Bestillingsrutiner
Alle bestillinger av varer og tjenester opprettes i Unit4 ERP (UiTs bestillingssystem) av Innkjøper eller Fagrekvirent. De som ikke har tilgang til systemet må melde sitt behov via innmeldingsskjema.
Innkjøpsforespørsler
Når du har meldt inn ditt innkjøpsbehov på skjema, vil innkjøpsforespørselen gå på en elektronisk arbeidsflyt for godkjenning. Etter godkjenning produseres det en innkjøpsordre. En innkjøpsordre er den formelle delen av en bestilling. For de avtaleleverandører UiT har avtale om e-handel med vil innkjøpsordre sendes automatisk og elektronisk. Der UiT ikke har avtale om e-handel må innkjøpsordre sendes på e-post eller leveres til leverandør. Effektuering av bestillinger er Innkjøpers ansvar, men kan i praksis utføres av andre etter avtale. Et eksempel er der man tar med en innkjøpsordre til en restaurant eller til butikken.
Avrop - bestilling på rammeavtale
Avrop er et begrep som benyttes om bestillinger som gjøres i henhold til inngåtte rammeavtaler. Bestillinger kan dermed sendes direkte til avtaleleverandøren uten innhenting av nytt tilbud, med mindre det er avtale med flere leverandører. Dersom det siste er tilfelle skal anskaffelsen skje på bakgrunn av en minikonkurranse mellom de aktuelle avtaleleverandørene. Avrop på rammeavtaler skal også først skje etter at man har fått en Innkjøpsordre.