Helsefak skal få bedre glid
Lean heter kuren som skal gjøre at Helsefak kvitter seg med overflødig byråkrati og sitter igjen med gode, smidige prosesser. Fakultetsdirektøren lover at man skal få mer for mindre. Men først skal det et felles løft til.
 |
| Har du noen gang irritert deg over dårlig glid på jobben? Da kan Lean-metoden (lean = strømlinjeformet) være noe for deg. Illustrasjonsfoto: www.colourbox.com |
- Det handler om å få bedre glid, sier fakultetsdirektør Stig Ørsje og benytter seg av en aktuell VM-metafor.
- Alle vet at dårlige ski og feil smurning kan ødelegge turen. God glid og en godt preparert løype gir mer skiglede og bedre resultater.
Nå skal denne filosofien anvendes på administrasjonen ved Helsefak. Hvis du er blant dem som har brukt mye tid på irriterende leting, uklare rutiner eller et hav av e-poster kan du bare glede deg, mener Ørsje.
- Man trenger ikke være dårlig for å bli bedre, understreker han.
- Administrasjonen gjør en solid innsats på alle områder. Likevel tror jeg vi har noe å hente på å se nærmere på enkelte prosesser.
Felleslagring og e-posthygiene
Det er allerede satt ned noen grupper som skal finne bedre løsninger på felles utfordringer, slik som mappestrukturen på fellesservere og e-posthygiene.
- Vi bruker mye tid på det jeg kaller for kontorets sløseri, for eksempel å lete fram dokumenter på fellesserveren. Hvis vi bruker litt tid på å bli enige om gode rutiner for lagring og arkivering vil det føre til at hver og én av oss slipper å irritere seg mer, sier Ørsje og påpeker at dette også vil føre til økt verdiskapning for hele fakultetet, og dermed også for UiT.
Gruppen som jobber med e-posthygiene skal blant annet foreslå tiltak som reduserer antall overflødige mailer og tiden en bruker på å sortere dem. De nye retningslinjene for håndtering av e-post vil være bindende for hele fakultetet. Fakultetsdirektøren ønsker seg generelt mer standardisering og mindre skreddersøm.
- Det er lite hensiktsmessig å finne opp kruttet på nytt hver gang man står overfor lignende oppgaver, mener han, og legger til at økt standardisering vil føre til større forutsigbarhet.
Med mye møtevirksomhet i arbeidsgrupper kan det virke som den enkelte ansatte vil få mer arbeid, og ikke mindre?
- Ja, på kort sikt kreves det at de ansatte gjør en ekstra innsats. På lengre sikt vil lean-prosesser frigjøre kapasitet som tidligere gikk med på "kontorets sløseri" og den enkelte vil oppleve bedre flyt i det daglige. Man kan planlegge sin arbeidsdag på en helt annen måte når man vet nøyaktig hva man har å gjøre, hvilke andre som er involvert og hvor mye tid det tar å løse oppgaven. Lean-metoden skal hjelpe oss med å finne ut hva som skal til for å få bedre administrativ glid, sier han.
Ønsker å være en attraktiv arbeidsplass
 |
| Godt medarbeiderskap er en sentral verdi ved Helsefak. Alle skal vite at det de gjør er viktig for å få kjerne-virksomheten til å gå knirkefritt. Bilde: www.colourbox.com |
For å få til en smidig administrasjon, mener Ørsje at man er avhengig av at den enkelte ansatte bidrar med egeninnsats og kompetanse. Han peker på medarbeidernes medskapende ansvar slik det er beskrevet i fakultetets strategiplan. De som etter hvert blir involvert i Lean-prosjekter, får ansvar for å utvikle gode løsninger på bakgrunn av sin kompetanse og sin erfaring. Dermed er de også med på å utforme Helsefak som arbeidsplass.
- Vi er så heldige å ha høyt kompetente og engasjerte medarbeidere på Helsefak, og jeg er overbevist om at alle er interesserte i å gjøre en god jobb. Med Lean som verktøy tror jeg vi har gode sjanser for å skape større effektivitet og samtidig større arbeidsglede, mener fakultetsdirektøren.
Ørsje understreker at Helsefak har som mål å være en arbeidsplass preget av engasjement og gjensidig respekt.
Lean-opplæring
12. mai arrangerer fakultetet dagsseminar om Lean for administrativt ansatte ved Helsefak. Her skal det gis en innføring i Lean-tankegangen og en orientering om veien videre. Det er også invitert inn foredragsholdere fra UNN som i lengre tid har brukt Lean-metoden, blant annet i forbindelse med pasientforløp.
- I Lean-metodikken defineres først kundeleveransen og så kartlegges prosessflyten for å kunne redusere flaskehalser. Vi skal blant annet se nærmere på tilsettings- og forskningssøknadsprosesser og på eksamensløp. Etter hvert vil alle administrative prosesser få tilgang på Lean prosessflytanalyse, med våre tre påtroppende prosessveiledere Harald Lind, Ørjan Olsen og Svein Are Tjeldnes i spissen, forklarer Ørsje.
Helsefak har opprettet en egen nettside med informasjon, siste nytt og lenker:
