2. Utarbeid dokumenter

Gjennomføring av oppstartsmøte

Så snart vi har en ledig saksbehandler innkaller vi til et oppstartsmøte med behovshaver. I oppstartsmøtet går vi gjennom anskaffelsens formål, og arbeidsgruppen får veiledning om hvordan de kan skrive en god kravspesifikasjon. Vi utarbeider en framdriftsplan for videre prosess sammen, og går gjennom hva behovshaver/arbeidsgruppen er ansvarlig for.

Utarbeidelse av anskaffelsesdokumenter

I denne fasen deltar arbeidsgruppen aktivt med innspill til anskaffelsesdokumentene, og har ansvar for å formulere behov og krav som skal gjelde for anskaffelsen. Anskaffelsesrådgiver veileder i dette arbeidet.

Anskaffelsesdokumentene består i utgangspunktet av et konkurransegrunnlag og en kravspesifikasjon. I tillegg kan det være behov for å utarbeide andre dokumenter som skal legges til grunn i en kommende kontrakt. Anskaffelsesrådgiver vil holde kontroll på nødvendige dokumenter og ber om innspill fra arbeidsgruppen ved behov.

Under finner du maler for kravspesifikasjon som du kan starte med å fylle ut så snart behovet oppstår. For mer informasjon om utfylling, se punkt "1. Meld inn behov".

Varer	Tjenester
Norsk	Norsk
Engelsk	Engelsk

Bruk Chat UiT til inspirasjon og få hjelp til kravspesifikasjonen

Visste du at du kan ha stor nytte av å bruke Chat UiT som din digitale assistent for å utarbeide kravspesifikasjoner for anskaffelser? Chat UiT kan bidra med å sette opp forslag, formulere og utdype tekst.

Du må selvsagt bruke det du får til inspirasjon - det er ikke nødvendigvis en fasit. Alt som fremkommer i den endelige kravspesifikasjonen må være formulert slik at du selv forstår det, og du må ha tanker om hvorfor du mener krav og informasjon er viktig å ha med.

Velkommen til Chat UiT, din digitale assistent for å utarbeide kravspesifikasjoner for anskaffelser. Les gjerne veiledningen under før du starter!

Start her!

Veiledning:

Skriv inn ditt oppdrag:

Start prosessen ved å skrive en melding til Chat UiT hvor du beskriver hva du trenger hjelp til. Dette kan være alt fra å utarbeide en komplett kravspesifikasjon til å få råd om spesifikke deler av anskaffelsesprosessen.

Eksempler på spørsmålsformulering:

• "Kan du lage en kravspesifikasjon for et Flowcytomenter?"
• "Hvordan skriver jeg en kravspesifikasjon for IT-utstyr?"
• "Jeg trenger hjelp til å definere kvalitetskriterier for en tjenesteleveranse."
• "Hva bør inkluderes i en kontrakt når jeg anskaffer konsulenttjenester?"
• "Kan du foreslå klima- og miljøkrav knyttet til transport av varer?"
• "Kan du oversette teksten til engelsk?" Etterfulgt av at du limer inn aktuell tekst.

Du kan også skrive oppfølgingsspørsmål hvor du ber om at deler av teksten blir omformulert, kortet ned eller utdypet.

Når du er fornøyd med teksten kan du enkelt kopiere den over til et Word-dokument.