Hvorfor skal vi ha et intranett ved UiT?

Vi vet ikke om det var akkurat det de spurte om, når uit.no/intranett ble opprettet. Det er jo noen år siden. Vi vet at de ønsket å lage mer tilpassede nettsider for den enkelte ansatte – noe som gav mulighet til å finne informasjon om det området du jobbet med på en enkel måte.

Samtidig var det behov for å rydde opp i en stadig større mengde dokumenter – eller nettsider, om du heller vil bruke det ordet. Den store mengden gjorde at når man brukte søkefunksjonen på uit.no, så var det som å lete i grumsete vann. Det var så mange dokumenter at det var vanskelig å få treff på det man hadde behov for å finne. Intranett gjorde det mulig å «skjule» en del nettsider fra det eksterne søket, det vil si at de ble lagt bak pålogging. Slik forsøkte man å gjøre vannet litt mindre grumsete for de som prøvde å søke.

Det var også et behov for å kunne skjule enkelte typer informasjon. Målet var å sikre at informasjon for eksempel bare kunne nå ansatte ved UiT.

Med blant annet «Enhetsrommet» søkte man å skape en mulig plattform for sosial samhandling. Noen enheter brukte nok dette mer enn andre, og kanskje ville et slikt verktøy fungert mer etter sin hensikt om det ikke samtidig «konkurrerte» med andre ting – sosiale medier, gruppemeldinger og tilsvarende. Eller så foretrakk man kanskje bare å ta det sosiale rundt lunsjbordet eller kaffemaskinen i stedet?

Når vi nå jobber med å etablere et nytt Intranett, har vi flere ganger stilt oss spørsmålet om hva formålet med et intranett skal være. Eller kanskje vi heller skal si – hva skal formålet med VÅRT intranett være? Mye av det vi ser som var det opprinnelige formålet er like relevant i dag – brukerundersøkelsen viser at man gjerne vil ha en form for «verktøykasse» lett tilgjengelig. Og da ikke bare linker direkte til ting man bruker i det daglige, som ePhorte eller UBWon, men man ønsker å finne informasjon om rutiner, om brukerstøtte, og om skjemaer – for å nevne noe. Du kan lese sammendraget fra undersøkelsen her.

Samtidig er vi usikker på hvilke behov enhetene har. Og derfor skal vi ha møter med dem, for å snakke sammen

om hva de bruker intranett til i dag, og hva de ser for seg å bruke intranett til fremover.  Vi ser at for de individuelle brukerne, så er ikke enhetsrommene viktige. Likevel øker mengden informasjon som legges ut på enhetsrommene. Vi finner også informasjon som gjelder for alle ansatte ved UiT, lagt ut i duplikater på enhetsrom. Hvorfor gjør vi det, når de ansatte ikke bruker enhetsrommene?

Har vi en tanke om formålet med det fremtidige intranettet? Absolutt. Vi ser tilbakemeldingene fra brukerne. Framtidens intranett skal være brukerfokusert.  Det skal være intuitivt og ryddig. Lett å finne frem i. Svare på de behovene brukerne har. Er dette et tydelig formål i dag? Nei, ikke enda. Vi skal fremdeles snakke med mange rundt omkring, og først når vi har gjort det, kan vi spisse det og gjøre det klarere. Vi er altså avhengig av at dere kan fortelle oss om forholdet dere har til dagens intranett – på godt og vondt! 😊