Nytt økonomisystem for Unit4 ERP og LØNN

Prosjektgruppe, styringsgruppe, faggrupper, ressursteam og lokale innføringskoordinatorer

Under følger en kort beskrivelse av oppgavene i prosjektet, styringsgruppa, faggruppene, ressursteamene og en oversikt over involverte personer i de ulike gruppene.

Klikk på bildet for større versjon

Prosjektgruppa

Prosjektet skal gjennom konkrete aktiviteter lokalt bidra til å sikre det overordnede strategiske målet om at UiT i samarbeid med BOTT (Universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og NTNU) skal forenkle, forbedre og fornye de administrative prosessene for å frigjøre ressurser.

Våren 2021 er det 8 personer fra Avdeling for organisasjon og økonomi som utgjør prosjektgruppen. 

Styringsgruppa

Styringsgruppa har det overordnede ansvaret for prosjektet og skal blant annet sørge for en enhetlig rettledning til prosjektet.

  • Deltakere i styringsgruppa:
    • o Gøril Heitmann (Leder) (Universitetsledelsen)
    • o Odd-Arne Paulsen (ORGØK)
    • o Stig Ørsje (ITA)
    • o Heidi Adolfsen (FUF)
    • o Marit Nilsen (NT-fak)
    • o Zvonko Mitrovic (Helse-fak)
    • o Christian Hansen (BFE-fak)
    • o Eirik Sund (IVT-fak)

 

Faggrupper

Faggruppene er nasjonale grupper med ressurser fra alle de fire universitetene. Faggruppene jobber med å etablere felles praksis, løsninger og tjenester. Alle faggruppene har som mål å finne de beste, fremtidsrettede løsningene for alle fire universitet.  

  • Faggruppe og UiTs ressurser inn i faggruppen:
    • o Økonomimodell: Elin Andersen (ORGØK/SØKI)
    • o Regnskap: Helene Wang Mortensen (ORGØK/SREG)
    • o Budsjett og prognose: Elin Andersen (ORGØK/SØKI)
    • o Prosjektøkonomi: Hans-Jørgen Oppi Christiansen (ORGØK/SØKI)/Marit Olli Helgesen (NT-fak)
    • o Behov til betaling: Andrés Maldonado (ORGØK/SREG)
    • o Fordring til betaling: Per-Åge Berglund (Helse-fak)
    • o Lønn: Idar Indrevoll (ORGØK/SPOR)
    • o Tilsetting og arbeidskontrakt: Lajla Johansen (ORGØK/SPOR) 
    • o Integrasjoner: Janne A. Solberg (ORGØK/SPOR)
    • o Arkitektur: Johnny Hansen (ITA)
    • o Sikkerhet: Stig Wennevold (ITA)
    • o Felles kommunikasjon: Ørjan N. Jacobsen (ORGØK)

 

Ressursteam

Ressursteamene er sammensatt av personer fra enhetene og ORGØK, og er sparringspartnere for faggruppe representantene. Hensikten er at faggrupperepresentantene skal kunne avsjekke den felles standard som utvikles i BOTT, med tanke på om noe er glemt, noe ikke er tenkt på og lignende.

Økonomimodell:

  • Elin Andersen (ORGØK/SØKI)
  • Elisabeth Johansen (ORGØK/SØKI)
  • Lena Liatun (Helse-fak)
  • Nadezda Gorovaya (NT-fak)
  • Marit Nilsen (HSL-fak)
  • Laila Isaksen (BEA)

Budsjett:

  • Elin Andersen (ORGØK/SØKI)
  • Andre Olsen (ORGØK/SØKI)
  • Josefine Borlaug (ORGØK/SØKI)
  • Kine Nilsen (Helse-fak)
  • Geir Persen (HSL-fak)

Prosjektøkonomi/Søknadsmodul:

  • Hans-Jørgen Oppi Kristiansen (ORGØK/SØKI)
  • Elisabeth Johansen (ORGØK/SØKI)
  • Andrè Olsen (ORGØK/SØKI)
  • Oliver Holman (Helse-fak)
  • Nadezda Gorovaya (NT-fak)
  • Marit Olli Helgesen (NT-fak)
  • Cecilie Lundblad (HSL-fak)
  • Gøril Heimland (BFE-fak)

Regnskap:

  • Helene Wang Mortensen (ORGØK/SREG)
  • Kurt Hemmingsen (NT-fak)
  • Torunn Karlsen Nordbø (Helse-fak)
  • Marit Nilsen (HSL-fak)
  • Laila Woll Mortensen (BFE-fak)
  • Lajla Isaksen (BEA)
  • Kjersti Kroken Hermansen (UB)

Behov til betaling:

  • Andrés Maldonado (ORGØK/SREG)
  • Merethe Berger Håkonsen (ORGØK/SØKI)
  • May-Elin Pedersen (ORGØK/SØKI)
  • Zvonko Mitrovic (Helse-fak)
  • Marit Krogstad (NT-fak)
  • Torunn Berger (HSL-fak)
  • Tore Haukås (BFE-fak)
  • Stine Punsvik Olsen (BEA)

Fordring til innbetaling:

  • Per-Åge Berglund (Helse-fak)
  • Asbjørn Fredheim (ORGØK/SREG)
  • Andre Pedersen (NT-fak)
  • Carina Sandvik Hansen (HSL-fak)

Lønnsprosesser og TOA:

  • Idar Indrevoll (ORGØK/SPOR)
  • Laila Johansen (ORGØK/SPOR)
  • Linda Risnes (ORGØK/SPOR)
  • Else Zahl (ORGØK/SPOR)
  • Mona Johansen (ORGØK/SPOR)
  • Evangeline Gaski (ORGØK/SPOR)
  • Harald Egilsrud Helland (ORGØK/SPOR)
  • Siri A. Sørland (ORGØK/SPOR)
  • Laila Berg Nilsen (Helse-fak)
  • Gro Anett Olaussen (Helse-fak)
  • Tore Børseth Bentz (HSL-fak)
  • Anne Gjerløv (IVT-fak)
  • Runa Rønning Ryeng (UB)

Arkitektur og integrasjoner:

  • Janne A. Solberg (ORGØK/SREG)
  • Johnny Hansen (ITA)
  • Stig Wennevold (ITA)
  • Anders Ryssdal (ITA)

Lokale innføringskoordinatorer

De lokale innføringskoordinatorene vil være bindeleddet mellom prosjektet og enheten når det gjelder planlegging og gjennomføring av kommunikasjon, opplæring, og forvaltning av brukerstøtte, nye rutiner og prosesser i forbindelse med overgang til nye løsninger fra 1.1.2022. De vil være del av en utvidet prosjektgruppe for UiT økonomi- og lønnsprosjektet og samarbeide tett med kommunikasjons- og opplæringsansvarlige i prosjektet.

Ansvarsområder for lokale innføringskoordinatorer vil være:

  • Klargjøre sin enhet for å ta imot nye prosesser, roller, rutiner, rapporter samt bygge opp brukerstøtte tilknyttet økonomi og lønn. Identifisere og tilrettelegge organisatoriske tilpasninger som eventuelt er nødvendige
  • Gjennomføre workshops for å engasjere ledere og saksbehandlere i ønskede endringer og gevinster.
  • Svare på henvendelser fra ansatte i egen enhet som har spørsmål om de nye prosessene
  • Henvende seg til prosjektets e-postadresse for spørsmål, bistand, avklaringer m.m.: bottol@uit.no

Oversikt over de lokale innføringskoordinatorene:

Enhet Person Stilling
Helse-fak Ann-Sofie Rydningen Seksjonssjef
Helse-fak Laila Berg Nilsen Kontorsjef
NT-fak Kurt Hemmingsen Seksjonssjef
NT-fak Geir Antonsen Kontorsjef
BFE-fak Tore Haukås Seniorkonsulent
BFE-fak Linda Nordvåg Seniorrådgiver
HSL-fak Marit Nilsen Seniorrådgiver
HSL-fak Chris Bull Berg  Seksjonssjef
Jur-fak Tove Worum Rådgiver
IVT-fak Eirik Sund Seniorrådgiver
UMAK Anna Chan Rådgiver
UB Hege Anita Hansen Førstekonsulent