Tilgang til systemer, tjenester og ressurser ved UiT
UiT Tilgang er en felles tilgangsstyring ved UiT. UiT Tilgang styrer blant annet brukerkontoer som gir ansatte, studenter og gjester tilganger til ulike IT-systemer, tjenester og ressurser.
Oppretting av brukerkontoer for ansatte og studenter skjer automatisk på grunnlag av data fra lønnssystemet (SAP) og studentsystem (FS). I tillegg benyttes Gjestetjenesten GREG for å gi gjestekontoer med tilhørende tilganger.
Slik bruker du UiT Tilgang som:
Som ansatt trenger du en IT-brukerkonto ved UiT Norges arktiske universitet for å få tilgang til de aller fleste tjenestene vi tilbyr.
Alle ansatte får tilsendt en arbeidsavtale for ansettelsesforhold sitt. Når du som nyansatt er registrert i lønnssystemet (SAP), vil det automatisk bli opprettet en brukerkonto til deg. Registreringen i SAP forutsetter at arbeidsavtalen din er signert og mottatt av Seksjon for personal og organisasjon (SPOR). Som ny bruker får du en e-post til den private e-postadressen din når din nye brukerkonto er klar til å bli aktivert. Denne eposten mottar du 1 dag før første arbeidsdag og du må selv aktivere kontoen, se veiledning nedenfor. Når du har fått en IT-brukerkonto ved UiT vil du ha et brukernavn i formatet abc123@uit.no eller aabbb1234@uit.no med et tilhørende passord.
På nettsiden Brukerkonto finner du utfyllende informasjon og veiledninger for hvordan du går fram for å ta i bruk din IT-brukerkonto, endre passord, glemt passord mm.
Gå direkte til brukerveiledninger:
Etter at du har takket ja til studieplass vil du som ny student ved UIT får tilsendt en e-post som forteller deg hvordan du skal aktivere brukerkontoen din. Når du har fått en IT-brukerkonto ved UiT vil du ha et brukernavn i formatet abc123@uit.no eller aabbb1234@uit.no med et tilhørende passord.
På nettsiden Brukerkonto finner du utfyllende informasjon og veiledninger for hvordan du går fram for å ta i bruk din IT-brukerkonto, endre passord, glemt passord mm. Du kan søke om å forlenge tilgangen til studentkontoen din:
På Min side finner du de viktigste verktøyene du trenger som student, sånn som timeplanen.
Studenter og ansatte ved universitetet skal bruke det trådløse nettverket Eduroam, se veiledninger her. Det trådløse nettverket DigitalEksamen skal kun brukes som backup løsning for digitale eksamener på UiT Campus.
Se også her for mer informasjon:
Brukerkontoen din styres automatisk av din tilknytning til UiT. Du kan ha en eller flere tilknytninger til UiT.
Dersom du er ansatt og registrert i lønnsystemet SAP har du en ansatt-tilknytning til og med siste arbeidsdag. Dersom du har studentstatus (inkludert PhD) og aktiv studierett i Felles Studentsystem FS, har du en studenttilknytning til studieretten utgår.
Dersom du ikke har noen av disse tilgangene, må du registreres og tilknyttes som gjest til UiT. Det er det administrasjonen ved din enhet som kan gjøre. De styrer også eventuell forlengelse. Dette gjøres i Gjestetjenesten GREG.
Administrasjonen kan sjekke om du fortsatt har studentstatus. Hvis ikke, registreres og forlenges din konto i Gjestetjenesten.
Se mer informasjon om stenging av konto.
Om du er på besøk ved UiT kan du selv skaffe tilgang til Internett. Andre IT-tjenester kan tildeles ved behov.
Gjester ved UiT
UiT Norges arktiske universitet har til enhver tid gjester som kan trenge IT-tjenester: forskere eller studenter, foredragsholdere eller konferansedeltakere, samarbeidspartnere fra det offentlige eller næringsliv m.fl. De fleste greier seg med tilgang til Internett.
Internett
Trådløst nettverk gir tilgang til Internett de fleste steder på universitetsområdet. Du finner mer informasjon om tilkobling til Wi-fi tilkobling UiT gjestenett her. Studenter og ansatte ved universitet kan bruke det trådløse nettverket eduroam.
UiT har også et trådløst konferansenett som konferansedeltakere kan koble seg til. Passord til konferansenettet deles av arrangør.
Det trådløse nettverk som heter DigitalEksamen skal kun brukes som reserveløsning ved digital skoleeksamen på UiT Campus. Det er kun studenter som skal være pålogget dette trådløse nettverket.
Trenger du flere IT-tjenester?
Flere IT-tjenester er tilgjengelig med en gjestekonto. Ledere ved institutt, avdelinger og andre enheter ved universitetet kan bistå med ytterligere tilganger ved tjenestelige behov. Aktuelle brukere er gjesteforskere og andre med tilknytning til universitetet.
Kontakt gjesteansvarlig ved din enhet, se oversikt nedenfor under Vert i Gjestetjenesten (blå knapp).
Du vil motta en velkomst e-post, klikk på lenken og gjennomfør registreringen, se denne veiledningen.
For mer informasjon om pålogging som ekstern sensor, se her.
Når du når pensjonsalder, vil brukerkontoen din bli stengt en stund etter at ditt ansettelsesforhold er avsluttet. Etter at du har sagt opp stillingen din, blir korrekt sluttdato registrert i lønnssystemet SAP, og du vil motta et varsel om at brukerkontoen stenges.
Kontoen din på Microsoft 365 slettes 30 dager etter at UiT-brukerkontoen er stengt. Mail slettes etter 60 dager og filer slettes 120 dager etter at ansattkontoen er stengt.
Etter pensjonsavgang er det for professor og dosent mulig å søke om videre tilknytning til UiT som professor/dosent emeriti. Dette er en formell honorær tilknytning som kan tildeles etter vedtak fattet av dekan/fakultetsledelse.
Professor/dosent emeriti vil få beholde brukerkontoen sin for den perioden emeriti-tilknytningen gjelder. For å få det til må du registreres som gjest. Ansatt-kontoen din blir altså først stengt, og du blir deretter registrert i gjestesystemet av den som er gjesteansvarlig på din enhet.
Kontakt gjesteansvarlig ved din enhet, se oversikt nedenfor under Vert i Gjestetjenesten (blå knapp).
Du vil motta en velkomst e-post, klikk på lenken og gjennomfør registreringen, se denne veiledningen.
Leder ved den enkelte enhet har ansvaret for alle ansatte, studenter og gjester tilknyttet sin enhet.
Så snart en person er registrert i lønns- og personalsystemet SAP, Felles studentsystem (FS) eller Gjestetjenesten GREG, vil brukerkontoen bli opprettet automatisk. Brukerkontoen til nyansatte vil være synlig for leder 7 dager før første arbeidsdag/ tiltredelsesdato, slik at leder kan bestille tilganger og planlegge onboarding for den nyansatte på en god måte. Men nye studenter og ansatte må selv aktivere brukerkontoen sin her. Vi anbefaler at du benytter ID-porten for å aktivere din IT-brukerkonto; forutsetter at du har et norsk fødselsnummer (11 siffer). Se veiledning for aktivering av brukerkonto.
Etter innføring av ny tilgangsstyring ved UiT, RI - Rapid Identity, får studenter, gjester og ansatte en automatisk generert en e-post der de blir bedt om å aktivere brukerkontoen. Denne prosessen gjennomfører brukeren selv.
Rutiner og retningslinjer for mottak av samarbeidspartnere og gjestebesøk ved UiT
Fagmiljøene ved UiT mottar av og til gjester og samarbeidspartnere, og det er viktig at UiT tar imot disse på en forutsigbar og en vel tilrettelagt måte.
Faglig vertskap ivaretas av den/de som inviterer, veileder og ellers er faglig kontaktperson for gjesten. Dette omfatter tilrettelegging og oppfølging av gjesteoppholdet.
Administrativt vertskap ivaretas av den ansvarlige enheten (institutt, fakultet) ved instituttleder. Hovedoppgavene her vil være avklaring av:
- Ressursbruk, inkludert evt. kontor og mulige inndekninger
- Tilganger: adgang til bygg, IT-tjenester, forskningsdata, bruk av infrastruktur, o.l.
- Ansvarsforhold på arbeidsplassen, HMS og forsikring
- IPR (sikring av immaterielle rettigheter) og forhold omkring forskingsresultater
- Eventuelle avtaler knyttet til gjesteoppholdet
Her finner du Gjeldende retningslinje for mottak av gjester og samarbeidspartnere for vurdering og godkjenning inkludert lenke til skjema for vurdering/godkjenning (Revidert retningslinje kommer iløpet av sommeren 2023)
Gjestekontoer
Leder ved den enkelte enhet/fakultet har fullmakt til å peke ut verter. Vertene er ansvarlig for håndtering av gjestetilganger ved enheten/fakultetet.
Vertene er utpekt av ledere med personalansvar, eksempelvis instituttleder, seksjonssjefer, kontorsjefer mm. Som hovedregel bør det ikke være for mange verter, men tilstrekkelig mange til at behovet for gjestetilganger effektivt håndteres. Bestilling med hvem som skal ha vertsroller ved enheten/fakultetet skal sendes til ORGØK på følgende e-postadresse: personal@uit.no
Bestillingen må inneholde følgende informasjon:
- Brukernavnet til de som skal få vertstilgang
- Hvilken enhet og eventuelt underenhet de skal få vertstilgang til.
I utgangspunktet er det ledere med personalansvar som har tilgang til å forvalte gjester på sin enhet, men det er mulig å delegere denne tilgangen til andre.
Hvordan leder kan delegere vertstilgang til andre:
Leder med personalansvar sender bestilling på e-post til personal@uit.no
E-posten må inneholde:
- Brukernavnet til de som skal få vertstilgang
- Hvilken enhet og eventuelt underenhet de skal få vertstilgang til.
Verten får tilsvarende tilganger som lederen. Leder beholder sine tilganger.
Alternativt kan andre også be om tilgangen, men leder må bekrefte.
Når superbruker i SPOR har ordnet tilgangen, sendes det ut informasjon om vertsrollen, oppgaver og ansvar på e-post til den nye verten.
Her er Retningslinjer for gjestetjenesten GREG. For mer informasjon om mottak av samarbeidspartnere og gjester, inkludert lenke til skjema for vurdering/godkjenning av disse finner du under "Leder" på denne siden.
Informasjon om beredskap
Ansvarlig leder for gjesten må informere om lokal beredskapsplan ved enheten. Se informasjon under Beredskap ved UiT herunder kontaktinformasjon til de ulike Lokale beredskapsgrupper ved aktuelt beredskapsområde.
Ved større kriser blir ansatte og studenter informert via ulike kanaler som SMS, e-post og/eller digitale plattformer ved UiT. De som har e-postadresse ved UiT, vil få direkteinformasjon eller bli informert via leder.
Gjester må gjøre seg kjent med rømningsveier i lokalene på sitt arbeids,-/studiested, samt forebyggende råd, veiledninger og opplæring gjennom de ulike knappene på sikresiden.no.
Hensikten med sikresiden.no er å gi studenter og ansatte handlingskompetanse slik at de vet:
- hva de selv kan gjøre i uønskede situasjoner
- hvor de kan få hjelp
- hvordan de kan bidra til å forebygge uønskede hendelser
Du har oversikt over registrerte gjester ved din enhet på nettsiden Gjestetjenesten.
Utmelding skjer automatisk på slutten av registreringsperioden. Endringer underveis i denne perioden skal meldes til personal@uit.no.
Alle som skal kunne invitere gjester vil få opp en egen side for dette etter innlogging i GREG. Dersom du ikke får dette, og mener at du burde kunne invitere gjester ved din enhet, tar du kontakt med din leder.
Alle gjester ved UiT må enten ha norsk personnummer eller passnummer for å kunne registreres i gjestetjenesten GREG.
Velg registrer ny gjest øverst på siden etter innlogging i GREG. Prøv å finne gjesten ved å søke. Er du heldig er gjesten allerede registrert på en annen enhet. Hvis gjesten allerede finnes i systemet kan du legge til en ny rolle ved din enhet på gjesten. Hvis ikke, trykker du på knappen merket registrer ny gjest under søkefeltet.
Se brukerveiledning for hvordan registrere en gjest her: Hvordan registrerer jeg en gjest?
Dersom gjesten allerede er aktiv, vil du finne den under Godkjente gjester. (Alternativt kan du bruke søkefeltet på registrer ny gjest ). Når du har funnet gjesten vil det være en liste over gjestens roller, med en knapp til høyre for hver linje merket detaljer. Ved å trykke på detalj-knappen får du opp detaljer rundt rollen du er interessert i, med datofelt for start- og sluttdato. Velg ønsket dato, og husk å lagre når du er ferdig.
Dersom gjesten din valgte å registrere seg manuelt (ikke gjennom Feide) må du som vert sjekke id-papirene til personen, og verifisere at gjestens papirer samsvarer med det som er registrert i Gjestetjenesten. Dette vil typisk være passnummer, men kan også være fødselsnummer. Her er det viktig at dokumentasjonen også inkluderer bilde av personen.
Dobbeltsjekk at du skrev riktig e-postadresse da du inviterte gjesten. Du finner gjesten under Sendte invitasjoner, og adressen kan endres når som helst (husk å lagre endringer). Feilsøking gjøres i følgende rekkefølge:
Dersom e-postadressen er riktig, kan det tenkes at invitasjonen har endt i spam-filteret til gjesten.
Hvis invitasjonen heller ikke er mottatt som spam, sjekker du om det er en driftsmelding på intranett om problemer med tjenesten.
Superbruker kan kontaktes på personal@uit.no
| Rolle | Beskrivelse (Hovedtype) | Utvidet beskrivelse (varianter) |
| Gjesteforsker | Gjesteforskere er definert i retningslinjer (som kommer). Se foreløpig “Utvidet beskrivelse) | Gjesteforsker er en person som har en avtale om forskningssamarbeid ved UiT for en avgrenset periode. Gjesteforskere er ikke ansatt eller lønnet av UiT. |
| Emeriti | Emeriti som definert i gjeldende retningslinjer | Person som etter pensjonsalder er tildelt en formell honorær tilknytning som professor/dosent emeriti. Vedtak skal være fattet av dekan/fakultetsledelse. |
| Ekstern ph.d.-kandidat | Ph.d. som ikke lønnes fra UiT for doktorgrads-arbeidet, men har ph.d.- studierett ved UiT. |
|
| Innleid personell | Personer som «kunne vært ansatt» men ikke mottar lønn fra UiT | Personell som ulønnet, eller lønnet fra andre enn UiT, har roller / oppgaver / tilknytning sammenlignbar med fast/midlertidig ansatte.
|
| Oppdragstaker | Personer som «kunne vært timeansatt» men ikke mottar lønn fra UiT og trenger konto | Personell som ulønnet, eller lønnet fra andre enn UiT, har roller / oppgaver / tilknytning som er nær sammenlignbar med det den timelønnede i lite omfang / honorerte for enkeltoppdrag har.
|
| Eksamensvakt | Eksamensvakt | Spesialtilfelle av oppdragstaker som skilles ut som egen pga. volum, avvikende flyt og mangel på annen kilde til rollen |
| Ekstern partner – Styrer, råd og utvalg (SRU) | Personer som er tilknyttet UiT gjennom deltagelse i SRU o.l. | Eksterne medlemmer i formelle SRU og lignende konstruksjoner
|
| Student | Student |
|
| «Leieboer» | Personer som har kontorplass ved UiT gjennom avtale med deres arbeidsgiver og trenger konto | Personer som benytter UiTs lokaler, men ikke har annen tilknytning til UiT
|
| Ekstern sensor | De som ikke har konto fordi de ikke kommer fra SAP i tide |
Midlertidig løsning innen disse kommer fra SAP med riktig stillings-kode: Registrering av eksterne sensorer ved UiT. |
| Gjesteforeleser | De som skal forelese på et emne eller annen type forelesning hvor han/hun trenger UiT-brukerkonto |
Gjesteforelesere trenger noen ganger en UiT brukerkonto for å få tilgang til FS og/eller Canvas. Da skal denne rollen brukes.Rollen kan brukes dersom det er en "Oppdragstaker" som trenger å bli fagperson i FS. |
Gå direkte til:
Brukerveiledninger
- Slik aktiverer du brukerkonto
- Glemt eller bytte passord?
- Aktivere brukerkonto uten fødselsnummer
- Stenging av konto
- Forlenge tilgang til studentkontoen din
Flere veiledninger:
- Aktivere tofaktor med mobilapp
- Alternativ godkjenning med tofaktor
- Sjekkliste for nye studenter
- Brukerkonto ved UiT
- Teams: invitere eksterne deltakere/gjester
Brukerveiledninger fra IT-brukerstøtte
- Spørsmål om gjestekonto, ta kontakt med verter ved enheten du er tilknyttet, se liste over verter i nedtrekksmenyen Vert i Gjestetjenesten.
- Dersom du opplever mangler eller feil på nettsiden, send gjerne en henvendelse til personal@uit.no