HMS lederoppgaver

Minimumskrav

Som leder skal du:

• Ha oversikt over aktiviteter, HMS-regelverk og krav som er særlig viktig ved arbeidsplassene
• Delegere og følge opp HMS-oppgaver
• Utarbeide HMS-mål og HMS-handlingsplaner
• Sikre at ansatte, studenter og gjester har nødvendig HMS-kompetanse
• Gjennomføre HMS-kartlegginger og risikovurderinger, iverksette tiltak og vurdere om tiltak har oppnådd ønsket effekt
• Samarbeide med verneombud
• Sikre medvirkning i HMS-arbeidet
• Følge opp HMS-avvik
• Koordinere HMS-arbeid med andre arbeidsgivere - samordning
• Foreta årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet og rapportere resultatet av gjennomgangen i linja 

Som leder skal du se til at følgende dokumenteres skriftlig:

• HMS-målsetting 
• Ansvar og oppgavefordeling
• HMS-kartlegginger og -risikovurderinger
• HMS-handlingsplan
• HMS-avvik
• Årlig gjennomgang av enhetens systematiske HMS-arbeid (internkontroll).

Regelverk og nyttige ressurser:

Internkontrollforskriften § 5
Retningslinje for systematisk HMS-abeid

Etabler oversikt over HMS-regelverk og aktiviteter

Som leder skal du etablere oversikt over HMS-reglverk og krav som er særlig viktig ved arbeidsplassene.

På regelverksiden finner du oversiktover internt og eksternt HMS-regelverk.

Til kartlegging om det utføres arbeid med mulig helseskadelige faktorerer kan dette skjemaet benyttes. 

Deleger HMS-oppgaver

Arbeidsmiljøloven fastslår at HMS er et lederansvar, samtidig som den enkelte ansatte har plikt til å medvirke i HMS-arbeidet. 

Ansvar og oppgavefordeling i HMS-arbeidet ved UiT:

Universitetsstyret og rektor:

• Ansvaret for oppfølging av HMS-arbeidet er delegert fra universitetsstyret til rektor

Ledere:

• Ledere har det dagiige arbeidsgiveransvaret for HMS.
• Lederoppgavene som skal ivaretas fremkommer av den oversikten du har etablert over HMS-regelverk og aktivteter
• Dersom du delegerer HMS-oppgaver innen enheten, skal dette dokumenteres skriftlig. Skjema som kan brukes ved delegering.

Ansatte og studenter:

• Ansatte og studenter skal medvirke i HMS-arbeidet.
• Ansatte og studenter skal  ta ansvar for egen og andres sikkerhet ved å følge UiTs HMS-rergelverk

Verneombud:

• Verneombudet skal påse at arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar etter Arbeidsmiljøloven.
• Verneombudet skal delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet ved enheten,
• Verneombudet  skal ikke tildeles omfattende og sentrale HMS-oppgaver som kan komme i konflikt med tilsynsfunksjon.

Fastsett HMS-mål og tiltak

Fakultetene, instituttene og andre enheter på samme nivå skal utabeide HMS-mål og tiltak som skal bidra til at universitetet når de overordnede målene for HMS. HMS-målene skal være konkrete og tiltaksrettede slik at de bidrar til kontinuerlig forbedring. 

I tillegg skal  den årlige gjennomgangen av HMS-arbeidet og de årlige HMS-kartleggingene og risikovurderingene ende opp med HMS-mål og tiltak som skal være konkrete og tiltaksrettede for de områdene som er viktig for enheten. 

HMS-mål og tiltak dokumenteres i en HMS-handlingsplan. Tiltakene skal iverksettes, holdes ved like og  kommuniseres til arbeidstakere, studenter, gjester og samordnende virksomheter. 

HMS-handlingsplan

Sørg for HMS-kompetanse

Som leder har du det overordnede ansvaret for helse, miljø og sikkerhet i din enhet. For å ivareta dette ansvaret er det avgjørende at både du, ansatte, studenter og gjester har tilstrekkelig HMS-kompetanse.

• å kartlegge og identifisere behov for HMS-kompetanse og sørge for at nødvendige opplæringstiltak iverksettes
• å tilby tilpasset HMS-opplæring ved aktuelle arbeids- og studiested
• skal og se til at nødvendig opplæring er gjennomført og dokumentert for aktuelle brukere
• skal se til at nødvendig sikkerhetsopplæring er definert som et arbeidskrav i studieprogram der dette er aktuel

Skjema som kan brukes til dokumentasjon av opplæring. 

HMS-kartlegginger

Som leder skal du

• Kartlegge fysisk arbeidsmiljø
• Kartlegge psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø
• Kartlegge om det utføres arbeid med mulig helseskadelige faktorer

Les mer om HMS-kartlegginger her.

HMS-risikovurderinger

Som leder har du ansvar for at:

• det blir iverksatt risikovurderinger ved enheten
• risikovurderingene blir vedlikeholdt
• det gjennomføres tiltak i tilknytning til risiko ved enheten

Les mer om HMS-risikovurderinger her

Samarbeid mellom leder og verneombud

For at verneombudsordningen skal kunne fungere godt må ledere legge til rette for godt samarbeid og gi ordningen gode arbeidsbetingelser. Dette krever bla. at du:

• Ser til at verneombud har riktig kompetanse for å kunne utøve rollen på en forsvarlig måte
• Innkaller til regelmessige møter med verneombud for å diskutere arbeidsmiljøsituasjonen ved verneområdet
• Tar verneombud med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneområdet
• At verneombud gis den tid som er nødvendig for å utføre oppgavene på en forsvarlig måte

Retningslinje for tilrettelegging av samarbeid mellom leder og veneombud  

Retningslinje for valg av verneombud.

Tilrettelegging for medvirkning i HMS-arbeidet

Som leder har du en plikt til å sørge for at ansatte kan medvirke i utformingen, gjennomføringen og oppfølgingen av tiltak som gjelder arbeidsmiljøet (Arbeidsmiljøloven § 3-1). Dette innebærer:

Involvering i HMS-arbeidet:

• Du skal legge til rette for at ansatte kan delta aktivt i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS).
• Dette inkluderer å gi ansatte mulighet til å komme med innspill og delta i prosesser som angår arbeidsmiljøet.

Informasjon og kommunikasjon:

• Du skal sørge for at ansatte får nødvendig informasjon om arbeidsmiljøet og tiltak som planlegges.
• Informasjonen skal være forståelig og tilgjengelig for alle ansatte.

Medvirkning i risikovurderinger:

• Ansatte skal involveres i risikovurderinger og i utarbeidelsen av tiltak for å redusere risiko.
• Dette sikrer at de som er direkte berørt av arbeidsforholdene, får bidra med sin kunnskap og erfarin

Tilrettelegging for samarbeid med verneombud

• Du skal samarbeide med verneombud for å sikre at ansattes stemme blir hørt. 
• Verneombudet er en viktig kanal for arbeidstakernes medvirkning, jf.samarbeid mellom leder og verneombud

Arbeidsmiljøloven § 2-3 pålegger også ansatte en plikt til å medvirke i HMS-arbeidet. Dette innebærer at de skal:

• Delta i opplæring og følge rutiner som gjelder helse, miljø og sikkerhet.
• Melde fra om feil, mangler eller farlige forhold på arbeidsplassen
• Bidra til å gjennomføre tiltak som forbedrer arbeidsmiljøet.

Praktisk betydning av medvirkning:

• Medvirkning bidrar til bedre arbeidsmiljø fordi ansatte ofte har verdifull innsikt i utfordringer og muligheter på arbeidsplassen.
• Det skaper engasjement og eierskap til HMS-arbeidet.

Følge opp HMS-avvik

Når du som er leder får tilsendt et HMS-avvik skal du:

• informere verneombudet i verneområdet der HMS-avviket har oppstått om HMS-avviket
• i samråd med innmelder og verneombud vurdere saken og identifisere mulige tiltak
• beslutte hvilke tiltak som skal gjennomføres
• følge opp gjennomføringen av de besluttede tiltakene
• melde tilbake til saksbehandler om planlagte og gjennomførte tiltak
• overvåke tiltak, og se til at de korrigerende tiltakene som er iverksatt har virket

Ved HMS-avvik som innebærer personskade og/eller eksponering skal leder:

• fylle ut skjema for intern melding av personskade sammen med den som skadet seg. Skjemaet arkiveres i UiTs elektroniske arkivsystem, Elements. 
• ved eksponering eller mulig eksponering for kjemikalier, biologiske faktorer og ioniserende stråling, fylle ut og arkivere følgende skjema
• ved skader som kan gi rett til registrering av yrkesskade og yrkesskadeforsikring, melde dette til NAV. 
• ved skader som kan gi rett til registrering av yrkesskade og yrkesskadeforsikring, fylle ut del 2 av melding av personskade til Statens pensjonskasse. Den skadde fyller ut del 1. 
• ved elulykker og strømskader, melde dette til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
• ved hendelser som involverer strålekilder og faller inn under strålevernsforskriften, melde dette til Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet 
• ved alvorlig personskade eller død som skjer i forbindelse med arbeid, snarest varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politi

Les mer om HMS-avvik her.

Koordinering av HMS-arbeidet med andre virksomheter - samordning

Ved UiT skal vi samordne HMS-arbeidet med våre samarbeidspartnere for å sikre forsvarlig arbeidsmiljø innenfor områder hvor begge er lokalisert og/eller driver aktivitet, slik det er beskrevet i arbeidsmiljøloven § 2-2.

Ved å inngå en HMS-samordningsavtale forplikter partene seg til å samarbeide for å sikre at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med HMS-lovgivingen. Avtalen viser hvem som er samordningsansvarlig (hovedbedrift) med ansvar for å samordne HMS-arbeidet. HMS-samordningsavtalen skal være skriftlig og inngås av lederne for virksomhetene. 

HMS-samordningsavtaler er en del av leders systematiske HMS-arbeid. Samordningsavtalen undertegnes av leder i begge virksomhetene, samt verneombudene.

Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet

Som  leder skal du sammen med verneombudet årlig gjennomgå HMS-arbeidet ved enheten, slik det er beskrevet i  retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet

Den årlige gjennomgangen av HMS-arbeidet skal bidra til å sikre at elementene i det systematiske HMS-arbeidet stemmer overens med internt regelverk og myndighetskrav, og gjøre det mulig å iverksette målrettede tiltak.

Regelverk og nyttige ressurser

Retningslinje

• Ansvar og oppgavefordeling i HMS-arbeidet ved UiT
• Retningslinje for systematisk HMS-abeid
• Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet
• Retningslinje for samarbeid mellom leder og vernombud
• Retningslinje for valg av vernombud

 Skjema, sjekklister og maler

• Delegering av HMS-oppgaver ved enheten
• Oversikt over HMS-opplæring
• HMS-handlingsplan med mål og tiltak
• HMS-kartlegginger  
• HMS-risikovurderinger

Eksterne lenker

• Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
• Arbeidstilsynet om internkontroll og systematisk HMS-arbeid