Timelønn og oppdragskontrakter (TOA)

Meld deg på kurset og legg til det i profilen din i Canvas. Kursene er i opptak og du kan selv bestemme når du ønsker å delta.

Påloggingsside til kursene dine i Canvas ligger her: https://mitt.uib.no/ (tjenesten leveres av Universitet i Bergen)

Se på følgende video som viser hvordan du melder deg på hvert kurs: VIDEO (logg deg inn i Panopto med UiT Azure AD)

• Attestant lønn
  Kontrollør lønn
• Feilretter lønn
• Fagspesialist organisasjon
• Fagspesialist lønn
• Fagspesialist lønnsrefusjoner
• Fagspesialist reise
• Fagspesialist tid
• Fagspesialist utbetaling og offentlig rapportering
• Personalgodkjenner lønn
• Kostnadsgodkjenner – økonomi og lønn
• Koordinator kontrakt - tilsetting og arbeidskontrakt
• Behovshaver kontrakt - tilsetting og arbeidskontrakt

Det anbefales å gjennomføre E-læringskurs i Canvas og UiTs interne kurs.

Det er viktig å vite forskjellen mellom en oppdragstaker og en arbeidstaker (time og månedslønnet) fordi valget har betydning for hvilke rettigheter disse to arbeidsforholdene har.

En oppdragstaker er en ikke-ansatt, som har påtatt seg å utføre et bestemt oppdrag. Denne personen får da utbetalt et kontraktssum ved utløp av kontrakten.

Gruppelivsforsikring – den ansatte på timelønn er omfattet av gruppelivsforsikring for hele kontraktsperioden – Fakultet/enhet belastes for gruppelivskostnad (132,75 + Aga) pr.mnd i kontraktsperioden (sats for 2023)

Denne oversikten beskriver forskjellen og rettighetene.

Kontraktsveileder som beskriver hva bestillingen må inneholde

Oversikt stillingskoder/stillingsbetegnelse og kompetansekrav

Oversikt yrkeskoder 

• Årslønn: Timesats x 1950 + 400
• Timelønnsats: Årslønn/1950

 Eksempel på beregning av stillingsprosent

1. Timekontrakter

Timekontrakter brukes for kortvarige oppdrag eller arbeid som ikke oppfyller kravene til månedskontrakter. De er spesielt egnet for arbeid med varierende arbeidstid som ikke er fastsatt på forhånd. Arbeidstiden registreres, og lønnen utbetales basert på antall timer som faktisk er jobbet. 

Timekontrakter kan også benyttes for utenlandske arbeidstakere, da månedskontrakter ikke er tillatt for denne gruppen. 

Eksempel: 
En eksamensvakt som jobber noen timer i løpet av en eksamensperiode. 

2. Månedskontrakter

Månedskontrakter brukes for administrative ansettelser med en varighet på minst 1 måned og maksimalt 6 måneder. De gjelder kun for spesifikke stillingskoder, som fagkonsulent, vitenskapelig assistent og sommervikarer. 

Kjennetegnet for månedskontrakter er at stillingsprosenten må være minst 10 %, og den ansatte kan ha maksimalt to månedskontrakter samtidig. Månedskontrakter kan ikke benyttes for pensjonistlønn, eksamensvakter eller utenlandske arbeidstakere. 

Eksempel: 
En vitenskapelig assistent som skal jobbe 20 % i 3 måneder. 

3. Arbeidsavtaler

Arbeidsavtaler brukes for faste stillinger eller midlertidige stillinger som er utlyst gjennom Seksjon for rekruttering (SREK). Disse følger vanlige rekrutteringsprosedyrer, inkludert utlysning og ansettelsesprosess. 

Arbeidsavtaler benyttes for stillinger som ikke faller inn under månedskontrakter eller timekontrakter. 

Eksempel: 
En konsulentstilling som er utlyst og besatt gjennom en ordinær ansettelsesprosess. 

Følgende stillingskoder kan benyttes ved bestilling av månedskontrakter: 

• Studentassistent: 1429 og 0389 
• Vitenskapelig assistent: 1019 og 1020 

Teknikere ved ITA: 

• Tekniker: 1090 
• Avdelingsingeniør: 1085 

Sommervikarer: 

• Betjent: 1078 
• Førstebetjent: 1079 
• Arkeologer i ulike stillingskoder 
• Konsulent: 1065 

Viktig: Husk å oppgi om kontrakten gjelder en sommerjobb eller sommervikar. 

Denne brukes når du skal inngå kontrakt med en alderspensjonist med offentlig tjenestepensjon. Det skal da gis en fastsatt timesats og ikke rapporteres til SPK. Disse kontraktene kan ikke opprettes med vekting, og må derfor opprettes time for time.

Pensjonistavlønning skal gjelde kortvarig arbeid og ikke være oppgaver av fast og varig karakter. Det skal ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.

Følgende kriterier gjelder for å bli engasjert på pensjonistlønn:

• Det er et vilkår at du mottar alderpensjon fra offentlig pensjonskasser og/eller private pensjonskasser med overføringsavtale til offentlige pensjonsordninger.
• Det er en forutsetning at slikt engasjement skal gjelde kortvarig (tilfeldig) arbeid, og ikke være oppgaver av fast og varig karakter, og skal heller ikke være en videreføring av tidligere arbeidsforhold.
• Pensjonistlønn kan ikkje kombineres med AFP og uførepensjon.

Satsen for pensjonistlønn settes årlig av departement og er:

• Pr. 1. januar 2024 : kr. 245 pr. time
• Pr. 1. januar 2025:  kr  258 pr. time
• Pr. 1. januar 2026:  kr 269 pr. time

Denne kontraktstypen skal benyttes for eksamensvakter som ikke har offentlig tjenestepensjon.

Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordinære utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer osv.).

Utdanningsstilling som vitenskapelig assistent med stillingskode 1018, 1019 eller 1020 skal ifølge forskriften gi mulighet for innsikt i vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode. Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og skal bestå av vitenskapelig eller kunstnerisk assistanse. Ansettelse i stilling som vitenskapelig assistent skjer for inntil to år. Samlet ansettelsestid kan ikke overstige to år.

Denne kontraktstypen benyttes for å opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent eller stillingskode 1429 Aspirant benyttes. Kontraktstypen må ikke forveksles med vitenskapelig assistent, som er en åremålsstilling.

Denne kontraktstypen kan brukes der man trenger kortvarig bistand eller der den ansatte selv har stor fleksibilitet til å velge når arbeidet utføres. Eksempler på slike kontrakter kan være:

• Arkeolog - Feltleder
• Arkeolog - Assisterende feltleder
• Arkeolog - Feltassistent
• Arkeolog - Utgravingsleder
• Assistentarbeid
• Feltarbeid
• PC-stuevakt
• Prosjektarbeid
• Studentarbeid
• Studiebesøk
• Teknisk støtte
• Saksbehandling
• Skrankevakt / skrankearbeid
• Kontorarbeid
• Ressursperson student/studentassistent
• Driftsoppgaver / vaktmestertjenester
• Annet

Dette gjelder eksterne sensorer og eksterne veiledere. Sensur i tilfeller der man samme semester har undervist på samme emne utbetales som timelønn. Sensur omfatter både sensur av muntlig eksamen, skriftlig eksamen og oppgaveretting.

Denne har en egen kontraktstype fordi bedømmelsen her også innebærer deltakelse i disputas.

Denne benyttes ved kompetanseopprykk i vitenskapelig stilling i henhold til forskrift om ansettelse og opprykk i forsknings- og undervisningsstillinger.

Med dette menes arbeidet til den sakkyndige komitéen som foretar bedømmelse av søkere til vitenskapelig stilling.

Denne kan eksempelvis brukes som kontrakt:

• Til en gjesteforeleser (enkeltstående forelesning utenom ordinær undervisning) eller til en ekstern oppdragstaker som holder et innlegg på en konferanse.
• Til praksisveileder(e) med fast honorar (ikke timebasis)
• Til fast honorar for medlemmer av styre, råd og utvalg - se også informasjon under Godtgjørelse styre, råd og utvalg.

Kontraktshaver signerer kontrakten digitalt i en løsning levert av DFØ. DFØ sender en lenke for pålogging til mottakerens private e-postadresse, og en kode for pålogging mottas via SMS ved å klikke på knappen «Hent passord». 

Brukerveiledning for signering: 

• Brukerveiledning for signering (norsk) 
• Brukerveiledning for signering (engelsk)

Signeringsprosessen i korte trekk: 

1. Logg inn 
Bruk koden mottatt via SMS for å logge inn. 

2. Kontroller opplysninger 
Sjekk, korriger eller legg til nødvendige personopplysninger og bankopplysninger. 

3. Legitimering 
Bekreft identiteten din. 

4. Godkjenn eller avvis kontrakten 
Velg om du vil godkjenne eller avvise kontraktsforslaget. 

Timelønnede må føre timer enten i DFØ-appen eller i selvbetjeningsportalen og levere timeliste for å få utbetalt lønn. Månedslønnede mottar derimot automatisk utbetaling hver måned for perioden kontrakten gjelder. 

Systemet er tillitsbasert, og det vil derfor kun bli gjennomført stikkprøvekontroller av innleverte timelister. Ved slike kontroller kan du bli kontaktet for å bekrefte at arbeidet er levert i henhold til det som er meldt inn til utbetaling. Det er viktig å merke seg at ansatte ikke har mulighet til å føre flere timer enn det antallet som er avtalt i kontrakten. 

Dersom du oppdager avvik i kontrakten, er det svært viktig at dette meldes til koordinator for kontrakten via TOPdesk så snart som mulig. 

Kostnadsgodkjenner har ikke ansvar for utbetaling av timelønn eller månedslønn. Etter at de har gitt sin budsjettdisponering for en kontrakt, kan de følge opp denne ved hjelp av rapporter. 

Honoraret utbetales automatisk etter at kontrakten er signert og sluttdatoen har passert. 

Vanlige utbetalingstidspunkter hver måned er: 

• 16.–18. og 27.–30. 

Dersom en kontrakt signeres etter at sluttdatoen har passert, vil honoraret bli utbetalt i neste mulige utbetalingsperiode. 

Vær oppmerksom på at utbetalinger også kan forekomme på andre datoer. Kun signerte kontrakter kvalifiserer for utbetaling. 

Dersom det oppdages avvik i kontrakten, er det svært viktig at dette meldes inn til koordinator kontrakt via TOPdesk fortløpende. 

For sensoroppdrag gjennomfører koordinator kontrakt en kontroll i Tableau (FS/Wiseflow) for å sikre at antall sensurerte besvarelser samsvarer med det som er avtalt i kontrakten. Dersom antallet er lavere enn avtalt, vil utbetalingen bli nedjustert til korrekt beløp. 

Kostnadsgodkjenner har ikke ansvar for utbetaling av oppdrag. Når de har godkjent budsjettet for en kontrakt, kan de følge opp kontrakten ved å bruke rapporter. 

De som signerer med BankID får tilsendt en kopi av kontrakten til sin digitale postkasse., for eksempel Digipost eller e-Boks. 

Timekontrakter vil også være tilgjengelig i DFØ-appen og i selvbetjeningsportalen.  

Lønnsslippen kan finnes både i DFØ-appen og i selvbetjeningsportalen, mens opplysninger om inntekt og arbeidsforhold er tilgjengelige på Skatteetatens nettside under «Mine inntekter og arbeidsforhold». 

Utenlandske ansatte som ikke har en digital postkasse må laste ned kontrakten i forbindelse med signeringen. Hvis kontrakten ikke lastes ned på dette tidspunktet, eller dersom de trenger hjelp, må de kontakte SELP. Timekontrakter og lønnsslipper er tilgjengelige i DFØ-appen og selvbetjeningsportalen, men oppdragstakere må kontakte SELP for å få tilgang til sin kontrakt og lønnsslipp. 

Du kan ikke endre bestillingen etter at den er sendt inn. Hvis kontrakten allerede er sendt inn og du ønsker å gjøre endringer, må du sjekke kontraktens status for å finne ut hvordan du skal gå frem: 

Kontrakt med status «Hos saksbehandler» 
Kontakt SELP via TOPdesk eller svartjenesten for å få kontrakten returnert. Husk å oppgi sekvensnummer og navnet på kontrakten. 

Kontrakt med status «Hos Godkjenner 2» 
Godkjenner 2 må kontaktes for å returnere kontrakten. SELP kan hjelpe deg med å finne riktig Godkjenner 2 dersom du er usikker. 

Kontrakt med status «Til signering» 
Kontraktshaver må kontaktes for å avvise kontrakten. 

Kontrakt med status «Ferdig» 
Følg gjeldende rutine for endring av signert kontrakt. 

Du har mulighet for å slette bestillingen dersom den ikke er sendt til Koordinator kontrakt enda. Dersom kontrakten er sendt videre og du ønsker å slette bestillingen må du sende sak via TOPdesk.

Hvis de opplever problemer, kan det være lurt å bytte nettleser. Microsoft Edge, Firefox og Google Chrome er anbefalte nettlesere og skal fungere optimalt. Vær oppmerksom på at Internet Explorer ikke støttes og derfor ikke vil fungere. 

Dersom problemet vedvarer, kan det skyldes innstillinger i bedriftens brannmur eller sikkerhetssystemer. I slike tilfeller anbefales det å kontakte IT-avdelingen for å sikre at tilgangen ikke blokkeres. Alternativt kan de forsøke å bruke mobilen til signering eller deres private PC, da dette ofte kan løse problemet. 

Dersom noen opplever problemer med å se kontrakten på engelsk kan man endre språk øverst til høyre på kontraktssigneringssiden.

Hvis du blir kontaktet angående feilmeldingen «Det oppsto et problem med å sende passord, vennligst forsøk igjen», skyldes dette vanligvis en feil med telefonnummeret. Dette kan være at telefonnummeret er registrert feil, eller at landkoden mangler eller er feil. 

For å løse problemet må Koordinator kontrakt rette opp feilen. Feilen meldes inn via TOPdesk for videre oppfølging. 

Når du mottar en bestilling i retur, kan du gjøre endringer på to måter: 

1. I innkurven ved å klikke på «Åpne oppgave» for å registrere endringer, for eksempel hvis Koordinator kontrakt etterspør opplysninger. Vær oppmerksom på at dersom du dobbeltklikker på oppgaven, vil du ikke få mulighet til å redigere den. 
2. Ved å gå til fanen «Kontrakter» og utføre endringene i bestillingen der. 

Ved behov for endring av signerte kontrakter, må følgende prosedyrer følges. For alle punkter må følgende inkluderes i henvendelsen til Topdesk: 

• Bekreftelse fra BDM (Budsjettdisponeringsmyndighet) eller at det er BDM som sender inn saken. Roller, ansvar og fullmakter | UiT 
• Navn på kontraktshaver. 
• Periode og sekvensnummer på kontrakten. 
• Endringen som skal gjøres. 
• Begrunnelse for endringen. 

Bistilling: 

• Når bistillingen er 20 %, skal oppdraget inkluderes i den eksisterende 20 % stillingen. Det kan ikke opprettes en egen arbeidsavtale eller kontrakt for arbeidet som er utført. 
• Ved bistilling under 20 % må det sendes inn et kravskjema på papir for arbeidet som er utført. Det totale arbeidet kan ikke overstige 20 %. 

Fast deltidsstilling: 

• For personer i en fast deltidsstilling må det enten sendes en arbeidskontrakt til arkivsystemet, eller arbeidet må inngå som en del av deres eksisterende stilling. 
• Alternativt kan internfakturering benyttes. Ved spørsmål om internfakturering, kontakt SEKØ. 

Jmfr: Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) - Kapittel 7 Ansettelser - Lovdata, Statens personalhåndbok - 9.7.5 Deltidsansatte og bistilling - Lovdata.

Kontrakt kan ikke inngås. Eventuelt er dette overtid.

Dette skal behandles av Seksjon for regnskap gjennom behov til betalingsprosessen (BIB-prosessen). Eks. kjøp av språkvask.

Følg rutine her.

Følg rutine her.

Følg rutine her.

Anettelse må skje av rekruttering. 

Intern rutine som beskriver fremgangsmåten for utbetaling til timelønnede med krav om tillegg

Se intern rutine.