I forbindelse med arbeidet i BOTT har det vært nødvendig å skille mellom arbeidstaker og oppdragstaker da dette er avgjørende for bl.a. rettigheter og plikter i kontraktsforhold, eksempelvis rett til lønn under sykdom, gruppelivsforsikring og rett til feriepenger og feriefritid.
Utgangspunktet for BOTTs definisjon har vært de samme som Skatteloven legger til grunn når en skal avgjøre om et oppdrag er utført i tjenesteforhold og utenfor tjenesteforhold. Kort forklart er en arbeidstaker en person utfører arbeid i en annens tjeneste, mens en oppdragstaker utfører arbeid utenfor tjeneste.
Ferielovens § 2 definerer en arbeidstaker til enhver som utfører arbeid i en annens tjeneste. Ferieloven pålegger både arbeidstaker og arbeidsgiver rettigheter og plikter. For arbeidstaker innebærer dette bla. retten til feriefritid og feriepenger.
Dersom timeantallet tilsvarer 20 % stilling eller mer (32,5 timer pr. måned ved årsverk på 1950 timer og 30,76 timer pr. måned ved årsverk på 1846 timer) oppstår en del rettigheter som opptjening til pensjon. Dersom en er ansatt på månedskontrakt vil en sikre at rapporteringen på disse blir korrekt mot SPK. Dersom en er på timekontrakt kan en risikere at en i enkeltmåneder går over 100 prosent, noe som ikke er mulig i SPK, mens i andre måneder er under 20 prosent. Slike feilkilder vil en da kunne unngå ved å benytte månedskontrakt.
Nei, Tilsetting og arbeidskontrakt løsningen gjelder bare for oppdragskontrakter og timekontraktet, samt timekontrakter som omgjøres til månedskontrakt.
Vil ikke erstattes av bestillingsløsning i SAP
Det er besluttet i BOTT at SAP skal være autorativ kilde for personopplysningene. Personopplysningene vil derfor være bli integrert i en rekke andre systemer ved UiT. Når det gjelder prosjektmodulen er det besluttet at datafangst på timeregistrering skal gjøres via tidmodulen i SAP.
Lønn skal omposteres i SAP av lønnsmedarbeider (altså i systemet der feilen oppsto), men hovedregelen er at kontering skal være korrekt ved registrering, eventuell kontofordeling av kostnaden skal være korrekt ved kontraktsinngåelse.
Det er ingen egen rolle for ompostering. Se forøvrig svar over, vedrørende ompostering av lønn.
Vitenskapelig ansatte fører kun fravær, og eventuell overtid. SAP har løsning for registrering av arbeidstid for både tekniske og vitenskapelige stillinger i forbindelse med tokt. Arbeidet med rutinebeskrivelsene for tokt er ikke avsluttet i BOTT og det er heller ikke tatt stilling til om vitenskapelig ansatte ved UiT skal føre timer i forbindelse med tokt.
Overtid som er registrert i tidmodulen i SAP vil gå til utbetaling etter godkjenning i arbeidsflyt.
Ja, det vil være større krav til løpende registrering av arbeidstid og fravær i tidmodulen i SAP. Særavtalen om fleksibel arbeidstid i staten skiller mellom kjernetid (0900-1430) og ytre arbeidstid (0600-0900 og 1430-2100) mandag til fredag hele året. Etter individuell avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan det arbeides fleksitid også på frilørdager med inntil 5 timer mellom kl. 0700 og kl. 1800. I kjernetiden må alle arbeidstakere være til stede. Arbeidstakere som kommer inn under ordningen skal være underlagt kontroll med arbeidstiden.
Tidmodulen i SAP er i større grad enn tidsystemet i Paga tilpasset fleksitidsavtalen i Staten. Ufullstendige eller manglende tidregistreringer som ikke blir korrigert av den ansatte i SAP, vil innebære merarbeid på leder, heretter omtalt som Personalgodkjenner, sett i forhold til eksisterende løsning i Paga.
I SAP vil ufullstendig- eller manglende tidregistrering utløse varsel til den ansatte. Varselet sendes via e-post 3 ganger pr måned (1., 11. og 21.). Dersom den ansatte ikke korrigerer ufullstendige tidregistreringer eller manglende tidregistreringer, mottar Personalgodkjenner et tilsvarende varsel den 11. i hver måned. Det er Personalgodkjenner sitt ansvar å påse at den ansatte følger opp datoer med ufullstendige- eller manglende tidregistrering i SAP.
I PagaWeb kan ansatte etterregistrere arbeidstid 35 dager tilbake i tid fra dags dato. Ved behov er det mulig å åpne opp for at ansatte kan etterregistrere arbeidstid lenger tilbake i tid. I selvbetjeningsløsningene i SAP er tidsrommet for etterregistrering av tid begrenset til foregående måned. Ved behov for etterregistrering ut over dette må Personalgodkjenner melde inn korrekt tidregistrering til fagspesialist tid i SPOR, som så foretar etterregistrering av arbeidstid manuelt direkte i kjernesystemet SAP. Det er derfor viktig at varslene blir fulgt opp fortløpende.
Når det gjelder avspasering så kan arbeidstaker avspasere 24 hele eller 48 halve dager. Det trekkes en halv dag hvis det avspaseres under 7,45/2= 3 timer og 52 minutter i løpet av en dag. Det trekkes en hel dag av kvoten hvis det avspaseres over 3 timer og 52 minutter i løpet av en dag. Det trekkes ikke hvis det ikke registreres tid. Dette betyr i praksis at dersom en arbeidstaker registrerer seg ut kl 1400 og bruker fraværskode for avspasering så vil det trekkes en halv fleksidag av kvoten. Timeregnskapet vil imidlertid kun reduserer med faktisk antall timer og minutter i henhold til oppsatt arbeidsplan.
Overtid som er registrert i tidmodulen i SAP vil gå til utbetaling etter godkjenning i arbeidsflyt.
Ja, det vil være større krav til løpende registrering av arbeidstid og fravær i tidmodulen i SAP. Særavtalen om fleksibel arbeidstid i staten skiller mellom kjernetid (0900-1430) og ytre arbeidstid (0600-0900 og 1430-2100) mandag til fredag hele året. Etter individuell avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan det arbeides fleksitid også på frilørdager med inntil 5 timer mellom kl. 0700 og kl. 1800. I kjernetiden må alle arbeidstakere være til stede. Arbeidstakere som kommer inn under ordningen skal være underlagt kontroll med arbeidstiden.
Tidmodulen i SAP er i større grad enn tidsystemet i Paga tilpasset fleksitidsavtalen i Staten. Ufullstendige eller manglende tidregistreringer som ikke blir korrigert av den ansatte i SAP, vil innebære merarbeid på leder, heretter omtalt som Personalgodkjenner, sett i forhold til eksisterende løsning i Paga.
I SAP vil ufullstendig- eller manglende tidregistrering utløse varsel til den ansatte. Varselet sendes via e-post 3 ganger pr måned (1., 11. og 21.). Dersom den ansatte ikke korrigerer ufullstendige tidregistreringer eller manglende tidregistreringer, mottar Personalgodkjenner et tilsvarende varsel den 11. i hver måned. Det er Personalgodkjenner sitt ansvar å påse at den ansatte følger opp datoer med ufullstendige- eller manglende tidregistrering i SAP.
I PagaWeb kan ansatte etterregistrere arbeidstid 35 dager tilbake i tid fra dags dato. Ved behov er det mulig å åpne opp for at ansatte kan etterregistrere arbeidstid lenger tilbake i tid. I selvbetjeningsløsningene i SAP er tidsrommet for etterregistrering av tid begrenset til foregående måned. Ved behov for etterregistrering ut over dette må Personalgodkjenner melde inn korrekt tidregistrering til fagspesialist tid i SPOR, som så foretar etterregistrering av arbeidstid manuelt direkte i kjernesystemet SAP. Det er derfor viktig at varslene blir fulgt opp fortløpende.
Når det gjelder avspasering så kan arbeidstaker avspasere 24 hele eller 48 halve dager. Det trekkes en halv dag hvis det avspaseres under 7,45/2= 3 timer og 52 minutter i løpet av en dag. Det trekkes en hel dag av kvoten hvis det avspaseres over 3 timer og 52 minutter i løpet av en dag. Det trekkes ikke hvis det ikke registreres tid. Dette betyr i praksis at dersom en arbeidstaker registrerer seg ut kl 1400 og bruker fraværskode for avspasering så vil det trekkes en halv fleksidag av kvoten. Timeregnskapet vil imidlertid kun reduserer med faktisk antall timer og minutter i henhold til oppsatt arbeidsplan.
Se svar over, Arbeidstid/Kjernetid.
Konsekvensen er at feriedagene som ikke er registrert som avviklet i SAP overføres automatisk fra det ene året til det andre. Disse saldoene vil i forbindelse med regnskapsrapporteringen bli verdsatt og oppført som gjeld i enhetens regnskap. En annet moment i denne sammenhengen er at arbeidstaker kan påberope seg utbetaling av ikke avviklede feriedager når arbeidsforholdet avvikles og sluttoppgjøret skal utbetales.
Toa-løsningen er en digital løsning for bestilling og opprettelse av oppdrag, timekontrakter samt timekontrakter som omgjøres til månedskontrakt.
Det er tre typer kontrakter som kan inngås i løsningen og som erstatter dagens løsning med papirbilag/nettskjema
Oppdragskontrakt:
Inngås med ikke-ansatte som har påtatt seg å utføre et bestemt oppdrag
Timekontrakt:
Inngås der arbeidet er av sporadisk art og stillingsprosenten er mindre enn 20%
Timekontrakter som omgjøres til månedskontrakt:
Inngås i tilfeller der arbeidet er kontinuerlig gjennom avtaleperioden og stillingsprosent er 20% eller høyere
Eksempel på kontraktstyper:
Oppdragskontrakter:
- Sensur/veiledning/retting
- Bedømmelse av doktorgradsavhandling og disputas
- Bedømmelse av kompetanseopprykk
- Bedømmelse av søkere til stilling
- Studentmentorer (som refunderes av NAV)
Timekontrakter samt timekontrakter som omgjøres til månedskontrakt.
- Alderspensjonist med pensjonsvilkår
- Eksamensvakt (ikke pensjonistvilkår)
- Undervisning
Løsningen gjelder ikke de som skal ansettes etter utlysning (SREK), administrative ansettelser, forlengelser og bistillinger (SPOR). Disse ansettelsene skal bestilles som tidligere via bestillingsskjema i Ephorte.
Konteringsopplysningene vil bli automatisk knyttet til studenten ved registrering og utbetalingene vil følge denne med mindre konteringen blir overstyrt.
Flyten er satt opp slik at studenten registrerer krav om utgiftsrefusjon, deretter går kravet til attestasjonskontroll i SPOR for deretter å gå til Kostnadsgodkjenner som har budsjettdisponeringsfullmakt for koststedet som utgiften skal belastes.
Standardiserte rutiner og satser ved UiT for refusjon av utgifter for studentene i praksis har ikke vært tema i arbeidet så langt. Dagens differensierte satser håndteres i løsningen.
Ja, og Kostnadsgodkjenner må ha tilstrekkelig antall stedfortredere slik at anbefalt kontrollspenn blir hensyntatt.
En Kostnadsgodkjenner som har fått en oppgave i sin innkurv får en purring etter 5 dager dersom oppgaven ikke er blir behandlet. Etter ytterligere 5 dager uten behandling blir purringen eskalert til nærmeste leder. Selve oppgaven blir ikke eskalert og må behandles av kostnadsgodkjenner for koststedet eller av Kostnadsgodkjenners stedfortreder.
Ja, det er fullt mulig.
Det er ingen kobling mellom saksflytene i SAP og saksflytene i Unit4. Dette betyr at rollen kostnadsgodkjenner i SAP må tildeles i SAP og rollen kostnadsgodkjenner i Unit4 må tildeles i Unit4.
Ja,en Kostnadsgodkjenner må nødvendigvis ikke være i en lederfunksjon, men må ha fått delegert budsjettdisponeringsfullmakt og budsjettramme for koststedet.
Det er ingen holdepunkter i Økonomireglementet som stiller krav om at stedfortreder for Personalgodkjenner må være leder. DFØ stiller heller ikke noe krav om dette i SAP. Fordelingen av ansvar og oppgaver må avtales mellom Personalgodkjenner og stedfortreder. Stedfortreder for leder må delegeres budsjettdisponeringsfullmakt og budsjettramme.
Det er ikke mulig å opprette rollen Personalgodkjenner for koststeder. Rollen Personalgodkjenner knyttes til organisasjonsenhet og ikke koststed.
En Personalgodkjenner får tilgang til alle personopplysninger til personer som er ansatt i stillinger i Personalgodkjenners organisasjonsenhet og eventuelle underliggende organisasjonsenheter.
Ja, og Personalgodkjenner må ha tilstrekkelig antall stedfortredere slik at anbefalt kontrollspenn blir hensyntatt.