Avtaleoppfølging
Her finner du som Avtaleeier rutiner, veiledning og maler til bruk i oppfølgingen av rammeavtaler.
Rutine for oppfølging av rammeavtaler
Oppfølging av UiTs rammeavtaleportefølje skal gjennomføres i tråd med Rutine for oppfølging av rammeavtaler.
Strukturert og systematisk avtaleoppfølging er avgjørende for å sikre at avtalte vilkår oppfylles og at lovpålagte krav overholdes. Gjennom god avtaleoppfølging skal UiT oppnå:
- Avtaler som er i samsvar med gjeldende lover og regler
- Økonomiske og administrative gevinster
- Ivaretakelse av viktige samfunnshensyn
UiT Norges arktiske universitet kjøper varer og tjenester for om lag 1,5 milliarder kroner hvert år, som utgjør ca. 31% av universitetets årlige budsjett. En stor del av dette budsjettet brukes til å kjøpe varer og tjenester gjennom rammeavtaler som er inngått etter konkurranse i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Gjennom konkurransene stilles det en rekke krav til leverandørene og leveransene. Eksempler kan være krav til kvalitet, utførelse, oppmøte- og leveringsfrister, personell, betalingsbetingelser mv., samt krav som ivaretar viktige samfunnshensyn som etisk handel og klima- og miljø. Det er avgjørende at disse kravene følges opp og håndheves ovenfor leverandørene. Manglende etterlevelse kan resultere i at anskaffelsen blir en ulovlig direkte anskaffelse, noe som kan medføre overtredelsesgebyr på opptil 15% av avtalens verdi og/eller erstatningskrav dersom søksmål fremmes.
Noen krav er lovpålagte å innta i visse avtaler, som lærlingekrav og krav som skal motvirke arbeidslivskriminalitet (lønns- og arbeidsvilkår, betaling via bank, begrensning av antall ledd i leverandørkjeden, obligatorisk tjenestepensjon, informasjons- og språkferdigheter og HMS-kort). Oppdragsgivere har en plikt til å sikre at disse kravene overholdes.
Avtaleoppfølging er en pålagt oppgave, og det er forankret i UiTs Anskaffelsesstrategi at dette området skal utvikles. Se Anskaffelsesstrategi, delmål 2.
Rutinen finner du her.
Om roller
Avtaleeier
Direktør ved enheten (fakultet eller avdeling) som mottar eller styrer bruken av rammeavtalen, og har et delegert ansvar for hele eller deler av avtaleoppfølgingen. Direktør kan delegere oppgaver tilknyttet rutinen.
Når rammeavtalen skal benyttes av flere enheter ved UiT, er administrasjonsdirektøren Avtaleeier. Seksjon for innkjøp utfører oppgaver tilknyttet rutinen og kan delegere oppgaver til andre enheter der det er hensiktsmessig.
Veiledning og maler
Disse malene skal benyttes i oppfølgingen av rammeavtaler og kan tilpasses etter behov. Dersom du har forslag til forbedringer eller opplever at noe mangler - ta kontakt med SEKI!
- Overleveringsdokument rammeavtale, fra SEKI til Avtaleeier
- Oppstartsmøte rammeavtale
- Oppfølgingsmøte rammeavtale
Vi anbefaler også å se DFØs veileder for anbefalinger om hvordan kontraktsoppfølging kan og bør gjennomføres. Veilederen gir nyttige råd og beste praksis for en effektiv oppfølging.
Gevinster
Med strukturert og god avtaleoppfølging forventes det gevinster i form av:
- Økonomiske besparelser
- Økt kontroll med leveranser og fakturering - sikrer at UiT oppnår avtalte fordeler og fanger opp avvik
- Gjennomførte stikkprøver ved UiT viser potensiale for stor økonomisk gevinst, blant annet ved å avdekke overfakturering
- Redusert risiko for brudd på anskaffelsesregelverket og sanksjoner
- Redusert risiko for brudd på kontrollplikter UiT har, eksempelvis knyttet til etisk handel, lærlingekrav og arbeidslivskriminalitet
- Klima- og miljøgevinster
- Effektiv oppfølging av avtalte klima- og miljøkrav bidrar til å nå universitets bærekraftsmål, jf. handlingsplan for miljøledelse/bærekraft
- Redusert risiko knyttet til sikkerhet og beredskap, jf. trusselbildet for UiT og uttalelser fra NSM
- Økt kunnskap om markedet gjennom tettere leverandørsamarbeid