Eksamensvakt ved UiT

Før eksamen

Eksamensvaktene møter til oppsatt tid og melder seg til hovedvakten. Hovedvakten gir instruks for dagens eksamen. Det gjøres oppmerksom på at vakttidspunktet kan endres i henhold til uforutsette hendelser eller tilrettelegging.

Merk hvilken vakttype du er satt opp på i Planday. 

Plasseringsvakter skal bistå kandidatene med å finne plassene sine. Følg egne instrukser for plasseringsvakter. 

Alle eksamensvakter skal på forhånd ha gjort seg kjent med:

• Ordensregler ved eksamen (legges på eksamenspulten til kandidaten)
• Regler for å trekke seg
• Instruks ved utløsning av brannalarm under eksamen

Følgende punkter som er viktig å huske på:

1. Tilknytning: I tilfelle en eksamensvakt oppdager at han/hun er i nær familie eller vennekrets med en eksamenskandidat, er det hans/hennes ansvar å gi beskjed om forholdet til hovedvakten. Eksamensvakten vil da ikke kunne hjelpe de respektive studentene eller hen kan bytte til annet eksamenslokale
2. Pauser. Lengde på pauser for eksamensvaktene er fastsatt til 20 minutt på eksamen som varer i 4 timer og 30 minutt på eksamen som varer i 5 timer eller mer. Det gis ingen pause for eksamen som varer i 3 timer eller mindre.
3. Eksamensvaktene viser kandidatene de respektive plasser og anviser plass for ytterklær, vesker o.l. Kun mat/drikke, skrivesaker (ikke pennal) og tillatte hjelpemidler skal befinne seg på plassen hos kandidaten. Verken SMART-klokker eller vanlig armbåndsur er tillatt! Eksamenstjenesten sørger for at det er klokke i lokalet.
4. Det skal alltid være minst én vakt i eksamenslokalet til enhver tid.

Eksamensvaktene må være spesielt oppmerksomme på kandidater som skal ha individuell tilrettelegging.

Kandidatene må være på plass og eksamenspulten skal være ryddet for ikke tillatte hjelpemidler og klar for eksamen senest 15 minutter før eksamenstidens begynnelse.

Etter at kandidatene er plassert, skal eksamensvaktene påse at rømningsveier ikke er blokkerte.

Eksamen hvor det er tillat bruk av kamera, skal det deles ut webkamera, USB-adaptere for MAC til de som trenger det, infoskriv om webkamera og egne ark for billedtaking «Vedlegg til eksamensbesvarelse». I mange tilfeller skal det også være administrativ tid når det deles ut webkamera- hovedvakt blir informert om det er administrativ tid eller ikke.

Hjelpemidler på eksamen

Tillatte hjelpemidler er oppgitt i eksamensoppgavene. Hvis det ikke er anført noen hjelpemidler på eksamensoppgavens forside, så er ingen hjelpemidler tillatte og kandidatene skal rette seg etter dette.

I enkelte tilfeller har en kandidat fått tillatelse til å bringe med seg f.eks. ordbok til eksamen. I slike tilfeller skal kandidaten på forhånd ha innhentet tillatelse fra fagnær administrasjon. Tillatelsen skal være fylt ut stemplet og signert. Kandidaten skal bringe den sammen med ordboken til eksamenslokalet.

Kandidatene skal selv ha satt seg inn i hvilke regler som gjelder i forbindelse med eksamen. Vaktene skal kun henvise til forskriftene og ansvarlige ved eksamenstjenesten.

Under eksamen

Eksamensoppgavene og eksamensark utleveres ved eksamenstidens start. Dersom noe viser seg å være uklart i forbindelse med oppgavene, skal eksamensvakten straks melde fra til hovedvakten, som tar kontakt med eksamenstjenesten. Det er ikke tillatt for en eksamensvakt å hjelpe kandidaten med å tyde eventuelle uklarheter i eksamensoppgaven. I slike tilfeller skal kun én vakt ad gangen forholde seg til kandidaten.

Eksamenskandidater som ønsker å trekke seg fra eksamen, kan ikke forlate eksamenslokalet før tidligst 1 – én time etter at eksamen har begynt. Disse kandidatene skal fylle ut og lever trekkskjema istedenfor eksamensbesvarelse. Eksamenskandidater som kommer etter eksamen, er begynt kan slippes inn i lokalet inntil en time etter eksamenstart.

Det er eksamensvaktens oppgave å se til at det er ro og orden i eksamenslokalene. Alt unødvendig snakk mellom vaktene og annet som kan forstyrre kandidatene, skal unngås. Eksamensvaktene skal opptre rolig og vennlig og utvise hjelpsomhet.

Når en kandidat ber om noe han/hun har krav på, skal dette etterkommes snarest mulig. Ved tekniske problemer tilkalles teknisk hjelp/vakt snarest.

Eksamensbesvarelsen skal i utgangspunktet skrives med blå eller svart penn.

Når eksamensvakter følger en kandidat ut i pause, skal det ikke innledes til samtale med vedkommende. Det skal overlates til den enkelte kandidat om han/hun vil slappe av med å prate, eller ha stillhet under pausen. Det er ikke under noen omstendighet tillatt å samtale om fag eller eksamensoppgaver.

En eksamensvakt skal kun følge èn kandidat ad gangen til pause. Kandidater som er i pause samtidig, skal ikke på noen måte kommunisere med hverandre.

Det er ikke tillatt å gå på kiosk, butikk eller kantine/kafé under eksamen.

Mistanke om fusk

1. Toalettrommene skal kontrolleres med henblikk på fusk fra kandidatens side. Det skal foretas kontroll både før eksamensstart, og underveis.
2. I situasjoner hvor det er grunn til å tro at kandidater forsøker å fuske til eksamen, skal eksamensvakten opptre så diskret som mulig. I slike situasjoner skal vakten normalt ikke foreta seg noe overfor den/de mistenkte, men straks informere hovedvakten. Dersom det er åpenbart at bevis kan gå tapt (f.eks. at studenten kan stikke unna fuskelapper o.l.), skal eksamensvakten fjerne dette før hovedvakten kontaktes. Hovedvakten vurderer situasjonen og kontakter eventuelt eksamensansvarlig.
3. Det er viktig å være oppmerksom på at kandidater som tas i forsøk på fusk, skal ha anledning til å gjennomføre eksamen.

Innlevering av eksamensoppgave

Eksamensvakten skal vente til kandidaten gir tegn om at hun/han er klar for å levere inn besvarelsen.

Eksamensvakten må påse at:

1. Alt av ark er påført dato, kandidatnummer og emnenavn, samt at nummereringen av arkene er riktig utført.
2. Ved innlevering og kontroll skal hovedvakt også kontrollere kandidatnummer.Ved digitale eksamener må vakten skrive inn vaktpassord slik at studenten får levert.
3. Administrativ tid skal kun benyttes til klargjøring av eksamensbesvarelsen for innlevering. Dersom en kandidat ikke retter seg etter ordensreglene mht. hva det siste kvarteret skal brukes til, må vakten påpeke overfor kandidaten hva som er tillatt iht. ordensreglene.
4. Eksamensvakten må ikke la kandidaten forlate eksamenslokalet før det er krysset av for levert besvarelse på signaturlisten, sant foretatt kontroll av besvarelsen i henhold til det som er nevnt ovenfor.
5. Kandidater som av ulike årsaker ikke har levert besvarelsen ennå, må ikke forstyrres av snakk når den ordinære eksamenstiden for noen kandidater er ferdig.
6. Kandidater har ikke lov å snakke sammen før de har levert eksamensbesvarelsen fra seg, og er ute av eksamenslokalet.Etter innlevering av besva
7. relsen skal eksamensvakten kontrollere at kandidaten ikke har eksamensark (skrevne og uskrevne) med seg ut av lokalet. Overflødige papirer fjernes fra eksamenspulten og samles på angitt plass i eksamenslokalet og kontrolleres. Ingen overflødige papirer skal makuleres før eksamenskandidaten har forlatt eksamenslokalet.

8. På papireksamen kan kandidaten ta med seg selve eksamensoppgaven ut av eksamenslokalet.

Særskilt for kameraeksamen:

• Hovedvakt kunngjør høyt og tydelig når eksamenstiden er over og kandidatene skal over på administrativ tid. Eksamensvaktene leverer så ut røde ark hvor det står «Eksamenstid slutt», denne tida skal kun brukes til å laste opp bilder tatt med webkamera.
• Ved utdeling av «Vedlegg for eksamensbesvarelse», skal det kontrolleres at vedleggene er merket med kandidatnummer, emnekode og dato. Alle vedleggene samles inn og lagres i konvolutter- merk konvolutt med emnekode og dato

Oppmøte og klargjøring av eksamenlokalet

• Møt opp på ditt eksamenslokale ved arbeidstidens start 
• Klargjør eksamenslokalet, merk pultene med emnekoder og organiser rommet i henhold til gjeldende rutiner. Dersom dette er et lokale hvor det ikke brukes bordkort, følg gjeldende rutiner for emneplassering på rom
• Eksamensoppgaver (ved papireksamen), sjekklister, kandidatlister mm vil bli bringt til lokalet ditt av Eksamenstjenesten klokken 0800
• Sett deg inn i evakueringsrutiner og ansvar for ditt område.
• Ved UiT bruker vi nøkkelbånd med informasjon hvilken rolle vi har i eksamenlokalet. Nøkkelbåndet brukes fra man kommer på jobb til vakten er over. Hovedvaktene har blå nøkkelbånd

Rutiner for oppstart av eksamen

Alle eksamensvakter skal melde seg for hovedvakt senest kl. 08.15, være jobb-klar og klar til å motta oppdrag. Gi snarest mulig melding til Eksamenstjenesten dersom noen ikke har møtt.
Det skal gjennomføres et kort med eksamensvakten- se under hva som det skal informeres om

Før eksamensstart skal hovedvakt gi info til alle studenter om å rydde pultene, legge avslått mobiltelefon, smartklokke eller annet elektronisk utstyr i sekken, og plassere denne på anvist sted.
Ca. 10 min. før eksamensstart skal studentene få info over høyttaleranlegg eller fra hovedvakt om rutiner for eksamensgjennomføringen.

Informasjon til eksamensvaktene før eksamen

Informasjon og ansvarsfordeling

• Gå gjennom hvilke eksamener som avholdes i rommet/salen, inkludert tillatte hjelpemidler og eventuelle tilretteleggingstiltak for kandidater.
• Fordel oppgaver blant eksamensvaktene, spesielt kontroll av hjelpemidler og ID-sjekk. Dersom rommet har mer enn 50 kandidater, bør minst to personer utføre denne kontrollen.
• Utpek en brannvakt og en evakueringsansvarlig

Forventninger til eksamensvaktene

• Ha en serviceinnstilt holdning og bidra til en positiv eksamensopplevelse for studentene.
• Mobiltelefoner, aviser og annet som kan forstyrre arbeidet, skal ikke brukes under eksamen.
• Vær oppmerksom på eventuelle forsøk på fusk og rapporter dette til hovedvakt ved mistanke.
• Sørg for at studenter ikke snakker etter at eksamenstiden for deres emne er over, da det kan være andre emner med lengre eksamenstid i samme lokale.

Digitale eksamener og innevering

• Informer studentene om viktigheten av å logge seg på WISEFLOW så snart de setter seg ved digital eksamen.
• Gjennomgå retningslinjene for håndtegning (håndsopprekning for hjelp) og innlevering i WISEFLOW.
• Sikre at alle eksamensvakter er kjent med rutinene for innlevering av eksamensbesvarelser.

Håndtering av uforutsette hendelser

• Gjør vaktene bevisste på mulige uforutsette situasjoner som kan oppstå under eksamen.
• Forbered dere på én spesifikk beredskapssituasjon hver dag, basert på tiltakskortene.

Målet er å sikre en ryddig, rettferdig og profesjonell eksamensavvikling for både studenter og ansatte.

Under eksamen

Generelle rutiner

• Eksamenskandidater kan slippes inn til eksamen frem til kolkken 1000
• Ingen kandidater kan forlate eksamen før klokken 1000 (karantenetid)
• Tekniske problemer meldes til IT-støtte via SMS.
• Ingen kandidater kan forlate eksamenslokalet uten følge etter at eksamen har startet
• Hendelseslogg skal fylles ut hver dag, selv ved ingen spesielle hendelser

Mistanke om juks

• Mistanke om fusk håndteres diskret for å unngå uro i lokalet.
• Hovedvakt skriver rapport til Eksamenstjenestent med detaljer om hendelsen, inkludert beslaglagt utstyr, tidspunkt, kandidatens navn/nummer og eksamensvaktens kontaktinformasjon.
• Beslaglagt utstyr merkes tydelig og kandidaten får fortsette eksamen.

Etter eksamen

Innleveriing av eksamensoppgaver

• Eksamensvaktene kontrollerer at innlevering er gjort korrekt i Wiseflow.
• Papireksamen: Hovedvakten sørger for at besvarelsene er korrekt organisert før overlevering.
• Innlevering registreres i kandidatliste med en hake av hovedvakt

Rutiner og brukerveiledninger

Det er mange rutiner som angår eksamensavviklingen, men av særlig viktighet for tekniske vakter er å følgende rutiner: 

Sjekkliste for tekniske vakter 

Arbeidsinstruks for eksamensvakter (instruks som gjelder alle vaktgrupper). 

Rutinen for bildevedlegg på eksamen 

Teknisk wiki 

Alle brukerveiledninger og rutiner som angår eksamensavviklingen finner du i fillageret til Teamet Tekniske vakter og i WIKI for eksamensvakter i dette teamet.  

Informasjon og forslag til problemløsning knyttet til tekniske problemer finner du i hovedsak i Teknisk wiki