4. Gjennomfør konkurranse
For alle anskaffelser med verdi fra 500 000,- ekskl. mva. foreligger det en plikt til konkurranseutsetting.
For anskaffelser med verdi fra 100 000 - 499 999 ekskl. mva. vil Seksjon for innkjøp, etter innmelding, gjøre en vurdering av om konkurranse anses som hensiktsmessig. For å kunne gjøre gode kjøp med tanke på både pris og kvalitet, er det lurt å undersøke hvilke produkter som finnes i markedet og vurdere tilbud fra flere leverandører. Hvor omfattende undersøkelser man bør gjøre og hvor mange tilbud man bør innhente, vil avhenge av størrelsen på kjøpet, hvor mye det kan være å spare på å få flere tilbud, kvalitetsforskjeller på det som finnes i markedet, og om det er andre spesielle ting å ta hensyn til. Dette vil vi ha dialog med behovshaver om.
Direkte invitasjon av aktuelle leverandører eller offentlig kunngjøring
Når anskaffelsesdokumentene er klare vil vi sende ut en invitasjon til å levere tilbud til aktuelle leverandører gjennom UiTs konkurransegjennomføringsverktøy Mercell Tendsign, eller legge ut en åpen kunngjøring på de offentlige databasene Doffin (Database for offentlige anskaffelser) og Europas offentlige kunngjøringsdatabase TED (Tenders Electronic Daily).
Tilbudsfrist
Anskaffelsesdokumentene skal ligge tilgjengelig for potensielle tilbydere fra 14 til 30 dager, avhengig av hvilken prosedyre det er mulig å gjennomføre konkurransen etter. For anskaffelser med verdi under 500 000 kan det settes kortere frister. Anskaffelsesrådgiver vil informere behovshaver/arbeidsgruppen om dette. Vi mottar tilbud gjennom Mercell Tendsign, og systemet sikrer blant annet at vi ikke har innsyn i tilbudene før tilbudsfristen er utløpt.
All leverandørkontakt skal skje via Seksjon for innkjøp
Ved gjennomføring av anskaffelser med verdi fra 500 000 ekskl. mva. legger regelverket noen begrensninger på hvilken kontakt UiT kan ha med leverandørene. Det er derfor viktig at all kontakt med leverandører går via Seksjon for innkjøp, etter at anskaffelsesprosessen er igangsatt, noe som er spesielt viktig for å sikre likebehandling av leverandørene.
I løpet av konkurransefasen kan det komme spørsmål fra leverandørene som må besvares. Spørsmål kan være av merkantil- eller faglig art. Alle spørsmål fra leverandører skal sendes inn og besvares via Mercell Tendsign, og Seksjon for innkjøp vil administrere dette. Arbeidsgruppen vil involveres ved behov og må derfor være tilgjengelig.