Anleggsverdiregnskap

Kontoklasse1: Eiendeler føres i kontoklasse 1 som gruppert slik:

• Kontogruppe 10: Patenter, lisenser og programvare
• Kontogruppe 11: Bygninger, tomter, boliger og infrastruktur
• Kontogruppe 12: Maskiner, vitenskapelig utstyr, IT- og AV-utstyr, inventar, verktøy og kunst

Et anleggsmiddel skal aktiveres på balansekonto 10*, 11* eller 12*. Ved bestilling (innkjøpsordre) skal det velges korrekt anleggskonto, og det må fylles ut nødvendig anleggsinfo. Når faktura er godkjent på flyt, vil anlegg aktiveres automatisk ved bokføring. Når det er aktivert, vil det bli avskrevet over en bestemt levetid. Det betyr at kostnaden fordeles beløpsmessig jevnt over utnyttbar levetid, den tiden vi benytter oss av utstyret ved UiT.

Unntak:

• Konto 1070, 1130-1137 og 1210-1211 er anlegg under arbeid
• For disse konti vil det kun være balanseføring (det lages foreløpig ikke anleggsnummer)

Aktivering skjer først idet anlegget er ferdigstilt og tas i bruk, da flyttes det til anleggskonto med avskrivning

Anskaffelseskost for anleggsmidler består av kjøpspris med tilleggskostnader for å klargjøre driftsmidlet til bruk. Dette kan være frakt, montering, toll og merverdiavgift. Opplæring i bruk av eiendelen og fremtidig service som faktureres samtidig er ikke en del av anleggsmidlet og skal kostnadsføres.
Hvis flere anskaffelser kan sees i sammenheng skal de aktiveres selv om hver enkelt faktura er under kr 50 000.

Anleggsinfo: Når det velges en konto som aktiveres, må det også fylles ut anleggsinformasjon ved bestilling. Obligatoriske felter er merket med en stjerne*. Tilleggsinformasjonen er eiersted, utstyrsgruppe, plassering, servicenummer og servicetag. Er innkjøpet et tillegg til et eksisterende anlegg, skal dette også hakes av og det skal legges inn anleggsnummer. Da vil konteringa på opprinnelig anlegg komme opp. Hakes det ikke av for tillegg, vil bestillinga gå inn som nytt anleggsmiddel, og utstyret vil få neste ledige nummer i anleggsregisteret.

Her er presentasjon av innkjøpsforespørsel mot anleggskonto fra innkjøpsforum februar 2023: 

Det går et viktig skille mellom påkostning og vedlikehold:

Påkostning: Anskaffelser som gir et driftsmiddel en varig forbedring eller økt funksjonalitet anses som påkostning og skal aktiveres. Vurderes opp mot kriteriene:
• Forlenget levetid
• Økt kapasitet/ytelse/ funksjonalitet
• Reduserte driftskostnader slik at verdien av den grunn øker.

Vedlikehold:
Anskaffelser som utføres for å bringe utstyret tilbake til den stand det opprinnelig har vært i. Disse skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet.

UiT har egne interne retningslinjer for anleggsverdiregnskapet. Her står det mer om definisjoner og kontering som skal benyttes ved bokføring. Interne retningslinjer finnes her: Interne retningslinjer for anleggsverdiregnskapet ved UiT

Under et anleggsmiddels levetid kan det være behov for å gjøre ulike typer endringer. Alle slike endringer skal meldes inn på eget anleggsskjema av anleggshåndterer på enhet. Det kan være feil ved aktivering, og at anlegget og avskrivningene går på feil koststed. Det kan være at et delprosjekt skal stenges og at utstyr må flyttes, slik at neste avskrivning går på nytt delprosjekt.

Hvis et anlegg er aktivert med feil verdier i konteringsstrengen, så må det evt. reverseres avskrivninger som har gått, og det må lages omposteringsbilag med ny korrekt kontering. Så vil vi aktivere manuelt på nytt anleggsnummer med de korrekte verdiene. Det første anleggsnummeret vil bli kreditert og parkert (da det står i null). Anleggsskema Feil ved aktivering/AKTIVERING skal benyttes

Hvis et delprosjekt skal stenges og det er anleggsmidler aktivert på delprosjektet som står under avskrivning, så må anlegget få endret sine posteringsdimensjonsverdier. Anlegget vil da bli flyttet til annet delprosjekt eller koststed som overtar avskrivningene fremover. Bruk skjema Ny kontering/KONTERING

Kontakt anleggshåndterer på din enhet for å gjøre endringer

Avgang av et anleggsmiddel bokføres motsatt av tilgang (aktivering). Ved avgang for et anleggsmiddel finnes det to muligheter, salg eller utrangering. Utrangering ble tidligere også kalt kassasjon. Ved avhending skal eiendelen fjernes fra balansen og anleggsregisteret. Det skal fylles ut en egen protokoll ved avhending, og anleggshåndterer ved enhet skal melde inn via anleggsskjema i Unit4 ERP. Protokollen skal dokumentere beslutningen, og hvordan avgangen er gjennomført. Ved salg av et anleggsmiddel skal salgsprotokoll fylles ut og dokumentere prosessen. Utgående faktura skal føres mot konto 3804. Begge protokollene og kopi av faktura eller annen nødvendig dokumentasjon skal lastes opp som vedlegg til anleggsskjema. Skjemaet går på flyt til godkjenning, og vil ende hos SEKØ som gjennomfører alle nødvendige transaksjoner. Når avhendinga er gjennomført vil anleggsmiddelet få status T.
Skjemaer finnes her: Salgsprotokoll, Protokoll ved avhending

Her finner du: Retningslinje for kassasjon og avhending av utstyr 

Kontakt anleggshåndterer på din enhet for å gjennomføre avhending

Det finnes 8 anleggsskjemaer som benyttes for ulike typer korrigeringer. Hvis endringa har kostnadseffekt, går den på flyt til koststedsgodkjenner. Når den er sluttgodkjent går den til behandling hos anleggsregisteroppfølger på Seksjon for Økonomi. Skjemaet arkiveres under fanen historikk på det aktuelle anleggsmiddel.

• Merk: Anleggsskjema for utrangering skal i tillegg ha Protokoll ved avhending lastet opp som vedlegg (dokumentasjon)
• Merk: Anleggsskjema for salg skal både ha Salgsprotokoll og Protokoll ved avhending lastet opp som vedlegg (dokumentasjon)

Kontakt anleggshåndterer på din enhet for å gjøre endringer/melde inn anleggsskjema

Anleggsskjema oversikt

Skriv innhold

Et anlegg kan kun eies av en enhet. Det betyr at investeringer ikke kan splittes ved innkjøpsordre. Hvis kostnader skal deles, så må anskaffelsen gjøres av en enhet/koststed (eier av anlegget), for så å internfakturere(ompostere) den annen enhet. Da kan man bruke internkontoer i 9-serien for å flytte kostnader/ del av anskaffelsen. 

Anskaffelse av anlegg ved innkjøpsordre og leverandørfaktura - Brukerveiledning BOTT

SRS 17 Anleggsmidler (versjon des 2023).pdf

Behandling av anleggsmidler (SRS 17) _ DFØ

Opplæring anlegg for enheter UiT 2022.pdf

Innkjøpsforespørsel mot anleggskonti, UiT innkjøpsforum feb 2023.pptx

Kort introduksjon til anleggsregisteret UiT(februar 2023).pdf

Alle bilag som er kontert mot balansekonto 10**, 11** og 12** vil stoppe i Etterkontroll sentralt. Dette for å sikre at våre interne rutiner følges og at behandling av anleggsmidler følger Statens regnskapsstandard nr 17. I Etterkontroll gjøres det bl.a kontroll av beløpsgrense og konto som er brukt. Ved feil må det korrigeres, og bilaget kan bli avvist til attestant for ny godkjenning. Hvis bilaget ikke kvalifiserer til anleggsregistrering vil det bli avvist til attestant for kostnadsføring

Her er kan du se "hvor" Etterkontrollen inntreffer:

Illustrasjon Bilag i Etterkontroll.pdf

Hver måned gjennomføres det et uttrekk på utvalgte kosnadskonti i 6-serien. Dette for å sikre at det ikke føres noe her som burde vært anleggsført. Hvis vi finner investeringer som er feilkontert, tas det kontakt med anleggshåndterer på enhet eller aktuell innkjøper for avklaring. Bilaget må omposteres fra kostnadskonto over til korrekjt anleggskonto. Det vil da gå til manuell aktivering, som utføres sentralt. Her er oversikt over de konti som blir kontrollert månedlig

Konto 1070, 1130-1137 og 1210-1211 er anlegg under arbeid For disse konti vil det kun være balanseføring (det lages foreløpig ikke anleggsnummer)

Aktivering skjer først idet anlegget er ferdigstilt og tas i bruk, da flyttes det til anleggskonto med avskrivning.

• Det er anleggshåndterer på enhet som må følge opp sine investeringer og gi beskjed når anlegget er ferdigstilt. Det skal meldes inn via anleggsskjema, og nødvendig dokumentasjon kan legges ved.
• For BEA gjelder egne rutiner. Her gjøres det et uttrekk av alle bilag som ligger på konti 113* og som må gjennomgås hvert tertial. De prosjektene som er ferdigstilt vil da bli ompostert og aktivert.