Arbeidet i grove trekk

Avdeling for IT samarbeider med alle fakulteter og avdelinger samt Studentparlamentet for å få ryddet i, slettet og klassifisert informasjon som ligger på de gamle lagringsløsningene universitetet har brukt i en årrekke, helt tilbake til tiden før de første fusjonene.

• Informasjon fra gamle hjemmeområder skal som regel flyttes over i et Teams og/eller SharePoint som enheten eier
• Personlig informasjon skal som regel flyttes til OneDrive

Hvorfor gjør vi dette?

De gamle lagringsløsningene har tjent universitetet godt, men er av en annen tid:

• Måten tilganger har blitt tildelt til ansatte på, skalerer ikke lengre
• Ansatte får med seg gamle tilganger når de bytter stilling/stedkode
• Løsningen er ikke godkjent for informasjon klassifisert til RØDT (kun GRØNT og GULT)
• Løsningen understøtter ikke arbeid hjemmefra, slik ansatte forventer i dag
• Løsningen understøtter ikke arbeid fra ulike typer enheter, som mobil
• Løsningen støtter ikke deling av filer, og mange filer dupliseres derfor via e-post.

Hva får vi ved å bruke Microsoft 365 (M365)?

• Fleksibel og sikker samhandling internt, med andre kolleger i sektoren og eksterne partnere
• Moderne og oppdaterte applikasjoner og verktøy som er aktuelle for alle ved UiT
• M365 er sikret gjennom kontrakter, databehandleravtaler og risiko- og sårbarhetsvurderinger
• Informasjonen er sikret ved bruk av multifaktor pålogging for alle
• Ansatte kan selv enkelt opprette og administrere de områdene de har behov for.

Overgangen til en skybasert løsning som M365 samsvarer med regjeringens strategier, meldinger og rundskriv om IT i UH-sektoren. I ITAs Veikart 3.0 står det tilsvarende at UiT skal velge "sky før kjeller" når mulig.

Korona-perioden viste at ansatte må ha sikker og enkel tilgang til informasjon og verktøy når arbeidssituasjonen endres brått. Fjerningen av fasttelefonene bidro til at sjokket ved å samhandle - i forskning, undervisning eller administrasjon - ved bruk av videomøter, ikke ble så stort som fryktet. Selv disputaser lot seg gjennomføre som planlagt ved hjelp av Teams.

ITA tror at UiT etter korona vil sette søkelyset tilbake der det var, nemlig på bærekraft:

• Videomøter blir førstevalget i mange situasjoner der man tidligere reiste, og de fleste vil synes at det er en grei erstatning, i tråd med anbefalingene fra Bærekraftskomiteen ved UiT.
• Antallet møterom med samhandlingsutstyr er redusert med over 50 % ved UiT som følge av økt bruk av videomøter fra egen kontorplass, som innebærer mindre elektronisk avfall og lavere kostnader
• Med M365 er det ikke behov for å sende filer på e-post og duplisere de samme dataene hos flere ansatte. Dette sparer energi.
• Microsoft skal bli karbonnøytrale innen 2030 (mer informasjon finner du her)

Uavklarte problemstillinger

• Video er ofte svært plasskrevende, spesielt for ansatte som trenger å redigere video på et mer avansert nivå enn det som tilbys i Panopto. ITA fortsetter å undersøke hva som må på plass for at behandling av video blir enklere og raskere når man jobber i skybaserte løsninger. Inntil videre er anbefalingen at ansatte flytter bilder og video over til OneDrive og Teams/SharePoint slik at vi sikrer at avviklingen av de gamle løsningene ikke stopper opp. De som har meldt inn helt spesielle behov i prosjektet håndteres separat. Delvis løst, følges opp med de enhetene/miljøene det gjelder.