samtidig som det søkes om permisjon i DFØ-portalen. Velg flisen "Permisjonssøknad" og permisjonstype 176 - permisjon i svangerskap. NAV-søknaden legges ved som dokumentasjon til permisjonssøknaden, og UiT krever refusjon av svangerskapspenger fra NAV mens den ansatte får sin lønn fra UiT.

Søk om svangerskapspenger fra NAV

Foreldrepermisjon under svangerskapet

Foreldrepenger fra NAV kan tidligst tas ut når det er 12 uker igjen til termin. Uttaket må starte 3 uker før termin. Foreldrepenger som betales ut før fødselen trekkes fra den totale stønadsperioden fra NAV. Det må søkes om foreldrepermisjon fra UiT i tilsvarende periode. Se saksgang ved søknad om foreldrepermisjon.

Tilbake

Foreldrepermisjon

Ansatte ved UiT som skal ut i foreldrepermisjon, må delta i et planleggingsmøte med nærmeste leder og en saksbehandler fra fellestjenesten. I møtet avtales avvikling av foreldrepermisjon.

Oversikt over saksgangen ved søknad om foreldrepermisjon:

Ansatt informerer nærmeste leder om at det planlegges å søke om foreldrepermisjon.
Ansatt melder seg på foreldrepermisjonsmøte via nettskjema.
Ansatt og leder kalles inn til Teams-møte.
Ansatt og leder deltar i Teams-møte der det søkes om foreldrepenger fra NAV (dersom den ansatte har behov for hjelp til dette), og samtidig lønnet/ulønnet forledrepermisjon fra UiT.
Ansatt sender i ettertid kopi av alle eventuelle NAV-vedtak via Filsender til fellestjenesten.

Foreldrepermisjon med lønn forutsetter at det innvilges foreldrepenger fra NAV. Dersom det ikke innvilges foreldrepenger fra NAV må det søkes ulønnet foreldrepermisjon eller registreres annet fravær som ferie m.m.

Ved spørsmål kan fellestjenesten kontaktes.

Alt om foreldrepenger fra NAV

Tilbake

Omsorgspermisjon i forbindelse med fødsel

I tillegg til foreldrepermisjon gis det lønnet omsorgspermisjon i forbindelse med fødsel. Far, medmor eller medfar har rett til omsorgspermisjon i 2 uker for å bistå mor i forbindelse med fødselen.

Bor ikke foreldrene sammen, kan de 2 ukene med permisjon tas ut av en annen som bistår mor. Adoptivforeldre og fosterforeldre har rett til omsorgspermisjon i 2 uker i forbindelse med at omsorgen for barnet overtas. (Fosterforeldre har ikke rett til lønn under omsorgspermisjon).

Ansatte ved UiT skal søke om omsorgspermisjon i forbindelse med fødsel i DFØ-portalen så snart fødsel/adopsjon finner sted. Velg flisen "Fraværssøknader" og deretter fraværstype 440 - Omsorg føds 2 uker m/lønn.

Tilbake

Permisjon ved amming

En ansatt som ammer har rett til lønnet ammefri i inntil to timer pr. dag frem til barnet fyller to år, dersom vedkommende normalt arbeider fulle arbeidsdager.

Er den avtalte arbeidsdagen mellom 2/3 og hel arbeidsdag har den ansatte rett til lønnet ammefri i inntil en time per dag frem til barnet fyller to år. Er arbeidsdagen kortere enn 2/3, vil retten til ammefri være uten lønn.

Ansatte som vil benytte retten til permisjon på grunn av amming skal søke om dette snarest mulig.

Retten til lønn ved amming gjelder til barnet fyller 2 år, men når barnet er over 9 måneder kan arbeidsgiver be om bekreftelse fra lege eller helseinstitusjon på at den ansatte fortsatt ammer sitt barn. Eventuell bekreftelse sendes som et vedlegg i søknaden.

Ansatte ved UiT skal søke om ammepermisjon her.

Det er nærmeste leder som behandler søknaden. Teknisk/Administrativt ansatte skal i tillegg registrere fravær i forbindelse med ammepermisjon i selvbetjeningsportalen (DFØ). Velg flisen "Registrer arbeidstid" og deretter fraværstype "ammepermisjon med/lønn".

Tilbake

Ulønnet tilleggs-foreldrepermisjon

Denne permisjonen er en uvidet ulønnet foreldrepermisjon for arbeidstaker som allerede har hatt Foreldrepermisjon med 80% eller 100% lønn. Permisjon gis etter Fellesbestemmelsenes § 20, pkt 7.

Velg flisen "Permisjonssøknad" i DFØ-portalen. Svar "Ja" på spørsmål om man kjenner permisjonstypen. Velg permisjonskode 435 og skriv i fritektsfeltet når du har hatt foreldrepemisjon. Søknaden går til fellestjenesten for saksbehandling før den sendes til leder for godkjenning.

Tilbake

Permisjon ved pleiepenger barn

Denne permisjonen benyttes for pleierelatert fravær for pleie av barn under 18 år. Koden skal dekke folketrygdeloven §9-10 og §9-11. Pleiepenger refunderes arbeidsgiver fra NAV.

Arbeidstaker har kun rett til full lønn ved mottak av pleiepenger i inntil 3 år fra arbeidsgiver, jf HTA § 20 (4). Har arbeidstaker behov for mer enn 3 år med pleiepenger, må hen henvende seg til NAV for utbetaling.

Velg flisen "Permisjonssøknad" i DFØ-portalen. Svar "Ja" på spørsmål om man kjenner permisjonstypen. Velg permisjonskode 460 og last opp NAV-søknad eller annen dokumentasjon som vedlegg. Ikke legg ved helseopplysninger om barnet. Søknaden går til fellestjenesten for saksbehandling før den sendes til leder for godkjenning.

Tilbake

Permisjon ved opplæringspenger

Man kan få opplæringspenger som erstatning for tapt arbeidsinntekt ved deltakelse på kurs eller annen nødvendig opplæring fordi barnet har en funksjonshemning eller langvarig sykdom. Kode 461 skal dekke folketrygdloven §9-14. Opplæringspenger refunderes arbeidsgiver fra NAV.

For å søke permisjon velg flisen "Permisjonssøknad" i DFØ-portalen. Svar "Ja" på spørsmål om man kjenner permisjonstypen. Velg permisjonskode 461 og last opp NAV-søknad eller annen dokumentasjon som vedlegg. Ikke legg ved helseopplysninger om barnet. Søknaden går til fellestjenesten for saksbehandling før den sendes til leder for godkjenning.

Tilbake

Omsorg for barn under 18 år

Denne permisjonen (Omsorgspermisjon med lønn iht. F.best. § 20) kan innvilges på deltid eller full tid. Arbeidstakere som har omsorg for barn under 18 år med livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade, har til sammen rett til tjenestefri med full lønn i inntil 3 år for det enkelte barn. Vilkårene for slik tjenestefri følger reglene i arbeidsmiljøloven § 12-9 og folketrygdloven. Lønnen refunderes arbeidsgiver fra NAV.

Velg flisen "Permisjonssøknad" i DFØ-portalen. Svar "Ja" på spørsmål om man kjenner permisjonstypen. Velg permisjonskode 430 og last opp NAV-søknad eller annen dokumentasjon som vedlegg. Søknaden går til fellestjenesten for saksbehandling før den sendes til leder for godkjenning.

Tilbake

Permisjon uten lønn i forbindelse med sykdom i familien

Ansatte ved UiT kan søke om ulønnet permisjon grunnet sykdom i familien. Ref. permisjonsavtalen i Staten pkt 1b. gir slik permisjon en medregning i Statens pensjonskasse inntil 3 år.

Permisjon søkes i DFØ-portalen. Velg flisen "Permisjonssøknad" og deretter fraværstype 480 - Permisjon uten lønn ifb med sykdom i familien.

Tilbake

Pleie av nærstående i livets sluttfase

Ansatte har krav på tjenestefri med lønn i inntil 60 dager for å pleie en nærstående i hjemmet i livets sluttfase. Retten til tjenestefri med lønn gjelder for hver pasient. Som nærstående regnes en videre krets personer enn barn, barnebarn, foreldre, besteforeldre, søsken, ektefelle og samboer. Selv om de fleste som pleier døende personer er i nær familie, vil mange kunne ha knyttet til seg andre omsorgspersoner som det er mer eller like naturlig å få hjelp fra som familiemedlemmer. Den ansatte må søke nærmeste leder om permisjon, samt fremsette krav om pleiepenger hos NAV i den kommunen hvor den pleietrengende bor. Her kan du søke om pleiepenger i livets sluttfase.

Permisjon søkes i DFØ-portalen. Velg flisen "Permisjonssøknad" og deretter fraværstype 462 - Pleiepenger nærstående. Last opp søknad om pleiepenger fra NAV som vedlegg til permisjonssøknaden.

Tilbake