3. Gjennomfør konkurranse
For alle anskaffelser med verdi fra 100 000,- ekskl. mva. foreligger det en plikt til konkurranseutsetting.
Direkte invitasjon av aktuelle leverandører eller offentlig kunngjøring
Når anskaffelsesdokumentene er klare vil vi sende ut en invitasjon til å levere tilbud til aktuelle leverandører gjennom UiTs konkurransegjennomføringsverktøy Mercell Tendsign, eller legge ut en åpen kunngjøring på de offentlige databasene Doffin (Database for offentlige anskaffelser) og Europas offentlige kunngjøringsdatabase TED (Tenders Electronic Daily).
Tilbudsfrist
Anskaffelsesdokumentene skal ligge tilgjengelig for potensielle tilbydere fra 14 til 30 dager, avhengig av hvilken prosedyre det er mulig å gjennomføre konkurransen etter. Anskaffelsesrådgiver vil informere arbeidsgruppen om dette. Vi mottar tilbud gjennom Mercell Tendsign, og systemet sikrer at vi ikke har innsyn i tilbudene før tilbudsfristen er utløpt.
All leverandørkontakt skal skje via Innkjøpstjenesten
Ved gjennomføring av anskaffelser legger regelverket begrensninger på hvilken kontakt UiT kan ha med leverandørene. Det er derfor viktig at all kontakt med leverandører går via Innkjøpstjenesten etter at anskaffelsesprosessen er igangsatt, noe som er spesielt viktig for å sikre likebehandling av leverandørene.
I løpet av konkurransefasen kan det komme spørsmål fra leverandørene som må besvares. Spørsmål kan være av merkantil- eller faglig art. Alle spørsmål fra leverandører skal sendes inn og besvares via Mercell Tendsign, og Innkjøpstjenesten vil administrere dette. Arbeidsgruppen vil involveres ved behov og må derfor være tilgjengelig.