Forbedringsteamet ved UiT

"UiT skal sikre effektivitet og kvalitet på sine støttefunksjoner gjennom løpende forbedringsprosesser med bred involvering" - Drivkraft i nord

Ved å forbedre arbeidsprosesser og utvikle godt medarbeiderskap er målet at vi skal jobbe smartere, mer effektivt og innovativt, både internt og i samhandling med andre. 

Forbedringsteamet bidrar til dette med våre tjenester:

Noen prosesser håndteres av få personer og foregår utelukkende innenfor rammene av et team, mens andre arbeidsprosesser kan gå på tvers av nivå og seksjoner med mange involverte, slik som for eksempel ansettelse av nye medarbeidere.  

Uansett størrelse og kompleksitet på en arbeidsprosess vil vi, sammen med de som kjenner arbeidsfeltet, kartlegge og se nærmere på de ulike stegene i prosessen. Et overordnet mål er å øke aktivitet som skaper verdi for brukere samtidig som vi fjerner arbeidsoppgaver som ikke tilfører verdi. På denne måten kan vi ofte frigjøre tid, som igjen kan brukes på andre arbeidsoppgaver, øke kvaliteten på arbeidet som gjøres og spare øvrige ressurser.  

Arbeidsmetodene og verktøyene som brukes varierer ut fra hvor stor og komplisert arbeidsprosessen er. Ett slikt verktøy kan være bruk av verdistrømskartlegging. (Kort video fra UiT). I en verdistrømskartlegging visualiseres alle steg, oppgaver og utfordringer i et stort flytkart. Kartet brukes deretter som utgangspunkt for forbedring, endring og utarbeidelse av forslag til ny prosess.


 

 





Samhandling er mer enn bare møter. Det handler om godt medarbeiderskap, og om å bygge en kultur der vi respekterer, ser og lærer av hverandre.

I en hektisk arbeidshverdag kan det være nødvendig å ta seg tid til å se nærmere på hvordan grupper skal arbeide sammen. Det handler for eksempel om hvilke møter en gruppe har, eller hvordan de kan ta beslutninger på enkeltsaker. Det å ta seg tid til å diskutere hvorfor vi møtes, hvordan vi møtes og hva vi skal løse på møter har for noen grupper på UiT vist seg å gi gode resultater. Noen effekter har vært redusert møtetid, bedre kvalitet på møtene, og økt involvering og læring for medarbeidere, som for eksempel hos innkjøpstjenesten som jobbet med dette i 2018. (Infographic med informasjon om resultatene).

Forbedringsteamet holder selv daglige tavlemøter. Dersom du har lyst å se hvordan det foregår kan du enten ta kontakt for å komme å delta i et møte, eller du kan se ett av våre møter som vi har filmet (ekstern lenke til youtube).

UiT har laget egne Møtevettregler

 

«Det ble en kjempenyttig sesjon. Det viser at det er svært nyttig å få et utenfrablikk som hjelp i en utviklingsprosess. Det gir nye perspektiv.» - Gøril Heitmann, Assisterende universitetsdirektør








Kurs i forbedringsarbeid for alle ansatte


Vi tilbyr et praktisk introduksjonskurs i forbedringsarbeid for våre ansatte. Tema er sløsing, flyt/flaskehalser, standardisering, kundeverdi og kontinuerlig forbedringsarbeid. Etter kurset skal du vite mer om Lean-filosofi og kontinuerlig forbedringsarbeid. Målet er at deltakerne skal kunne medvirke til forbedring og effektivisering i egen arbeidssituasjon etter endt kurs. 

Kurset tilbys etter behov til team, og vi kommer gjerne til dere.

 

 



Prosessveilederkurs


Vi tilbyr prosessveilederkurs for ansatte som har lyst å lære mer om og bidra inn i forbedringsarbeidet vet UiT. Prosessveilederne har en sentral rolle i utvikling av universitetets kontinuerlige arbeid med forbedring av administrative prosesser. Etter gjennomført kurs er det ønskelig at nye prosessveiledere deltar i en prosess enten ved egen eller annen enhet ved UiT, eventuelt i en prosess som omfatter hele UiT. 

Kurset krever ingen særskilte forkunnskaper, men som prosessveileder er det en fordel om man liker å stå “foran på tavla” og jobbe sammen med en gruppe. I kurset vil alle deltakerne få øve seg på dette.  

Kurset går over 3 dager og vil inneholde teori, diskusjon og praktiske øvelser om forbedringsarbeid individuelt og i grupper. Kursdeltakerne må kunne delta alle dager. Etter kursdagene skal deltakerne også sette i gang et mindre forbedringsprosjekt i egen arbeidssituasjon. De vil få støtte av forbedringsprosessen i dette arbeidet.   

Kurset arrangeres en gang per semester og har plass til 10-12 deltakere.  

 

 

 



Kurs i forbedringsarbeid for ledere


Vi tilbyr også et kurs i forbedringsarbeid for ledere. Kurset legger gjennomgående vekt på en Lean ledelsesmodell som hviler på fire søyler. Gjennom disse fire søylene får deltakerne innblikk i teori og kjerneprinsipper om Lean, praktiske øvelser og trening på bruk av konkrete metoder og verktøy samt god anledning til å diskutere lederens rolle i forbedringsarbeid. 

Kurset tilbys etter behov og har en varighet på to dager. 

 

 

 Bilde: Lean ledelsesmodell

 


Det finnes flere verktøy og metoder som kan være til hjelp i forbedringsarbeid og forbedringsprosjekter. Verktøyene er tilgjengelige for alle og du finner maler og beskrivelser for de mest brukte her. Vi tilbyr også minikurs i de ulike verktøyene. Hvis du ønsker mer informasjon kan du ta kontakt med forbedringsteamet. 






SIPOC


Hva er SIPOC 
SIPOC er et verktøy som visuelt og på en overordnet måte beskriver hovedtrinnene i en arbeidsprosess. For hvert prosesstrinn angis hvem som er leverandør, kunde, og hvilke produkter eller tjenester som brukes og produseres. Akronymet SIPOC står for Supplier, Input, Process, Output og Customer. 
 
Supplier: Hvem leverer ressurser til prosessen? 
Input: Hvilke ressurser er nødvendige i prosessen? Materialer, informasjon eller andre ting. 
Process: Hvilke steg er det i prosessen? Strukturerte steg som forvandler inputs til outputs. 
Output: Hva kommer ut av prosessen? Produkter eller tjenester som prosessen resulterer i. 
Customer: Hvem er kundene/brukerne som trenger denne prosessen? Hvem mottar det som prosessen gjør? 
 
Leverandører og kunder kan være interne eller eksterne til enheten som utfører prosessen. 
Input og Output kan være materialer, tjenester eller informasjon. SIPOC vil i tabellform oppsummere Input og Output til ett eller flere prosesstrinn, og angi leverandør og kunde/bruker.  

Når bruker vi metoden 
SIPOC presenteres ofte i begynnelsen av prosessforbedringsarbeid. Den har følgende typiske bruksområder avhengig av publikum: 

  • Å gi noen som ikke er kjent med en prosess en grov oversikt over prosessen. 
  • Å oppfriske kjennskap til en prosess som har bleknet eller blir utdatert på grunn av prosessendringer 
  • Å hjelpe til med å definere en ny prosess 
  • Gir ideer på store flaskehalser 
  • God inngang til Verdistrømsanalyse 

Deltakere 
Kan gjøres i et team/gruppe. Gir raskt en grov oversikt over en prosess. 

Regler 
SIPOC bør ha maks 7 steg for å unngå at en blir for detaljert inn i prosessen. Først kartlegges første og siste prosesstrinn. Deretter de andre de andre prosesstrinnene før en går i gang med å definere output, customer, input og supplier for hvert trinn. Basert på rekkefølgen burde verktøyet derfor kanskje hete POCIS



Gevinster


 



Fiskebensdiagram


Fiskebeinsdiagram er et verktøy som kan brukes til å kartlegge mulige sammenhenger mellom årsaker og virkning(er) knyttet til et problem. Det er et visuelt verktøy som hjelper oss å organisere/strukturere tankene rundt problemet. Fiskebeinsdiagram egner seg i tidlige eller evaluerende faser for å vise sammenhenger mellom mulige årsaker og virkninger. Verktøyet brukes for å:

  • kartlegge mulige årsaker til et sammensatt problem.  
  • synliggjøre sammenhengen mellom årsak / virkning. 
  • legge grunnlaget for datainnsamling ved å identifisere mulige målepunkter. 
  • systematisere hoved- og biårsaker for å få en mer helhetlig forståelse av et problem/område.

Deltakere:
Fiskebeinsdiagram egner seg for alle på UiT. Gjøres gjerne som et gruppearbeid for å samle gruppens ideer på en systematisk måte. 

Hvordan bruker vi verktøyet?

  • Begynn arbeidet med å bestemme området/problemet/virkningen som skal kartlegges og noter det i fiskens hode. 
  • Kartlegg deretter mulige årsaker til problemet på hver side av diagrammets «ryggmarg». Mulige årsaksfaktorer legges til som nye «fiskebein». Dette fortsetter så lenge gruppen har nye årsaksfaktorer å legge til.  
  • Når gruppen er ferdig, bør dere ha en ganske god oversikt over hva som er årsakene til problemet man ønsker å analysere. 


Tips og triks: 
Still spørsmålet: Hvorfor kan dette være en medvirkende årsak? Vær svært konkret på hvilken virkning en mulig årsak kan ha. 
På malen er seks hovedkategorier av mulige årsaker tegnet opp (folk, utstyr, metode, ledelse, miljø og måling). Disse kategoriene kan endres etter behov. 

Hjelpemiddel:



5 x hvorfor


Noen ganger vil et problem eller en feil oppstå gang på gang og kanskje også over tid. 5 ganger hvorfor er en problemløsningsmetode der man prøver å finne rotårsaken til et observert problem. Ved å spørre seg hvorfor fem ganger etter hverandre så er sjansen stor for at man finner rotårsaken. Når rotårsaken er funnet finner man en løsning som forhindrer at problemet oppstår på nytt.

5 ganger hvorfor er en relativt rask metode som brukes for å løse enkle eller middels vanskelige problem. 

Deltakere: 
5 ganger hvorfor egner seg for alle på UiT. Deltakere bør være de som kjenner detaljene i problemet som skal løses.

Hvordan bruker vi verktøyet? 
Start med å definere problemet ut fra det som er observert. Still deretter spørsmålet hvorfor. Gruppa kan komme opp med en eller flere mulige årsaker til hvorfor. Noter ned mulige årsaker, gjerne som setninger istedenfor stikkord. Søk etter svar som er faktabasert heller enn å gjette frem svar på hva som kan være årsaken. Dette forhindrer at 5 ganger hvorfor ender opp med for mange mulige årsaker, noe som kan skape forvirring. 
  
Velg en av årsakene og skriv den inn i skjemaet (Direkte årsak). Still på nytt spørsmålet hvorfor og fortsett som beskrevet ovenfor inntil hvorfor er spurt fem ganger. Det er ikke alltid nødvendig å spørre hvorfor hele fem ganger, når dere ikke lengre kan få noen svar ved å spørre hvorfor har dere mest sannsynligvis funnet en rotårsak. Pass på å ikke stopp for tidlig slik at dere ikke finner rotårsaken.  
 
Når dere har funnet en eller flere rotårsaker må dere i gruppa sammen ble enig i en løsning som vil forhindre at problemet oppstår på nytt.

Tips og triks: 
Spørsmålet hvorfor kan virke lett, men for å gi et svar må gruppen tenke gjennom flere mulige årsaker.  
 
I noen tilfeller vil dere kanskje oppdage at det er en person som har mislyktes med å gjøre det som skal til. Da er det viktig å fortsette med å stille spørsmål om hvorfor det har skjedd. I de fleste tilfeller vil det avdekke feil i prosessen eller systemfeil.  
 
Husk å følg med på om løsningen har eliminert eller minimert problemet i ettertid.

Hjelpemiddel:



A3


A3 er et problemløsningsverktøy som brukes for å fjerne problemer på en strukturert og effektiv måte. Metoden legger vekt på fakta, læring og eliminering av rotårsaker. Problemløsningen dokumenteres på ett enkelt A3-ark, derav navnet. Effekten av god A3 problemløsning kan gi mer presise forbedringstiltak som bidrar til økt kvalitet, reduserte kostnader, bedre HMS eller bedre leveranser. 

A3 problemløsning hjelper oss til strukturert problemløsning, og metoden kan brukes til både store og små problemer. Verktøyet er enkelt, effektivt og velprøvd.  

Deltakere: 
A3 egner seg for alle på UiT. Ofte vil 2-5 deltakere være en passe stor gruppe for problemløsning med A3.  

Hvordan bruker vi verktøyet? 
I arbeidet blir problemer analysert skikkelig før det utarbeides mål og løsningsforslag. Det er derfor viktig å følge A3 malen fra punkt til punkt slik at man ikke hopper over et punkt og går videre til neste. Punktene som skal beskrives er:  

  • Observert problem - identifiser og beskriv problemet sett fra et brukerperspektiv. 
  • Situasjonen i dag – kartlegg nåsituasjonen og den aktuelle arbeidsprosessen. Kundebehovsanalyse, gå ut og se, snakk med brukeren. Beskriv og / eller illustrer. Bruk fakta.   
  • Problemstilling og mål – del opp hovedproblemet i spissede problem. Prioriter spissede problem, og velg det viktigste. Sett mål for forbedring til det spissede problemet som er valgt. 
  • Analyse av rotårsaker – finn rotårsaken til det spissede problemet. 
  • Fremtidig situasjon og tiltak – beskriv nye løsninger / tiltak som fjerner rotårsaken og gjør at målet kan nås. 
  • Gjennomføringsplan – beskriv hvordan tiltakene skal gjennomføres av hvem og når. 
  • Resultater og effekter – kontroller om målene er nådd og hvilke effekter tiltak har gitt. 
  • Videre oppfølgingstiltak – vurder hva som skjer videre i forbedringsarbeidet. 

Det er mulig å gå tilbake igjen hvis man ser at noe må justeres underveis i arbeidet.  

Tips og triks: 
Verktøyet er enkelt å forstå, men som for mye annet så vil øving gjøre mester. Det kan av og til være vanskelig å formulere gode, målbare mål. Bruk sjekklisten for å se om du er klar for å gå videre til neste punkt på A3 arket.

Slik ser A3 ut:

Hjelpemiddel: 

 


Forbedringsteamet holder foredrag og presentasjoner internt og eksternt på mange ulike arrangment. Vi hjelper deg også gjerne med å fasilitere og/eller planlegge ditt arrangement, f.eks. internseminar, arbeidsøkt, utviklingsprosjekt m.m. Klikk på fanen nedenfor for eksempler på aktuelle tema.

 






Aktuelle tema


Vi holder foredrag om mange forskjellige tema. Noen konkrete eksempler er:

  • Generelt om kontinuerlig forbedringsarbeid
  • Kundeverdi - hva er det som gir verdi for oppdragsgiver?
  • Sløsing og feil bruk av tid
  • Flyt i arbeidsprosesser
  • Fremragende service
  • Samhandling og møtekultur

Spør oss gjerne, vi kan også være med som en samtale-/diskusjonsparter i planlegging av et seminar / workshop. 


Ved UiT foregår det kontinuerlig store og små forbedringsprosjekt. Noen ganger kan det være fint for de som driver disse prosessene å ha en kollega å snakke med. Forbedringsteamet gir derfor veiledning til ledere, prosessveiledere og ansatte som driver forbedringsprosjekt, som ønsker å utvikle sitt team eller som bare ønsker å diskutere en idé eller et potensiale for en forbedring. Ring, skype, skriv eller kom innom. Vi er alltid klare til gode diskusjoner. 





FORBEDRINGSBLOGGEN

Kontakt oss:

 Alle henvendelser blir besvart senest dagen etter du har sendt den.





FORBEDRINGSBLOGGEN

Kontakt oss:

 Alle henvendelser blir besvart senest dagen etter du har sendt den.