Avtaleoppfølging
Her finner du som Avtaleeier rutiner, veiledning og maler som kan brukes i oppfølgingen av rammeavtaler.
Rutine for oppfølging av rammeavtaler
Oppfølging av rammeavtaler skal gjennomføres i tråd med Rutine for oppfølging av rammeavtaler.
En strukturert og systematisk avtaleoppfølging er avgjørende for å sikre at avtalte vilkår oppfylles, og at lovpålagte krav etterleves. God avtaleoppfølging skal bidra til at UiT oppnår:
- avtaler i samsvar med gjeldende lover og regelverk
- økonomiske og administrative gevinster
- ivaretakelse av viktige samfunnshensyn
UiT Norges arktiske universitet kjøper årlig varer og tjenester for om lag 1,5 milliarder kroner. Dette utgjør rundt 31% av universitetets årlige budsjett. En betydelig del av innkjøpene skjer gjennom rammeavtaler som er inngått etter konkurranse i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
I konkurransene stilles det en rekke krav til leverandørene og leveransene. Dette kan blant annet være krav til kvalitet, utførelse, oppmøte- og leveringsfrister, personell og betalingsbetingelser. Det stilles også krav som ivaretar viktige samfunnshensyn, som etisk handel samt klima- og miljø.
Det er avgjørende at kravene følges opp og håndheves overfor leverandørene. Manglende oppfølging eller etterlevelse kan i enkelte tilfeller medføre at anskaffelsen anses som en ulovlig direkte anskaffelse. Dette kan føre til overtredelesgebyr på inntil 15% av avtalens verdi og/eller erstatningskrav dersom det reises søksmål.
Enkelte krav er lovpålagt å innta i bestemte avtaler. Dette gjelder blant annet lælingekrav og krav som skal motvirke arbeidslivskriminalitet. UiT har plikt til å sikte at slike krav etterleves.
Avtaleoppfølging er en pålagt oppgave, og det er forankret i UiTs Anskaffelsesstrategi at dette området skal utvikles. Se Anskaffelsesstrategi, delmål 2.
Roller
Avtaleeier
Direktør ved enheten (fakultet eller avdeling) som mottar eller styrer bruken av rammeavtalen, og har et delegert ansvar for hele eller deler av avtaleoppfølgingen. Direktør kan delegere oppgaver tilknyttet rutinen.
Når rammeavtalen skal benyttes av flere enheter ved UiT, er administrasjonsdirektøren Avtaleeier. Seksjon for innkjøp utfører oppgaver tilknyttet rutinen og kan delegere oppgaver til andre enheter der det er hensiktsmessig.
Veiledning og maler
Disse malene skal benyttes i oppfølgingen av rammeavtaler og kan tilpasses etter behov. Har du forslag til forbedringer, eller opplever du at noe mangler - ta kontakt med SEKI!
(NB! Vises kun for påloggede ansatte)
- Overleveringsdokument for rammeavtale - fra SEKI til Avtaleeier
- Oppstartsmøte for rammeavtale
- PowerPoint-presentasjon til oppstartsmøte
- PowerPoint-presentasjon til oppstartsmøte (BEA)
- Referat fra oppstartsmøte
- Oppfølgingsmøte for rammeavtale
Vi anbefaler også å benytte DFØs veileder om beste praksis for kontraktsoppfølging. Veilederen gir anbefalinger om hvordan avtaleoppfølging kan og bør gjennomføres, samt nyttige råd for en effektiv og strukturert oppfølging.
Gevinster
Med strukturert og god avtaleoppfølging kan UiT oppnå gevinster som:
- Økonomiske besparelser
- Bedre kontroll med leveranser og fakturering. Dette bidrar til at UiT oppnår avtalte fordeler og avdekker avvik
- Gjennomførte stikkprøver ved UiT viser er betydelig potensial for økonomiske gevinster
- Redusert risiko for brudd på anskaffelsesregelverket og sanksjoner
- Redusert risiko for brudd på UiTs kontrollplikter, for eksempel knyttet til etisk handel, lærlingekrav og arbeidslivskriminalitet
- Klima- og miljøgevinster
- Effektiv oppfølging av avtalte klima- og miljøkrav bidrar til å nå universitets bærekraftsmål, jf. handlingsplan for miljøledelse/bærekraft
- Redusert risiko knyttet til sikkerhet og beredskap, jf. trusselbildet for UiT og uttalelser fra NSM
- Økt kunnskap om markedet gjennom tettere samarbeid med leverandøren