4. Evaluer tilbud
For å finne det beste tilbudet må det gjennomføres en god evaluering.
Tilbudsåpning
Mottatte tilbud åpnes etter utløp av tilbudsfristen. Tilbudsåpning ivaretas av Innkjøpstjenesten.
Kontroll og evaluering av innkomne tilbud
Tilbudene vil gjøres tilgjengelig for arbeidsgruppen for evaluering. Anskaffelsesrådgiver vil veilede i denne prosessen og beskrive hva det forventes at gruppen skal bidra med.
Kontroll av absolutte krav
Arbeidsgruppen må gjennomgå og kvalitetssikre at alle absolutte krav (A-krav) som er stilt i kravspesifikasjonen er oppfylt og dokumentert i inngitte tilbud.
Evaluering av tildelingskriterier
Tilbudene skal vurderes i henhold til tildelingskriteriene som er satt opp i forkant av konkurransen. Evalueringen skal være skriftlig og godt begrunnet, og det skal framkomme hvilken score tilbyder har oppnådd for de ulike tildelingskriteriene.
Evalueringen oppsummeres i et innstillingsdokument som danner grunnlag for en meddelelse som skal sendes ut til alle tilbyderne.
Meddelelse om valg av leverandør
Når tilbudene er evaluert skal det gis en skriftlig meddelelse om valg av leverandør til konkurransens tilbydere, før kontrakten inngås. I brevet skal det gis en begrunnelse for valget ved å redegjøre for det vinnende tilbudets egenskaper og relative fordeler, i samsvar med tildelingskriteriene. Innkjøpstjenesten foretar utsendelse av meddelelsen.
Karensperiode for anskaffelser med verdi fra 1,49 millioner kroner ekskl. mva.
Kontrakten kan tidligst signeres etter utløpet av karensperioden - 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen ble sendt.