Fravær

Statlige arbeidsgivere skal sørge for at arbeidstaker får 25 virkedager ferie hvert ferieår. Innenfor perioden 1. juni - 30. september kan arbeidstakeren kreve å få avvikle en sammenhengende ferieperiode på tre uker. Ledere skal passe på å legge til rette for at ansatte får tatt ut ferie. Det kan ikke utbetales feriepenger for ferie som ikke er avviklet i ferieåret. Unntaket er hvis arbeidstaker slutter og får utbetalt et sluttoppgjør. 

Alle har rett til å ta ut ferie i kalenderåret og i staten skilles det mellom ferie med lønn, og ferie uten lønn. Hvor mange feriedager ansatte kan ta ut med lønn er avhengig av hvor mye feriepenger som ble opptjent kalenderåret før.

Summen av ferie, med- og uten lønn, er 25 feriedager for arbeidstakere under 60 år. Fra det året man fyller 60, har man rett på 30 feriedager.

---

Sist endret: 15.02.2024
Printvennlig innhold: Feriens omfang

Intern rutine - Bruk av arbeidsgivers styringsrett ved fastsetting av ferie.

Intern rutine - Fastsetting av ferie for ansatte i bistillinger.

---

Sist endret: 15.02.2024
Printvennlig innhold: Fastsettelse av ferie

Alle ansatte plikter å registrere ferieønsker i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no). 

Derfra blir søknaden sendt elektronisk til leder til godkjenning.

Når leder har behandlet søknaden i selvbetjeningsportalen, genererer systemet en e-post til den ansatte med en orientering om utfallet av søknaden.

Ansatte har mulighet til å endre eller slette ferie i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).

Ansatte kan selv sjekke sine feriekvoter i selvbetjeningsportalen (dfo.no).

Merk: Feriekvoten i selvbetjeningsportalen viser antall dager ansatte har til rådighet for ferie i det inneværende året. Denne kvoten reduseres straks det er sendt inn en søknad om ferie, altså allerede før den er godkjent av leder. På denne måten viser selvbetjeningsportalen  hele tiden antall tilgjengelige feriedager som ansatte kan opprette en søknad for.

---

Sist endret: 15.02.2024
Printvennlig innhold: Søke om ferie

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale at inntil 12 virkedager av ferien skal tas ut som forskuddsferie. Det betyr at ferien avvikles før ferieåret begynner. Man skiller ikke på om feriedagene som tas ut er lovbestemt eller følger av tariffavtale. Dette utgjør 10 arbeidsdager for arbeidstakere med ordinær femdagers arbeidsuke (mandag til fredag) og full stilling.

Ferieloven finnes her.

Skjema for søknad om forskuddsferie må fylles ut av ansatt og sendes til leder for godkjenning, før det sendes videre via Topdesk.

---

Sist endret: 14.10.2025
Printvennlig innhold: Søke om forskuttering av ferie

Endring eller sletting en fraværssøknad skjer i DFØ selvbetjeningsportal.

Under «Tid» velges flisen «Fraværssøknader». Under «Søknadsoversikt» vises sendte søknader.  

Sletting av fraværssøknader som er sendt eller godkjent, gjøres ved å klikke på krysset.

Redigering av søknaden gjøres ved å klikke på pennen.

NB! Det skal ikke legges til nytt/fremtidig fravær i samme søknad. Det skal kun legges inn endringer. For å søke om nytt fravær må skal det opprettes ny fraværssøknad. 

---

Sist endret: 21.02.2024
Printvennlig innhold: Endre eller slette feriesøknad

Det er arbeidsgivers plikt å legge forholdene til rette for at ferien kan avvikles i ferieåret. Arbeidstaker på sin side har plikt til å ta ferie.

Overføring av ferie

• Arbeidstaker kan overføre inntil 14 feriedager til neste år (10 dager iht. ferieloven, 4 dager iht. Hovedtariffavtalene). Veiledning for hvordan man søker om overføring av ferie finner du her
• Ansatte skal søke om overføring av ferie i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no)
• Der ansatte i strid med regelverket har mer enn 14 dager ferie som overføres til neste ferieår, skal det gis en begrunnelse i selvbetjeningsportalen. Grunner kan være 100% sykmelding i ferie, eller avvikling av foreldrepermisjon.
• Søknad om overføring av ferie kan registreres fra den 1.oktober og senest innen 31.12.xxxx. Søknaden skal først registreres når den ansatte har tatt ut de feriedagene som hen har rett og plikt til å ta ut i inneværende år og vet antall gjenstående feriedager som kan overføres. Ved endring av søknad må det søkes på nytt og kommentar om dette må legges inn i feltet «Merknad til godkjenner»

Utbetaling av ferie

• Det er ikke mulig å få utbetalt lønn for uavviklet ferie. Det gjelder også for langtidssykemeldte som ikke har hatt anledning til å ta ut ferie. Ferie som ikke er avviklet vil kun bli utbetalt på et sluttoppgjør ved fratredelse.

---

Sist endret: 21.02.2024
Printvennlig innhold: Overføring av ferie

En 100 % sykmeldt arbeidstaker har en viss mulighet til å utsette enkelte feriedager eller hele ferien. For å ha rett til sykepenger må arbeidstaker gi beskjed om sykdommen på vanlig måte første hele sykedag.

Utsette hele ferien

For å kunne utsette hele ferien, må du være 100 % sykmeldt allerede før ferien. Kravet om utsettelse må fremmes senest siste arbeidsdag før ferien skulle startet, og dokumenteres med sykmelding.

Utsette de feriedagene sykdommen varte 

Som 100 % sykmeldt kan du be om at samme antall feriedager utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. Det gjelder enten du ble syk i løpet av ferien, eller allerede før ferien startet. Kravet må fremmes så snart du er tilbake på jobb, og dokumenteres med sykmelding.

Gjelder utsettelsen ferie i perioden 1. juni - 30. september, kan ikke arbeidstaker kreve å få ny ferie senere i samme periode.

Delvis sykmeldt

Delvis sykmelding gir ikke rett til å utsette ferie eller feriedager. Det betyr at du har samme rett og plikt til å ta ferie som ellers. Skal du ha ferie en uke, bruker du 5 feriedager. Du kan ikke kombinere feriepenger og sykepenger ved å ta ferie kun de dagene du skulle vært på jobb.

Overføre ferie
Er det sykdom eller foreldrepermisjon som er årsak til at arbeidstaker har feriedager til gode på slutten av året, blir dagene overført til neste ferieår.

---

Sist endret: 21.02.2024
Printvennlig innhold: Utsette ferie på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon

Man kan søke om å ta ut ferie i forkant av - eller etterkant av foreldrepermisjon. Dersom man skal avvikle ferie i en periode man har planlagt foreldrepermisjon, må man søke om å dele opp foreldrepermisjonen. Dersom man har lønnet foreldrepermisjon forskutterer UiT lønn til den ansatte og mottar refusjon fra NAV for foreldrepenger. NAV skal ikke betale refusjon for dager der ansatte har ferie, og det er derfor viktig at man ikke avvikler ferie i den peroden man mottar foreldrepenger fra NAV. Dersom man skal endre på planlagt ferie fra UiT må man samtidig endre sin søknad om foreldrepenger hos NAV. 

Les mer om rutiner ved foreldrepermisjon fra UiT.

---

Sist endret: 21.03.2024
Printvennlig innhold: Ferie og foreldrepermisjon

Ferie som er avtalt før oppsigelsen er mottatt, skal i utgangspunktet avvikles som planlagt. Arbeidstaker kan likevel samtykke til at ferietidspunktet endres, etter at oppsigelsen er kommet fram til mottakeren.

Når arbeidstaker sier opp
Er ikke ferien avtalt før arbeidstaker sier opp, skal arbeidsgiver og arbeidstaker på vanlig måte forsøke å bli enige om ferietidspunktet. Blir de ikke enige, kan arbeidsgiver med noen unntak bestemme ferietidspunktet.

Arbeidstaker kan kreve å ta ferien i oppsigelsestiden hvis det ellers ikke vil være anledning til å ta sommerferie, eller ta ut all ferien før året er omme.

Arbeidstaker som sier opp etter 15. august kan ikke kreve å ta ferien i hovedferieperioden.

Når arbeidsgiver sier opp
Blir arbeidstaker sagt opp, og oppsigelsestiden er kortere enn 3 måneder, kan ikke arbeidsgiver bestemme at arbeidstaker skal ta ferie i oppsigelsestiden. Arbeidstaker kan si nei til å ta ferie i oppsigelsestiden, selv om ferien var bestemt på forhånd. Er oppsigelsestiden på 3 måneder eller mer, er det mulig å legge ferie til oppsigelsestiden.

Oppsigelse i prøvetid
Er oppsigelsesfristen i prøvetiden kortere enn 3 måneder, kan ikke arbeidsgiver ensidig bestemme at ferien skal tas ut i dette tidsrommet.

---

Sist endret: 21.02.2024
Printvennlig innhold: Ferie i oppsigelsestid

Avtalefestet permisjon med eller uten lønn er permisjon som man har rett til etter

• Hovedtariffavtalene i staten (fellesbestemmelsene, jf. Statens personalhåndbok pkt. 7).
• Hovedavtalen i staten (§§ 38-42, jf. Statens personalhåndbok pkt. 8.38 – 8.42).

Disse er nærmere beskrevet i statens arbeidsgiverportal.

---

Sist endret: 19.12.2023
Printvennlig innhold: Avtalefestet permisjon

Rett til lønn ved egen sykdom/skade

Rettigheter for lønn under sykdom eller skade framgår av Hovedtariffavtalenes
fellesbestemmelser § 18 og § 24.

Permisjon med lønn ved svangerskap Foreldrepermisjon med lønn Permisjon ved amming Velferdspermisjon Korttidsfravær med lønn Pleie nære pårørende i terminalfasen

---

Sist endret: 27.02.2024
Printvennlig innhold: Permisjoner med lønn

Søknader om permisjon uten lønn avgjøres i hvert enkelt tilfelle av arbeidsgiver eller ansettelsesmyndigheten, som vurderer om det av hensyn til tjenesten lar seg gjøre å gi permisjon. Ved vurderingen legges bl.a. vekt på om det er mulig å skaffe vikar eller å ordne tjenesten på annen forsvarlig måte. Det vises til Statens personalhåndbok. Permisjon uten lønn innvilges av ansettelsesmyndigheten etter personalreglementets bestemmelser for ansettelse av tilsvarende varighet:

• Der permisjonen er mindre enn seks måneder, innvilges søknaden administrativt av rektor/administrasjonsdirektør/avdelingsdirektørene/dekan/fakultetsdirektør, eller delegeres til leder på lavere nivå, dvs. instituttledere eller seksjonsledere.
• Permisjon fra seks til tolv måneder innvilges av rektor/administrasjonsdirektør/ avdelingsdirektør/dekan/fakultetsdirektør etter innstilling fra søkers nærmeste overordnede tjenestemyndighet.
• Permisjon ut over ett år behandles av ansettelsesmyndigheten etter innstilling fra innstillingsmyndigheten. 

Den ansatte søker om permisjon i Selvbetjeningsportalen, og leder mottar søknad til behandling etter kontroll og behandling hos SELP. Følgende permisjoner innvilges vanligvis:

Utdanningspermisjon uten lønn Permisjon etter sykelønnsperiodens utløp Omsorgspermisjon for barn Permisjon for å overta annen stilling

---

Sist endret: 15.10.2025
Printvennlig innhold: Permisjon uten lønn

Egenmelding kan bare brukes i arbeidsgiverperioden og den ansatte skal melde fra til UiT om sykefraværet første hele fraværsdag. Egenmelding registreres i DFØ-portalen under "Fraværssøknad" så snart det lar seg gjøre. Dersom fraværet er arbeidsrelatert må den ansatte informere om dette i registreringen. På den måten kan leder avklare årsaken, og tilrettelegge så langt det lar seg gjøre, for å unngå fremtidig sykefravær.

Egenmelding kan brukes i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode. Egenmelding kan for eksempel brukes for 24 enkeltdager. Dersom sykefraværet går over flere dager, inkludert en helg, regnes helgedagene med. Ved UiT kan man bruke egenmelding opptil 8 kalenderdager per sykefraværstilfelle.

Er ansatte syk kun deler av arbeidsdagen skal det ikke benyttes egenmelding. Fraværet skal registreres under flisen "Registrer arbeidstid". Velg fravær- syk deler av dag. 

Egenmelding kan ikke brukes når:

• ansatte ikke har opparbeidet seg retten til bruk av egenmelding
• ansatte er delvis sykmeldt
• antall dager med egenmelding per sykefravær er brukt opp
• antall egenmeldinger i løpet av 12 måneder er brukt opp
• ansatte mottar arbeidsavklaringspenger helt eller delvis
• ansatte er fratatt retten til å bruke egenmelding

Les mer om egenmelding her.

Egenmelding for timelønte

Personer som er tilsatt på timekontrakt får ikke automatisk tildelt kvote for egenmelding. Dersom en timelønnet ansatt blir syk og ønsker å dokumentere fraværet med egenmelding, må nærmeste leder med oppfølgingsansvar vurdere om den ansatte har opptjent rett til å benytte egenmelding. For å få rett til å nytte egenmelding må arbeidstakeren ha arbeidet hos arbeidsgiveren i minst to måneder.  
 
Er retten til å benytte egenmelding opptjent, må leder sende en henvendelse til Seksjon for lønn og personaltjenester og be om at det opprettes kvote for egenmelding. 
Leder får beskjed når den ansatte kan registrere egenmelding i DFØ-portalen.  
 
Den ansatte kan registrere fraværssøknad (egenmelding) i DFØ-portalen dagen etter kvoten er opprettet. For at det skal utbetales lønn til timelønnet ansatt på dager med egenmelding, må den ansatte føre timeliste på eget skjema «Timeliste for sykmeldte timelønte». I skjemaet sender den ansatte inn timene som på forhånd var avtalt med leder og satt opp i arbeidsplanen, og som hen er forhindret fra å jobbe på grunn av sykdom.
 
Ikke rett til egenmelding 
Dersom retten til å benytte egenmelding ikke er opptjent, må leder be den ansatte dokumentere fraværet med sykmelding. 

---

Sist endret: 23.04.2025
Printvennlig innhold: Egenmelding

Når det ikke er tillatt å benytte egenmelding er det nødvendlig med sykmelding fra lege eller annen behandler. Arbeidsgiver har ikke krav på å få vite diagnosen. Den ansatte får sykmeldingen på nav.no og må sende den videre til arbeidsgiver. Les mer om sykmelding trinn for trinn, og vanlige problemstilliner på nav.no.

For å ha rett på sykepenger fra arbeidsgiver må den ansatte melde fra om sykefraværet første hele fraværsdag og levere sykmeldingen til arbeidsgiver innen 14 dager, med mindre det av spesielle grunner er umulig.

Den ansatte må oppfylle generelle vilkår for rett til sykepenger. Den ansatte skal gi arbeidsgiver beskjed om at legeerklæring er utstedt, innen 9. fraværsdag.

Den ansatte skal kontaktes av arbeidsgiver for avklaring av forventet varighet på sykefraværet, behovet for delegering av arbeidstakers arbeidsoppgaver m.m.. Det skal også kartlegges behov for eventuell tilrettelegging, for å få arbeidstaker tilbake i jobb så fort som mulig. Dersom fraværet har sitt grunnlag i arbeidsplassen/arbeidsoppgavene, må den ansatte gi beskjed om dette.

Ved forventet sykefravær utover 4 uker, skal det avtales dato for møte med formål om å utarbeide oppfølgingsplan.

Krav om medlemmets medvirkning i hht. folketrygdloven

Arbeidstakers medvirkningsplikt i hht. arbeidsmiljøloven

Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne i hht. arbeidsmiljøloven.

Lønn under sykdom Søknad fritak arbeidsgiverperiode

---

Sist endret: 12.03.2024
Printvennlig innhold: Sykmelding

Syk i EU/EØS

Sykmelding fra lege tilhørende EU/EØS gjelder på lik linje som i Norge. I tillegg til sykmelding må den ansatte sende inn en egenerklæring for hver utenlandsk sykmelding.
Hvis sykefraværet fortsetter etter at den ansatte er kommet tilbake til Norge, må den ansatte oppsøke norsk lege for ny sykmelding.

Hvis den ansatte bor eller oppholder seg i EU/EØS, men har norsk lege, kan den ansatte motta sykmelding via e-konsultasjon. Da er det en norsk sykmelding som gjelder på lik linje med andre norske sykmeldinger (via NAV).

Egenerklæring ved utenlandsk sykmelding finner du på denne siden.

Syk utenfor EU/EØS

Som hovedregel godtar ikke NAV sykmeldinger fra leger utenfor EU/EØS. Den ansatte bør derfor kontakte sin reiseforsikring for å få hjelp.

UiT som arbeidsgiver vil heller ikke få refusjon for sykepenger i perioden den ansatte er syk utenfor EU/EØS. 

Bakgrunn for rettigheten
Ifølge folketrygdloven er det et vilkår for rett til sykepenger at medlemmet oppholder seg i Norge, i et annet EØS-land eller i et land eller område der trygdeforordningen er gitt anvendelse for vedkommende ved en bi- eller multilateral trygdeavtale som nevnt i § 1-3 b. For et medlem som ikke er EØS-borger, stilles det krav om opphold i Norge, med mindre annet følger av trygdeforordningen. EØS-avtalen gir imidlertid rett til sykepenger ved sykdom som inntreffer i et EØS-land. Dette innebærer at personer som er statsborger i et EØS-land, og som er medlem i folketrygden, og som har et utenlandsopphold i ett av medlemslandene når sykdom inntreffer, har rett på sykepenger fra NAV dersom øvrige vilkår er oppfylt. I henhold til folketrygdloven og EØS-avtalen foreligger det dermed ingen rett til sykepenger dersom den ansatte befinner seg i et land utenfor EØS-området.

UiT, som statlig arbeidsgiver, skal imidlertid utbetale lønn under sykdom, i henhold til Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser § 18, jf. § 11. Etter bestemmelsens ordlyd stilles det ikke krav om at den ansatte må befinne seg i Norge eller i et land innenfor EØS-området for at retten til lønn under sykdom skal kunne komme til anvendelse. UIT som arbeidsgiver har derfor plikt til å utbetale lønn under sykdom, uavhengig av om den ansatte har krav på sykepenger i henhold til folketrygdloven.

Refusjon
Som nevnt ovenfor, skal statlige virksomheter, ved utbetaling av lønn under sykdom, følge reglene som til enhver tid er fastsatt i Hovedtariffavtalen i staten. Det forutsettes ikke at den ansatte skal ha krav på sykepenger etter folketrygdloven. For at UiT skal kunne få refusjon etter endt arbeidsgiverperiode, er det imidlertid et vilkår at arbeidstakeren har rett til sykepenger etter reglene i folketrygdloven. NAV vil ta utgangspunkt i de bestemmelser som til enhver tid fremgår av folketrygdloven. Dersom den ansatte befinner seg i et land utenfor EØS-området, vil dette kunne medføre at UiT som arbeidsgiver ikke får innvilget refusjon fra NAV etter endt arbeidsgiverperiode. Arbeidsgiver har heller ikke hjemmel til å pålegge den ansatte til å reise hjem tidligere enn planlagt, selv om dette vil kunne få konsekvenser for refusjonskravet. Det er her viktig å merke seg at ansattes rett til lønn ved sykdom ikke forutsetter at UiT får innvilget refusjon fra NAV. Det anbefales likevel at arbeidsgiver under enhver omstendighet fremmer et refusjonskrav, slik at NAV kan vurdere kravet.

Lovverk
Hovedtariffavtalene i staten

Instruks for håndtering av utenlandsk sykmelding

Som leder sender du den utenlandske sykmeldingen til Topdesk via FileSender.
På grunn av personopplysninger må sykmeldingen sendes kryptert. Passordet skal også sendes til Topdesk, men i en separat sak. Sykmelding og passord må aldri sendes i samme sak.

Etter at saksbehandler har mottatt sykmeldingen, vil vedkommende registrere fraværet og lagre sykmeldingen i arkivsystemet.

---

Sist endret: 04.11.2025
Printvennlig innhold: Syk i utland

Maksdato (sykefravær over 12 måneder)

Som hovedregel kan en ansatt være sykmeldt, og ha rett til lønn/sykepenger i inntil 52 uker. Den siste dagen med rett til lønn/sykepenger blir kalt for maksdato. Er fraværet oppdelt i perioder, legges de spredte sykeperiodene i løpet av de 3 siste årene sammen.

Maksdatoen beregnes av NAV. Avvikling av ferie som er registrert hos NAV før maksdato, vil forskyve maksdatoen. Ansatte mottar beskjed fra NAV når maksdatoen nærmer seg, og må da sammen med nærmeste leder planlegge veien videre.

Når det nærmer seg maksdato for rett til sykepenger fra NAV må den ansatte:

• Snakke med sin nærmeste leder om sine muligheter for å komme tilbake i full eller delvis stilling

Nærmeste leder ved UiT har ansvar for å følge opp den ansatte under sykefraværet, og så lenge hen er ansatt. Arbeidsgiver skal, så langt det er mulig, tilpasse arbeidsplassen og oppgavene slik at den ansatte kan jobbe. Den ansatte er pliktig til å være med og finne løsninger slik at hen kan komme tilbake i jobb.

• Er det usikkert om den ansatte vil være tilbake i full jobb når sykepengerettighetene opphører, bør hen snarest mulig søke om pensjonsytelser fra Statens pensjonskasse (SPK) og NAV for å sikre at hen har inntekt etter at sykelønnen stanser.

Dersom arbeidsevnen er nedsatt med 50 prosent eller mer, krever SPK at man også søker om ytelse fra NAV. I slike tilfeller vil søknaden ikke bli behandlet av SPK før det foreligger vedtak fra NAV. Nærmere informasjon og søknadsskjema finnes på spk.no og nav.no. Vi gjør oppmerksom på at man ikke trenger å ta pensjonsytelsene i bruk dersom det viser seg at man er i stand til å gjenoppta arbeidet.

• Samtidig må den ansatte søke om permisjon etter utløpte sykepengerettigheter i DFØ-portalen. Universitetet vil betale lønn for inneværende stilling ut den måneden den ansatte har maksdato for rett til sykepenger fra NAV, dersom det blir aktuelt å gå over på pensjonsytelser. Vær oppmerksom på at man ikke har rett til dobbel utbetaling i denne måneden, og den ansatte må opplyse NAV om at hen mottar lønn fra arbeidsgiver ut måneden for maksdato. Ved en dobbelutbetaling vil UiT kreve tilbakebetaling av beløpet.

Les mer om permisjon i forbindelse med sykdom.

I tilfelle der ansatte ikke er i stand til å utføre dette selv, kan en kontakte Seksjon for lønn og personaltjenester som bistår ansatte og ledere.

---

Sist endret: 21.10.2025
Printvennlig innhold: Maksdato for rett til sykepenger