Fakturabehandling
Fakturabehandlingsprosessen ved UiT er en gjenstand forkontinuerlig forbedringsprosessen for å gjøre enklere måten som inngående blir kontrollert, attestert, godkjent og betalt. UiT setter krav til alle våre leverandører om kredittid på 30 dager. Dette er en del av betalingsbetingelser som følger med på innkjøpsordren. Innkjøpsordren er det gyldige dokumentet som bekrefter at innkjøpsbehovet er godkjent og kan sendes videre til leverandøren.
Inngående faktura
En inngående faktura er et salgsdokument som en leverandør har sendt til UiT som et betalingskrav. Faktura til UiT må oppfylle kravene i forskriften til bokføringsloven § 5-1-1.Salgsdokumentets innhold
Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde:
- Nummer og dokumentasjonsdato,
- angivelse av partene (§ 5-1-2 i forskriften utdyper hvordan partene skal angis),
- ytelsens art og omfang,
- tidspunkt og sted for levering av ytelsen,
- vederlag og betalingsforfall, og
- eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
- Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».
Dokumentasjonsdato er dato for utstedelse av dokumentet med mindre annet følger av denne forskrift
Bokføringsforskriften § 5-1-2 krever at angivelse av kjøper minst inneholder navn og adresse eller organisasjonsnummer. Faktura som ikke oppfyller dette kravet vil bli avvist.
Videre krever vi at faktura som skal behandles er stilet til UiT, det vil si at universitetets navn må stå øverst i fakturaadressefeltet.
Faktura der navn på person står øverst i adressefeltet vil bli avvist fordi faktura da leses som adressert til vedkommende personlig med adresse ved UiT.
Dersom det er behov for referanse til navn på person på en faktura bør dette plasseres nedenfor universitetets navn, eller i et annet felt på faktura. Merk at navn ikke er nødvendig som referanse når faktura har referanse til innkjøpsordrenummer (IO).
Sist endret: 20.06.2024
Printvennlig innhold: Krav til angivelse av UiT på faktura
UiT Norges arktiske universitet er en statlig virksomhet som er omfattet av kravene i digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no), krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.
Fakturaer og kredinotaer som er adressert til UiT Norges arktiskte universitet skal sendes i elektronisk format mot vårt Org.nr: 970 422 528.
- EHF-format (for norske leverandører): 970422528
- PEPPOL BIS (for utenlandske leverandører): 0192:970422528
UiT krever at sine leverandører sender faktura og kreditnota elektronisk. Hvis leverandøren har ikke en løsning for å sende faktura og kreditnota i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), kan leverandøren benytte en nettbasert fakturaportal. Se mer informasjon her: Sende elektronisk faktura (EHF)
Dersom det ikke er mulig å sende faktura på EHF-format, kan faktura sendes som PDF-fil på følgende e-postadresse: invoice@uit.no. Husk kun 1-en faktura med eventuelle vedlegg pr. e-post.
Denne e-postadressen kan kun brukes til inngående faktura. Alt annet dialog vil bli avvist. Faktura og eventuelle vedlegg som sendes i annet format enn PDF vil bli avvist.
Behandling av purringer/inkasso:
Purringer og inkasso som utstedes i papir format skal sendes til UiT til følgende adresse:
UiT Norges arktiske universitet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4710 Torgarden
7468 Trondheim
Sist endret: 25.04.2024
Printvennlig innhold: Fakturamottak
I henhold til kravene i UiTs retningslinje for anskaffelser skal alle bestillinger gjøres på bakgrunn av en Innkjøpsordre (IO), som sendes til den aktuelle leverandøren. Faktura fra leverandør skal påføres innkjøpsordrenummer som referanse. UiT forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er korrekt merket.
Referansen til innkjøpordrenummer må plasseres i riktig felt på elektronisk faktura i xml-format:
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>xxxxxxxxx</cbc:ID>
Unntak: For abonnementer, lisenser, leie- og serviceavtaler og lignende som medfører jevnlig fakturering, skal løsningen for periodiske faktura benyttes.
Sist endret: 24.04.2024
Printvennlig innhold: Krav til Innkjøpsordrenummer (IO) på fakturaer til UiT
Purringer og inkasso som utstedes i papir format skal sendes til UiT til følgende adresse:
UiT Norges arktiske universitet
Fakturamottak DFØ
Postboks 4710 Torgarden
7468 Trondheim
Sist endret: 25.04.2024
Printvennlig innhold: Behandling av purringer/inkasso
En innkjøpsfaktura er en inngående faktura som har blir koblet mot en eksisterende innkjøpsordrenummer. Dette vil skje så lenge leverandøren påfører innkjøpsordrenummer på faktura.
En innkjøpsfaktura kan behandles helt automatisk på flyt eller kan kreve manuell behandling, ved avvik. Hvis faktura har en større beløp en bestillingen din (innkjøpsordre) eller inneholder ekstralinjer, vil faktura kreve en ny attestasjon og godkjenningsrunde.
Viktigheten av å gjennomføre varemottak Automatisk matching Manuell avviksbehandling Priskontroll GodkjenningSist endret: 03.06.2024
Printvennlig innhold: Innkjøpsfaktura
En leverandørfaktura er en inngående faktura som ikke er merket med et innkjøpsordrenummer. Alle leverandørfaktura sendes på flyt til innkjøpergruppe for attestasjon og videre til kostnadsgodkjenner for godkjenning.
Sjekk om det finnes en innkjøpsordre som hører til fakturaen Attestasjon og kontering Periodisering Behandle kreditnota Vurdere behov for periodiske faktura GodkjenningSist endret: 03.06.2024
Printvennlig innhold: Leverandørfaktura
Periodisk faktura kan håndtere repeterende fakturaer der leverandøren og avtalegrunnlaget er kjent på forhånd. For å benytte denne løsningen i systemet må det først opprettes en avtale på leverandør og så opprette ulike objekter som skal benyttes som fakturareferanse. Løsningen for periodiske faktura kan bidra til å effektivisere behandlingen av fakturaer på flyt og redusere manuell arbeid, knyttet til attestasjon og godkjenning.
I Unit4 ERP kan man benytte to måter for å håndtere periodiske faktura på flyt:
- Autogodkjenning: For avtaler med autogodkjenning vil fakturaen bli autogodkjent og sendt til bokføring dersom fakturaen er innenfor gitte kriterier som frekvens, beløpsintervall og avtalens gyldighet. Hvis fakturaen overskrider noen av disse kriteriene vil fakturaen bli sendt på vanlig flyt som en leverandørfaktura.
- Konteringsforslag: Dersom avtalen er registrert med konteringsforslag blir alle fakturaer sendt på flyt til innkjøpergruppa med konteringsforslag for manuell behandling.
Hvis det ikke finnes allerede registrert en avtale for periodiske faktura for en leverandør i Unit4 ERP, kan innkjøpere benytte følgende skjema og sende den til Seksjon for økonomi via TOPDesk.
Registreringsskjema for avtale for periodiske faktura.
For mer informasjon om periodiske faktura, se på veiledningen her: Periodiske faktura (dfø.no)
Se BOTT-rutinen for Behandling av periodiske faktura
Sist endret: 03.06.2024
Printvennlig innhold: Periodiske faktura
Fakturaoppfølging
Betalingsbetingelser
UiT Norges arktiske universitet setter krav til leverandøne om kredittid på 30 dager. Disse betalingsbetingelser er en del av UiTs innkjøps- og kontraktsvilkår.
Innkjøpere må sørge for at dette videreformidles til alle våre leverandører som leverer varer og tjenester.
Forfallsdato
Inngående faktura blir betalt på forfall, så lenge disse er sluttgodkjent og bokført innen siste remitteringen før forfallsdato. Fakturaer som ikke har spesifisert forfallsdato, vil leses inn automatisk i systemet med 30 dagers forfall som standard verdi.
Ved behov for å betale faktura før forfallsdato, kan Seksjon for økonomi kontaktes via kontaktskjema i TOPDesk.
Oppfølging av faktura i arbeidsflyt
For å redusere administrasjons -og purrekostnader er det viktig at innkjøpere følger opp ubehandlede faktura på flyt på sine koststeder. Hvis fakturaen skal ikke betales, er det viktig at innkjøperen parkerer faktura på flyt og avklarer videre avviket med leverandøren. Hvis faktura skal krediteres, må leverandøren utsteder en kreditnota. For å krysse kreditnota mot opprinnelig faktura, er det viktig at både kreditnota og faktura konteres likt.
Kreditnotaer behandles i arbeidsflyt som leverandørfaktura
Hovedprinsippet for behandling av faktura på flyt er at disse skal bokføres i samme periode som bilagsdatoen på faktura. Fakturaen blir allikevel betalt til leverandør på forfall.
Fakturakostnader som må fordeles i flere regnskapsperioder, må periodiseres. Se veileningen for periodisering (dfø.no)
Betaling av faktura
Godkjente fakturaer overføres daglig fra til økonomisystemet for bokføring og betaling. Remittering utføres to ganger i uke: på tirsdager og torsdager.
Fakturaer som har referanse til forfallsdatoer betales på dette forfallet.
Fakturaer som ikke har referanse til forfallsdatoer, får tildelt i Unit4 ERP forfallsdato 30 dager frem i tiden fra fakturadato.
- Norske leverandører skal sende faktura i EHF-format til UiTs sitt org.nr: 970422528
- Mer informasjon om betaling av faktura, finner du her (lenk til kapittel 6.4.2)
Sist endret: 22.04.2024
Printvennlig innhold: Utbetaling til norske leverandører
All nødvendig betalingsinformasjon skal være påført fakturaen og/eller betalingsdokumentet som leverandør har utstedt.
Utenlandske leverandører bør alltid oppfordres til å påse at all nødvendig informasjon er påført fakturaen.
Vi registrerer ikke bankopplysninger basert på informasjon oppgitt i fakturahistorikk eller per epost.
- Hvis du skal overføre penger til utlandet, og ikke mottar faktura fra leverandør, må du følge rutinen for utbetalinger uten faktura: Opprette utbetalingsanmodning.
Europa
Alle leverandører må oppgi IBAN - kontonummer og BIC/Swift - kode som identifiserer banken. Etter en større omlegging til felles kontosystem i EU, går betalinger i EU som regel meget greit og i løpet av en arbeidsdag.
USA
Alle leverandører må oppgi FedWire, ABA eller Routing number for sin bankforbindelse, i tillegg til sitt kontonummer. Merk at det ofte oppstår utfordringer knyttet til betalinger til USA, og forsinkelser må påregnes.
Øvrig verden
Alle leverandører må oppgi enten SWIFT-kode, transit-code, institution code eller annen kode som identifiserer banken, i tillegg til sitt kontonummer.
Betalinger som utføres i USD samt betalinger i forskjellige valutaer til land utenfor EU vil som oftest ta lengre tid, grunnet landspesifikke forhold.
Mer informasjon om betaling av faktura, finner du her (lenk til kapittel 6.4.2)
Sist endret: 22.04.2024
Printvennlig innhold: Utbetaling til utenlandske leverandører
Rutiner og veiledning
Fakturabehandlingsprosessen foregår i stor grad i økonomisystemet Unit4 ERP og dermed er det viktig at prosessrollene varemottaker, fakturabekrefter, fagrekvirent, innkjøper og kostnadsgodkjenner setter seg inn godt i følgende rutiner og veiledninger:
- Attestere faktura (dfø.no)
- Godkjenne faktura (dfø.no)
- Oppgavebehandling (dfø.no)
- Handlingsalternativer ved behandling av faktura (dfø.no)
- Konteringsmal (dfø.no)
- Objekt for periodiske faktura (dfø.no)
- Hvordan periodisere (dfø.no)