Åpne bestillinger

Det ligger en del innkjøpsordre i UBW som er helt eller delvis fakturert. De som er helt fakturert må oppgaven Bekrefte manglende varemottak utføres slik at inngående faktura blir ferdigbehandlet i systemet. De det er gjort delvis varemottak på må det gjøres en vurdering på om det vil komme flere varer/faktura eller om innkjøpordre skal lukkes.

Dersom åpne innkjøpsordre ikke skal brukes lenger, må du gi beskjed om dette til brukerstøtte på Regnskap (via TopDesk) for å lukke ordren i UBW.  For å sjekke hvilke innkjøpsordre, du eller noen andre på enheten din har fortsatt åpnet, kan du benytte Globale rapporter i UBW som heter: 11.- Spørring Åpne innkjøpsordrerader.

Ubehandlede fakturaer i arbeidsflyt

Før overgangen til den nye løsningen fra DFØ, må UiT sørge for at mest mulig inngående faktura som er på flyt blir behandlet og bokført.  Faktura som blir liggende igjen som oppgave i arbeidsflyt må flyttes manuelt til den nye løsningen.  Dette vil skape forsinkelser i betalingen og vil det kreve ekstra manuelt arbeid.

Enhetene er selv ansvarlig for fakturaer som mangler godkjenning/behandling i arbeidsflyt.  For å hente en rapport på alle ubehandlede faktura kan Globale rapporter i UBW benyttes.  Rapporten heter: 01.- Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt.

Rydding i anleggsregisteret

I forbindelse med overgang til den nye løsningen fra DFØ så må det også ryddes i anleggsregisteret. Seksjon for regnskap sender i forbindelse med dette ut lister over anlegg som enhetene må gå igjennom og gi tilbakemelding på før dette kan kasseres. Vi ber om at man sjekker dette ut så raskt som mulig etter man har fått listene så vi får ferdigstilt dette arbeidet så raskt som mulig.

Ubehandlede skjema i PagaWeb:

I forbindelse med oppstart til DFØs løsninger vil det kreve rydding i PagaWeb.

Variable tillegg og trekk skjema:

Vi ber den enkelte ansatte sjekke i Paga Web i Min mappe under fanen skjema om det ligger gamle skjema som ikke skal sendes inn. Disse må slettes. Husk å endre Fra dato ved søket.

Reiseregningskjema:

Vi ber videre den enkelte ansatte sjekke i Paga Web i Min mappe under fanen skjema om det ligger ufullstendige reiseregninger eller reiser det ikke er blitt noe av. Disse må også slettes. Husk å endre Fra dato ved søket.

For spørsmål om rydding i PagaWeb, send e-post til: Reiseogvariabel@uit.no

Åpne, men ikke aktive prosjekter og tiltak

Alle åpne, ikke aktive oppdragsprosjekter må lukkes etter gjeldende rutiner.

Alle åpne, ikke aktive bidragsprosjekt må lukkes etter gjeldende rutiner.

Alle åpne, ikke aktive øremerkede tiltak protype 12-15 må lukkes etter gjeldende rutiner.

Generelt anbefales å gå gjennom prosjektportefølje og tiltak, og rydde og avslutte der det er mulig. I praksis betyr dette å gå gjennom prosjekter og tiltak som nærmer seg sluttdato, og se om det er mulig å avslutte de allerede nå. Vær i forkant med rapportering og ta kontakt med finansiør for sluttoppgjør. En god ryddejobb nå vil lette konverteringsjobben betraktelig!

Generelt

Vi minner om viktigheten av at attestanter og godkjennere generelt holder seg à jour med bestillinger og fakturaer, kontrakter og annet. Ved eventuell ferie må man sørge for å ha stedfortredere på plass, slik at ting ikke blir liggende ubehandlet.

Kontakt

Har du spørsmål til ryddejobbene eller andre forhold, ta kontakt med din Lokale innføringskoordinator.

Lokal innføringskoordinator kan ta kontakt på bottol@uit.no for avklaringer, spørsmål og veiledning.