Arbeidstid

Alminnelig arbeidstid ved UiT

Normalarbeidstiden i staten er fra kl. 07.00 til kl. 17.00, som en ytre ramme.

Bestemmelser om alminnelig arbeidstid finnes både i arbeidsmiljøloven og i Hovedtariffavtalen i staten.

Den alminnelige arbeidstid i staten er 37,5 timer per uke, ifølge Hovedtariffavtalen § 7.

Et arbeidsår er 1950 timer (7,5 arbeidstimer per dag x 5 dager x 52 uker).

Teknisk og administrativt personale ved UiT har ulik sommer- og vintertid:

• Fra 15. mai til 14. september er arbeidstiden kl. 08.00-15.00 (35 t/uke)
• Fra 15. september til 14. mai er arbeidstiden kl. 08.00-15.45 (38,75 t/uke)

Det tekniske og administrative personalet har lunsjen inkludert i arbeidstiden og skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.

Fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger

UiTs retningslinjer for fordeling arbeidstid skal bidra til klargjøring av forventninger og til hensiktsmessig fordeling av arbeidsområder og tidsressurser for ulike stillingskategorier og faglige aktiviteter. Retningslinjene skal gi rammer for utarbeidelse av arbeids- og karriereplaner og fungere som et godt styringsverktøy for ledere/arbeidsgiver slik at UiT når sine målsettinger. Dialog, veiledning og medvirkning skal sørge for gjennomgående god håndtering av fleksibilitet og ressursbruk.

For nærmere informasjon se Retningslinjer for fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. 

Redusert arbeidstid

Arbeidstaker har rett til redusert arbeidstid når vedkommende har fylt 62 år, eller når helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner tilsier det. Det er en forutsetning at arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten særlige ulemper for virksomheten.

Eksempler:
Helsemessige grunner gjelder sykdom hos arbeidstaker selv, og bør kunne dokumenteres med legeattest. Sosiale grunner tar sikte på forhold hos arbeidstakers familie eller nærmeste, og utløser gjerne omsorgsplikter eller belastninger utenom det vanlige. Velferdsgrunner er grunner som går over et videre spekter enn helsemessige og sosiale grunner, for eksempel foreldre som ønsker å være mer sammen med små barn eller som har problemer med å skaffe barnepass. Det må dokumenteres et kvalifisert behov hvis redusert arbeidstid skal innvilges av velferdsgrunner.

Retten til redusert arbeidstid gjelder også for arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengig stilling.

Hvis ikke perioden forlenges, har arbeidstaker både rett og plikt til å gå tilbake til tidligere stillingsandel når perioden med redusert arbeidstid er utløpt. 

Fortrinnsrett
Arbeidstaker som ønsker å øke sin arbeidstid før utløpet av den avtalte perioden, har fortrinnsrett til det, hvis det er en ledig stilling i virksomheten som helt eller i det vesentligste er tillagt de samme arbeidsoppgavene.

Søknad om tidsavgrenset redusert arbeidstid leveres som permisjonssøknad i selvbetjeningsportalen (DFØ). 

Dersom den ansatte ønsker å trappe ned sin stilling som en fast ordning, må muligheten for dette vurderes konkret. Da kan en eventuelt ansette en fast medarbeider i den ledige delen av stillingen. I et slikt tilfelle handler det ikke om redusert arbeidstid etter arbeidsmiljøloven § 10-2, men at deler av stillingen sies opp. Dersom det gjøres avtale om å endre arbeidsavtalen til en mindre stillingsprosent som en fast ordning, vil ikke den ansatte kunne kreve å få tilbake den reduserte delen av stillingen ved en senere anledning.

Fleksibel arbeidstid og tidregistrering i selvbetjeningsportalen DFØ

Fleksibel arbeidstid i staten

Fleksibel arbeidstid er en mulighet for arbeidstaker til selv å avgjøre når på dagen arbeidstiden plasseres, innenfor visse rammer. Fleksibel arbeidstid betyr også at arbeidstaker kan innarbeide ekstra arbeidstid som kan avspaseres i samråd med arbeidsgiver. Kjernetid er fra kl.09:00 til kl.14:30. Ytre arbeidstid (tidligere betegnet fleksitid), er i tidsrommet mellom kl 06:00 til 09:00 og fra kl 14:30 til 21:00.

Kjernetid: Arbeidstid hvor alle ansatte normalt skal være til stede.

Ytre arbeidstid (fleksitid): Tidsrommet da den enkelte selv kan avgjøre når man skal begynne/slutte sitt arbeid, innenfor rammen av det som er avtalt med overordnede.

Plusstid: Arbeidstid innenfor ytre arbeidstid og kjernetid som går utover 7 t. sommer og 7,45 t vinter pr. dag registreres som plusstid. Inntil 50 timer plusstid overføres fra en avregningsperiode til neste. Opparbeidet plusstid utover 50 timer strykes ved utgangen av hver avregningsperiode fra årsslutt.

Minustid: Arbeider du mindre enn 7 t. sommer og 7,45 t vinter pr dag innenfor fleksitid og kjernetid blir dette registrert som minustid. Minustid utover 10 t. regnes som ulegitimert fravær, og vil bli trukket i lønn.

Ikke krav til arbeidsplan ved fleksibel arbeidstid

Ved fleksibel arbeidstidsordning i staten er det ikke er krav om arbeidsplaner som viser hvilke dager, uker og måneder det, gjennom året, er lengre og kortere arbeidstid. Dette er forskjellen fra en gjennomsnittsberegnet arbeidstidsordning etter arbeidsmiljøloven § 10-5 og Særavtale om fleksibel arbeidstid i staten. Det skal likevel foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.

Arbeidstiden registreres i selvbetjeningsportalen (DFØ) enten via app eller nettleser for de som er pålagt å registrere arbeidstiden.

Fleksitidavtalen gjelder ikke for ansatte i ledende eller særlig uavhengig stilling, og de er unntatt fra kravet om oversikt over faktisk arbeidet tid. 

Ved UiT Norges arktiske universitet er følgende lederstillinger unntatt fra arbeidstidskapittelet:

• Rektor og prorektor
• Universitetsdirektør og stabsdirektør
• Direktører i avdelingene i Administrasjonen
• Dekaner
• Fakultetsdirektører
• Direktører av enheter under styret
• Instituttledere

Se forøvrig DFØ dine sider for ofte stilte spørsmål om arbeidstid og fleksitid

Overtid

Arbeidstid ut over alminnelig arbeidstid regnes som overtid. Overtid må, i samsvar med Hovedtariffavtalen (HTA) § 13 nr. 1, ikke overskride grensene i arbeidsmiljøloven § 10-6. Overtid kan ikke gjennomføres som en fast ordning og skal bare benyttes når det er et særlig og tidsavgrenset behov for det. I HTA § 13 er det presisert at overtidsarbeid i staten skal være pålagt og kontrollerbart.

Arbeidstaker plikter å utføre overtidsarbeid, men har rett til å bli fritatt fra slikt arbeid når han ber om det av helsemessige eller vektige sosiale grunner. Arbeidstaker som ber om det skal også fritas fra overtidsarbeid når arbeidet uten skade kan utsettes eller utføres av andre. Blir den ansatte pålagt mer enn 2 timer overtidsarbeid etter at den ordinære arbeidstiden er avviklet, skal det først gis en pause på minst en halv time som skal godtgjøres som overtidsarbeid.

Forutsetninger for å få betalt overtid

Overtid må være avtalt på forhånd med leder som har budsjettdisponerings-myndighet. Overtid kan bare utbetales for arbeid utenom normalarbeidstiden, samt i helger og høytidsdager link til høytidsdager Maksimalt antall timer overtid pr dag, uke og måned er regulert i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen i staten, jf. Statens personalhåndbok pkt. 3.2.1 (lovdata.no).

Overtidssatser

For overtid gis det følgende tillegg:

50 % tillegg (morgen- og ettermiddag) 100 % tillegg (fra kl. 20.00 fram til kl. 06.00 på hverdager, fra fredag kl. 20.00 frem til mandag kl. 06.00, og på helligdager). For overtidsarbeid i helgen utbetales det i tillegg et lørdags- og søndagstillegg jf. Hovedtariffavtalen § 15 nr. 4. Hvis pålagt overtid avspaseres, skal mellomlegget mellom overtidssatsen og vanlig timesats utbetales. Beregning og trekk foretas automatisk i lønnssystemet etter registrering av fraværet i selvbetjeningsportalen.

Registrering av overtid

Overtid skal registreres i selvbetjeningsportalen. Velg fremmøtetype Overtid m/avspasering eller Overtid mot betaling fra nedtrekksmenyen, se veiledning (dfo.no). Også ansatte som normalt ikke registrerer tilstedetid i selvbetjeningsportalen, for eksempel vitenskapelig ansatte, må gjøre dette for dagen(e) de har jobbet overtid.

Utbetaling av overtid

Overtid utbetales sammen med lønn, avhengig av når leder godkjenner timene. Sjekk spesifikke utbetalingsdatoer på kjøreplan for utbetalinger (DFØ) Overtid blir sendt til leder for godkjenning den 15 og 23, samt den 1 i påfølgende måned.  Overtidsutbetalingen er oppført på lønnsslippen din.

Overtid/mertid/ekstratid for deltidstilsatte

Forutsetningene for å få betalt overtid gjelder også for deltidsansatte. Overtid vil kompenseres ved føring av arbeidstid ut over full normalarbeidstid (se "Overtidssatser")  Ansatte i deltidsstillinger kan motta utbetaling etter overtidssats hvis de har oppfylt full normalarbeidsdag og overtidsarbeidet er pålagt. Se «Registrering av overtid» Deltidsansatte som jobber mer enn avtalt arbeidsprosent, og som skal få dette utbetalt som vanlig timelønn, skal også føre «overtid til betaling». Den deltidsansatte får utbetalt normal timesats så lenge arbeidet er innenfor 7 timer når det er sommertid, og 7,75 timer når det er vintertid. Ut over normalarbeidstid, vil overtidssatser påløpe. Også deltidstilsatte skal registrere overtid i selvbetjeningsportalen. Velg fremmøtetype Overtid m/avspasering eller Overtid mot betaling fra nedtrekksmenyen, se veiledning (dfo.no).

Registrering av avspasering

Avspasering av timer (del av dag) registreres i selvbetjeningsportalen under:  Tid - Registrere arbeidstid – velg fraværstype 921 Avsp. fleks del av dag.

Aktuelt antall timer/tid trekkes fra kvote 75 Saldo fleksitid. 
Fra kvote 70 Avspas. fleksitid kvote beregner SAP trekk av aktuell andel av dag.
Avspasering hel dag registreres som Fraværssøknad under: Tid – velg fraværstype 920 Avspasering fleksitid.

Hele avspaseringsdager blir trukket med aktuelt antall timer/tid av kvote 75 Saldo fleksitid, samt med hel dag av kvote 70 Avspas. fleksitid kvote.
Avspasering skal avtales med nærmeste leder på forhånd i hvert enkelt tilfelle.

Ekstraerverv/sidegjøremål/biarbeid

Ved UiT er det utarbeidet retningslinjer for ansattes adgang til å påta seg biarbeid/sidegjøremål. Retningslinjene er fastsatt i kraft av arbeidsgivers styringsrett og Hovedtariffavtalen i staten. Retningslinjene gjelder både ansatte i ordinære stillinger og eksternt finansierte stillinger ved UiT Norges arktiske universitet.

Den enkelte ansatte har ansvar for å gjøre seg kjent med og følge retningslinjene for biarbeid. UiT har som arbeidsgiver, ansvar for å gjøre retningslinjene kjent og tilgjengelig for alle ansatte. For mer informasjon se Retningslinjer for sidegjøremål.

Arbeidstid for ansatte i ledende stilling

Arbeidstakere i ledende stilling er unntatt fra arbeidstidskapittelet, jf. arbeidsmiljøloven § 10-12, første ledd.

Ved UiT Norges arktiske universitet er følgende lederstillinger unntatt fra arbeidstidskapittelet:

• Rektor og prorektor
• Administrasjonsdirektør og stabsdirektør
• Direktører i avdelingene i Administrasjonen
• Dekaner
• Fakultetsdirektører
• Direktører av enheter under styret
• Instituttledere

Ut fra juridisk litteratur er ledende stilling en overordnet stilling med klare lederfunksjoner. Det sentrale for vurderingen er om arbeidstakeren i særlig grad kan treffe selvstendige avgjørelser på virksomhetens vegne, og videre selv kan vurdere og avgjøre behovet for egen arbeidsinnsats. Det er den faktiske stilling og funksjon som skal legges til grunn, og vurderes konkret.

Arbeidstid for ansatte i særlig uavhengig stilling

Arbeidstakere ”i særlig uavhengig stilling” er unntatt fra arbeidstidskapittelet, jf. arbeidsmiljøloven § 10-12. I henhold til arbeidsmiljøloven § 18 -1 er det Arbeidstilsynet som fører tilsyn med at bestemmelsene i arbeidsmiljøloven blir overholdt. Arbeidstilsynet har lagt seg på en streng fortolkning i klagesaker og har et sterkt fokus på misbruk av av regelen om særlig uavhengige stillinger.  

Forarbeidene karakteriserer særlig uavhengige stillinger ved at de har en stilling med tydelig og åpenbar «selvstendighet» eller «uavhengighet» i hvordan og til hvilken tid arbeidsoppgaver organiseres og gjennomføres. Forarbeidene viser til at slike stillinger kjennetegnes ved at arbeidstakerne bla:

• har overordnede og ansvarsfulle stillinger
• prioriterer selv sine oppgaver,
• bestemmer selv hva de skal gjøre,
• bestemmer selv hva som skal delegeres til andre
• bestemmer selv når arbeidet skal utføres
• bestemmer selv hvordan arbeidet skal utføres

Universitetet viser til Arbeidstilsynets restriktive praksis i slike saker, samt til forarbeider og juridisk litteratur som omhandler emnet, og legger til grunn at det kun vil være i få tilfeller at ansatte ved universitetet vil falle inn under begrepet ”i særlig uavhengig stilling”.

Konkrete vurderinger av om ansatte faller inn under dette begrepet foretas i samråd med Avdeling for organisasjon og økonomi.

Hvile-/spisepauser

Hvis den daglige arbeidstiden er på mer enn 5 1/2 time, skal arbeidstaker ha minst en pause i løpet av dagen. Er arbeidsdagen på 8 timer eller mer, skal arbeidstaker ha pauser som til sammen tilsvarer minst en halv time. Hvis arbeidstaker ikke fritt kan forlate arbeidsplassen under pausen, eller det ikke finnes tilfredsstillende pauserom, skal pausen regnes som en del av arbeidstiden.

Blir arbeidstaker pålagt mer enn 2 timers overtidsarbeid etter at den alminnelige arbeidstiden er slutt, skal arbeidstaker først gis en pause på minst en halv time. Pausen regnes som arbeidstid. Gjør forholdene det nødvendig, kan pausen kortes ned eller forskyves.

Arbeidstid på hellidager

Fridager

Såframt arbeidsforholdene tillater det, er følgende dager fridager for ansatte i staten:

Nyttårsdag (1. januar), Skjærtorsdag, Langfredag, Påskeaften, 1. og 2. påskedag, 1. mai, 17. mai, Kristi himmelfartsdag, 1. og 2. pinsedag, 1. og 2. juledag (25. og 26. desember)

Sjekk ut de eksakte datoene for et bestemt år (timeanddate.com).

Ansatte ved UiT har i tillegg fri på:

Julaften (24. desember) eller Nyttårsaften (31. desember) 1 valgfri arbeidsdag i romjulen

For fridag i romjulen må du søke fravær i selvbetjeningsportalen med fraværsårsak Annet fravær m/lønn - 940. I merknadsfeltet legger du inn Fridag i romjulen. 

Når julaften/nyttårsaften faller på en arbeidsdag, må du søke fravær i selvbetjeningsportalen med fraværsårsak Annet fravær m/lønn - 940 for disse dagene. I merknadsfeltet legger du inn henholdsvis 24.12, Fridag i romjulen og 31.12, se veiledning (dfo.no).

Fri fra klokken 12.00

I den utstrekning arbeidsforholdene tillater det, har ansatte i staten fri fra kl. 12.00 følgende dager:

Onsdag før skjærtorsdag Pinseaften

Start på arbeidsdagen klokken 10.00

I den utstrekning arbeidsforholdene tillater det, har ansatte i staten anledning til å begynne arbeidsdagen kl.10.00 mellom jul og nyttår.

Dette betyr ikke at alle har rett til 2 timers reduksjon av arbeidstiden, men det gis mulighet til å komme noe senere på jobb i dette tidsrommet.  Det gis derfor ikke rett til å opparbeide fleksitid mellom kl.08.00 og 10.00. Ansatte med deltidsstillinger under 5,45 timer per dag, får ingen reduksjon i arbeidstiden, men har allikevel anledning til å velge å starte arbeidsdagen kl.10.00. Der hvor tjenesten ikke tillater det pga. nødvendig tilstedeværelse, vil arbeidstiden være som normalt.

Passiv tjeneste - beredskapsvakt

Består tjenesten helt eller i det vesentlige i at arbeidstaker må oppholde seg på arbeidsstedet for å utføre arbeid når det er nødvendig, kan arbeidstiden forlenges med inntil halvparten av de passive periodene. Arbeidstiden kan likevel ikke forlenges med mer enn 2 timer i døgnet og 10 timer i uken.

Når arbeidstaker har beredskapsvakt, er hovedregelen at minst 1/5 av vakten skal regnes med i den alminnelige arbeidstiden. Innebærer vakten større eller mindre belastning, kan det lokalt avtales å fravike hovedregelen.

Beredskapsvakten fører som regel til at arbeidstakers bevegelsesfrihet blir begrenset, og deler av beredskapsvakten kompenseres derfor på bakgrunn av det.

Ved UiT har arbeisgiver sammen med tjenestemannsorganiasjonene utarbeidet særavtaler for beredskapsvakter ved institusjonen.

Skift- og turnusarbeid

Lengden på og beregningen av den alminnelige arbeidstid ved skiftarbeid, er regulert både i arbeidsmiljøloven og i Hovedtariffavtalen § 7.

Arbeidstaker skal sikres forutsigbarhet for når de skal ha fri i helger og når de har sine friperioder (ukentlig hvile). 

Ved skiftarbeid eller turnusordninger hvor arbeidstiden strekker seg ut over normal arbeidstid som en fast ordning, skal det utarbeides arbeidsplaner/tjenesteplan.

Når skal arbeidsplan utarbeides?

Skal arbeid utføres til ulike tider av døgnet, skal det utarbeides en arbeidsplan/tjenesteplan som viser den enkelte arbeidstakers arbeids- og fritid. Det framgår både av Hovedtariffavtalen (HTA) § 7 nr. 9 og av arbeidsmiljøloven § 10-3. Ifølge HTA kan det føres lokale forhandlinger for å tilpasse bestemmelsen til forholdene i virksomheten.

Merk at redusert arbeidstid ved skift- og turnusarbeid skjer ved bruk av tidsberegning etter HTA § 7 nr. 3.

Når hjemmevakt utføres til ulike tider av døgnet, skal det etter arbeidsmiljøloven § 10-3 utarbeides en arbeidsplan som viser arbeidstid og fritid. I planen skal det føres opp vaktens totale lengde og hvor stor del av den som skal regnes som alminnelig arbeidstid.

Arbeidsplanen/tjenesteplanen skal være lett tilgjengelig for arbeidstakerne. Det er opp til arbeidsgiver å vurdere hvordan det skal gjøres. For eksempel kan hver enkelt arbeidstaker som er omfattet av planen få en kopi.

Bestemmelsene tar sikte på faste arbeidstidsordninger, men bør også anvendes når skift- og turnusordninger er midlertidige.

Overtidsarbeid antas ikke å komme inn under bestemmelsen.

Arbeid hjemmefra/fjernarbeid

Retningslinje for arbeid hjemmefra for ansatte ved UiT Norges arktiske universitet gir rammer og veiledning for bruk av arbeid hjemmefra for ansatte. Formålet er å klargjøre vilkår, ansvar, kriterier og prosesser som skal legges til grunn for vurderinger i alle enkeltsaker. 

Det skilles mellom tre former for hjemmearbeid, som har ulike vilkår, kriterier og prosedyrer knyttet til seg. Reglene for yrkesskadeforsikring kan slå ulikt ut avhengig av type hjemmearbeid. Særlig ved arbeid hjemmefra som er beskrevet i punkt 2 i retningslinjene, er det viktig å være oppmerksom på at ordningen for yrkesskadeforsikring trolig ikke vil gjelde.

Retningslinjen gjelder bruk av arbeid hjemmefra i Norge.

Arbeid fra utlandet krever i tillegg særskilte vurderinger med hensyn til skatt, trygd og forsikring.  

Mer informasjon finner du i Retningslinjer for arbeid hjemmefra for ansatte ved UIT Norges arktiske universitet.