Dette bør du vite om UiTs nye lønns- og regnskapssystemer
Nye lønns- og regnskapssystemer tas i bruk ved UiT fra 1. januar 2022. – Her er mye som skal på plass. Vi må alle være tålmodige i starten, oppfordrer Jørgen Fossland, direktør ved UiT.
Lørdag 1. januar 2022 rulles UiTs nye lønns- og regnskapssystemer ut for UiTs ansatte. Der du tidligere har vært vant til å blant annet registrere timer og ferie i PagaWeb, er det nå SAP som gjelder.
På regnskapssiden skifter vi fra UBWon til Unit4 ERP.
Her finner du informasjon om oppstarten for begge systemene ved UiT
Ber om tålmodighet
– Vi vet at det er komplekse systemer som skal rulles ut for flere tusen ansatte. Vi vet også at det over lang tid har vært jobbet grundig og godt av svært mange for at denne overgangen skal gå så smidig som mulig for UiT. Vi har gode opplæringsverktøy og et godt brukerstøtteapparat på plass i perioden etter overgangen. Samtidig er det viktig og riktig av den enkelte å vise tålmodighet om man skulle møte utfordringer. Mye kan man selv finne ut av ved å oppsøke den digitale brukerstøtten, sier Fossland.
Digital brukerstøtte for SAP og Unit4 ERP finner du her
Du finner ikke alt med en gang
Det er ikke alltid like enkelt å ta i bruk noe nytt om man allerede har godt innarbeidede løsninger. Kanskje er man engstelig for å ikke finne igjen data som lå i «gammelsystemet».
Ingen data skal gå tapt når UiT tar i bruk de nye systemene. Det er likevel greit for UiT-ansatte å være oppmerksom på noen forhold ved overgangen:
- Feriekvoter og eventuelt overførte feriedager vil være synlig i SAP ca. 15. januar.
- Navn og adresse i SAP hentes fra folkeregisteret. Det vil si at om du i dag er registrert i Paga med et navn som ikke er i samsvar med folkeregisteret, vil du ikke finne dette i SAP.
- Overført fleksitidssaldo, saldo for overtid til avspasering og reisetid til avspasering vil være synlig i SAP ca. 15.1.22.
Har du feriedager til gode eller andre data som du har registrert i dagens system, skal dette følge med til det nye. Det samme vil gjelde tilbakebetaling av utlegg, fleksi- og overtid og eventuelt andre registreringer. Skulle du likevel oppdage at noe mangler, må du ta kontakt med din nærmeste leder.
Når det gjelder opplæring i SAP (det nye lønnssystemet) blir det avholdt webinarer for alle ansatte mellom 3. og 6. januar. Finn ditt kurs og meld deg på her.
Selvbetjeningsløsningen for SAP kan du logge på fra 1. januar. Sjekk ut portalen her.
Regnskapssystemet Unit4 ERP vil bli innført mellom 1. og 6. januar på de forskjellige enhetene.
Felles løsninger
– Bakgrunnen for endringen finner vi i BOTT-samarbeidet mellom de fire universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim, et samarbeid som er initiert av Kunnskapsdepartementet. Fra departementets side er det klare forventninger til ytterligere digitalisering av universitets- og høgskolesektoren, og de fire universitetene samarbeider om å få på plass felles standardiserte administrative og tekniske tjenester på flere områder. Deriblant innen lønn og regnskap, forteller Jørgen Fossland.
UiO og UiB har tatt i bruk fellesløsningene på de samme områdene.
