Her finner du forhåpentligvis svar på det du lurer på. Se også spørsmål og svar om UH Sak hos Sikt.
Når skal UiT ta i bruk løsningen?
UiT skal etter planen ta i bruk UH Sak i begynnelsen av 2025.
Når blir det opplæring?
Opplæring i selve systemet vil skje i løpet av 2024. Det vil også være ressurser tilgjengelig for kontinuerlig opplæring og brukerstøtte. Vi kommer tilbake med detaljer når opplæringsplanen er klar.
Hva er denne FUP'en det snakkes om?
Det er en kartlegging av Funksjoner, Underfunksjoner og Prosesser (FUP) som UH Sak skal kunne løse. Se fupperåd.no for en oversikt. Vi vil også ha et kurs om funksjons- og prosessoversikten.
Vil UH sak erstatte TopDesk?
Deler av det som i dag gjøres i TopDesk vil i fremtiden gjøres i UH sak. Det er under utredning hvilke oppgaver som flyttes og når dette evt. skal skje.
Hvordan er sikkerheten ivaretatt?
Vi har ekstra kryptering og kan ivareta alle typer saker.
Ivaretar systemet faggruppeleder-nivået bedre enn hva tilfellet er i DFØ?
Ja. Systemet legger opp til at en leder kan delegere ledermyndighet til sine faggruppeledere.
Vil det være behov for organisatoriske endringer? Noen grupper ansatte som får merarbeid?
Høyst sannsynlig ikke, med unntak av at dokumentasjonsforvaltere får noen nye oppgaver, og systemet tar seg av noen av de tidligere oppgavene for denne gruppen.
Nå er det fire saksbehandlingsprosesser som er klare. Er det flere prosesser som vil være klare til oppstart?
Ja, det håper vi. I alle fall det som i dag gjøres av robot (RPA). Merk at det er betydelig systemstøtte i prosessen som heter Basis saksbehandling. Det betyr at alle prosesser kan gjøres i UH Sak, ikke bare de fire.
Hvordan vil systemet utvikles videre etter oppstart?
Det vil være kontinuerlig arbeid med prosesser både lokalt og nasjonalt og det er lagt opp til utstrakt deling i sektoren. Lokalt vil det lages strukturer for prioritering og implementering av prosessdesign. Det er ikke klart hvordan dette blir i praksis.
Når kan man forvente opplæring? Blir det opplæring i ulike prosesser?
Opplæring i selve systemet vil skje i løpet av 2024. Det vil også være ressurser tilgjengelig for kontinuerlig opplæring og brukerstøtte. Vi kommer tilbake med detaljer når opplæringsplanen er klar.
Hvordan blir det med brukerstøtte etter lansering og opplæring?
Vi jobber med en opplæringsplan og en plan for brukerstøtte/vedlikehold, og kommer tilbake til dette.
Hvem utarbeider kunnskapsartikler, veiledninger, rutiner osv.?
Dette gjøres delvis av innføringsprosjektet og delvis i linjen. Vedlikehold vil være et linjeansvar.
I dag er det lett å arkivere direkte fra Outlook. Hvordan blir det med UH Sak?
Minst like lett.
Vil UH Sak møteplan kunne sendes til Outlook?
Ja.
Møteinnkallinger – er de integrert med Outlook og romløsning?
Ja.
Vil det være integrasjon mot Teams? Tenker spesielt for å avholde møter og vedlikehold av kalender.
Ja.
Blir det integrering mot TopDesk?
Vi vil mest sannsynlig lage en integrasjon mot TopDesk.
Hvis en ansatt ved UiT har behov for å melde inn innkjøpsbehov i dag mottas dette i TopDesk, og plukkes opp der av innkjøper som registrerer bestilling i Unit 4 ERP. Er det mulig å benytte systemet til en innmeldingsløsning som er integrert med Unit 4?
Dette er mulig, men integrasjonen må lages, og det er et videreutviklingsspørsmål.
Kan systemet snakke med andre systemer, som f.eks. CIM?
Det er ikke planlagt integrasjon mot CIM.
Kan alle nettlesere brukes?
Ja, alle de mest brukte.
Kan man logge inn i portalen dersom man verken er student eller ansatt, men f.eks. en ekstern foreleser?
Ja.
Hvordan blir innloggingen i portalen dersom du er både ansatt og student?
Du logger på enten som ansatt eller som student, men kan lett skifte mellom de to rollene.
Kan man motta henvendelser fra eksterne, for eksempel leverandører, via denne portalen?
Ja.
Vil alle ansatte ha tilgang til UH Sak? Per i dag har ikke alle tilgang til ePhorte (f.eks. verneombud).
Alle ansatte får tilgang gjennom ansattportalen. De som har behov for å behandle saker får tildelt roller i saksbehandlingssystemet.
Kan en saksbehandler kommunisere med administrasjonen på en annen enhet, og dele innhold i saken?
Ja, en saksbehandler kan videresende en enkeltsak eller deler av en enkeltsak (inkludert enkeltdokumenter) til hvem som helst, også utenfor universitetssystemet.
Kan UH Sak motta e-post og opprette sak basert på det?
Ja, saksbehandler som mottar e-post kan opprette saken fra Outlook og behandle den i UH Sak.
Vil bruker kunne klage på vedtak direkte i portalen?
Ja.
Vil leder kunne refordele sak til ny saksbehandler selv, f.eks. ved lengre sykefravær?
Ja.
Hvis en student har flere aktive studieretter, hvordan finner systemet ut hvor hen hører hjemme?
Saken havner på riktig sted avhengig av hvilket emne / studieprogram studenten henvender seg om.
Kan faglærere også få tilgang til søknader om innpassing av utdanning?
Saksbehandler kan gi faglærer tilgang i enkeltsaker. Dersom faglærer behandler mange slike saker kan hen få tilgang til sakstyper innenfor et organisasjonsområde.
Hva skjer med ruting av saker til behandlingsgrupper når en bestemt saksbehandlingsprosess er del av flere tjenester?
Eierskap til en sak bestemmes når den kommer inn. Dette kan styres ved hjelp av skjema eller manuelt.
Kan vi få et register for hvilke eksterne emner som er innpasset for hvilke interne emner?
Ja, men det må lages en visningsapp eller lignende.
Hva med skjerming av saker?
Alle saker hører til en prosess. For de prosessene som behandler skjermingsverdige opplysninger vil det være støtte/kunnskapsartikler til saksbehandler om relevante hjemler.
Kan man sladde dokumenter i PDF (som er opprettet utenfor UH Sak)?
Ja.
Skal all informasjon om prosessene ligge i UH Sak? Får man tilgang til disse uten å opprette en ny sak i flyten?
Informasjon om prosessene er tilgjengelig mange steder, og vi vil også ha et kurs om funksjons- og prosessoversikten (FUP). Se også Fupperåd.no.
Det ser ut til at mange prosesser ikke er utviklet, men det refereres til standardisering/sammenhengende tjenester. Hvordan får man til dette?
Prosessen som heter Basis sak dekker dette behovet – det er en stor kategori som kan romme veldig mange ulike prosesser.
Hvordan håndteres avstemming i møteportalen dersom det er alternative forslag til vedtak?
Alternative forslag kan lett legges til. Avstemning skjer etter samme regler som fysiske avstemninger.
Hvordan oppretter vi en ny sak og legger inn dokumenter som ikke nødvendigvis skal saksbehandles videre (ren arkivering)? Hvordan søke opp en sak og se historikken?
Det er standardfunksjonalitet som blir gjennomgått i opplæringen.
Vil det komme forslag til prosess basert på hva som står i innsendt sak?
Ikke automatisk, med mindre saken kommer på et skjema, da vil den havne riktig sted automatisk.
Kan man bruke en utvalgsmodul for vanlige arbeidsgrupper, eller må det være et formelt utvalg?
Man kan bruke utvalgsmodul. Vi vil lage en veileder for når man bør bruke Teams og når man bør bruke utvalgsmodulen når vi har en bedre forståelse av løsningen.