Selvstendig næringsdrivende

Her kan du Åpne Vurderingsskjema

Den første vurderingen som ansvarlig enhet/leder må gjøre, er om den aktuelle oppgaven skal anses som ordinært arbeid ved UiT, eller som en tjeneste som kan anskaffes fra en ekstern virksomhet, som kan være næringsdrivende eller andre organisasjoner.

• Ordinært arbeid ved UiT skal utføres av arbeidstakere, med utbetaling av lønn. Med ordinært arbeid menes alle oppgaver som inngår i UiTs oppdrag, og som skal utføres med interne ressurser og bemanning. Det omfatter oppgaver på alle hovedområdene forskning, utdanning, formidling, ledelse og administrasjon, og inkluderer blant annet undervisning, veiledning, sensorarbeid, bedømmelser og arbeid i styrer, utvalg og råd. Avtaler med personer om utføring av slike oppgaver skal håndteres som ansettelsesforhold eller som midlertidige oppdrags- eller timelønnskontrakter (se Arbeidsstøtte: Lønn og godtgjørelser | UiT). Oppgjør for arbeidet skal utbetales som lønn.
• Oppgaver som ikke anses å være ordinært arbeid ved UiT kan håndteres som kjøp av en tjeneste fra næringsdrivende eller andre organisasjoner, med håndtering i henhold til UiTs regelverk og prosedyrer for innkjøp og anskaffelser (se Arbeidsstøtte for økonomi og innkjøp: Innkjøp og anskaffelser | UiT). Oppgjør for tjenesten skal utbetales via faktura. Se eksempler nedenfor på oppgaver som kan utføres som tjenester fra næringsdrivende.

Dersom utfallet av vurderingen er at oppgaven kan håndteres som kjøp av en tjeneste, og den aktuelle selskapsformen er enkeltpersonforetak (selvstendig næringsdrivende, ENK), skal enheten/leder gjøre en tilleggsvurdering før bestilling. Tilleggsvurderingen går nærmere inn på skillet mellom lønn og næring, og resultatet av vurderingen avgjør videre behandling. Dersom vilkårene ikke er oppfylt, skal betaling for arbeidet utbetales som lønn. Det gjelder selv om oppgaven ikke anses å inngå i ordinært arbeid ved UiT.

Hva skiller en næringsdrivende fra en arbeidstaker?

• Næringsdrivende - Driver en virksomhet for egen regning og risiko. Har ansvaret for resultatet og står friere under utførelsen av oppdraget både faglig og administrativt.
• Arbeidstaker/lønnsmottaker - Utfører arbeid i en annens tjeneste. Stiller sin arbeidskraft til disposisjon og underlegges arbeidsgivers ledelse og kontroll. Arbeidsgiver har instruksjonsmyndighet, bærer risikoen for oppdraget og står ansvarlig for resultatet.

Begge vurderingene skal gjennomføres med bruk av vurderingsskjemaet nedenfor.

For hjelp til å avklare forholdet er det utarbeidet et eget skjema i PDF til utfylling. Det finner du her Vurderingsskjema ved bestilling av tjenester fra selvstendig næringsdrivende (ENK).pdf

Dersom oppdraget/tjenesten er vurdert som lønn, må det meldes inn i rollen Behovshaver kontrakt gjennom TOA-løsningen. (TOA = Tilsetting Og Arbeidskontrakt). Se Arbeidsstøtte: Lønn og godtgjørelser | UiT

Krav til hver faktura i Unit4 ERP er bruk av innkjøpsordre. I tillegg skal nevnte vurderingsskjema også fylles ut. Denne dokumentasjonen skal lastes opp som vedlegg til faktura. Vurderingsskjema kan også legges til IO som «Vedlegg rekvisisjon», da følger det bilag på flyt (NB: ikke bruk «Intern vedlegg rekvisisjon»).

Her er noen eksempler på oppgaver som har vært håndtert som kjøp av tjenester, ut fra en vurdering av at oppgavene ikke inngår i ordinært arbeid ved UiT. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle.

• Språkvask, tolketjeneste, transkribering
• Pianostemming
• Tekniske, håndverker, eller juridiske tjenester
• Musikkinnslag, lys- og lydtjenester
• Kursholder/workshop for ansatte
• Fotografering (skapende)
• Underholdning
• Grafisk produksjon
• Guiding

Disse tjenestene er mer sekundære/perifere i forhold til vår primæraktivitet/kjernevirksomhet (forskning, utdanning, formidling, ledelse og adm).

UiTs ansatte skal utføre arbeid i samsvar med sin stilling og ansettelsesforhold. I tillegg kan det være aktuelt for ansatte å levere tjenester til UiT, når det i henhold til vurderingene ovenfor er avklart at det er mulig å foreta kjøp av tjenester, og ikke gjelder ordinært arbeid ved UiT. Dette kan gjelde at den ansatte er selvstendig næringsdrivende, eller har en rolle i en virksomhet som er aktuell for å levere en slik tjeneste. Eksempler på slike tjenester/oppdrag kan være enkeltforedrag eller musikkinnslag, men også deltakelse i større anskaffelser til UiT.

Eventuell bruk av UiTs ansatte til slike tjenester krever egne vurderinger, ut fra følgende momenter:

• Forholdet til den ansattes stilling: er den aktuelle oppgaven klart utenfor den ansattes stilling, enten i type eller omfang? Hvis ikke, skal det vurderes om oppgaven kan innpasses i den ansattes stilling, innenfor vanlig arbeidstid eller bruk av overtid, Personalhåndbok: Arbeidstid | UiT
• Sidegjøremål: er den ansattes rolle som selvstendig næringsdrivende eller i annen virksomhet vurdert iht. til UiTs bestemmelser, og reiser det aktuelle oppdraget spesielle utfordringer knyttet til sidegjøremål? Personalhåndbok: Arbeidstid | UiT
• Bidrags- og oppdragsvirksomhet: er oppdraget eksternt finansiert? Reglement F-07-13 Regelverk, retningslinjer og rutiner | UiT angir at UiT ikke kan engasjere egne ansatte til å utføre oppgaver tilknyttet bidrags- og oppdragsprosjekter som næringsdrivende.
• Likebehandling: kan egne ansatte kan ha hatt særlige fordeler med hensyn til tildeling av oppdraget, vs. andre mulige tilbydere?
• Interessekonflikter og habilitet: kan oppdraget medføre konflikter mellom den ansattes rolle i oppdraget, og vedkommendes rolle og oppgaver i arbeidsforholdet ved UiT? Konflikter kan gjelde interessemotsetninger, og/eller habilitetsutfordringer.
• Omdømmerisiko: kan tildeling av et oppdrag til egne ansatte begrunnes og forsvares internt og eksternt?

Enheten/leder skal vurdere hvert av punktene og gjøre en helhetsvurdering, som skal dokumenteres på saken om kjøp av tjenesten

For at vi skal kunne rapportere korrekt beløp (netto) til Skatteetaten, er det svært viktig at avgiftskoden stemmer overens med faktura.

• Innkjøpsordre:
  • o Avgiftskode X1 for 25% mva.
  • o Avgiftskode 0 for 0% mva. (ingen avgiftsbehandling)
• Leverandørfaktura:
  • o Avgiftskode 00 for 25% mva.
  • o Avgiftskode 0 for 0% mva. (ingen avgiftsbehandling)

Alle selvstendige næringsdrivende merkes i leverandørregisteret med leverandørgruppe 4, og med bekreftet oppgaveplikt. Alle bilag i denne leverandørgruppa stoppes i Etterkontroll sentralt. Dersom det mangler dokumentasjon, er brukt feil konto eller er brukt feil avgiftskode, vil bilaget bli returnert for ny godkjenning på flyt.

UiT Norges arktiske universitet omfattes av opplysningsplikten og skal innrapportere det fakturerte beløpet fra selvstendig næringsdrivende, eksklusive mva, til Skatteetaten. Opplysningsplikten gjelder tjenester der leverandøren er selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted (SNU). Dette gjøres ved årsslutt hvor leverandørene også får tilsendt årsoppgave fra UiT.

NB: Vederlag til utenlandske næringsdrivende eller til selvstendig næringsdrivende med fast forretningssted, medfører ikke opplysningsplikt til Skatteetaten. Fast forretningssted kan være et advokatkontor, en campingplass, begravelsesbyrå, skomakerverksted eller lignende.

• Her kan du få oppdatert informasjon fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring DFØ (dfo.no): Selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted
• Her kan du se slides fra Innkjøpsforum UIT november 2023: Selvstendig næringsdrivende - lønn eller næringsinntekt (nov 2023)
• Her kan du se slides fra kurs på Helsefak: Opplæring kontraktbestilling for praksisveileder (mars 2024)
• Her er notat om praksis for studenter: Tekst ang. praksisveiledning.pdf
• Her kan du se slides fra Innkjøpsforum UIT juni 2026: Innkjøpsforum 100626, Retningslinjer for sidegjøremål og eierinteresser, og endring i rutine vurderingsskjema
• Kontakt økonomitjenesten

Vi trenger opplysninger om opphaver og dokumentasjon på avtalen som er inngått. Det gjøres på eget skjema her: Avtaleskjema

• Avtale om honorar eller godtgjøring Opphaver til Åndsverk (OtÅ)

Denne dokumentasjonen skal lastes opp som vedlegg til faktura: Avtaleskjema kan også legges til IO som «Vedlegg rekvisisjon», da følger det bilag på flyt (NB: ikke bruk «Intern vedlegg rekvisisjon»)

For at vi skal kunne rapportere korrekt beløp (netto) til Skatteetaten, er det svært viktig at avgiftskoden stemmer overens med faktura.

• Innkjøpsordre:
  • o Avgiftskode X1 for 25% mva.
  • o Avgiftskode 0 for 0% mva. (ingen avgiftsbehandling)
• Leverandørfaktura:
  • o Avgiftskode 00 for 25% mva.
  • o Avgiftskode 0 for 0% mva. (ingen avgiftsbehandling)

OtÅ merkes i leverandørregisteret som leverandørgruppe 4 med bekreftet oppgaveplikt.

Alle bilag i denne leverandørgruppa stoppes i Etterkontroll sentralt. Dersom det mangler dokumentasjon, er brukt feil konto eller er brukt feil avgiftskode, vil bilaget bli returnert for ny godkjenning på flyt.

UiT Norges arktiske universitet omfattes av opplysningsplikten og skal innrapportere det fakturerte beløpet fra mottaker av honorar/godtgjøring, eksklusive merverdiavgift, til Skatteetaten. Opplysningsplikten gjelder utbetaling av honorar eller godtgjøring til Opphaver til Åndsverk (OtÅ)

Det betyr at det i denne ordningen er opplysningsplikt for enkeltpersonforetak (med og uten fast forretningsadresse), privatpersoner og utenlandske næringsdrivende som er bosatt og skattepliktig til Norge (NUF). 

Dette gjøres ved årsslutt hvor leverandørene også får tilsendt årsoppgave fra UiT.

Her kan du få oppdatert informasjon fra DFØ: Godtgjøring til opphaver til åndsverk - DFØ (dfo.no)

Her kan du se slides fra Innkjøpsforum UIT november 2023: Selvstendig næringsdrivende - lønn eller næringsinntekt (nov 2023)

Kontakt økonomitjenesten