Reise og refusjon

Informasjon om tjenestereiser, miljøhensyn, reiseoppgjør og refusjon av utlegg

Når du planlegger en reise

Retningslinjer for miljøhensyn ved reiser UiT

Revidert 12.02.2024

Retningslinjene gjelder for ansatte og studenter ved UiT Norges arktiske universitet (UiT), og er et resultat av UiTs handlingsplan for bærekraft. Retningslinjene inngår i tiltaksområde transport og skal bidra til å nå målet om å redusere UiTs samlede miljøavtrykk gjennom en mer bærekraftig og miljøvennlig drift av universitetet.

UiTs beliggenhet og virksomhet innebærer betydelig reisevirksomhet i inn- og utland, også med bruk av fly. Retningslinjene skal ikke virke begrensende for kvaliteten ved UiT sin kjernevirksomhet, likevel skal all reiseaktivitet ved UiT vektes mot miljøhensyn. I en helhetsvurdering skal miljøhensyn, økonomi, tidsbruk og faglig utbytte inngå. Miljøhensyn skal vektes tungt. Den samme totalvurderingen skal gjøres i forbindelse med invitasjon av gjesteforelesere, sensorer, eksterne forskere og andre gjester.

Vurdere alternativer for enkeltreiser

Anses den aktuelle reisen som nødvendig eller strategisk viktig?
Kan reisen erstattes av møter på digitale plattformer?
Er det praktisk mulig å benytte annet transportmiddel enn f.eks. fly som gir høye klimagassutslipp?
Kan en alternativ reisevei som tar lengre tid enn fly forsvares gjennom at den ansatte arbeider på reisen og dermed anvender tiden effektivt?

Planlegge, prioritere og kombinere reiser

Kan flere korte reiser slås sammen gjennom langsiktig og god planlegging?
Kan flere formål kombineres på samme reise?
Kan sensorer, opponenter og gjesteforelesere delta på digitale måter, eller kombinere flere formål i forbindelse med reise til UiT?
Hvor mange fra UiT må delta på samme reise, kan man redusere antall som reiser?

Redusere miljøavtrykket ved arrangementer

Kan arrangementer gjennomføres på digitale måter?
Møter, seminarer og samlinger for ansatte og studenter ved UiT skal som hovedregel være kortreiste.
Ved deltagelse på internasjonale konferanser skal UiT-ansatte delta aktivt i programmet for å forsvare en lang reise. Ledere skal prioritere å sende yngre forskere tidlig i karrieren for å skape nettverk og samarbeid.
Bruk av fly til egne arrangementer skal begrenses, med unntak for reiser mellom UiTs campuser for å opprettholde kjernevirksomheten.
Grupper av ansatte eller studenter har ikke adgang til å benytte fly til utlandet i forbindelse med samlinger som hovedsakelig har interne formål. Universitetsledelsen og ledere for fakulteter og avdelinger kan beslutte unntak.
Når UiT er leder for nasjonale utvalg, råd og lignende, skal digitale møter prioriteres. Er UiT medlem bør vi foreslå at 2/3 av møtene gjennomføres digitalt.

Praktisk gjennomføring

Ansatte skal benytte UiTs reisebyråavtale og de ordninger for oppfølging og rabatter som ligger i denne for bestilling av tjenestereiser.
Reiseformål og reisemåter skal være avklart med nærmeste leder.
Ut fra miljøhensyn skal nødvendigheten av en reise alltid vurderes før den foretas.
Reisen skal etter en helhetlig vurdering foretas på den for staten hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reise.
Dekning av en eventuell høyere reisekostnad for en mer miljøvennlig reise skal være avtalt på forhånd med nærmeste leder.
Ledere skal sørge for at UiTs reisepolicy blir informert om og fulgt opp ved alle enheter.

Kredittkort

Tjenestereiser betales som hovedregel med kredittkort. Dersom dette ikke er mulig kan ansatte søke om reiseforskudd.

Kredittkortavtale

UiT har avtale med kredittkortselskapene Eurocard og American Express. Ansatte oppfordres til å benytte seg av avtalen(e). Avtalene er personlige, og UiT dekker årsavgiften for et kort.

Bestilling av reise

Tjenestereiser for ansatte skal bestilles gjennom den til hver tid gjeldende reisebyråavtale ved UiT.

Her bestilles fly, hotell og leiebil til de enhver tid gjeldene avtalepriser.

I henhold til Statens reiseregulativ er arbeidstaker forpliktet til å benytte rabattavtaler i forbindelse med reiser så langt det er mulig. Ved fravik må årsak oppgis i merknadsfeltet i reiseregningen.

UIT har i dag reisebyråavtale med Berg Hansen.

Reisebestilling Berg Hansen - tilgjengelig for ansatte ved UiT

[LENKE]https://federation.berg-hansen.no/SSO_Fed/SSO_Fed.aspx?whr=https%3A%2F%2Fidp.feide.no

Reiseforsikring

Ansatte i staten er dekket av yrkesskadeforsikringsloven under tjenestereiser den tiden de utfører arbeid på reisen. Det har ingen betydning om arbeidstakeren utførte oppdrag i utlandet på skadetidspunktet så lenge den skadelidte er ansatt hos en arbeidsgiver «i riket». En statsansatt på tjenestereise og oppdrag i utlandet vil således være omfattet av yrkesskadeforsikringsloven. De ansatte er i tillegg ulykkesforsikret under hele reisen (24-timers dekning).

Ved opphold utenfor EØS-området dekker den enkelte virksomhet nødvendige utgifter til behandling av sykdom og/eller skade på reise for statens regning, samt dokumenterte utgifter til eventuell hjemtransport som ikke dekkes av folketrygden eller andre ordninger, herunder reiseforsikring i kredittkort.

Skade på eller tap av ordinært reisegods til personlig bruk, erstatter et sannsynliggjort tap.

For spesielt kostbare/verdifulle gjenstander den ansatte medbringer, bør det tegnes egen privat forsikring.
Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet. Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.
Har arbeidstaker tegnet egne forsikringer skal disse benyttes fullt ut før staten dekker noe av skaden/tapet. Ved bruk av egne forsikringer dekkes egenandel. Reiser betalt med kredittkort er eksempel på dette.

Ved fravik fra godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikring etter denne særavtale for den del av reisen som fraviket gjelder.

Mer om forsikring

Forsikring på feltarbeid og tokt

Feltarbeid er ikke tjenestereise. Med feltarbeid forstås et pålagt arbeide som foretas utenfor det ordinære arbeidssted slik som innsamling av materiale/data, målinger, prøvetakinger, utgravninger o.l., som ikke er et avsluttet arbeide, men som forutsettes bearbeidet senere.

Oppdrag av sporadisk og kortvarig karakter, med en varighet på mindre enn sammenhengende 12 timer, faller utenfor definisjonen.
Feltarbeid som ikke er pålagt, og som utføres i tilknytning til egen forskningsvirksomhet omfattes ikke av retningslinjene.

De ansatte er ulykkesforsikret under feltarbeidets varighet.

Det kan gis erstatning for skade og tap av reisegods for en verdi av inntil kr 30 000.

Reiseforsikring ved tokt (toktavtalen) gjelder for faste og midlertidige ansatte som har sitt ordinære arbeid på land, og som midlertidig utfører tjeneste knyttet til sitt ordinære arbeide ombord på skip på tokt.

De ansatte er ulykkesforsikret under toktets varighet.

Skade på eller tap av private eiendeler kan erstattes når skaden eller tapet har skjedd i tilknytning til tjenesten ved tyveri, innbrudd, naturskade, brann, hendelige uhell og lignende.
Med private eiendeler som kan erstattes etter bestemmelsen menes klær og andre gjenstander som den ansatte enten har benyttet i tjenesten, eller som er brakt med til tjenestestedet og som det er naturlig at den ansatte har til stede.
Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet. Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.
Har arbeidstaker tegnet egne forsikringer skal disse benyttes fullt ut før staten dekker noe av skaden/tapet. Ved bruk av egne forsikringer dekkes egenandel.

Melding om skade, tap og reiseulykker

[LENKE]https://www.sikresiden.no/paareise

Reiseoppgjør

Reiseregninger opprettes i selvbetjeningsportalen eller DFØ appen.

Tjenestereiser

Utgifter til reise, kost, overnatting og andre utlegg ved tjenestereiser dekkes etter de regler, satser og legitimasjonskrav som er fastsatt i Særavtalen for dekning av utgifter til reise og kost

Stipendreiser

Særavtalen for dekning av utgifter til reise og kost gjelder ikke stipendreiser. Unntak kan likevel gjøres i tilfeller hvor arbeidsgiver har en vesentlig interesse av at reisen utføres. Det er arbeidsgiver som foretar denne vurderingen. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn.

Levere reiseregning

Reiseregning skal leveres i selvbetjeningsportalen til DFØ eller via DFØ-appen så snart som mulig etter at reisen er avsluttet.

Det er svært viktig at reiseregningen fylles ut korrekt, med riktig koststed og delprosjekt. Alle utlegg/utgifter registreres en for en med kvittering opplastet, og beløp må stemme med kvitteringen. Merk at dokumentasjonen må vise at beløpet er betalt (kvittering godkjent for kjøp). Pass på å velge rett utgiftstype for hvert utlegg.

Ved flyreiser skal det være bekreftelse på at flyreisen er gjennomført (boardingkort eller flown-kvittering fra Berg-Hansen). Dette hentes ved å logge inn på Startside jobbreiser - Berg-Hansen. Under fanen reisemappe - kvitteringer finner du oversikt over alle dine bestillinger, flown og kvitteringer.

Refusjon av utlegg

Anskaffelser av varer og tjenester til UiT skal skje med en gyldig innkjøpsordre. Dette for å sikre forhåndsgodkjenning av innkjøpet.

For å melde om ditt behov fyller du ut skjema som du finner på https://uit.no/innkjop. En innkjøper ved din enhet vil opprette en bestilling på vegne av deg i UiTs bestillingssystem.

Det er kun anledning til å kreve refusjon for utlegg dersom det kan dokumenteres kritiske og uforutsette tilfeller som krever raske tiltak knyttet til feltarbeid, laboratorieforsøk og teknisk drift - og når tid og sted ikke gjør det praktisk mulig å bruke innkjøpsordre.

For mer informasjon se Seksjon for økonomi og innkjøp.

Reiseforskudd

Ansatte kan søke om reiseforskudd. Søknad om reiseforskudd gjøres via Selvbetjeningsportalen eller via DFØ-appen og godkjennes av den ansattes leder. Etter godkjenning går reiseforskuddet direkte til utbetaling og forskuddet trekkes når reiseregningen gjøres opp. Utbetaling av reiseforskudd skjer som hovedregel en gang pr. uke.

Gjøre opp reiseforskudd

Reiseforskudd gjøres opp snarest mulig etter at reisen er avsluttet. Dette gjøres på følgende måte:

Hvis de totale reiseutgifter på reisen det er utbetalt forskudd på er mindre en beløpet som er utbetalt i reiseforskudd, vil det oppstå en negativ netto som automatisk trekkes fra ved neste reiseoppgjør.