Anleggsverdiregnskap

Kontoklasse1: Eiendeler føres i kontoklasse 1 som gruppert slik:

• Kontogruppe 10: Patenter, lisenser og programvare
• Kontogruppe 11: Bygninger, tomter, boliger og infrastruktur
• Kontogruppe 12: Maskiner, vitenskapelig utstyr, IT- og AV-utstyr, inventar, verktøy og kunst

Et anleggsmiddel skal aktiveres på balansekonto 10*, 11* eller 12*. Ved bestilling (innkjøpsordre) skal det velges korrekt anleggskonto, og det må fylles ut nødvendig anleggsinfo. Når faktura er godkjent på flyt, vil anlegg aktiveres automatisk ved bokføring. Når det er aktivert, vil det bli avskrevet over en bestemt levetid. Det betyr at kostnaden fordeles beløpsmessig jevnt over utnyttbar levetid, den tiden vi benytter oss av utstyret ved UiT.

Unntak:

• Konto 1070, 1130-1137 og 1210-1211 er anlegg under arbeid
• For disse konti vil det kun være balanseføring (det lages foreløpig ikke anleggsnummer)

Aktivering skjer først idet anlegget er ferdigstilt og tas i bruk, da flyttes det til anleggskonto med avskrivning

Anskaffelseskost for anleggsmidler består av kjøpspris med tilleggskostnader for å klargjøre driftsmidlet til bruk. Dette kan være frakt, montering, toll og merverdiavgift. Opplæring i bruk av eiendelen og fremtidig service som faktureres samtidig er ikke en del av anleggsmidlet og skal kostnadsføres. Se Kostnadskontroll under for aktuell konto her.
Hvis flere anskaffelser kan sees i sammenheng skal de aktiveres selv om hver enkelt faktura er under kr 50 000.

Anleggsinfo: Når det velges en konto som aktiveres, må det også fylles ut anleggsinformasjon ved bestilling. Obligatoriske felter er merket med en stjerne*. Tilleggsinformasjonen er eiersted, utstyrsgruppe, plassering, servicenummer og servicetag. Er innkjøpet et tillegg til et eksisterende anlegg, skal dette også hakes av og det skal legges inn anleggsnummer. Da vil konteringa på opprinnelig anlegg komme opp. Hakes det ikke av for tillegg, vil bestillinga gå inn som nytt anleggsmiddel, og utstyret vil få neste ledige nummer i anleggsregisteret.

Det går et viktig skille mellom påkostning og vedlikehold:

Påkostning: Anskaffelser som gir et driftsmiddel en varig forbedring eller økt funksjonalitet anses som påkostning og skal aktiveres. Vurderes opp mot kriteriene:
• Forlenget levetid
• Økt kapasitet/ytelse/ funksjonalitet
• Reduserte driftskostnader slik at verdien av den grunn øker.

Vedlikehold:
Anskaffelser som utføres for å bringe utstyret tilbake til den stand det opprinnelig har vært i. Disse skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet.

UiT har egen rutine for anleggsverdiregnskapet. Her står det mer om definisjoner og kontering som skal benyttes ved bokføring. Se rutine under kapittel Reglement: 

Hver måned kjøres det avskrivninger i anleggsmodulen. Hvert anlegg har fått en bestemt avskrivningsplan samtidig som det ble aktivert. Alle anleggskonti er satt opp med en bestemt avskrivningstid (standard). Det benyttes lineære avskrivninger, dvs at anlegget avskrives med like store beløp over dets levetid. Det kan likevel skje endringer, f.eks at det kommer påkostninger, krediteringer eller justering av levetid. Avskrivninger har ingen resultateffekt, da det føres like beløp på 60** og 395*. Etterhvert som avskrivnger går vil anlegget får redusert sin bokførte verdi, altså anskaffelseskost minus avskrivninger = Bokført verdi. Her er en oversikt over de transaksjoner som skjer ved avskrivning:

Under et anleggsmiddels levetid kan det være behov for å gjøre ulike typer endringer. Alle slike endringer skal meldes inn på eget anleggsskjema av anleggshåndterer på enhet. Det kan være feil ved aktivering, og at anlegget og avskrivningene går på feil koststed. Det kan være at et delprosjekt skal stenges og at utstyr må flyttes, slik at neste avskrivning går på nytt delprosjekt.

Hvis et anlegg er aktivert med feil verdier i konteringsstrengen, så må det evt. reverseres avskrivninger som har gått, og det må lages omposteringsbilag med ny korrekt kontering. Så vil vi aktivere manuelt på nytt anleggsnummer med de korrekte verdiene. Det første anleggsnummeret vil bli kreditert og parkert (da det står i null). Anleggsskema Feil ved aktivering/AKTIVERING skal benyttes

Hvis et delprosjekt skal stenges og det er anleggsmidler aktivert på delprosjektet som står under avskrivning, så må anlegget få endret sine posteringsdimensjonsverdier. Anlegget vil da bli flyttet til annet delprosjekt eller koststed som overtar avskrivningene fremover. Bruk skjema Ny kontering/KONTERING

Det finnes 8 anleggsskjemaer som benyttes for ulike typer korrigeringer. Hvis endringa har kostnadseffekt, går den på flyt til koststedsgodkjenner. Når den er sluttgodkjent går den til behandling hos anleggsregisteroppfølger på Seksjon for Økonomi. Skjemaet arkiveres under fanen historikk på det aktuelle anleggsmiddel.

• Merk: Anleggsskjema for utrangering skal i tillegg ha Protokoll ved avhending lastet opp som vedlegg (dokumentasjon)
• Merk: Anleggsskjema for salg skal både ha Salgsprotokoll og Protokoll ved avhending lastet opp som vedlegg (dokumentasjon)

Kontakt anleggshåndterer på din enhet for å gjøre endringer/melde inn anleggsskjema

Anleggsskjema oversikt

Avgang av et anleggsmiddel bokføres motsatt av tilgang (aktivering). Ved avgang for et anleggsmiddel finnes det to muligheter, salg eller utrangering. Utrangering ble tidligere også kalt kassasjon. Ved avhending skal eiendelen fjernes fra balansen og anleggsregisteret. Det skal fylles ut en egen protokoll ved avhending, og anleggshåndterer ved enhet skal melde inn via anleggsskjema i Unit4 ERP. Protokollen skal dokumentere beslutningen, og hvordan avgangen er gjennomført. Ved salg av et anleggsmiddel skal salgsprotokoll fylles ut og dokumentere prosessen. Utgående faktura skal føres mot konto 3804. Begge protokollene og kopi av faktura eller annen nødvendig dokumentasjon skal lastes opp som vedlegg til anleggsskjema. Skjemaet går på flyt til godkjenning, og vil ende hos SEKØ som gjennomfører alle nødvendige transaksjoner. Når avhendinga er gjennomført vil anleggsmiddelet få status T.

Skjemaer finnes her: Salgsprotokoll, Protokoll ved avhending

Her finner du: Retningslinje for kassasjon og avhending av utstyr 

Kontakt anleggshåndterer på din enhet for å gjennomføre avhending

Statens regnskapsstandard/SRS 17 – Anleggsmidler omhandler bokføring av virksomhetens eiendeler og beskriver når et innkjøp skal aktiveres (balanseføres) og avskrives over flere år. En anskaffelse skal aktiveres dersom den samlet har en kostnad på over kr 50 000 og levetid over tre år.

Regnskapsmessig behandling av anleggsmidler

Etter oppsatt prosess for aktivering av anleggsmidler i Unit4 vil konteringen et anleggsmiddel får i regnskapet og i anleggsmodulen være tilsvarende konteringen som er benyttet på innkjøpsordre eller ved behandling av leverandørfaktura. Følgende kontoer er involvert ved bokføring av anleggsmidler og avskrivninger:

Kontogruppe

Ved bokføring av faktura på kontoer innenfor kontogruppe 10xx, 11xx eller 12xx vil automatisk prosess for utsatt inntektsføring starte. Det vil si at det samtidig som anleggsmidlet aktiveres vil skje en bokføring på konto 215x og 391x med samme beløp som anskaffelsen. Bokføringen på 391x vil være debet, altså medføre en reduksjon i inntekt i perioden anleggsmidlet bokføres og dermed påvirke resultatet. Senere avskrivninger får ikke resultateffekt. (konto 60xx og 395x benyttes ved avskrivning).

Aktivering på BOA-prosjekter

I forbindelse med aktivering av anlegg på BOA delprosjekt kan det oppstå noen utfordringer på grunn utsatt inntektsføring og automatisk inntektsperiodisering.

Ved aktivering av anlegg kostnadsføres hele kjøpesummen (gjennom reduksjon av inntekt) og periodisering av inntekter bokføres med tilsvarende beløp. Dette kan i noen tilfeller påvirke prosjektets økonomi ved at kontraktsbeløpet går til dekning av hele anskaffelsen og delprosjektene får merforbruk før sluttdato. Når avskrivningen bokføres, har det ingen resultateffekt idet føring på konto 60xx og 395x går mot hverandre.

Tilfeller der bidragsyter dekker hele anskaffelsen

Dersom bidragsyter skal betale hele anskaffelsen kan anleggsmiddel aktiveres på BOA-delprosjekt uten at det oppstår problemer. Kontraktsbeløp vil da være tilpasset anskaffelsen. Merk at BOA-delprosjektet vil få hele anskaffelsen som reduksjon i inntekt på konto 391x i perioden anleggsmidlet aktiveres. Før avslutning må anleggshåndterer på enhet be om ny kontering gjennom anleggsskjema dersom ikke anlegget selges eller utrangeres. Det utføres et bytte av posteringsdimensjonsverdier til delprosjekt som skal overta anleggsmidlet gjennom en flytting av balanseposter (konto 10xx, 11xx, 12xx og 215x).

Tilfeller der bidragsyter dekker deler av anskaffelsen

I de tilfeller der bidragsyter kun dekker deler av anskaffelsen må man vurdere om anleggsmidlet skal belastes på BOA-delprosjektet eller på et internt delprosjekt (100800100 Investeringer anbefales). Det må i begge tilfeller lages en tilleggsføring på konto 916x Driftsmidler godskrevet/belastet.

Konto

Dersom det er nødvendig å se avskrivningskostnaden på BOA-delprosjektet anbefales det å aktivere anleggsmidlet her. Idet kontraktsbeløp ikke tar høyde for at hele anskaffelsen belastes på prosjektet er det nødvendig å lage en tilleggsføring på konto 916x. Slik vil beløpet annet delprosjekt skal dekke, belastes allerede ved anskaffelsen og man unngår et merforbruk på BOA-delprosjekt som ikke er reelt. Det er derfor viktig at det før anskaffelser, som ikke dekkes fullt ut av finansieringskilde, er avtalt internt på enheten hvor restbeløpet skal belastes. Ved avslutning av prosjekt må anleggshåndterer på enhet be om ny kontering til delprosjekt som overtar eierskapet til anleggsmidlet.

Dersom det ikke er nødvendig å se avskrivningskostnad på BOA-delprosjektet anbefales det at anleggsmidlet aktiveres på delprosjekt 100800100 Investeringer (Internt delprosjekt - ordinær drift). Dette delprosjektet er gjennomgående for UiT og vil ikke avsluttes. Anleggsmiddel vil dermed ikke måtte flyttes ved prosjektets slutt. Beløp som skal dekkes av BOA-delprosjekt omposteres også her ved bruk av konto 916x. Kostnad til anleggsmiddel for BOA-prosjekt vil da vises på denne kontoen, og man vil ikke ha mulighet for å se avskrivningskostnader isolert.

Skriv innhold

Et anlegg kan kun eies av en enhet. Det betyr at investeringer ikke kan splittes ved innkjøpsordre. Hvis kostnader skal deles, så må anskaffelsen gjøres av en enhet/koststed (eier av anlegget), for så å internfakturere(ompostere) den annen enhet. Da kan man bruke internkontoer i 9-serien for å flytte kostnader/ del av anskaffelsen. 

Anskaffelse av anlegg ved innkjøpsordre og leverandørfaktura - Brukerveiledning BOTT

SRS 17 Anleggsmidler (versjon des 2023).pdf

Behandling av anleggsmidler (SRS 17) _ DFØ

Opplæring anlegg for enheter

Innkjøpsforespørsel mot anleggskonti, UiT innkjøpsforum feb 2023.pptx

Kort introduksjon til anleggsregisteret UiT(februar 2023).pdf

Intern rutine for anleggsverdiregnskapet ved UiT Norges arktiske Universitet

Anleggshåndterer skal være et kontaktpunkt for sentraladm. Ved evt endringer på anleggsmiddel, så skal hen gjøre det ved hjelp av anleggsskjema som sendes sentraladm.

Alle bilag som er kontert mot balansekonto 10**, 11** og 12** vil stoppe i Etterkontroll sentralt. Dette for å sikre at våre interne rutiner følges og at behandling av anleggsmidler følger Statens regnskapsstandard nr 17. I Etterkontroll gjøres det bl.a kontroll av beløpsgrense og konto som er brukt. Ved feil må det korrigeres, og bilaget kan bli avvist til attestant for ny godkjenning. Hvis bilaget ikke kvalifiserer til anleggsregistrering vil det bli avvist til attestant for kostnadsføring

Her er kan du se "hvor" Etterkontrollen inntreffer:

Illustrasjon Bilag i Etterkontroll.pdf

Hver måned gjennomføres det et uttrekk på utvalgte kosnadskonti i 6-serien. Dette for å sikre at det ikke føres noe her som burde vært anleggsført. Hvis vi finner investeringer som er feilkontert, tas det kontakt med anleggshåndterer på enhet eller aktuell innkjøper for avklaring. Bilaget må omposteres fra kostnadskonto over til korrekjt anleggskonto. Det vil da gå til manuell aktivering, som utføres sentralt. Her er oversikt over de konti som blir kontrollert månedlig

Tekst vil komme (høst 2024)

Konto 1070, 1130-1137 og 1210-1211 er anlegg under arbeid For disse konti vil det kun være balanseføring (det lages foreløpig ikke anleggsnummer)

Aktivering skjer først idet anlegget er ferdigstilt og tas i bruk, da flyttes det til anleggskonto med avskrivning.

• Det er anleggshåndterer på enhet som må følge opp sine investeringer og gi beskjed når anlegget er ferdigstilt. Det skal meldes inn via anleggsskjema, og nødvendig dokumentasjon kan legges ved.
• For BEA gjelder egne rutiner. Her gjøres det et uttrekk av alle bilag som ligger på konti 113* og som må gjennomgås hvert tertial. De prosjektene som er ferdigstilt vil da bli ompostert og aktivert.