Reise og utgiftsrefusjon

UiTs retningslinjer for miljøhensyn ved reiser skal sikre at tjenestereiser i inn- og utland gjennomføres på en miljøvennlig, sikker, behovsdekkende og kostnadseffektiv måte. Den skal også sørge for:

• Etterlevelse av gjeldende regelverk.
• Ivaretakelse av lovpålagt innberetningsplikt overfor andre myndigheter.

Retningslinjene gjelder for ansatte og studenter ved UiT Norges arktiske universitet (UiT), og er et resultat av UiTs handlingsplan for bærekraft. Retningslinjene inngår i tiltaksområde transport og skal bidra til å nå målet om å redusere UiTs samlede miljøavtrykk gjennom en mer bærekraftig og miljøvennlig drift av universitetet.

UiTs beliggenhet og virksomhet innebærer betydelig reisevirksomhet i inn- og utland, også med bruk av fly. Retningslinjene skal ikke virke begrensende for kvaliteten ved UiT sin kjernevirksomhet, likevel skal all reiseaktivitet ved UiT vektes mot miljøhensyn. I en helhetsvurdering skal miljøhensyn, økonomi, tidsbruk og faglig utbytte inngå. Miljøhensyn skal vektes tungt. Den samme totalvurderingen skal gjøres i forbindelse med invitasjon av gjesteforelesere, sensorer, eksterne forskere og andre gjester.

1. Vurdere alternativer for enkeltreiser

• Anses den aktuelle reisen som nødvendig eller strategisk viktig? 
• Kan reisen erstattes av møter på digitale plattformer? 
• Er det praktisk mulig å benytte annet transportmiddel enn f.eks. fly som gir høye klimagassutslipp? 
• Kan en alternativ reisevei som tar lengre tid enn fly forsvares gjennom at den ansatte arbeider på reisen og dermed anvender tiden effektivt?

2. Planlegge, prioritere og kombinere reiser

• Kan flere korte reiser slås sammen gjennom langsiktig og god planlegging?
• Kan flere formål kombineres på samme reise?
• Kan sensorer, opponenter og gjesteforelesere delta på digitale måter, eller kombinere flere formål i forbindelse med reise til UiT?
• Hvor mange fra UiT må delta på samme reise, kan man redusere antall som reiser?

3. Redusere miljøavtrykket ved arrangementer 

• Kan arrangementer gjennomføres på digitale måter?
• Møter, seminarer og samlinger for ansatte og studenter ved UiT skal som hovedregel være kortreiste. 
• Ved deltagelse på internasjonale konferanser skal UiT-ansatte delta aktivt i programmet for å forsvare en lang reise. Ledere skal prioritere å sende yngre forskere tidlig i karrieren for å skape nettverk og samarbeid.
• Bruk av fly til egne arrangementer skal begrenses, med unntak for reiser mellom UiTs campuser for å opprettholde kjernevirksomheten.
• Grupper av ansatte eller studenter har ikke adgang til å benytte fly til utlandet i forbindelse med samlinger som hovedsakelig har interne formål. Universitetsledelsen og ledere for fakulteter og avdelinger kan beslutte unntak.
• Når UiT er leder for nasjonale utvalg, råd og lignende, skal digitale møter prioriteres. Er UiT medlem bør vi foreslå at 2/3 av møtene gjennomføres digitalt.

4. Praktisk gjennomføring

• Ansatte skal benytte UiTs reisebyråavtale og de ordninger for oppfølging og rabatter som ligger i denne for bestilling av tjenestereiser.
• Reiseformål og reisemåter skal være avklart med nærmeste leder.
• Ut fra miljøhensyn skal nødvendigheten av en reise alltid vurderes før den foretas.
• Reisen skal etter en helhetlig vurdering foretas på den for staten hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reise.
• Dekning av en eventuell høyere reisekostnad for en mer miljøvennlig reise skal være avtalt på forhånd med nærmeste leder.
• Ledere skal sørge for at UiTs reisepolicy blir informert om og fulgt opp ved alle enheter.

Når du skal gjennomføre en tjenestereise må du kjenne til UiTs regler og retningslinjer for sikkerhet på reise.

Staten har egne satser for dekning av tap, skader og ulykker under tjenestereise jf. §12 i særavtale innenlands og §13 i særavtale utenlands.

Du kan lese mer om reiseforsikring i UiTs personalhåndbok.

Bonuspoeng eller andre lignende fordeler opptjent gjennom tjenestereiser for UiT kan ikke brukes til private formål. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter, jf. departementets kommentar i særavtale innenlands og særavtale utenlands, og kan følges opp av arbeidsgiver. 

UiTs rammeavtaler for reise skal ikke benyttes til private formål.

UiTs kredittkortordning er den foretrukne løsningen for ansatte ved betaling av reiserelaterte utgifter i forbindelse med tjenestereiser. Ansatte oppfordres til å bruke ordningen for å unngå å binde opp egne midler ved bruk av privat kredittkort.

Følgende ansatte kan tildeles UiTs kredittkort:

• Ansatte i faste stillinger
• Ansatte i midlertidige stillinger med varighet over seks måneder

Ansatte som ikke oppfyller kriteriene for tildeling av kredittkortordningen, eller som velger å ikke bruke ordningen, kan legge ut for reiseutgiftene ved bruk av privat kort.

Ansatte krever utgiftene refundert/tilbakebetalt via reiseregning.  

Reiseforskudd kan søkes om dersom UiTs kredittkortordning eller bruk av privat kort ikke kan benyttes.   

Reiseforskudd fungerer på den måten at ansatte får utbetalt et forskuddsbeløp basert på forespeilede reiseutgifter. Beløpet brukes for å betale/legge ut for reiseutgifter før reisen skal bestilles/gjennomføres.

Reiser for eksterne, studenter, gjester og gruppereiser bestilles av en reisebestiller på enheten. Reisen håndteres og betales av UiT.  

Ta kontakt med reisebestiller på din enhet.

Bestilling av tjenestereiser skal gjøres så tidlig som mulig, og så snart reisebehovet er kjent.

Merk; ansatte som bruker UiTs kredittkortordning får ikke tilsendt faktura for reisen før reisen er gjennomført. Dette gjør at reiser kan bestilles på et tidlig tidspunkt.

Før bestilling av tjenestereiser gjøres, må du kjenne til universitetets forpliktelse til å bruke reisebyråavtalen med Berg-Hansen reisebyrå.

Avtalen skal brukes ved alle bestillinger av:

• Flyreiser
• Hotellovernatting
• Leiebil (personbil)
• Gruppereiser (over 10 personer)

Dette gjelder uavhengig av finansieringskilde, og i de tilfeller tjenesten er billigere andre steder.

Avtalen skal ikke brukes for bestilling av private reiser. 

Ved bestillinger gjennom reisebyrået påløper det et gebyr som ansatte krever refundert/tilbakebetalt gjennom reiseregning/utgiftsrefusjon.

Bestilling av reisen avhenger av om du er ansatt, ekstern, student, gjest eller skal bestille gruppereise.

Ansatte

Ansatte bestiller fly, hotell eller leiebil selv via Berg-Hansen sin reiseportal (Feide-pålogging)

Eksterne, studenter, gjester og gruppereiser

Reiser for eksterne, studenter og gjester bestilles av en reisebestiller på enheten, og betales av UiT.

Gruppereiser brukes for bestilling av lik reise for 10 personer eller flere. Bestilling av gruppereiser gjøres av reisebestiller på enheten, og betales av UiT.

Ta kontakt med reisebestiller på din enhet.

Ved behov for endring eller kansellering av bestilt reise gjøres dette av den som har bestilt reisen.

Ansatte foretar selv endringer i reiseportalen (Feide-pålogging)

• Logg inn, og finn aktuell reise i «reisemappe»
• Endre hele, deler eller avbestill reisen. Endrings- og kanselleringsgebyr kan forekomme.

Ved behov for bistand, kontakt Berg-Hansen kundeservice:

• E-post: nordnorge@berg-hansen.no
• Telefon: 75 800 800

Eksterne, studenter, gjester og gruppereiser tar kontakt med reisebestiller på enheten.

Ta kontakt med reisebestiller på din enhet.

Reiseregning skal sendes snarest, og senest måneden etter gjennomført reise (jf. §14 i særavtale innenlands og §15 i særavtale utenlands). Krav om reiseoppgjør blir foreldet jf. Foreldelsesloven etter en alminnelig foreldelsesfrist på tre år.

Reiseregning skal fylles ut i henhold til gjeldende lov- og regelverk. Reiseregninger som ikke er i tråd med dette, returneres til innsender for korrigering.

Anbefaling om fortløpende registrering

Vi anbefaler at du starter registreringen av reiseregningen så snart reisen har startet, og foretar fortløpende registreringer av reiseutgifter. Reiseregningen kan når som helst mellomlagres for videre registrering og innsending på et senere tidspunkt.

Ved fortløpende registreringer unngår du tidkrevende etterarbeid med å hente frem kvitteringer, og andre opplysninger/dokumentasjon etter gjennomført reise.  

Før du registrerer en reiseregning må du kjenne til begrepene regulativ, kostgodtgjørelse, måltidsfradrag, kilometergodtgjørelse og reiseutgifter.

Det er ulike innlogginger basert på om du er ansatt, ekstern, student eller gjest på UiT.

Ansatt

• Logg inn i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen

Ekstern, student og gjest

• Logg inn via BetalMeg

Ta kontakt med din enhet/arbeidssted dersom du mangler tilgang til BetalMeg.  

Tenger du hjelp til pålogging? Se Veileder- hjelp til pålogging.

Nedenfor finner du veiledere for hvordan du registrerer ulike typer reiseregninger, reiseforskudd og reisesøknad. 

Utgiftsrefusjoner skal sendes snarest, og senest måneden etter gjennomført kjøp. Krav om utgiftsrefusjoner blir foreldet jf. Foreldelsesloven etter en alminnelig foreldelsesfrist på tre år.

Utgiftsrefusjoner må registreres i henhold til gjeldende lov- og regelverk, og med påkrevd dokumentasjon. Utgiftsrefusjoner som ikke er i tråd med dette vil returneres til innsender for korrigering.

Det er ulike innlogginger basert på om du er ansatt, ekstern, student eller gjest på UiT.

• Logg inn i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen (ansatte)
• Logg inn via BetalMeg (studenter, eksterne, gjester)

Tenger du hjelp til pålogging? Se Veileder- hjelp til pålogging.

Nedenfor finner du veiledere for hvordan du registrerer ulike typer utgiftsrefujoner.  

Reiseregningen/utgiftsrefusjonen vil ha ulik status basert på hvor i saksgangen den befinner seg. Nedenfor finner du en beskrivelse av de ulike statusene. 

• Utkast: reiseregningen/utgiftsrefusjonen er påstartet, men ikke sendt inn av deg
• Sendt: reiseregningen/utgiftsrefusjonen er sendt til godkjenning hos godkjenner 1(SELP)/godkjenner 2 (leder)
• Returnert: seksjon for lønn og personaltjenester eller din leder har returnert reiseregningen/utgiftsrefusjonen grunnet feil eller mangler. Du må foreta nødvendige korrigeringer, og sende den inn på nytt.
• Godkjent: reiseregningen/utgiftsrefusjonen er godkjent, og klar til utbetaling på førstkommende reisekjøring iht. frister (se utbetalingstidspunkter)
• Til utbetaling: reiseregningen/utgiftsrefusjonen er med på nåværende reisekjøring, og utbetales iht. kjøreplan (se utbetalingstidspunkter»)
• Utbetalt: reiseregningen/utgiftsrefusjonen er utbetalt

Saksbehandlingstid på reiseregninger og utgiftsrefusjoner er normalt to til tre uker. I hovedferieperioden må det påregnes noe lengre saksbehandlingstid. 

Det forutsettes at kravene er innsendt i henhold til gjeldende lover- og regler, og innen fastsatte frister for reisekjøring.

Reiseoppgjør (godkjente reiseregninger) og utgiftsrefusjoner utbetales to ganger i måneden på utbetalingsdato for reisekjøring (alle kunder) iht. DFØ's kjøreplan.

Det forutsettes at reiseregningen/utgiftsrefusjonen er fylt ut korrekt og innsendt av reisende/kravmottaker, samt saksbehandlet og godkjent av seksjon for lønn og personaltjenester (SELP) og leder innen godkjenningsfristen «Registrering - og godkjenningsfrist for godkjenner2» iht. DFØ's kjøreplan.

Dersom du trenger hjelp eller ønsker å kontakte oss, se kontaktinformasjon nedenfor. 

Ansatte 

• Kontaktskjema via Topdesk
• Telefon 77 64 45 00 (Våre åpningstider er mellom 09.00-13.00. Vi avvikler lunsj mellom 11.30-12.00)

Eksterne, studenter og gjester

• Epost: SELP
• Telefon 77 64 45 00 (Våre åpningstider er mellom 09.00-13.00. Vi avvikler lunsj mellom 11.30-12.00)