Fellesadministrasjonen i Tromsø er på flyttefot

Midlertidig kontorplassering av ansatte i fellesadministrasjonen i Tromsø er nå klar. I løpet av mai vil 65 ansatte flytte fra campus i Breivika til Nordlysobservatoriet. I tillegg vil det bli interne forflytninger på campus i Breivika.

Denne våren starter første trinn av flytteprosessen og samlokaliseringen av fellesadministrasjonen ved UiT i Tromsø.

Det innebærer at Seksjon for rekruttering, Fellestjeneste lønn og personal, Fellestjeneste variabel lønn og reise og Fellestjenesten opptak midlertidig flytter til Nordlysobservatoriet. Flyttingen skjer etter planen første uke i mai.

Fellestjeneste innkjøp og anskaffelser har flyttet ut av Administrasjonsbygget og er plassert i Modulbygget, på campus i Breivika. I tillegg skal Seksjon for internasjonal samarbeid flytte til Øvre Lysthus, også det på campus i Breivika.

Resterende del av fellesadministrative enheter vil bli samlet i Administrasjonsbygget. Alle ansatte skal plasseres på kontorplasser innenfor enhetenes tildelte områder. Navn på tilgjengelige kontorplasser finnes på plantegninger som er distribuert til avdelinger og seksjoner.

Årsaken til at flere avdelinger, seksjoner og faggrupper må flytte midlertidig, er at deler av Administrasjonsbygget vil bli bygd om etter at eksamensperioden er over våren 2019. I løpet av andre halvår vil endelig plassering av enhetene i Fellesadministrasjonen være klar (trinn to).

Praktisk gjennomføring av flytteprosessen:

Nordlysobservatoriet
For de som skal flytte til Nordlysobservatoriet vil det bli gjennomført en befaring 11. april i tidsrommet 14:00 - 15:30. Selve flyttingen vil etter planen skje første uke i mai.
Det er bestilt kontormøbler, blant annet hev- og senkebord, til alle kontorplasser. Et flyttebyrå tar seg av den fysiske flyttingen av esker, IT-utstyr og eventuelt kontorstoler til Nordlysobservatoriet. Alle esker må være merket med navn og nytt kontornummer.
Administrasjonsbygget og Øvre Lysthus
Alle ansatte som er i, eller skal flytte til Administrasjonsbygget, vil i løpet av kort tid bli fordelt på tilgjengelige kontorplasser i bygget. Dette arbeidet koordineres i den enkelte seksjon. Kontorer som i dag står tomme kan tas i bruk umiddelbart. Det samme gjelder interne forflytninger, som er mulig å gjennomføre allerede nå.

Hva tar du med deg:

Eget IT-utstyr (PC, headset, skjermer og kabler)
Eventuelt spesialtilpasset kontorstol
Dokumenter, bøker og andre personlige eiendeler

Hva lar du stå igjen:

Inventar; skrivebord, bokhyller, skap o.l.

Benytt muligheten til å rydde og kaste
Alle kontorer skal forlates slik du ønsker å møte ditt nye kontor

Flytteesker og flyttetraller gjøres tilgjengelig og vil kunne hentes på anvist sted. Husk at eskene må merkes med navn, nytt kontorsted og nummer.

Nødvendig utstyr som traller/vogner for frakting av inventar og utstyr vil også bli gjort tilgjengelig.

Dersom det er noen som får behov for hjelp til oppkobling av IT-utstyr etter flyttingen, kan man få dette ved å henvende seg til Orakel-tjenesten. Om det er behov for kontorvask, kan dette ivaretas av den enkelte, eller bestilles ved henvendelse til Renholdseksjonen ved BEA.

Alle avdelinger og enheter oppfordres til å gjennomføre flyttingen innad i Administrasjonsbygget som en felles dugnad. Det er flott om også de som ikke må flytte hjelper til.