Om personlige data

Om arbeidet

Skrivetilgangen til hjemmeområdene (H:) fjernes når alle systemavhengigheter er avklart i løpet av høsten 2022. Stenging skjer første kvartal 2023.

En E-post ble sendt alle ansatte 1. desember 2022:

skrivetilgangen til hjemmeområdene (H:) fjernes den 15. desember.
filene ligger som "read-only" fram til og med 31. januar.
den 1. februar vil ikke filene være tilgjengelig lengre.

All informasjon du har lagret på Hjemmeområdet (H:) skal du selv:

klassifisere
kopiere over til OneDrive - UiT Office 365
eller kopiere over til annet fagsystem levert av UiT, dersom det er aktuelt

Når du har kopiert alle filene dine til OneDrive, er det viktig at du gjør en grundig sjekk av at alle filene har blitt med over fra H:-området.

Det kan oppstå feil i flyttingen, spesielt når det er snakk om store mappestrukturer/høyt antall filer.
Stykk opp flyttejobben i flere mindre operasjoner dersom du får feilmeldinger/stans.
Du trenger ikke å slette filene dine på H:, data på serverne blir stående i read only så lenge ITA mener det er nødvendig. På denne måten sikrer vi at eventuelle feil og mangler som ikke ble oppdaget med en gang, kan rettes opp i.

OneDrive for UiT-ansatte er godkjent for lagring av informasjon klassifisert opp til og med rødt nivå, forutsatt at man har klassifisert filene med AIP og andre tiltak. Mer informasjon finner du på uit.no/sikkerhet.

OneDrive er ment for behandling av personlig informasjon, det vil si data (dokumenter, filer) som kun du bruker i utførelsen av ditt arbeid for UiT. Man bør behandle data som har flere eiere på fellesområder, som Teams eller SharePoint. Det er god praksis å dele enkeltdokumenter med andre fra sin OneDrive heller enn å opprette nye Teams for hver minste lille ting. Dette er fint så lenge man husker på å ta vare på det som er felles informasjon når den ene parten avslutter sitt arbeidsforhold.

Ofte stilte spørsmål om OneDrive og personlige data

Hva skjer med dataene mine i OneDrive når jeg slutter ved UiT?	Dataene dine i OneDrive blir slettet etter 90 dager, og du må selv sørge for å ta vare på det du ønsker å ta vare på (eller sende over til noen andre/den som overtar din stilling)
Hvor mye lagringsplass har jeg i min UiT OneDrive?	5 terrabyte, som er ca. 5.000 gigabyte. Er det mest dokumenter du jobber med, så vil du neppe gå tom for plass i din tid ved UiT. Video og bilder fyller opp plassen raskere.
Jeg holder på å gå tom for lagringsplass!	Vurder om den aktiviteteten/prosessen som genererer så mye data heller burde legges på et Teams/SharePoint-område, hvor flere kan være eiere av dataene. Der har dere 25 terrabyte lagringsplass pr. område.
Jeg har EndNote biblioteket mitt på H:, hva nå?	Du finner informasjon om EndNote fra UB på denne nettsiden.
ePhorte mellomlagrer på H: når jeg arkiverer, hva skjer med det?	Det er satt i gang et arbeid med å oppgradere ePhorte til nyeste utgave (mens vi venter på BOTT-Sak/arkiv), mer informasjon kommer når klart. Ingen vil miste tilgangen til H: før ny arbeidsflyt i ePhorte er testet og klar til bruk.
Jeg ser to OneDrive i Windows Filutforsker, hva er greia?	Noen har med seg en OneDrive fra tidligere, enten privat eller fra en annen institusjon. På ett eller annet tidspunkt har du takket ja til at denne skal synkes til UiT-maskinen din, og dermed ser du to OneDrive. Dette er ikke et problem så lenge du skiller mellom jobb og privat. OneDrivemappen fra UiT er merket OneDrive - UiT Office 365.
Jeg ser en OneDrive i Windows Filutforsker, men det er ikke den som heter OneDrive - UiT Office 365	Som standard skal ansatte se sin OneDrive i Windows Filutforsker, og den skal være synkronisert når du tar i bruk maskinen din. Tiltak: Bruk Software Center og sørg for at maskinen din installerer alle oppdateringer (Updates, Operating systems). Installer siste utgave av Office fra Software Center. Hvis OneDrive fortsatt ikke dukker opp, så må du logge på Office.com, logg inn med din UiT-bruker, gå til din OneDrive i nettleser og velg Sync/Synkroniser.
Vi som bruker Mac vi har ikke H:, ...eller?	Apple vil ikke at du skal tenke for mye på disse tingene, derfor er stasjonen "gjemt" unna på Mac. Når du åpner Finder kan du finne følgende: Brukernavnet ditt indikerer at dette er en nettverkslokasjon du har tilgang til, dvs. din H: H:-adressen din på Mac (erstatt brukernavnet i eksempelet med ditt eget) er dermed:
På Mac får jeg mange feilmeldinger når jeg kopierer filer til OneDrive!	Sørg for at din Mac er oppdatert til siste tilgjengelige operativsystem-versjon som er støttet av UiT Sørg for at din Mac har installert de aller nyeste Microsoft Office-produktene som er støttet av UiT Disse feilmeldingene skyldes ikke at filene ikke har blitt flyttet over til OneDrive, men at synkroniseringen som OneDrive må gjøre når det har kommet noe nytt i OneDrive-mappen, ikke lykkes. Synking mislykkes mest sannsynlig pga. feil tegn og uønskede mellomrom i mappe-/filnavn. Feil i mappenavnet arves nedover til ALT innholdet i mappen. Det vil si at en enkelt feil kan se ut som hundre- eller tusenvis av feil. Sjekk om mappen som du mistenker at feilen er tilknyttet har tegnene *" : < > ? / \ \| i sitt navn, eller om det er et feilplassert mellomrom** på starten eller slutten av mappe-/filnavnet. Endre manuelt dersom du finner feilen. Dersom du ikke finner ut av dette og sitter igjen med mange uløste feil i synkroniseringen, ta kontakt med Orakelet for mer hjelp.
Vi er på tokt et sted uten godt internett, og er ikke tilbake ved UiT før etter nyttår; mister vi dataene våre på H: eller prosjektområder?	Nei. Personlige områder og fellesområder settes fakultets- og avdelingsvist i "Read only" utover høsten/vinteren, som betyr at dataene ligger i ro inntil dere er tilbake og kan starte jobben med å kopiere de over dit de skal være i ny løsning (OneDrive og/eller Teams/SharePoint).
Når jeg kopierer data fra H: eller et fellesområde, så får filene ny opprettelsesdato? Skal det være slik?	Når du kopierer data fra ett sted til et annet, så opprettes det et nytt objekt på en ny destinasjon. Hvis du flytter dataene, så er det samme objekt på ny destinasjon. Opprettelsesdatoen bevares ved flytting. Samtidig har prosjektet sagt at det er lurt å kopiere. Det er noe vi har sagt for å minske tap av data. Dette gjelder spesielt for de store mappene med mange mapper-i-mapper, lange filbaner og gamle filformater, uønskede tegn osv. Når du kopierer, så har man i det minste en "backup" på gammel lokasjon, slik at du kan gå tilbake og prøve en gang til. Forslag: Hvis du tar i bruk SharePoint Migration Tool SPMT (veiledning finner du her) til å først scanne mappene du ønsker å flytte, og ser at du har ingen eller kun et håndterbart antall feil som du retter opp før flytting, så skal det være trygt å flytte dataene heller enn å kopiere dem. Hvis du bruker SPMT til å kopiere data, beholdes Endringsdatoen, men Opprettelsedatoen blir ny på nytt lagringsområde.

Lenker til andre aktuelle ressurser finner du her.