1. Vurder behov

Slik kommer du i gang

• Hva er formålet? Beskriv behovet funksjonelt: Hva skal løses/oppnås, ikke hvilken løsning du tror du trenger.
• Hvem skal bruke det? Avklar brukere, bruksfrekvens og krav til kvalitet, sikkerhet og tilgjengelighet.
• Hvor lenge trengs det? Er behovet midlertidig, sesongbasert eller varig?
• Finnes det allerede? Sjekk eksisterende utstyr/tjenester, lisens-/systemtilgang, lagre, delingsordninger og rammeavtaler.
• Har du budsjett og tid? Avklar finansiering, tidsplan og eventuelle godkjenninger før du går videre.

Prioriter gjenbruk – avfallshierarkiet i praksis

Avfallshierarkiet prioriterer tiltak i denne rekkefølgen: forebygge, ombruk, materialgjenvinning, energiutnyttelse, deponi. I behovsvurderingen betyr det:

•  Unngå/reduser: Kan behovet løses uten å kjøpe? Del, digitaliser, standardiser, planlegg bedre.
•  Ombruk/deling: Finn løsninger internt først.
• Sjekk interne ombruk-/delingskanaler, lager, tidligere prosjektmidler og nabomiljøer som kan låne bort.
•  Vurder ombrukte/oppussede produkter (f.eks. møbler, IT-utstyr) via avtaleleverandører.
• Reparasjon/oppgradering: Kan eksisterende utstyr repareres, oppgraderes eller få reservedeler?
• Leie/lån som alternativ til kjøp: Særlig ved kortvarig behov eller hurtig teknologisk endring.
• Velg sirkulære produkter/tjenester:
• Lang levetid, modulært design, tilgjengelige reservedeler, oppgraderbarhet.
• Dokumentert andel ombrukte eller resirkulerte materialer.
• Tilbakekjøps-/take-back-ordninger og plan for utsortering ved endt bruk.
• Til slutt: Planlegg forsvarlig avhending og kildesortering dersom avfall ikke kan unngås.

Sjekk eksisterende avtaler og kanaler

• Rammeavtaler: Bruk UiTs rammeavtaler der de finnes. Disse ivaretar pris, kvalitet, miljø og juridiske krav.
• Bestillingskanaler: Bestill via anbefalte systemer/portaler. Der ligger filtrering for avtalelojale og miljøriktige valg.
• Rådfør deg tidlig: Ta kontakt med Seksjon for innkjøp hvis du er usikker på om det finnes en avtale eller bedre alternativ.

Definer behovet riktig

• Funksjonskrav fremfor løsning: Beskriv hvilken ytelse/funksjon som trengs, ikke et spesifikt produktmerke.
• Må-krav og bør-krav: Skill mellom ufravikelige krav og ønskede egenskaper for å bevare konkurranse og pris.
• Omfang: Mengder, brukersteder, leveringsfrekvens og forventet levetid.
• Livsløpskostnader (TCO): Inkluder innkjøpspris, energi/forbruk, drift, service, lisens, opplæring, nedetid, avhending.
• Miljø og klima:
• Energieffektivitet, kjemikalier, materialvalg, emballasje, transport og utslippskrav.
• Krav til ombrukbarhet, reparerbarhet og reservedelstilgang.
• Universell utforming og HMS: Ivareta tilgjengelighet, ergonomi og sikkerhet.
• IKT og data: Informasjonssikkerhet, personvern (GDPR), integrasjoner og forvaltning.
• Sosiale/etiske hensyn: Seriøsitetskrav, åpenhet i leverandørkjede, etisk handel.
• Geografiske og praktiske forhold: Levering til arktiske forhold, serviceapparat i regionen, responstid.

Risikovurdering

• Hva kan gå galt? Teknisk, leverandørmessig, tids- og budsjettmessig, miljø- og samfunnsmessig risiko.
• Tiltak: Alternative løsninger, del-leveranser, pilotering, serviceavtaler, kompetansekrav, tydelig SLA.

Typiske sjekkpunkter per kategori

• IT-utstyr og programvare: Kan du standardisere, leie som tjeneste, eller forlenge levetid med oppgradering? Er det kompatibelt og sikkert?
• Møbler og inventar: Finn ombruk først; velg modulære løsninger og robuste materialer. Be om ombrukte/oppussede alternativer.
• Lab- og spesialutstyr: Vurder deling på tvers av enheter, service- og reservedelevaluering, samt energi- og medieforbruk.
• Tjenester og konsulentbistand: Avklar leveranser, kompetanseprofil og kunnskapsoverføring; unngå avhengighet.
• Reise og arrangement: Vurder digitalt først; planlegg for lavutslipp og avfallskutt.

Dokumenter behovsvurderingen

• Skriv kort hva som er vurdert: eksisterende løsninger, ombruk/reparasjon, alternativer, miljø- og livsløpsvurdering, risiko og budsjett.
• Lagre i prosjekt-/innkjøpsdokumentasjonen. Dette forenkler riktig prosessvalg og senere oppfølging.

Neste steg

• Når behovet er avklart: Avklar anslått verdi. Bruk riktig skjema for innmelding av behov  (under 100 000, eller fra 100 000 ekskl. mva.
• Ta kontakt tidlig ved komplekse eller spesialiserte behov.

Kort oppsummert

• Spør: Må vi kjøpe? Hvis ja; kan vi dele, ombruke eller leie?
• Definer funksjon, ikke produkt.
• Tenk livsløp: kostnad, kvalitet, miljø og risiko.
• Bruk UiTs avtaler og kanaler, og spør Seksjon for innkjøp ved tvil.

Trenger du hjelp?

• Kontakt Seksjon for innkjøp
• Ressursside for innkjøp