Reise og refusjon 

Revidert 12.02.2024

Retningslinjene gjelder for ansatte og studenter ved UiT Norges arktiske universitet (UiT), og er et resultat av UiTs handlingsplan for bærekraft. Retningslinjene inngår i tiltaksområde transport og skal bidra til å nå målet om å redusere UiTs samlede miljøavtrykk gjennom en mer bærekraftig og miljøvennlig drift av universitetet.

 UiTs beliggenhet og virksomhet innebærer betydelig reisevirksomhet i inn- og utland, også med bruk av fly. Retningslinjene skal ikke virke begrensende for kvaliteten ved UiT sin kjernevirksomhet, likevel skal all reiseaktivitet ved UiT vektes mot miljøhensyn. I en helhetsvurdering skal miljøhensyn, økonomi, tidsbruk og faglig utbytte inngå. Miljøhensyn skal vektes tungt. Den samme totalvurderingen skal gjøres i forbindelse med invitasjon av gjesteforelesere, sensorer, eksterne forskere og andre gjester.

Vurdere alternativer for enkeltreiser

• Anses den aktuelle reisen som nødvendig eller strategisk viktig? 
• Kan reisen erstattes av møter på digitale plattformer? 
• Er det praktisk mulig å benytte annet transportmiddel enn f.eks. fly som gir høye klimagassutslipp? 
• Kan en alternativ reisevei som tar lengre tid enn fly forsvares gjennom at den ansatte arbeider på reisen og dermed anvender tiden effektivt?

2. Planlegge, prioritere og kombinere reiser

• Kan flere korte reiser slås sammen gjennom langsiktig og god planlegging?
• Kan flere formål kombineres på samme reise?
• Kan sensorer, opponenter og gjesteforelesere delta på digitale måter, eller kombinere flere formål i forbindelse med reise til UiT?
• Hvor mange fra UiT må delta på samme reise, kan man redusere antall som reiser?

3. Redusere miljøavtrykket ved arrangementer 

• Kan arrangementer gjennomføres på digitale måter?
• Møter, seminarer og samlinger for ansatte og studenter ved UiT skal som hovedregel være kortreiste. 
• Ved deltagelse på internasjonale konferanser skal UiT-ansatte delta aktivt i programmet for å forsvare en lang reise. Ledere skal prioritere å sende yngre forskere tidlig i karrieren for å skape nettverk og samarbeid.
• Bruk av fly til egne arrangementer skal begrenses, med unntak for reiser mellom UiTs campuser for å opprettholde kjernevirksomheten.
• Grupper av ansatte eller studenter har ikke adgang til å benytte fly til utlandet i forbindelse med samlinger som hovedsakelig har interne formål. Universitetsledelsen og ledere for fakulteter og avdelinger kan beslutte unntak.
• Når UiT er leder for nasjonale utvalg, råd og lignende, skal digitale møter prioriteres. Er UiT medlem bør vi foreslå at 2/3 av møtene gjennomføres digitalt.

4. Praktisk gjennomføring

• Ansatte skal benytte UiTs reisebyråavtale og de ordninger for oppfølging og rabatter som ligger i denne for bestilling av tjenestereiser.
• Reiseformål og reisemåter skal være avklart med nærmeste leder.
• Ut fra miljøhensyn skal nødvendigheten av en reise alltid vurderes før den foretas.
• Reisen skal etter en helhetlig vurdering foretas på den for staten hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reise.
• Dekning av en eventuell høyere reisekostnad for en mer miljøvennlig reise skal være avtalt på forhånd med nærmeste leder.
• Ledere skal sørge for at UiTs reisepolicy blir informert om og fulgt opp ved alle enheter.

Gå til reisebestilling

Reiseforskudd gjøres opp snarest mulig etter at reisen er avsluttet. Dette gjøres på følgende måte: 

• DFØ-app
• Selvbetjeningsportal 

Hvis de totale reiseutgifter på reisen det er utbetalt forskudd på er mindre en beløpet som er utbetalt i reiseforskudd,  vil det oppstå en negativ netto som automatisk trekkes fra ved neste reiseoppgjør.

Feltarbeid er ikke tjenestereise. Med feltarbeid forstås et pålagt arbeide som foretas utenfor det ordinære arbeidssted​ slik som innsamling av materiale/data, målinger, prøvetakinger, utgravninger o.l., som ikke er et avsluttet arbeide, men som forutsettes bearbeidet senere. 

• Oppdrag av sporadisk og kortvarig karakter, med en varighet på mindre enn sammenhengende 12 timer, faller utenfor definisjonen. 

• Feltarbeid som ikke er pålagt, og som utføres i tilknytning til egen forskningsvirksomhet omfattes ikke av retningslinjene. 

De ansatte er ulykkesforsikret under feltarbeidets varighet.

Det kan gis erstatning for skade og tap av reisegods for en verdi av inntil kr 30 000.

Reiseforsikring ved tokt (toktavtalen) gjelder for faste og midlertidige ansatte som har sitt ordinære arbeid på land, og som midlertidig utfører tjeneste knyttet til sitt ordinære arbeide ombord på skip på tokt. 

De ansatte er ulykkesforsikret under toktets varighet.

• Skade på eller tap av private eiendeler kan erstattes når skaden eller tapet har skjedd i tilknytning til tjenesten ved tyveri, innbrudd, naturskade, brann, hendelige uhell og lignende.
• Med private eiendeler som kan erstattes etter bestemmelsen menes klær og andre gjenstander som den ansatte enten har benyttet i tjenesten, eller som er brakt med til tjenestestedet og som det er naturlig at den ansatte har til stede.
• Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet. Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.
• Har arbeidstaker tegnet egne forsikringer skal disse benyttes fullt ut før staten dekker noe av skaden/tapet. Ved bruk av egne forsikringer dekkes egenandel. 

Utgifter til reise, kost, overnatting og andre utlegg ved tjenestereiser dekkes etter de regler, satser og legitimasjonskrav som er fastsatt i Særavtalen for dekning av utgifter til reise og kost

Særavtalen for dekning av utgifter til reise og kost gjelder ikke stipendreiser. Unntak kan likevel gjøres i tilfeller hvor arbeidsgiver har en vesentlig interesse av at reisen utføres. Det er arbeidsgiver som foretar denne vurderingen. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn.

Reiseregning skal leveres i selvbetjeningsportalen til DFØ eller via DFØ-appen så snart som mulig etter at reisen er avsluttet.

Det er svært viktig at reiseregningen fylles ut korrekt, med riktig koststed og delprosjekt. Alle utlegg/utgifter registreres en for en med kvittering opplastet, og beløp må stemme med kvitteringen. Merk at dokumentasjonen må vise at beløpet er betalt (kvittering godkjent for kjøp). Pass på å velge rett utgiftstype for hvert utlegg. 

Ved flyreiser skal det være bekreftelse på at flyreisen er gjennomført (boardingkort eller flown-kvittering fra Berg-Hansen). Dette hentes ved å logge inn på Startside jobbreiser - Berg-Hansen. Under fanen reisemappe - kvitteringer finner du oversikt over alle dine bestillinger, flown og kvitteringer.

Her finner du veiledning for hvordan sende oppgjør for mobilitetsstipendet/reisestipendet etter forskningstermin og stipendreiser.

• Oppgjør etter forskningstermin og stipendreiser
• How to submit your mobility grant settlement