Forbedringsprosess - Aktuelt

Kurs i lean for ledere

Torsdag og fredag i uke 3 gjennomførte 19 ledere ved UiT det første interne kurset i lean for ledere. Kurset er utviklet i samarbeid med Business Improvement Team ved University of Strathclyde. Når vi tar med at ytterligere 10 ledere gjennomførte tilsvarende kurs ved Strathclyde forrige høst har alle avdelingsdirektørene og så godt som alle seksjonslederne på nivå 1, i tillegg til Udir og Ass.udir, gjennomført opplæring i lean. Disse bildene gir et lite inntrykk fra de to dagene.


Erfaringssseminar - besøk fra University of Strathclyde

En av våre internasjonale samarbeidspartnere innen forbedringsarbeid kommer til UiT i slutten av april på et Erasmus+ opphold. John Hogg, Director of continuous improvement ved University of Strathclyde, vil blant annet presentere erfaringer de har gjort seg i sitt arbeid gjennom et åpent seminar for alle ansatte ved UiT.

Seminaret holdes fredag 21. april kl 1015-1200. Mer informasjon om seminaret og påmelding finner du via denne lenken.

Vel møtt til et spennende og morsomt seminar.


Forbedringsprosessen med nyopprettet blogg.

 Noen ganger er det behov for å kunne skrive om forbedringsprosessen i et annet format enn de mer formelle strukturene ved UiT gir rom for. Vi har derfor opprettet en blogg som kan formidle andre blikk på det gode forbedringsarbeidet som skjer ved UiT. Bloggen finner du på blogg.uit.no/sat000.

Nå kan du for eksempel skynde deg dit for å lese om arkivtjenesten som bare gjør det. De har laget seg selv en problemløsningstavle som både fremmer delingskultur og problemløsningsfokus. Det er gode greier!


Internasjonalt nettverk for forbedringsarbeid

UiT går inn som deltaker i et internasjonalt nettverk for forbedringsarbeid innen høyere utdanning. Nettverket vil gi oss tilgang på arenaer for kompetanse- og erfaringsdeling som vi i dag ikke finner i Norge eller Norden.

Siden høsten 2012 har UiT jobbet med lean som forbedringsmetodikk i arbeidsprosesser og arbeidsflyt innen administrative oppgaver. I dette arbeidet har vi i oppstarten hatt et særlig blikk for å se hvem vi kan lære mye av. Deling av kompetanse og erfaringer er et sentralt prinsipp i arbeidet, og vi har vært heldige som har kunnet ha et tett samarbeid med blant andre Universitetssykehuset i Nord-Norge.

Etter hvert som vår egen kompetanse har økt og vi har skapt egne erfaringer har vi hatt et sterkere behov for å spisse våre læringsarenaer inn mot vår sektor – høyere utdanning. I 2014 deltok rådgiver Frank Lindrupsen og seniorrådgiver Hege Svendsen på konferansen «Improving the student experience» om Lean i høyere utdanning arrangert av et Britisk nettverk, LeanHEHub, i Cardiff. Tilbakemeldingene fra Lindrupsen og Svendsen var helt entydige på at dette var en svært god, om ikke avgjørende, arena for oss med tanke på å lære mer om lean og forbedringsarbeid i høyere utdanning.

Etter å hatt kontakt med styringsgruppen i LeanHEHub det påfølgende året deltok UiT på nytt på konferansen i fjor, igjen med stort utbytte og flere sentrale læringspunkter for vårt eget arbeid. Under konferansen fikk vi igjen muligheten til å diskutere muligheter for samarbeid med medlemmene i Hubens styringsgruppe, noe som resulterte i et gjensidig ønske om å styrke dette samarbeidet. Vi er derfor svært glad for at UiT har fått forespørsel om, og takket ja til, å være medlem i styringsgruppen til LeanHEHub.

I denne forbindelse skrev leder for LeanHEHub Steven Yorkstone følgende:

“The Lean HE Hub brings together people working to improve Universities across the globe.

Many of the people who help run the Lean HE Hub wouldn’t refer to themselves as “lean”, but we all share a commitment to respect for people, to continuous improvement, and to the transformative power of Higher Education for individuals and communities at large. We find that learning from diverse other Universities helps us to better make a real difference for our students and for our research outcomes.

For a number of years we’ve known of the exemplary work that UiT and the team in Tromsø have been doing. We were delighted and honoured when Svein Are Tjeldnes accepted a nomination, on behalf of the team and the Arctic University of Norway, to join our steering group in order to help shape the future of Lean in Universities.

We have no doubt the Arctic University of Norway will bring a vibrant focus to the Lean Steering Group through UiT’s clear commitment to making HE the best it can be; and through your institutions mission. UiT’s focus on environmental concepts and sustainability will doubtless bring an additional dimension to our group.  

We’re excited to be working with literally, and I dare say figuratively, the coolest University in the world. “

 

Du kan finne mer informasjon om LeanHEHub på deres nettsider: http://www.leanhehub.ac.uk/


Forbedringsprosessen ved UiT Norges arktiske universitet omfatter flere typer aktiviteter, deriblant kurs og opplæring. Høsten 2015 ble det gjennomført syv dagskurs i forbedringsarbeid for ansatte ved campus Tromsø og Alta. Totalt har 90 personer hovedsakelig fra Kunstfak, BFE-fak, Jurfak, UB og IRS-fak[1] deltatt og gitt innhold til kursene.

Ønsket var å invitere til en aktiv dag der deltakerne selv fikk by på egne erfaringer og opplevelser med forbedringsarbeid i tillegg til å få inspirasjon til å prøve ut nye metoder. Hoveddelen av kurset består av praktiske øvelser som illustrerer hvordan forbedringsarbeid kan settes i en systematisk og enkel ramme. I tillegg ble det anledning for kursdeltakerne å diskutere strategi og kultur ved UiT sett i lys av hvordan våre omgivelser endrer seg. En liten del av kurset er også satt av til å lære litt teori om noen av prinsippene i LEAN-metodikken som ligger til grunn for forbedringsprosessen.

 Kurset har blitt godt mottatt og Harald Lind, en av kursholderne, fremhever at det først og fremst har vært svært motiverende å møte så mange ansatte med stort engasjement for UiT. Det er ikke til å legge skjul på at det er ressurskrevende å arrangere slike kurs, men Lind er ikke i tvil om at det er verdifullt. Det samme uttrykkes av blant andre Johanne Raade, direktør ved UB.

 

Lind forteller også at det har vært fokus på å evaluere og forbedre kurset fortløpende, og det oppleves verdifullt når 97 % av de som har evaluert kurset (67 stk) sier de fikk forståelse for hvordan metoden kan brukes til forbedring i eget team. Det er jo dette vi har håpet å oppnå med kurset forteller Svein Are Tjeldnes, som har holdt kurset sammen med Lind. «Dersom vi kan bidra til at ansatte ved UiT ser nytte i en systematisk tilnærming til forbedringsarbeid vil vi raskt se små endringer og gode resultater flere steder» sier Tjeldnes.

 

 

 Dersom du har spørsmål til denne nyhetssaken eller om kurset kan disse rettes til Svein Are Tjeldnes.
 
 
 

[1] Det kunstfaglige fakultet, Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi, Det juridiske fakultet, Universitetsbiblioteket og Fakultet for idrett, reiseliv og sosialfag

Fokus på kvalitet og kontinuerlig forbedring i studieplanprosessen

Høsten 2013 ble det igangsatt et forbedringsarbeid ved UiT med fokus på arbeidsdeling og roller i studieplanarbeidet. Målsettingen var å utarbeide mer effektive rutiner og legge til rette for bedre arbeidsflyt. I løpet av denne høsten er resultater av forbedringsprosessen nå blitt synlig for resten av universitetet i form av nye prosedyrer og maler. Forbedringsprosessen ble overlevert 18. september 2014 til Avdeling for utdanning (UTA), og den har vært jobbet godt med siden da.

 Ny flyt studieplanprosess

Implementeringen av alle tiltakene er godt i gang, om enn litt etter skjema for å få maler og prosedyrer på plass og gjort godt kjent i organisasjonen.  Det blir spennende å se hvilken effekt arbeidet har hatt i forhold til de studieplaner som kommer i tiden fremover.

 

Som et resultat av forbedringsarbeidet er det blant annet oppnevnt en ressursgruppe som til nå har hatt fem møter. Der diskuteres konkrete saker, problemstillinger og spesielle tema knyttet til oppretting av studieprogram og utarbeiding av studieplaner som gruppa ønsker å lære mer om. F.eks. var læringsutbyttebeskrivelser tema på et av de første møtene. Gruppa er sammensatt med representanter fra alle fakultetene og UTA.

 

Som et ledd i en nødvendig kompetansebygging ble NOKUT invitert til UiT i slutten av august for å holde kurs om kravene som gjelder ved oppretting av nye program og studieplaner. Rundt 80 personer, både faglige og administrativt ansatte fra alle nivå ved UiT deltok. Det er UTA veldig godt fornøyd med og de har fått mange positive tilbakemeldinger fra deltakerne. Dagen etter seminaret hadde UTA og

ressursgruppen møte med representantene fra NOKUT og fikk diskutere og spørre om det UiT opplever som spesielt utfordrende.

 

UTA har i tillegg laget en ressursside på intranett der de har samlet alt som er relevant i arbeidet med oppretting av studieprogram og utarbeiding av studieplaner, inkludert nye prosedyrebeskrivelser og en nyutviklet mal. Informasjon om forbedringsprosessen er også tilgjengelig der. Siden ble ferdig og lansert i høst (krever innlogging). 

 

Fokusgruppa i studieplanprosessen

Som en følge av de innførte endringene er også kvalitetssystemet oppdatert slik at det er i tråd med de nye prosedyrene og ny mal. Dette har UTA jobbet med i høst og informasjon om disse endringene vil snart bli sendt fakultetene. UTA vil også vurdere å gjennomføre ulike opplæringstiltak i løpet av våren 2016.  

 

UTA håper å se gode effekter av prosessen når de mottar nye søknader om oppretting av program neste høst, både i form av spart arbeidstid og ikke minst i økt kvalitet.

 

 

 

 


Ut av teltet, ta ansvar og levere varene

Fire medarbeidere ved helsefak inspirerer andre til å jobbe smartere. I denne bloggen sier de litt om hva som faktisk inspirerer dem. I denne bloggen kan du lese litt om forbedringsarbeidet ved Helsefak.

 

Ut av teltet, ta ansvar og levere varene


Heldagsseminar med Niklas Modig

10. mars arrangerte UiT et heldagsseminar med Niklas Modig sammen med Sparebanken Nord-Norge, UNN og Skatt Nord. Spørsmål som "hva er Lean" og "hva er det som driver mennesker" ble belyst for å skape en forståelse for hvordan man skaper en flytorientert og selvforbedrBilde fra seminaretende virksomhet. 

Du kan lese mer om seminaret på nettsidene til Lean Forum Tromsø.

 

 

 

 


UiT deler kunnskap gjennom DIFI

Direktoratet for IKT i forvaltningen har fått en veilederrolle i KMDs tidstyvprosjekt. Mandag denne uken (01.09.14) arrangerte DIFI et idèseminar, der blant andre UiT var invitert til å snakke om sine erfaringer med forbedringsarbeid og bruk av LEAN som metode. I tillegg til UiT, presenterte også Norsk Pasientskadeerstatning(NPE) og Utlendingsdirektoratet (UDI) sine erfaringer.


  


Godt oppmøte på LEAN-kurs ved Helsefak

– Det har vært bra oppslutning til dagskursene i LEAN-filosofi, sier Ann-Sofie Rydningen som har hatt det overordnede ansvaret for LEAN-kursene. Til sammen holdes det 10 kurs dette semesteret, og målet er å gi de ansatte kompetanse til å kunne drive forbedringsprosesser i egen arbeidshverdag.

 

Les mer om kursene her


IMB gjennomfører supereffektive møter i undervisningsadministrasjonen

Ved undervisningsseksjonen på IMB har de begynt med tavlemøter for å sikre god drift av instituttets undervisingsadministrasjon.
Her løses administrative oppgaver knyttet til utdanning på en svært effektiv måte, med engasjement og involvering.

Les mer om tavlemøtene her


UiT lærer opp nye prosessveiledere Illustrasjonsbilde

- Dette var skikkelig artig, uttaler Kjersti Dahle fra Det juridiske fakultet etter at hun har deltatt på sitt første kurs for prosessveiledere.

I disse dager kan alle ansatte ved UiT melde inn forslag til forbedringsprosesser. For å kunne sette i gang flere forbedringsprosesser, er universitetet avhengig av å lære opp flere prosessveiledere. Derfor har UiT, i samarbeid med Sintef Raufoss Manufacturing, nylig gjennomført et todagers kurs for totalt ni ansatte ved UiT.

Les mer om kurset her.


UiT er er attraktiv arbeidsgiver

”Studentene har bruk for min kompetanse, og jeg syntes det var flott å bli leid inn av UiT for å undervise. Men da jeg ble leid inn som hjelpelærer ved Helsefak i fjor, tok det 80 dager før jeg fikk utbetalt lønna mi.
I år tok det bare 30 dager, det gjør at UiT er blitt en mer attraktiv arbeidsgiver for meg".

Les mer om en av forbedringsprosessene ved Helsefak her.

 


 

Overlevering av prosess: 30. januar inviterte fokusgruppen som har jobbet med forskermobilitet til presentasjon av arbeidet og overlevering til linja. Les mer om prosessen her.

Bilde fra forelesning



Ansvarlig for siden: Svein Are Tjeldnes
Sist oppdatert: 25.01.2018 13:57