Ansatte som arbeider i utlandet

Ansette medarbeider som skal utføre arbeid for UiT i utlandet

Ved ansettelse eller endring av arbeidsted til en medarbeider som skal arbeide i utlandet, så kan trygdeforhold, forsikringer og skatteplikt påvirkes. Arbeidsgiver kan også få plikter i arbeidslandet, og ansettelsen kan kreve spesielle tiltak i Norge eller andre land. 

Før ansettelse eller endring av arbeidssted bør derfor seksjon for lønn og personaltjenester kontaktes for bistand til vurdering av eventuelle konsekvenser for arbeidstaker og arbeidsgiver. 

Arbeidsgivers ansvar

Arbeidsgiver skal undersøke om ansettelsen krever spesielle tiltak i Norge eller i andre land.

Lokal enhet har ansvaret for medarbeideren i hele prosessen, SREK og SELP v/lønn utland har en rådgivende rolle.

Det anbefales å få avklaringer tidlig i prosessen slik at konsekvensen av ansettelsen eller endringen kan vurderes i god tid før oppstart.

Arbeidsgivers plikter

Den lovfestede aktivitets- og omsorgsplikten pålegger arbeidsgiver undersøkelser og ekstraordinære tiltak hvis arbeidet avtales utført utenfor Norge.

Som arbeidsgiver i statlig sektor har man styringsrett og ansvar for det som ligger innenfor arbeidskontraktens rammer, og det er UiT sitt ansvar at ansatte som arbeider for UiT i andre land har gyldig arbeidstillatelse, at de er omfattet av trygde- og pensjonsordninger, og at de er forsikret i henhold til gjeldende avtaler. Man må følge norsk og internasjonalt regelverk.

Viktige avklaringer ved tilsetting av medarbeidere som skal arbeide helt eller delvis for UiT fra utlandet:

•          Hvor har den ansatte sine trygderettigheter.
•          Hvis den ansatte ikke skal være medlem av norsk folketrygd, er A1-skjema
           /Certificate of Coverage levert? Hvis nei må den etterspørres.
•          Har arbeidstaker andre arbeidsgivere enn UIT?
•          Er norsk skatteplikt undersøkt?

Rekruttering av medarbeidere i utland

Hvis arbeidet skal utføres i andre land, så bør arbeidskontrakten vurderes. I noen tilfeller er det tilstrekkelig med en tilleggsavtale til den eksisterende arbeidskontrakten.

Ordinære, statlige kontraktmaler kan måtte endres, tilpasses eller utformes i henhold til aktuelle lands arbeidsrettslige regler.

Vær oppmerksom på at det kan påløpe vesentlige kostnader og avgifter hvis arbeidstaker skal arbeide fra utlandet. Arbeid fra utlandet krever også særskilte vurderinger med hensyn til trygd, skatt og forsikring.   

Hvis aktuelt, vurdere i hvor stor grad kandidaten skal ha tilstedeværelsesplikt på campus. Hvis kandidat skal jobbe delvis hjemmefra eller fra utlandet, må det i tillegg til inngås en fjernarbeidsavtale.

Du kan finne mer informasjon om fjernarbeid her.        

Se UiTs  Retningslinje for arbeid hjemmefra.

Arbeidstillatelse

Det er viktig å være sikker på at den ansatte har tillatelse til å arbeide for UiT i det aktuelle landet. Landene i Norden, i EU/EØS-området og i verden ellers forholder seg til sine ulike regler og prosedyrer.

Trygdemedlemskap og forsikringer

UITs ansatte vil i mange tilfeller ha norsk trygdemedlemskap og ordinære forsikringer når de skal utføre arbeid for UiT i utlandet. Hovedregelen er at UIT-ansatte som er EU/ EØS-borgere er norske trygdemedlemmer når de arbeider innen EU/EØS-området. Det må søkes til NAV (utland) om bekreftelse på medlemskap for medarbeidere som ikke er registrert bosatt i Norge.

• Trygdemyndighetene i aktuelle land avgjør hvilket lands trygdesystem en person skal tilhøre. Seksjon for lønn kan bistå med å vurdere mest sannsynlig utfall av søknader.

• For tredjelandsborgere må trygdemedlemskapet uten unntak undersøkes nærmere hvis de er bosatt i utlandet og arbeidet utføres utenfor Norge.

• Statlige norske arbeidsgivere skal oppfylle ordinære arbeidsgiverplikter også når lønn opptjenes i utlandet. Dokumentasjon på fritak fra plikten til å avsette norske avgifter eller å foreta skattetrekk av lønn, må innhentes fra myndighetene.

• Arbeidsgiver sørger for avgifter og forsikringer til det aktuelle trygdelandet, og eventuell tilbakeføring av norske avgifter når det er aktuelt.

Ansatte uten medlemskap i folketrygden

Ansatte uten medlemskap i norsk folketrygd kan bli frivillig medlem av statens pensjonskasse under visse forutsetninger. 

Skatteplikt og skattetrekkplikt

• Det er internasjonale skatteavtaler som regulerer skatteplikten. Ansatte som bor og arbeider fra utlandet av personlige årsaker (og ikke faglige) er normalt skattepliktige til arbeidslandet. Dette må undersøkes i hvert enkelt tilfelle.

• Skatteetaten vurderer norsk skatteplikt etter individuell søknad. Arbeidsgiver kan i noen tilfeller søke om skattepliktvurdering på vegne av en ansatt.

• Ved kortvarig opphold i utlandet oppstår det normalt ikke skatteplikt til arbeidslandet.

• For utenlandske ansatte som ikke har etablert norsk skatteplikt, er det vesentlig at både norsk og utenlandsk skatteplikt undersøkes og dokumenteres.

Skattetrekkplikt

• UiT foretar skattetrekk av lønn, basert på skattekort, skattefritak eller skattepliktvurdering.

• Det kan oppstå trekkplikt i flere land. Det innhentes dokumentasjon fra andre lands skattemyndigheter.

• Hvis arbeidet foregår i flere land, skal en reiseplan være avtalt. Dette legger grunnlag for riktig registering og skattetrekk av lønn.

Bistand fra eksterne rådgivere

• Arbeid i utlandet krever omfattende juridisk vurdering av UiT som arbeidsgiver. Ofte er det behov for konsulentbistand for å avklare sakene.

• UiT har rammeavtale med KPMG om konsulentbistand i utlandet. Les mer her.

• Konsulentkostnader knyttet til saken dekkes av lokal enhet. Omfanget av kostnader kan i enkelte tilfeller bli betydelig og anbefales derfor kartlagt.

Typiske ledd i ansettelsesprosessen

1. Behov for ansettelse eller endring av arbeidsland oppstår. Faglig bistand etterspørres. Undersøkelser iverksettes ved behov.

2. Enheten fatter beslutning. Kontraktstilbud/endringsavtale utarbeides. Det igangsettes tiltak for å skaffe nødvendig informasjon fra aktuelle lands myndigheter og den ansatte.

3. Oppstart av arbeidsforholdet skjer etter avtale.

4. Dokumentasjon fra myndighetene innhentes. Pålegg fra andre lands myndigheter ivaretas når vedtak foreligger. Dette kan for eksempel være krav om innbetaling av sosiale kostnader, forsikringer eller skattetrekk.

5. Arbeidsgivertiltak i andre aktuelle land iverksettes etter avtale med enheten.

6. Enheten ivaretar den ansatte og arbeidsforholdet. HR-medarbeider ved enheten har dialog med faggruppe lønn og personaltjenester ved behov.

Skal din ansatt ha forskningsopphold i utlandet, se hva som skal gjøres før et forskningsopphold i utlandet.

Les mer om rekruttering av ansatte.

Søknader og skjema

Som statsansatt opprettholder du normalt medlemskap i norsk folketrygd under utenlandsopphold.

Dersom oppholdet er planlagt å vare i 12 uker eller mer, skal du søke NAV om bekreftelse på medlemskapet. I noen tilfeller kan også vertsinstitusjonen ønske at dette er tilgjengelig:

Søknad om avklaring av trygdetilhørighet under opphold i EØS eller Sveits (attest A1)

Skjema for arbeidsgiver – bekreftelse på utsending i EØS eller Sveits

Søknad om medlemskap i folketrygden under opphold utenfor EØS

Skjema for arbeidsgiver – bekreftelse på utsending utenfor EØS

Annen nyttig informasjon fra NAV

Oversikt over informasjon om trygdetilhørighet dersom den enkelte ikke tilhører Norge

Fjernarbeidsavtale og hjemmekontor

Hjemmekontor i utlandet for statsansatte

Offentlige ansatte i staten er som hovedregel unntatt reglene om medlemskap i landet arbeidet utføres. Det betyr at arbeidstakere som er omfattet av statsansattloven vil opprettholde sitt medlemskap i folketrygden også under hjemmekontoropphold i andre land. Ved behov for bekreftelse på medlemskap må arbeidstaker søke NAV for å få en avklaring av medlemskapet.

Arbeidstaker kan ikke selv velge om de skal arbeide fra utlandet, dette er det arbeidsgiver som beslutter.

Avtale om fjernarbeid

Det må være inngått avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om hvordan et slik arbeid skal gjennomføres. 

Retningslinjer for hjemmearbeid for UiT finner du her: Retningslinje for arbeid hjemmefra for ansatte

Mal for UiT finner du her: Mal for individuell fjernarbeidsavtale | Statens arbeidsgiverportal

En slik avtale supplerer den ordinære arbeidsavtalen i tilfeller hvor arbeidstaker skal utføre arbeid fra et annet geografisk sted enn virksomhetens eller den ansattes ordinære kontorsted (fjernarbeid).

Avtalemalen er ikke utformet med formål å regulere arbeid som utføres fra et sted i utlandet, men kan brukes så langt den passer.

Ved arbeid utland må arbeidstaker søke NAV om opprettholdelse av medlemskap i folketrygden. Det er viktig at trygdetilhørigheten blir avklart, slik at arbeidstaker ikke mister sine rettigheter, og at arbeidsgiver blir påført ekstra kostnader ved å måtte betale avgifter til et annet land.

Hva om arbeidstakers hjem ligger i utlandet?

Er arbeidstaker bosatt i Norge så er person pliktig medlem i folketrygden. Dersom arbeidstaker ikke er bosatt i Norge, er det arbeid i Norge som avgjøre medlemskapet. Hvis arbeidstaker verken arbeider eller bor i Norge, kan dette få konsekvenser for medlemskapet. Dette selv om man arbeider for en norsk arbeidsgiver/virksomhet.

Se avtalen av 1.juli 2023.

Ved behov for en endelig avklaring av medlemskapsforhold må arbeidstaker kontakte NAV eller trygdemyndighet i bostedslandet for en vurdering.

Avtale i EU/EØS fra 1. juli 2023 om hjemmekontor ved fjernarbeid

Med virkning fra 1. juli 2023 er det inngått avtale som gir mulighet for mer hjemmekontor for utenlandske arbeidstakere innen EU/EØS og Sveits.

Avtalen gjelder for den som vanligvis arbeider i to land; landet arbeidsgiver holder til og landet arbeidstaker bor og jobber på hjemmekontor i. Avtalen innebærer at det vil være mulig å arbeide mer enn tidligere fra hjemmekontoret i landet arbeidstakeren bor i og likevel være tilknyttet trygdeordningen i landet arbeidsgiveren holder til i, for eksempel Norge og folketrygdloven.

Normalt vil arbeidstakere som arbeider i to land være tilknyttet trygdeordningen i bostedslandet hvis 25 % eller mer av arbeidet utføres der. Denne regelen lempes gjennom denne avtalen for arbeidstakere som arbeider i to land på hjemmekontor i sitt bostedsland.

Avtalen åpner for at arbeidstaker kan velge å være tilknyttet trygdeordningen i arbeidsgivers land. Det forutsetter at hjemmekontorarbeidet i bostedslandet utgjør under 50 % av arbeidstiden. Utgjør det mer, vil ikke arbeidstakeren kunne velge arbeidsgiverlandet som medlemsland, da vil det være bostedslandet som gjelder.

Nyttig informasjon

Siden er under utvikling. Mer informasjon kommer.

Hjelp og kontakt

Dersom du trenger hjelp eller ønsker å kontakte oss, se kontaktinformasjon nedenfor. 

• Kontaktskjema via Topdesk
• Telefon 77 64 45 00 (Våre åpningstider er mellom 09.00-13.00. Vi avvikler lunsj mellom 11.30-12.00)