Lønn og godtgjørelser
Brukerveiledninger og kurs for fagspesialister i SAP
Nedenfor finner du brukerveiledninger og systemopplæring fra DFØ og BOTT knyttet til det nye lønnssystemet og nye lønnsprosesser
Meld deg på kurset og legg til det i profilen din i Canvas. Kursene er i opptak og du kan selv bestemme når du ønsker å delta.
Påloggingsside til kursene dine i Canvas ligger her: https://mitt.uib.no/ (tjenesten leveres av Universitet i Bergen)
Se på følgende video som viser hvordan du melder deg på hvert kurs: VIDEO (logg deg inn i Panopto med UiT Azure AD)
- Attestant lønn
Kontrollør lønn - Feilretter lønn
- Fagspesialist organisasjon
- Fagspesialist lønn
- Fagspesialist lønnsrefusjoner
- Fagspesialist reise
- Fagspesialist tid
- Fagspesialist utbetaling og offentlig rapportering
- Personalgodkjenner lønn
- Kostnadsgodkjenner – økonomi og lønn
- Koordinator kontrakt - tilsetting og arbeidskontrakt
- Behovshaver kontrakt - tilsetting og arbeidskontrakt
Sist endret: 20.03.2024
Printvennlig innhold: Kurs for fagspesialister i SAP
Kontrakter i TOA-løsningen
Ved UiT brukes ToA-løsningen (Tilsetting og arbeidskontrakt) levert av DFØ. Løsningen brukes til bestilling av oppdrags- og enkeltansettelser (timelønn) av midlertidig karakter. Bestillinger gjøres i Selvbetjeningsportal eller DFØ-app. Ansettelser av midlertidig er regulert i statsansatteloven, arbeidsmiljøloven og universites- og høyskoleloven. Det må foreligge hjemmel for å ansette midlertidig uavhengig av på hvilken måte avlønning skjer.
- Oppdragskontrakter - eksempler (ikke utømmende liste):
- Sensorer for bedømmelse av eksamen
- Bedømmelse (doktorgradsavhandlinger, disputas, kompetanseopprykk, søkere til stilling)
- Ekstern som holder innlegg på konferanse og lignende
- Ekstern som holder forelesning eller kort forelesningsrekke som ikke er avgjørende for at studentene skal kunne ta eksamen i faget, dvs. «krydder» til ordinær undervisning, definert som «Gjesteforelesning»
- Eksterne medlemmer av styrer og råd (kan også behandles utenfor løsningen)
- Praksisveiledere - fast honorar (ikke timebasis)
- Timelønnskontrakter - eksempler (ikke utømmende liste):
- Eksamensvakter
- Studentassistenter
- Vitenskapelige assistenter
- Praksisveiledere som har betaling pr. time
- Undervisning/forelesning som er en del av universitetets ordinære utdanningstilbud
- Feltarbeidere
- Seminarledere
- PC-stuevakter
- Studentmentorer (Som refunderes av NAV)
Timekontrakter kan omgjøres til månedskontrakter i tilfeller der arbeidet er kontinuerlig gjennom avtaleperioden og timeomfanget er av en viss størrelse. Dette gjøres om av koordinator kontrakt og skal ikke bestilles av behovshaver kontrakt.
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: ToA-løsningen skal brukes til bestilling av
- Behovshaver kontrakt - koordinerer bestilling av kontrakter internt på enheten og registrerer bestilling i selvbetjeningsportal/app.
- Koordinator kontrakt - oppretter time-, oppdrag-, og månedskontrakter. Attesterer timer som føres av timelønte og foretar kontroll og godkjenning av oppdragskontrakter når de er utført. Rollen er plassert i fellestjenesten, lønn.
- Kostnadsgodkjenner - kontrollerer og godkjenner time-, oppdrag og månedskontrakter. Rollen må ha budsjettfullmakt.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Roller i ToA-løsningen
- Oppdragstaker må signere mottatt kontrakt
- Utføre oppdrag
- Oppdragstaker skal ikke registrere honorar. Honoraret for oppdraget utbetales etter sluttdato for oppdragskontrakten.
- Oppdragstaker må, hvis avtalt, registrere og sende reiseregningen knyttet til oppdraget
- Arbeidstaker (timelønnet) signerer kontrakt, og må registrere timer og sende inn timelister for å utløse utbetaling
- Arbeidstaker (timelønnet) må, hvis avtalt, registrere og sende reiseregning
Sist endret: 20.03.2024
Printvennlig innhold: Oppdragstaker og arbeidstaker (timelønnet/månedslønnet)
Behovshaver kontrakt
- Behovshaver kontrakt - koordinerer bestilling av kontrakter internt på enheten og registrerer bestilling i selvbetjeningsportal/app.
-
I noen sammenhenger er det behovshaver kontrakt som har kontakt mot oppdragstaker/arbeidstaker. I andre tilfeller kan det være en person utenfor løsningen som har første kontakt og som må videreformidle kontraktsinformasjon til behovshaver kontrakt som registrerer dette i løsningen.
For å kunne bestille kontrakter er det krav til å ha gjennomført E-læringskurs i Canvas og UiTs interne kurs for Behovshaver kontrakt. Informasjon om kursdatoer og påmelding kunngjøres på tavla.
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Krav til opplæring behovshaver kontrakt
Bestille kontrakter
Kontraktsveileder som beskriver hva bestillingen må inneholde
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Informasjon som må være på plass før bestilling kan opprettes
Det er viktig å vite forskjellen mellom en oppdragstaker og en arbeidstaker (time og månedslønnet) fordi valget har betydning for hvilke rettigheter disse to arbeidsforholdene har.
En oppdragstaker er en ikke-ansatt, som har påtatt seg å utføre et bestemt oppdrag. Denne personen får da utbetalt et kontraktssum ved utløp av kontrakten.
Gruppelivsforsikring – den ansatte på timelønn er omfattet av gruppelivsforsikring for hele kontraktsperioden – Fakultet/enhet belastes for gruppelivskostnad (132,75 + Aga) pr.mnd i kontraktsperioden (sats for 2023)
Denne oversikten beskriver forskjellen og rettighetene.
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Veiledning for valg av type kontrakt
Timelønnstabell pr. 01.05.2023
Timelønnstabell pr. 01.05.2022
Sist endret: 05.06.2024
Printvennlig innhold: Timelønnstabeller
Timelønnskontrakter
Det finnes 6 forskjellige typer av timekontrakter å velge mellom
Denne brukes når du skal inngå kontrakt med en alderspensjonist med offentlig tjenestepensjon. Det skal da gis en fastsatt timesats og ikke rapporteres til SPK. Disse kontraktene kan ikke opprettes med vekting, og må derfor opprettes time for time.
Pensjonistavlønning skal gjelde kortvarig arbeid og ikke være oppgaver av fast og varig karakter. Det skal ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.
Følgende kriterier gjelder for å bli engasjert på pensjonistlønn:
- Det er et vilkår at du mottar alderpensjon fra offentlig pensjonskasser og/eller private pensjonskasser med overføringsavtale til offentlige pensjonsordninger.
- Det er en forutsetning at slikt engasjement skal gjelde kortvarig (tilfeldig) arbeid, og ikke være oppgaver av fast og varig karakter, og skal heller ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.
- Pensjonistlønn kan ikkje kombineres med AFP og uførepensjon.
Satsen for pensjonistlønn settes årlig av departement og er per 1. januar 2024:
- 245 kroner per time
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Alderspensjonist med pensjonsvilkår
Denne kontraktstypen skal benyttes for eksamensvakter som ikke har offentlig tjenestepensjon.
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Eksamensvakt (ikke pensjonistvilkår)
Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordinære utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer osv.).
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Undervisning
Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent med stillingskode 1018, 1019 eller 1020 skal ifølge forskriften gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og skal bestå av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to år. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to år.
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Vitenskapelig assistent
Denne kontraktstypen benyttes for å opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent (fra ltr 35 -) eller stillingskode 1429 Aspirant (fra ltr. 20-34) benyttes. Kontraktstypen må ikke forveksles med vitenskapelig assistent, som er en åremålsstilling.
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Studentassistent
Denne kontraktstypen kan brukes der man trenger kortvarig bistand eller der den ansatte selv har stor fleksibilitet til å velge når arbeidet utføres. Eksempler på slike kontrakter kan være:
- Arkeolog - Feltleder
- Arkeolog - Assisterende feltleder
- Arkeolog - Feltassistent
- Arkeolog - Utgravingsleder
- Assistentarbeid
- Feltarbeid
- PC-stuevakt
- Prosjektarbeid
- Studentarbeid
- Studiebesøk
- Teknisk støtte
- Saksbehandling
- Skrankevakt / skrankearbeid
- Kontorarbeid
- Ressursperson student/studentassistent
- Driftsoppgaver / vaktmestertjenester
- Annet
Sist endret: 22.02.2024
Printvennlig innhold: Generell annet
Oversikten viser stillingskoder, stillingsbetegnelsen og kompetansekrav som benyttes ved bestilling av timelønnskontrakter. Kolonnen kontraktstype viser hvilken type kontrakt som skal velges utfra hvilken stillingskode den timelønnede skal plasseres i.
Oversikt stillingskoder/stillingsbetegnelse og kompetansekrav
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Oversikt over ulike stillingskoder til bruk i timelønnskontrakter
Oppdragskontrakter
Det finnes 5 typer oppdragskontrakter å velge mellom.
Dette gjelder eksterne sensorer og eksterne veiledere. Sensur i tilfeller der man samme semester har undervist på samme emne utbetales som timelønn. Sensur omfatter både sensur av muntlig eksamen, skriftlig eksamen og oppgaveretting.
Bestilling av oppdragskontrakt for sensur Tilleggsinformasjon som kreves ved bestilling av oppdragskontrakt for sensurSist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Sensur/veiledning/retting
Denne har en egen kontraktstype fordi bedømmelsen her også innebærer deltakelse i disputas.
Bestilling av oppdragskontrakt knyttet til disputasSist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas
Denne benyttes ved kompetanseopprykk i vitenskapelig stilling i henhold til forskrift om ansettelse og opprykk i forsknings- og undervisningsstillinger.
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Bedømmelse av kompetanseopprykk
Med dette menes arbeidet til den sakkyndige komitéen som foretar bedømmelse av søkere til vitenskapelig stilling.
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Bedømmelse av søkere til stilling
Denne kan eksempelvis brukes som kontrakt:
- Til en gjesteforeleser (enkeltstående forelesning utenom ordinær undervisning) eller til en ekstern oppdragstaker som holder et innlegg på en konferanse.
- Til praksisveileder(e) med fast honorar (ikke timebasis)
- Til fast honorar for medlemmer av styre, råd og utvalg - se også informasjon under Godtgjørelse styre, råd og utvalg.
Sist endret: 20.03.2024
Printvennlig innhold: Generell (annet)
Beskrivelse av prosessen for den som mottar kontrakt til signering
Når koordinator kontrakt har ferdigstilt kontrakten og sendt den til kostandsgodkjenner sendes en e-post på norsk/engelsk til den timelønnede eller oppdragstaker. Denne e-posten inneholder følgende informasjon:
- Informasjon om at det vil komme en en e-post fra DFØ som forteller at det foreligger en kontrakt til signering. DFØ sender denne automatisk ut etter at kontrakt er godkjent av kostnadsgodkjenner.
- Beskrivelse av hvordan signering gjøres.
- Informasjon om hvordan utbetaling foregår.
- Informasjon om hvordan skrive og sende inn reiseregning hvis dette er avtalt.
- Beskrivelse av pålogging dersom bruker har flere DFØ-tilganger hos flere arbeidsgivere.
- Kontaktinformasjon til SPOR dersom den som har mottatt kontrakten trenger hjelp til pålogging, signering eller har andre spørsmål.
DFØ purrer kontrakter som ikke er signert 5 dager etter at den er sendt til signering, ny purring etter nye 5 dager. Purringene vil bli foretatt inntil kontrakt er signert eller returnert og slettet.
Timelønnet/oppdragstaker signerer kontrakten digitalt i egen løsning levert av DFØ. DFØ sender lenke for pålogging til privat e-postadresse, kode for pålogging mottas per SMS via knappen «Hent passord».
Signeringen i grove trekk:
- Logge inn med kode fra SMS
- Kontrollere/korrigere/supplere personopplysninger og bankopplysninger
- Legitimere Godkjenn/Avvis kontraktsforslaget
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Signering av kontrakten
Utbetaling
Beskrivelse av hvordan utbetaling foregår.
Timelønnede må føre timer enten i DFØ-appen eller selvbetjeningsportalen og levere timeliste for å få utbetalt lønn.
Månedslønnede får automatisk utbetaling hver måned for perioden kontrakten gjelder for.
Systemet er tillitsbasert og det vil derfor kun bli gjennomført stikkprøvekontroller av innleverte timelister. Når det gjennomføres slike kontroller kan du bli kontaktet for å få bekreftet at arbeidet er levert i henhold til det som er meldt inn til utbetaling. Den ansatte vil ikke ha mulighet for å føre flere timer enn det antallet det er inngått kontrakt for.
Dersom du får informasjon om avvik i kontrakt så er det veldig viktig at dette meldes inn til koordinator kontrakt via TOPdesk fortløpende.
Kostnadsgodkjenner har ikke noe ansvar i forbindelse med utbetaling av timelønn og månedslønn. Etter at de har gitt sin budsjettdisponering til en kontrakt kan de følge denne opp ved hjelp av rapporter.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Timelønn og månedslønn
Oppdragstakere får automatisk utbetalt etter at sluttdato i kontrakten er passert.
Dersom du får informasjon om avvik i kontrakt så er det veldig viktig at dette meldes inn til koordinator kontrakt via TOPdesk fortløpende.
Ved sensoroppdrag foretar koordinator kontrakt kontroll mot Tableau (FS/Wiseflow) og sjekker at antall sensurerte besvarelser er i samsvar med den ingåtte kontrakten. Hvis antall er lavere en avtalen nedkskaleres utbetalingen til korrekt beløp.
Kostnadsgodkjenner har ikke noe ansvar i forbindelse med utbetaling av oppdrag. Etter at de har gitt sin budsjettdisponering til en kontrakt kan de følge denne opp ved hjelp av rapporter.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Oppdrag
- De som signerer med bankID får tilsendt en kopi av kontrakten til Digipost eller en annen digital postkasse. Kontrakten er også tilgjengelig i DFØ-appen eller selvbetjeningsportal.
- De vil finne lønnsslippen i DFØ-appen og i selvbetjeningsportalen. På Skatteetaten finnes opplysningene under mine inntekter og arbeidsforhold.
Dette gjelder for de som har norsk bank ID eller min ID. Utenlandske må ta kontakt med SPOR hvis de ikke får sett sin lønnsslipp/kontrakt.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Kopi av kontrakt og lønnsslipp
Nyttig informasjon
Her finnes annen nyttig informasjon til bruk for behovshaver kontrakt.
Du kan ikke endre bestillingen etter at du har sendt den fra deg. Dersom kontrakten er opprettet eller du ønsker å endre bestillingen må du sende sak via TOPdesk.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Behov for å endre bestilling
Du har mulighet for å slette bestillingen dersom den ikke er sendt til Koordinator kontrakt enda. Dersom kontrakten er sendt videre og du ønsker å slette bestillingen må du sende sak via TOPdesk.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Slette kontraktsbestilling
Det kan være lurt å bytte nettleser. Microsoft Edge, Firefox og Google Chrome skal fungere. Internet Explorer fungerer ikke.
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Kontraktsinnehaver klarer ikke åpne kontrakten via lenken i e-posten
Dersom noen opplever problemer med å se kontrakten på engelsk kan man endre språk øverst til høyre på kontraktssigneringssiden.
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Signering av kontrakt på engelsk
Hvis du blir kontaktet og de sier at de får feilmeldingen «Det oppsto et problem med å sende passord, vennligst forsøk igjen» så skyldes dette vanligvis feil med telefonnummer. Enten er det lagt inn feil telefonnummer eller feil landkode. Dersom dette er feil må Koordinator kontrakt rette opp feilen. Feilen meldes inn via TOPdesk.
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Kontraktsinnehaver tar kontakt og sier at de ikke får tilsendt passord på SMS og dermed ikke klarer å signere kontrakten.
DFØ purrer kontrakter som ikke blir signert og SPOR følger opp at ansatte på timelønn fører sine timer før kontrakten utløper.
Sist endret: 20.03.2024
Printvennlig innhold: Oppfølging av kontrakter og timelister
Når man får en bestilling i retur må man trykke på «Åpne oppgave» for å registrere endring. Eks. hvis Koordinator kontrakt etterspør opplysninger. Dersom du dobbeltklikker på oppgaven får du ikke mulighet til å redigere den.
Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Bestillinger i retur
Aktuelle interne rutiner
Utbetale skuddpremie på rever
Målgruppe:
- Administrasjon hos BFE
- Fagspesialist lønn
Tilfeller hvor TOA-kontrakt ikke kan benyttes
Det finnes kontrakter som ikke lar seg bestille i TOA-løsningen. Listen under beskriver slike tilfeller og hvordan de skal behandles.
Kan ikke inngå kontrakt i løsningen. Må løses med arbeidskontrakt i arkivsystemet. Dette gjelder også de som har bistillinger i 20 % stilling.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Personer som allerede har en fast/midlertidig deltidsstilling hos UiT
Kontrakt kan ikke inngås. Eventuelt er dette overtid.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Personer som allerede har en fast/midlertidig 100% stilling i den aktuelle perioden
Dette skal behandles av Seksjon for regnskap gjennom behov til betalingsprosessen (BIB-prosessen). Eks. kjøp av språkvask.
Sist endret: 13.03.2024
Printvennlig innhold: Selvstendig næringsdrivende som skal utføre arbeid for UiT
Manuelt bilag må sendes via Nettskjema til SPOR.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Studenter som får stipend av UiT
Benyttes kun når det er snakk om et lite oppdrag hvor personen ikke har tilknytning til UiT og ikke vil ha flere oppdrag enn dette aktuelle oppdraget. For ek.s utdanningsmesser. Her må det fylles ut manuelt bilag som sendes via Nettskjema til SPOR.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Enkeltstående oppdrag med økonmisk ramme på under kr. 1000
Manuelt bilag må sendes via Nettskjema til SPOR.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Personer som deltar i forskningsforsøk
Anettelse må skje av rekruttering.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Administrative ansettelser
Se intern rutine.
Sist endret: 28.02.2024
Printvennlig innhold: Tilsetting av unge arbeidstakere mellom 15-18 år
Godtgjørelse styre, råd og utvalg
Skjema med oversikt over medlemmer styre, råd og utvalg sendes SPOR for registrering via Nettskjema. Når de er registrert kan de selv søke om godtgjørelse for møtene i Selbetjeningsportal eller DFØ-appen. Se intern rutine for fremgangmåte.
Lønn for utenlandske arbeidstakere
Her finnes informasjon for utenlanske arbeidstakere ansatt ved UiT.
Informasjonen gjelder søknad om oppholds- og arbeidstillatelse, søknad om D-nummer/personnummer, skattekort, trygderettigheter m.v.
Skatteetatens side for utenlandske arbeidstakere
Oppholdstillatelse i Norge - UDI
Medlemsskap i Folketrygden - NAV