Tilgang digital eksamen

1. For å få oppretta en administratorrolle i Wiseflow, må du være registrert studieadministrativ bruker i FS. Gå hit og velg "Tilgang for nye brukere i FS".
2. For å få bruker i WISEflow må du logge deg inn i via https://uit.wiseflow.dk/. Du logger deg inn med Feide-kontoen din. I det du logger deg inn opprettes en bruker til deg i WISEflow.
3. For å få Administrator-tilgangen må din leder sende inn skjema via Topdesk. Studiekonsulenter trenger normalt tilgangen 'Administrator', 'Paper lookup' og 'Reviewer'. De to sistnevnte i forbindelse med tilgang til Ouriginal-rapporter og behandling av plagiatsaker

Eksamenstjenesten UiT skal ha beskjed når en person forlater UiT, slik at konto kan slettes manuelt. Gi beskjed via TOPdesk.

Sletting av flow skjer slik: 

1. En måned etter at vurderingsperioden er over, går flowen over til Arkivet. 
2. Flowen ligger i Arkivet i fem år, før den automatisk blir slettet. 
3. Flowen blir først slettet til en papirkurv, der lisensadministrator kan gjenopprette flowen. 
4. Når flowen har ligget i papirkurven i en måned, blir den slettet permanent. 
5. Når man som administrator sletter flowen manuelt, går den til papirkurven, og blir i neste steg permanent slettet etter en måned. Det betyr at vi innen en måned kan gjenopprette flowen.  
6. Funksjonaliteten for sletting av flow er beskrevet her: https://wiseflow.zendesk.com/hc/en-gb/articles/4407573697170-Archiving-and-Deletion-of-Assessments-Licence-Administrator 

Sletting av brukere skjer slik: 

Når brukere (student, sensor, administrator, uansett) ikke lenger er knyttet til en flow og har ikke vært innlogget på 5 år, skal systemadministrator i WISEflow, en gang per år, trekke ut disse brukerne og slette de permanent. Hvordan er beskrevet i Zendesk: https://wiseflow.zendesk.com/hc/en-gb/articles/4410229886482-Creating-and-Managing-Users 

Alle Wiseflow-brukere med norsk fødselsnummer, kan benytte seg av ID-porten ved pålogging. Kun fagpersoner får automatisk overført fødselsnummer til brukeren sin og kan bruke ID-porten som default.

Studenter kan bruke ID-porten dersom fødselsnummer legges inn manuelt av Utvidet Supporter i Wiseflow. Vi anbefaler imidlertid at Utvidet Supporter i Wiseflow heller oppretter adgangslenke i Wiseflow i situasjoner der Feide svikter, eller der det er ønskelig å gi studenten midliertidig tilgang etter at brukerkontoen er deaktivert (typisk for å laste ned besvarelsene sine).

Adganglenke til Wiseflow gis av Eksamenstjenesten UiT.

Påloggingsmetoden har enkelte implikasjoner for brukeren, og vi anbefaler at alle internt ansatte og studenter bruker Feide-pålogging.

• Brukere må alltid likevel logge seg inn med UiT Feide for å lese Ouriginal-rapportene som er generert for besvarelsene som er lasta opp i Wiseflow.
• Studenter som skal bruke Lovdata Pro under eksamen, må alltid likevel logge seg inn med Microsoft for å få tilgang.

• Forutsetninger i FS 
• Brukerveiledningen for eksterne sensorer
• Tilgang utenlandske eksterne sensorer (Topdesk)

Eksterne sensorer og gjesteforelesere uten norsk personnummer må fortsatt meldes inn via Topdesk-skjema den første gangen de skal registreres. Vi får dessverre ikke all den informasjonen vi trenger via SAP/GREG og RI, og har foreløpig ikke innsyn. Her trengs hjemstedsadresse, privat mobilnummer og statsborgerskap. Benytt skjema i TOPdesk (Studietjenester > Registrering av fagperson i FS) for å bestille nyregistrering.

For brukerkonto i WISEflow må personen en gang ha blitt opprettet med fagperson i FS med registrert UiT brukernavn, samt vært koblet til en kommisjon i FS. Dersom personen har konto i WISEflow, skal vedkommende logge inn ved hjelp av ID-porten eller ved hjelp Adgangslenke for eksterne sensorer.

Sensor må ha UIT brukerkonto for få en brukerkonto i WISEflow. Når brukerkonto i WISEflow er opprettet første gang, trenger sensoren i prinsippet aldri mer en aktiv UiT brukerkonto, fordi han/hun logger seg på med ID-porten eller ved hjelp av adgangslenke for eksterne sensorer uten norsk personnummer.

Ouriginal krever dog Feide-pålogging, og krever dermed en aktiv UIT-konto. Dersom ekstern sensor må ha tilgang til Ouriginal, må hen har en aktiv brukerkonto på det aktuelle tidspunktet.

På Person-bildet i FS vil personen mangle E-post og Brukernavn. Når brukerkontoen blir opprettet via RI, får sensor et Brukernavn. Når sensor i tillegg har aktivert denne brukerkontoen, får hen en UiT e-postadresse.

Personen på bildet har ikke en aktiv brukerkonto.

Det vet du ved at du får treff når du søker opp personen som sensor, men ikke får treff. Eller ved at personen ikke synkroniseres over fra kommisjon i FS til WISEflow, og du får feilmelding Ugyldig bruker i synkroniseringsrapporten.

1. Nye sensorer får fagperson i FS ved hjelp av oppdragskontrakt i SAP eller gjestekonto i GREG.
• FS kan ikke lenger styre varigheten på brukerkontoen.
2. Opprette kommisjon og legge sensorer inn i kommisjon
• Nødvendig for at sensorer skal bli eksportert til riktig flow i Wiseflow
• Sikrer at karakterer lar seg overføre fra Wiseflow til FS etter fullført sensur
3. Opprette klagekommisjon
• Registrering av tilhørende klagekomisjon sørger for at studenten automatisk får tildelt riktig klagekommisjon ved innkommende klagesaker.
4. Fordele studenter på kommisjoner i FS 
• Sørger for at sensorene automatisk får tildelt korrekte studenter i Wiseflow
• Sørger for god datakvalitet i FS og samsvar mellom data i FS og Wiseflow
5. Fordele grupper til kommisjoner
• Ved flere kommisjoner må det fordeles i Wiseflow etter at alle studentene har levert inn
• Kan bare fordeles i FS dersom det er kun én kommisjon
6. Seksjonsbasert vurdering - fordeling til sensorer
• Sensorene får tilgang til gitte seksjoner fra alle besvarelsene
• Manuell tildeling i WISEflow må brukes
7. Adgang eksterne sensorer
• Med norsk personnummer: ID-porten
• Uten norsk personnummer: Midlertidig adgangslenke som produseres i SSA. Bestilles via skjema. Sensoren skal alltid og uansett legges til i kommisjoner med sensorer, se punkt 2. Adgangslenken gir ikke tilgang til Ouriginal

Når sensorene dine er registrert med riktig personrolle i FS, kan de legges inn i kommisjon, slik at de blir eksportert til eksamensflowen, og slik at karakterer blir eksportert tilbake fra Wiseflow til FS.

Mer om kravene ved registrering av kommisjon her.

Opprette én enkelt kommisjon:

Opprette flere kommisjoner til én og samme eksamen:

For å gå direkte til bildet Kommisjon med sensorer går du i vurderingsmodulen til Bilder - Sensor/Kommisjon - Kommisjon med sensorer.

Bruk FS' egen brukerstøtte om du har spørsmål om bildene for sensorer og kommisjoner.

Alle kandidater må ha en kommisjonstildeling i FS. Wiseflow vil automatisk benytte fordelinga som er gjort i FS. For gruppeeksamen og bachelor- eller mastergradsavhandlinger, kan man legge alle sensorene i samme kommisjon, og "forfine" tildelingen i Wiseflow etterpå.

Husk alltid å registrere Ikke møtt på kandidatene som ikke har møtt/levert. Det står litt om hvordan man gjør dette litt lenger ned.

Når overføring av karakterer skjer manuelt (ikke-digitalt), så MÅ kandidatene være tildelt kommisjon i FS for at begrunnelse og klage skal fungere.

Fordeling gjøres på følgende måte:

• I bildet Kommisjon med sensorer trykker du på FS551.001 Fordeling
• I rutinebildet haker du av for Fordel jevnt på alle kommisjoner
• Kjør rapporten uten oppdatering
• Se over at resultatet av fordelinga ble som du vil ha det
• Kjør rapporten med oppdatering
• Du er ferdig!

Når eksamen er over må det registreres resultatstatus på de som ikke har levert. Gå til Deltakere og velg Endelig karakter. Sorter opp de som ikke har levert ved å klikke på "Innlevert".

Klikk på Adm. vurdering og legg inn riktig resultatstatus.

Du vil i noen tilfeller kunne oppleve at det er gjort en fordeling av studenter på kommisjoner, men så er det nødvendig å gjøre en omfordeling da den opprinnelige fordelinga av ulike årsaker ikke er som den skal være.

Omfordeling gjøre på følgende måte:

• Gå til rutina 551.001; gå gjerne via kommisjonsbildet som i beskrivelsen over
• Hak av for Fordel jevnt på alle kommisjoner
• Hak av for Omnummerering (med omnummerering mener FS omfordeling -- forstå det den som kan!)
• Kjør rapporten uten oppdatering
• Se over at resultatet av fordelinga ble som du vil ha det
• Kjør rapporten med oppdatering
• Du er ferdig!

Slik ser fordelinga som er eksportert ut i Wiseflow (bildet er fra etter omfordelinga gjort i videoen over):

Det er flere måter å sette opp WISEflow for sensurering.  Her samler vi metodene, oppsummerer stegene i oppsettet og lenker til relevant brukerstøtte.

Alle med utvidet supporter eller de som er lisensadministratorer kan registrere brukere direkte i WISEflow. Dersom du ikke har slike rettigheter selv, men ønsker å få registrert eksamensvakter i WISEflow må du kontakte Eksamenstjenesten UiT via Topdesk med informasjonen som står listet i kulepunktene under.

Legg merke til at det er kun eksamensvakter som legges inn manuelt i WISEflow. Sensorer overføres fra FS og administratorer får tilgang ved å logge på WISEflow med sin UiT ID.

Gå til Supporter. Søk alltid etter bruker før du velger å legge vedkommende inn manuelt. Søk både på feide-brukernavn og for- og etternavn. Dersom du ikke får noe treff klikker du på fanen "legg til bruker". 

Fyll ut følgende felter med følgende informasjon (de andre feltene hopper du over):

• UIT ID: feide-brukernavn@uit.no (123abc@uit.no)
• Velg Deltager og Eksamensvakt
• Fornavn
• Etternavn
• Primær e-post: med privat epost

Klikk på "lagre brukere i tilføyelseslisten". Når du er ferdig å registrere alle klikker du på "opprett".