Vurder behov

NB! Denne nettsiden er under utarbeidelse. Teksten er utarbeidet av Chat UiT.

Formålet med denne siden er å hjelpe deg som ansatt ved UiT Norges arktiske universitet å avklare hva du egentlig trenger – før du kjøper. En god behovsvurdering reduserer kostnader, minsker miljøbelastning og sikrer at innkjøp skjer i tråd med UiTs retningslinjer og anskaffelsesregelverket.

Slik kommer du i gang
- Hva er formålet? Beskriv behovet funksjonelt: Hva skal løses/oppnås, ikke hvilken løsning du tror du trenger.
- Hvem skal bruke det? Avklar brukere, bruksfrekvens og krav til kvalitet, sikkerhet og tilgjengelighet.
- Hvor lenge trengs det? Er behovet midlertidig, sesongbasert eller varig?
- Finnes det allerede? Sjekk eksisterende utstyr/tjenester, lisens-/systemtilgang, lagre, delingsordninger og rammeavtaler.
- Har du budsjett og tid? Avklar finansiering, tidsplan og eventuelle godkjenninger før du går videre.

Prioriter gjenbruk – avfallspyramiden i praksis (sett inn bilde)
Avfallspyramiden prioriterer tiltak i denne rekkefølgen: forebygge, ombruk, materialgjenvinning, energiutnyttelse, deponi. I behovsvurderingen betyr det:

1) Unngå/reduser: Kan behovet løses uten å kjøpe? Del, digitaliser, standardiser, planlegg bedre.
2) Ombruk/deling: Finn løsninger internt først.
- Sjekk interne ombruk-/delingskanaler, lager, tidligere prosjektmidler og nabomiljøer som kan låne bort.
- Vurder ombrukte/oppussede produkter (f.eks. møbler, IT-utstyr) via avtaleleverandører.
3) Reparasjon/oppgradering: Kan eksisterende utstyr repareres, oppgraderes eller få reservedeler?
4) Leie/lån som alternativ til kjøp: Særlig ved kortvarig behov eller hurtig teknologisk endring.
5) Velg sirkulære produkter/tjenester:
- Lang levetid, modulært design, tilgjengelige reservedeler, oppgraderbarhet.
- Dokumentert andel ombrukte eller resirkulerte materialer.
- Tilbakekjøps-/take-back-ordninger og plan for utsortering ved endt bruk.
6) Til slutt: Planlegg forsvarlig avhending og kildesortering dersom avfall ikke kan unngås.

Sjekk eksisterende avtaler og kanaler
- Rammeavtaler: Bruk UiTs rammeavtaler der de finnes. Disse ivaretar pris, kvalitet, miljø og juridiske krav.
- Bestillingskanaler: Bestill via anbefalte systemer/portaler. Der ligger filtrering for avtalelojale og miljøriktige valg.
- Rådfør deg tidlig: Ta kontakt med Seksjon for innkjøp hvis du er usikker på om det finnes en avtale eller bedre alternativ.

Definer behovet riktig
- Funksjonskrav fremfor løsning: Beskriv hvilken ytelse/funksjon som trengs, ikke et spesifikt produktmerke.
- Må-krav og bør-krav: Skill mellom ufravikelige krav og ønskede egenskaper for å bevare konkurranse og pris.
- Omfang: Mengder, brukersteder, leveringsfrekvens og forventet levetid.
- Livsløpskostnader (TCO): Inkluder innkjøpspris, energi/forbruk, drift, service, lisens, opplæring, nedetid, avhending.
- Miljø og klima:
- Energieffektivitet, kjemikalier, materialvalg, emballasje, transport og utslippskrav.
- Krav til ombrukbarhet, reparerbarhet og reservedelstilgang.
- Universell utforming og HMS: Ivareta tilgjengelighet, ergonomi og sikkerhet.
- IKT og data: Informasjonssikkerhet, personvern (GDPR), integrasjoner og forvaltning.
- Sosiale/etiske hensyn: Seriøsitetskrav, åpenhet i leverandørkjede, etisk handel.
- Geografiske og praktiske forhold: Levering til arktiske forhold, serviceapparat i regionen, responstid.

Risikovurdering
- Hva kan gå galt? Teknisk, leverandørmessig, tids- og budsjettmessig, miljø- og samfunnsmessig risiko.
- Tiltak: Alternative løsninger, del-leveranser, pilotering, serviceavtaler, kompetansekrav, tydelig SLA.

Typiske sjekkpunkter per kategori
- IT-utstyr og programvare: Kan du standardisere, leie som tjeneste, eller forlenge levetid med oppgradering? Er det kompatibelt og sikkert?
- Møbler og inventar: Finn ombruk først; velg modulære løsninger og robuste materialer. Be om ombrukte/oppussede alternativer.
- Lab- og spesialutstyr: Vurder deling på tvers av enheter, service- og reservedelevaluering, samt energi- og medieforbruk.
- Tjenester og konsulentbistand: Avklar leveranser, kompetanseprofil og kunnskapsoverføring; unngå avhengighet.
- Reise og arrangement: Vurder digitalt først; planlegg for lavutslipp og avfallskutt.

Dokumenter behovsvurderingen
- Skriv kort hva som er vurdert: eksisterende løsninger, ombruk/reparasjon, alternativer, miljø- og livsløpsvurdering, risiko og budsjett.
- Lagre i prosjekt-/innkjøpsdokumentasjonen. Dette forenkler riktig prosessvalg og senere oppfølging.

Neste steg
- Når behovet er avklart: Sjekk terskelverdier og prosesskrav, bruk riktig bestillingskanal og involver Seksjon for innkjøp ved behov.
- Ta kontakt tidlig ved komplekse eller spesialiserte behov, eller hvis du ønsker hjelp til markedsdialog og kravutforming.

Trenger du hjelp?
- Kontakt Seksjon for innkjøp: [sett inn e-post/lenke]
- Retningslinjer og avtaler: [sett inn lenker til UiTs innkjøpssider, rammeavtaler og bærekraftkrav]

Kort oppsummert
- Spør: Må vi kjøpe? Hvis ja, kan vi dele, ombruke eller leie?
- Definer funksjon, ikke produkt.
- Tenk livsløp: kostnad, kvalitet, miljø og risiko.
- Bruk UiTs avtaler og kanaler, og spør innkjøp ved tvil.