Alle innkjøpsbehov skal meldes inn på eget skjema til innkjøpergruppen.
Kjøp av varer og tjenester skal skje i henhold til UiTs retningslinje for anskaffelser av varer og tjenester, og Innkjøper skal påse at prosessen er forsvarlig gjennomført før bestilling opprettes. Det er kun Innkjøper som har fullmakt til å iverksette en bestilling av varer og tjenester. Innhenting av tilbud kan delegeres av innkjøper dersom det vurderes som hensiktsmessig.
Ved løpende eller gjentakende kjøp skal samlet verdi legges til grunn ved vurderingen av beløpsgrensen. Det er ikke tillatt å dele opp eller organisere anskaffelser for å unngå beløpsgrenser eller krav i anskaffelsesregelverket.
Ved kjøp i EU-prosjekter kan det gjelde egne regler. Blant annet er det krav til at man dokumenterer «Best value for money», uavhengig av beløp.
Når UiT har en rammeavtale som dekker behovet, skal bestillingen gjøres i henhold til avtalen. Se UiTs avtalekatalog for informasjon om leverandør, bestillingsrutiner og eventuell tildelingsmodell.
Rammeavtaler med flere leverandører kan kreve minikonkurranse. Dette meldes til SEKI som en ordinær anskaffelse. Avtaler uten krav om minikonkurranse kan benyttes direkte, også ved kjøp over 100 000 kroner ekskl. mva.
Dersom avtalen gir én bestemt enhet bestillingsfullmakt, skal behovet meldes til denne enheten.
For å oppnå god pris og kvalitet bør det undersøkes hvilke produkter som finnes i markedet og innhentes tilbud fra flere leverandører. Hvor grundig undersøkelsen bør være, og hvor mange tilbud som bør innhentes, avhenger av kjøpets verdi og kompleksitet, hvor mye det kan være å spare på å innhente flere tilbud, forskjeller i produktenes kvalitet og egenskaper, og om det er andre relevante hensyn, som leveringstid, miljø og sikkerhet.
Vurder alltid det faktiske behovet, bærekraftige alternativer og muligheten for gjenbruk før et kjøp gjennomføres.
Når tilbud innhentes fra flere leverandører, bør leverandørene få den samme informasjonen på noenlunde samme tidspunkt, slik at de behandles likt. Det er viktig å oppgi hva behovet er, slik at man får tilbud som dekker behovet og kan sammenlignes. Tilbud bør innhentes skriftlig, for eksempel per e-post.
NB! For anskaffelser fra 100 000 ekskl. mva. skal endelig og gyldig tilbud foreligge skriftlig, før bestilling opprettes, og relevant dokumentasjon skal arkiveres.
Vær bevisst egen habilitet og opptre profesjonelt. Se UiTs etiske standarder for innkjøp og leverandørkontakt. Priser og annen forretningssensitiv informasjon er taushetsbelagt og skal ikke deles med utenforstående eller andre leverandører.
Anbefalt fremgangsmåte - anskaffelser med verdi 100 000 - 499 999 ekskl. mva
Dersom tilbudt pris er 500 000 ekskl. mva. eller høyere, skal behovet meldes til Seksjon for innkjøp via skjema.
E-postmal for tilbudsinnhenting ved kjøp av varer (tilpasses det konkrete kjøpet)
[Enhet] ved UiT ønsker tilbud på levering av .... Utstyret skal brukes til .... Vi ønsker en .... som kan .... Den må som minimum …. [beskriv behovet, hva det skal brukes til og eventuelle krav. Bruk gjerne vedlegg].
Pristilbudet må inkludere levering helt inn i våre lokaler, DDP Incoterms 2020 ekskl. mva., til adresse: [skriv inn adresse]. Prisen bør inkludere minimum to års garanti, samt eventuelle kostnader til frakt, toll, emballasje og håndtering.
Vedlagt er UiTs generelle kontraktsvilkår. Vi ber om at tilbudet sendes til [skriv inn e-postadresse] innen [skriv inn dato].
E-postmal for tilbudsinnhenting ved kjøp av tjenester (tilpasses det konkrete kjøpet)
[Enhet] ved UiT ønsker tilbud på levering av .... Tjenesten skal brukes til .... Vi ønsker en leverandør som kan .... Tjenesten må som minimum …. [beskriv behovet, hva det skal brukes til og eventuelle krav. Bruk gjerne vedlegg].
Pristilbudet må inkludere alle kostnader knyttet til gjennomføringen av tjenesten, herunder eventuelle reise-, oppholds-, materiell-, administrasjons- og andre kostnader. Oppgi gjerne forventet oppstart og leveringstidspunkt.
Vedlagt er UiTs generelle kontraktsvilkår. Vi ber om at tilbudet sendes til [skriv inn e-postadresse] innen [skriv inn dato].
Email template for requesting quotations for the purchase of goods (to be adjusted to the specific purchase)
[Department] at UiT requests a quotation for the delivery of .... The equipment will be used for .... We prefer a .... that can .... As a minimum, it must .... [describe the need, intended use and any requirements. Include any attachments].
The quotation must include delivery inside our premises, DAP Incoterms 2020 VAT unpaid, to address: [fill in address]. The price should include a minimum two-year warranty, as well as any costs related to freight, customs, duties, packaging and handling.
UiT’s general terms and conditions are attached. We kindly ask you to submit your quotation to [fill in email adress] by [fill in date].
Email template for requesting quotations for the purchase of services (to be adjusted to the specific purchase)
[Department] at UiT requests a quotation for the delivery of .... The service will be used for .... We prefer a supplier that can .... As a minimum, the service must .... [describe the need, intended use and any requirements. Include any attachments].
The quotation must include all costs related to the delivery of the service, including any travel, accommodation, materials, administrative and other costs. Please also state the expected start date and delivery date.
UiT’s general terms and conditions are attached. We kindly ask you to submit your quotation to [fill in email adress] by [fill in date].
Stråling og strålevern
Ved UiT blir det benyttet ulike type kilder som sender ut stråling til omgivelsene. Strålingen omfatter både ioniserende og ikke-ioniserende stråling, og kan forårsake skade på mennesker og miljø. Ioniserende stråling har høy nok energi til å skade arvestoffet i cellene. Ikke-ioniserende stråling har ikke nok energi til å skade arvestoff i cellene, men produserer varme. Det elektromagnetiske spekteret gir en helhetlig oversikt over all elektromagnetisk stråling.
Flere lover og forskrifter regulerer arbeidet med stråling ved UiT. Statens strålevern er fagmyndighet og tilsynsmyndighet for hvordan strålevernet blir ivaretatt ved UiT.
Strålevernet sentralt ivaretas av UiTs sentrale strålevernkoordinator ved Avdeling for organisasjon og økonomi.
Det er utnevnt strålevernkontakter for å ivareta strålevernet ute på enhetene hvor det benyttes og håndteres strålekilder.
Alle strålekilder må meldes til UiTs sentrale
Dersom du ikke har fått et strålevern-prosjektnummer må du fylle ut skjema for registrering av prosjekt som inkluderer åpne radiaktive kjeder.
Dersom du har vært i kontakt med UiTs strålevernkoordinator og har fått et strålevern-prosjektnummer, kan du gå videre til å registrere en innkjøpsforespørsel.
Velg type skjema "Annet" og kategori "Radioaktive isotoper". Husk å påføre strålevern prosjektnummer!