Brukerstøtte

I prosessen Behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne innkjøpsforespørsel før bestilling sendes til leverandør. Du bør be dine medarbeidere om å klarere innkjøp på forhånd og registrere innkjøpsforespørsel i god tid. Da vet du hva som kommer til godkjenning, og leverandøren får rimelig tid til å levere varen. Du må også godkjenne faste innkjøpsavtaler (eksempel serviceavtaler). 

Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:

• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen (rett konto, koststed, delprosjekt og merverdiavgiftskode).
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
• kjøp over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet seg.

Innkjøpsforespørsel/Bestilling

For bestillinger skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Bestillingen går ikke til leverandør før du har godkjent, så du har et ansvar for å ikke forsinke leveransen. Dersom du mener at det er noe feil med bestillingen kan du avvise den og skrive inn kommentar. Den går da tilbake til innkjøper som kan rette opp og sende til deg på nytt.

Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkjøpsforespørsel (dfø-video) 

Å benytte alternativet innkjøpsplan vil si at dere på forhånd har fått godkjent et budsjett med en begrenset gyldighetsperiode, som navngitte rekvirenter eller innkjøpere får lov til å opprette innkjøpsforespørsler mot. Planen skal i tillegg definere leverandør(er) som dere kan benytte.

Godkjenne plan

Bruker med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) for kontering angitt på en innkjøpsplan, mottar varsel per e-post når planen er sendt til godkjenning.

Gå til Dine oppgaver for å se liste med oppgaver til behandling. Velg aktuell oppgave eller velg Gå til oppgavebehandling for å åpne oppgavelisten i eget vindu.  

Når du velger aktuell oppgave, åpner godkjenningsbildet seg.

For å godkjenne planen trykker du på knappen Godkjenne (BDM).  

Brukerveiledning: Innkjøpsplan (dfø)

Periodisk faktura kan håndtere repeterende fakturaer der leverandøren og avtalegrunnlaget er kjent på forhånd. Før en periodisk faktura blir aktiv i systemet må innkjøper opprette ett objekt knyttet opp mot leverandøren i systemet, dette objektet vil gå på arbeidsflyt.

Godkjenne objekt

Objekter knyttet til en avtale med autogodkjenning sendes til godkjenning av BDM i henhold til fullmaktsmatrisen. Oppgaven for godkjenning av objekt legges i oppgavelista til brukeren sammen med andre oppgaver i løsningen.

Godkjenner av objektet må kontrollere at opplysningene på skjema er korrekte. Godkjenner har følgende handlingsalternativer:

• Godkjenne (BDM)
  • Godkjenner objektet, objektet blir dermed aktivt.
• Avvis til skjemaeier
  • Godkjenner kan avvise til skjemaeier (bruker som opprettet skjema) med kommentar dersom noe må korrigeres.

Brukerveiledning: Periodiske faktura (dfø)

Faktura

Leverandørens faktura skal inneholde bestillingsnummer, og hvis den også har avtalt beløp og det er foretatt varemottak går den normalt rett til betaling (det har vært kvalitet i alle ledd). Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.

Videresende faktura til annen Kostnadsgodkjenner

Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kjøp), skal du sende fakturaen videre i systemet. Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt.

Brukerveiledninger

• Godkjenne faktura (dfø-video)

Ved for eksempel ompostering av kostnader eller interne kostnadsbelastninger blir det laget bilag som må godkjennes. Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden, og denne er riktig kontert, godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget med kommentar, og det returneres til bilagsbehandler (attestant) for korreksjon.

Brukerveiledninger

• Omposteringsløsningen (registrere bilag i hovedbok) 

• Innkjøper
• Fagrekvirent
• Fakturaflytoppfølger
• Varemottaker
• Leverandørvedlikeholder
• Remitterer BTB

• Fakturaansvarlig
• Salgsordreoppretter
• Fakturautsteder
• Remitterer FTI
• Kundegodkjenner
• Innbetalingsoppfølger
• Kundereskontrooppfølger

• Prosjektøkonom
• Prosjektøkonom - EUs rammeprogram Horizon 2020
• Søknadsregistrerer
• Prosjekteier
• Prosjektleder
• Prosessrådgiver
• Systemadministrator prosjektøkonomi 

• Kostnadsgodkjenner – økonomi og lønn
• Bilagsbehandler (omposteringsløsning)
• Anleggshåndterer
• Anleggsregisteroppfølger
• Periodeavslutter ved universitet
• Periodeavslutter ved enhet
• Avstemmer

• Controller - budsjett
• Prosessansvarlig og systemadministrator – budsjett