2. Utarbeid dokumenter

Gjennomføring av oppstartsmøte

Så snart vi har en ledig saksbehandler innkaller vi til et oppstartsmøte med behovshaver. I oppstartsmøtet går vi gjennom anskaffelsens formål, og arbeidsgruppen får veiledning om hvordan de kan skrive en god kravspesifikasjon. Vi utarbeider en framdriftsplan for videre prosess sammen, og går gjennom hva behovshaver/arbeidsgruppen er ansvarlig for.

Utarbeidelse av anskaffelsesdokumenter

I denne fasen deltar arbeidsgruppen aktivt med innspill til anskaffelsesdokumentene, og har ansvar for å formulere behov og krav som skal gjelde for anskaffelsen. Anskaffelsesrådgiver veileder i dette arbeidet.

Anskaffelsesdokumentene består i utgangspunktet av et konkurransegrunnlag og en kravspesifikasjon. I tillegg kan det være behov for å utarbeide andre dokumenter som skal legges til grunn i en kommende kontrakt. Anskaffelsesrådgiver vil holde kontroll på nødvendige dokumenter og ber om innspill fra arbeidsgruppen ved behov.

Under finner du maler for kravspesifikasjon som du kan starte med å fylle ut så snart behovet oppstår. For mer informasjon om utfylling, se punkt "1. Meld inn behov".

Bruk Chat UiT til inspirasjon og få hjelp til kravspesifikasjonen

Visste du at du kan ha stor nytte av å bruke Chat UiT som din digitale assistent for å utarbeide kravspesifikasjoner for anskaffelser? Chat UiT kan bidra med å sette opp forslag, formulere og utdype tekst.

Du må selvsagt bruke det du får til inspirasjon - det er ikke nødvendigvis en fasit. Alt som fremkommer i den endelige kravspesifikasjonen må være formulert slik at du selv forstår det, og du må ha tanker om hvorfor du mener krav og informasjon er viktig å ha med.

Velkommen til Chat UiT, din digitale assistent for å utarbeide kravspesifikasjoner for anskaffelser. Les gjerne veiledningen under før du starter!

Start her!

Veiledning:

Skriv inn ditt oppdrag:

Start prosessen ved å skrive en melding til Chat UiT hvor du beskriver hva du trenger hjelp til. Dette kan være alt fra å utarbeide en komplett kravspesifikasjon til å få råd om spesifikke deler av anskaffelsesprosessen.

Eksempler på spørsmålsformulering:

• "Kan du lage en kravspesifikasjon for et Flowcytomenter?"
• "Hvordan skriver jeg en kravspesifikasjon for IT-utstyr?"
• "Jeg trenger hjelp til å definere kvalitetskriterier for en tjenesteleveranse."
• "Hva bør inkluderes i en kontrakt når jeg anskaffer konsulenttjenester?"
• "Kan du foreslå klima- og miljøkrav knyttet til transport av varer?"
• "Kan du oversette teksten til engelsk?" Etterfulgt av at du limer inn aktuell tekst.

Du kan også skrive oppfølgingsspørsmål hvor du ber om at deler av teksten blir omformulert, kortet ned eller utdypet.

Når du er fornøyd med teksten kan du enkelt kopiere den over til et Word-dokument.

Behov for å gjøre en innovativ anskaffelse?

UiT er fra 1.1.2025 partner i Leverandørutviklingsprogrammet (LUP). Som partner tilbys UiT individuell oppfølging, strategisk forankring og støtte i det operative arbeidet i en innovativ anskaffelse. Eksempler på bistand de skal kunne gi oss som  partner kan være hvordan rigge en innovativ anskaffelse, behovskartlegging, dialogaktiviteter, valg av riktig prosedyre og finansiering. LUP har til sammen 35 partnere som består av offentlige virksomheter som er opptatt av å løse samfunnsutfordringer gjennom sine anskaffelser.

Hva er en innovativ anskaffelse?

I en innovativ anskaffelse går man i dialog med markedet før anskaffelsen, formidler behovet og overlater løsningen til leverandørene. Slik skapes bedre og mer bærekraftige produkter og tjenester for fremtiden (LUP). En innovativ anskaffelse beskriver en situasjon der du som oppdragsgiver har et problem/ utfordring eller en mulighet, som det ikke finnes en løsning for i markedet (DFØ).

Se mer på LUPs ressurssider her: Forside - Innovative anskaffelser

Se mer på DFØs ressursider her: Hva er innovative anskaffelser? | Anskaffelser.no

Hvordan komme i gang?

Det første steget i en innovativ anskaffelse er å definere problemet du forsøker å løse. Hvor er det skoen trykker, hva trenger du og hva ønsker din virksomhet å oppnå (LUP)? Her får du hjelp til å definere og konkretisere problemet: Kickstart - Innovative anskaffelser

Metode og verktøy - Innovative anskaffelser

Finn finansiering!

Her kan du få hjelp til å finne finansiering for gjennomføring: Finn finansiering - offentlige virksomheter - Innovative anskaffelser

Arrangementer

Gjennom partnernettverket tilbys det samlinger og webinarer, der felles utfordringer innenfor relevante fagområder løftes. På den måten kan UiT som partner lære avandre partnere. Arrangementer for LUPs partnere: Arrangementer - Innovative anskaffelser

Kontakt LUP for en uforpliktende prat!

Kontakt LUP - Innovative anskaffelser