3. Utarbeid dokumenter

Gjennomføring av oppstartsmøte

Så snart vi har en ledig saksbehandler innkaller vi til et oppstartsmøte med behovshaver. I oppstartsmøtet går vi gjennom anskaffelsens formål, og arbeidsgruppen får veiledning om hvordan de kan skrive en god kravspesifikasjon. Vi utarbeider en framdriftsplan for videre prosess sammen, og går gjennom hva behovshaver/arbeidsgruppen er ansvarlig for.

Utarbeidelse av anskaffelsesdokumenter

I denne fasen deltar arbeidsgruppen aktivt med innspill til anskaffelsesdokumentene, og har ansvar for å formulere behov og krav som skal gjelde for anskaffelsen. Anskaffelsesrådgiver veileder i dette arbeidet.

Anskaffelsesdokumentene består i utgangspunktet av et konkurransegrunnlag og en kravspesifikasjon. I tillegg kan det være behov for å utarbeide andre dokumenter som skal legges til grunn i en kommende kontrakt. Anskaffelsesrådgiver vil holde kontroll på nødvendige dokumenter og ber om innspill fra arbeidsgruppen ved behov.

Under finner du maler for kravspesifikasjon som du kan starte med å fylle ut så snart behovet oppstår.

Mal for kravspesifikasjon

Bruk Chat UiT til inspirasjon og få hjelp til kravspesifikasjonen

Visste du at du kan ha stor nytte av å bruke Chat UiT som din digitale assistent for å utarbeide kravspesifikasjoner for anskaffelser? Chat UiT kan bidra med å sette opp forslag, formulere og utdype tekst.

Du må selvsagt bruke det du får til inspirasjon - det er ikke nødvendigvis en fasit. Alt som fremkommer i den endelige kravspesifikasjonen må være formulert slik at du selv forstår det, og du må ha tanker om hvorfor du mener krav og informasjon er viktig å ha med.

Velkommen til Chat UiT, din digitale assistent for å utarbeide kravspesifikasjoner for anskaffelser. Les gjerne veiledningen under før du starter!

Start her!

Veiledning:

Skriv inn ditt oppdrag:

Start prosessen ved å skrive en melding til Chat UiT hvor du beskriver hva du trenger hjelp til. Dette kan være alt fra å utarbeide en komplett kravspesifikasjon til å få råd om spesifikke deler av anskaffelsesprosessen.

Eksempler på spørsmålsformulering:

• "Kan du lage en kravspesifikasjon for et Flowcytomenter?"
• "Hvordan skriver jeg en kravspesifikasjon for IT-utstyr?"
• "Jeg trenger hjelp til å definere kvalitetskriterier for en tjenesteleveranse."
• "Hva bør inkluderes i en kontrakt når jeg anskaffer konsulenttjenester?"
• "Kan du foreslå klima- og miljøkrav knyttet til transport av varer?"
• "Kan du oversette teksten til engelsk?" Etterfulgt av at du limer inn aktuell tekst.

Du kan også skrive oppfølgingsspørsmål hvor du ber om at deler av teksten blir omformulert, kortet ned eller utdypet.

Når du er fornøyd med teksten kan du enkelt kopiere den over til et Word-dokument.

Innovative anskaffelser

Kan anskaffelsen gjennomføres behovsbasert og innovativt?

UiT er partner i Leverandørutviklingsprogrammet (LUP) fra 1. januar 2025. LUP er en organisasjon som hjelper kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter med å gjennomføre innovative anskaffelser, samtidig som de mobiliserer bedrifter og leverandører til å levere bedre og mer innovative løsninger.

Som LUP-partner får vi tilgang til en rekke vedifulle ressurser, inkludert individuell oppfølging, strategisk rådgivning og støtte i det operative arbeidet med innovative anskaffelser. Dette innebærer blant annet hjelp til behovskartlegging, planlegging og gjennomføring av dialogaktiviteter, valg av passende anskaffelsesprosedyrer og veiledning om finansieringsmuligheter.

Med LUPs ekspertise og tilgang til et netttverk av 35 offfentlige partnere, kan vi sammen utvikle løsninger som er både fremtidsrettede og bærekraftige.

Hva er en innovativ anskaffelse?

En innovativ anskaffelse handler om å tenke utenfor boksen. Det er en prosess der vi som oppdragsgiver beskriver et behov (utfordring eller mulighet) som det ikke finnes en fullgod løsning for i dagens marked. I stedet for å utlyse et tradisjonelt anbud, inviterer vi markedet til dialog i forkant av anskaffelsen.

I denne dialogen formidles behovet og ønsket effekt, fremfor detaljerte kravspesifikasjoner. Dette gir leverandørene frihet til å utvikle og tilby innovative løsninger som oppfyller de funksjonelle kravene. Løsningene kan innebære tilpasning av eksisterende produkter fra andre bransjer eller utvikling av noe helt nytt.  

Ved å fokusere på behov og ønsket resultat, utfordres leverandørene til å konkurrere om å levere nye og bedre løsninger, i stedet for å tilpasse seg forhåndsdefinerte krav. Denne tilnærmingen fremmer innovasjon og kan bidra til mer bærekraftige, effektive og fremtidsrettede løsninger.

Les mer om innovative anskaffelser på DFØs ressursider her: Hva er innovative anskaffelser?

Eksempler på innovative anskaffelser

Innovative anskaffelser har allerede resultert i spennende løsninger som har gjort en forskjell. Her er noen eksempler til inspirasjon:

• Pågående innovative anskaffelsesprosesser: Finn anskaffelser
• Utviklede løsninger gjennom innovative anskaffelser: Finn løsninger

Et konkret eksempel er også samarbeidet mellom UiT, NTNU og LUP for å anskaffe et nytt digitalt verktøy for en helhetlig anskaffelsesprosess. Gjennom grundig behovskartlegging og tidlig dialog med leverandører, ble markedet forberedt på anskaffelsen, og vi fikk verdifulle tilbakemeldinger og innspill fra leverandørene som styrket og forbedret prosessen. Dette viser hvordan innovasjon og samarbeid kan skape bedre løsninger som gagner alle parter. Les mer om prosjektet her: Nytt digitalt verktøy for helhetlig anskaffelsesprosess

Hvordan komme i gang?

Å starte en innovativ anskaffelse er enklere enn du tror! Det første steget er å definere utfordringen du ønsker å løse. Hvor er det skoen trykker, og hva ønsker virksomheten å oppnå?

Her er noen nyttige ressurser og verktøy for å komme i gang:

• Les LUPs veileder til innovative anskaffelser: Metode og verktøy
• Få hjelp til å definere og konkretisere problemet: Kickstart
• Utforsk LUPs tre nyttige planleggingsverktøy: Planleggingsverktøy

Er du usikker på om problemstillingen din egner seg for en innnovativ anskaffelse? Både LUP og DFØ tilbyr veiledning og støtte i slike tilfeller. Du kan ta direkte kontakt med dem, eller med Seksjon for innkjøp - så hjelper vi deg gjerne videre på veien! 

Det finnes flere muligheter for å få støtte til gjennomføring av innovative anskaffelser. Her kan du få hjelp til å finne finansiering: Finn finansiering - offentlige virksomheter

Arrangementer og nettverk

Som partner i LUP får UiT tilgang til et bredt spekter av arrangementer, samlinger og webinarer. Her kan vi dele erfaringer, lære av andre partnere og utforske nye muligheter. Vi kan også delta på dialogaktiviteter arrangert av andre partnere, for verdifull inspirasjon og læring. 

Se kommende arrangementer her: Arrangementer