Arkivering av administrative forskningsdokumenter




Formål

Relevante dokumenter for forskningsprosjektet skal arkiveres i ePhorte. Dokumentene skal være tilgjengelig både for forskningsansvarlig institusjon og ved tilsyn fra tilsynsmyndighetene.




Eksempler på dokumenter som skal arkiveres i ePhorte i egen prosjektmappe:

  • Søknad til REK/NSD/PVO
  • All korrespondanse/vedtak fra REK/NSD/PVO
  • Prosjektprotokoll
  • Mal Samtykkeskjema (NB! Ikke signerte skjemaer)
  • Informasjonsskriv
  • Godkjenning fra instituttleder UiT eller klinikksjef UNN
  • Andre relevante dokumenter for prosjektet
  • For eksternfinansierte prosjekter
    • Korrespondanse med finansieringskilder (søknad og svar inkl. evt vurdering)
    • Tilsagnsbrev
    • Budsjett
    • Relevante avtaler
    • Rapporter
    • Andre relevante dokumenter for prosjektet (eksempelvis Skjema for oppretting av prosjekt i Agresso)



Følgende dokumenter skal ikke arkiveres i ePhorte

  • Signerte samtykkeskjema
  • Innsamlet forskningsdata
  • Sensitive opplysninger om studiedeltagere (f.eks. rekrutteringslister)

 




Ansvar

 




Øvrig informasjon

  • Dokumentene vil i utgangspunktet være offentlige, men skal unntas offentlighet dersom det er informasjon som må skjermes. Prosjektleder vil da bli kontaktet ved spørsmål om innsyn.
  • Ved multisenterstudier hvor prosjektleder er ekstern, skal likevel alle relevante forskningsdokumenter arkiveres ved lokal forskningsansvarlig institusjon.



Lovmessig grunnlag

Helseforskningsloven §§ 6, 10, 38, 39-43, og 48
Forskrift til helseforskningsloven §§ 3, 4, 5 og 6
Arkivforskriften §§ 1-1 og 2-6 

Gyldig fra:  01.10.10
Sist endret: 07.03.19

Dokumenteier: Dekan Helsefak / Direktør UNN
Dokumentansvarlig: Leder seksjon for utdanning, forskning, formidling, Helsefak UiT / Leder Klinisk forskningsavdeling

Gjelder for: Helsefak / UiT og UNN

Versjon 3,0