Om oss – Seksjon for kommunikasjon

Om oss – Seksjon for kommunikasjon

  1. uit.no
  2. Enheten
  3. Om oss

Seksjon for kommunikasjon (KOM) er UiTs strategiske, rådgivende og operative kommunikasjonsenhet. Seksjonen har et overordnet ansvar for tilrettelegging for god intern og ekstern kommunikasjon, og har innholds- og utviklingsansvar for universitetets kommunikasjonskanaler. Seksjonen leverer tjenester til studenter, fagmiljø, ledelse og eksterne aktører innenfor fagområdet kommunikasjon.

Oppgaveportefølje: 

  • Utvikle og forvalte strategier og planer innenfor fagområdet
  • Formidling av forskning og faglig utviklingsarbeid 
  • Redaktør- og utviklingsansvar for UiTs nettsider
  • Kommunikasjonsrådgivning 
  • Kommunikasjonsstøtte for ledelse og administrasjon
  • Mediekontakt
  • Beredskap- og krisekommunikasjon 
  • Arrangement og Forskningsdagene
  • Drift og utvikling av UiTs førstelinjetjenester
  • Drift og utvikling av administrativ fellestjeneste Redaksjon og fellestjeneste Kanalforvaltning 

Fellestjeneste Redaksjon 
Fellestjenesten skal tilrettelegge for god internt og eksternkommunikasjon og levere følgende tjenester: 

  • Utvikle og forvalte strategier og planer innenfor fagområdet  

  • Bidra til å utvikle og forvaltet kommunikasjonsplaner på overordna nivå  

  • Målretting av innsats og målbare resultat for området i tråd med UiTs strategier  

  • Bidra til at interne og eksterne målgrupper opplever forutsigbarhet i hvor de kan finne informasjon, opprette kontakt og få svar på eventuelle spørsmål.  

  • Nyhets- og forskningsformidling  

  • Redaksjonell styring av hva hvilke saker reaksjonen skal jobbe med  

  • Produksjon og formidling av nyheter og forskningsstoff i relevant kanal  

  • Prioritering og innsalg til eksterne medier i inn- og utland  

  • Nyhetsdekning og synliggjøring av UiTs sentrale portefølje av aktiviteter og samarbeid  

  • Innsikt og analyse, herunder også innenfor sosiale medier  

  • Utvikle og forvalte oversikt over og tilgang til UiTs eksperter på ulike fagområder  

  • Strategisk forankring, styring og koordinering av UiTs offisielle kontoer i sosiale medier på alle nivå  

  • Mediekontakt:  

  • Pressemeldinger/-invitasjoner  

  • Innsalg til eksterne medier av forskningssaker og aktuelle forsker  

  • Medievakt – henvendelser, monitorering, løpende innsalg 

  • Lederstøtte for UiT-ledelse og sentraladministrasjon, herunder:  

  • Internkommunikasjon  

  • Kommunikasjonsbistand i institusjonsovergripende endringsprosesser  

  • Strategisk rådgiving- og kommunikasjonsplanlegging 

  • Kommunikasjonsstøtte  

  • Kommunikasjonsrådgiving for ansatte på nivå I  

  • Kommunikasjonsstøtte i forbindelse med aktiviteter knyttet til studentrekruttering  

  • Beredskap og krisekommunikasjon  

  • Oppgaver i henhold til beredskaps- og krisekommunikasjonsplanen for sentral beredskapsgruppe. 

  • Bistå lokale beredskapsgrupper ved behov  

 
Fellestjenesten Kanalforvaltning 
Fellestjenesten skal levere tjenester knyttet til UiT sine egne (eide) digitale kanaler. Dette er i hovedsak uit.no, intranett.uit.no og infoskjermer. Tjenestene som skal leveres innebærer blant annet; 

  • Utvikle og forvalte planer og strategier innenfor fagområdet 

  • Bidra til å utvikle og forvalte kanalstrategier og planer på overordna nivå 

  • Målretting av innsats og målbare resultat for området i tråd med UiTs strategier 

  • Bidra til at interne og eksterne målgrupper opplever forutsigbarhet i hvor de kan finne informasjon, opprette kontakt og få svar på eventuelle spørsmål 

  • Systemområdeansvar for systemområdet formidling og systemeier for UiT sine egne kommunikasjonskanaler 

  • Systemområdeansvar for systemområdet, formidling, i UiT sitt råd for «Applikasjons - og systemforvaltning» 

  • Systemeier for UiT sine egne kommunikasjonskanaler 

  • Ansvar for sikker drift og tilrettelegging av verktøy for sluttbrukere og publisister 

  • Ansvar for brukertesting (UX, struktur og design) og tiltak basert på tilbakemeldinger 

  • Statistikk- og analysearbeid for UiT sine kanaler og UiT sine offisielle kontoer på sosiale medier. Herunder innsikt gjennom systematisk innsamling av eksterne data og analyser.  

  • Brukerstøtte for egne kommunikasjonskanaler  

  • Koordinering og rådgivning for bruk av UiT sine egne kanaler (interne og eksterne) 

  • Rådgivning om hvilke kanaler når og til hvem 

  • Ivareta «kundereisen» gjennom fokus på tjenestedesign 

  • Forvaltning av innhold på nettsider/infoskjermer 

  • Avgrensning og prioritering 

  • Rådgivning knyttet til presentasjon av innhold 

  • Strukturering av innhold 

  • Sletting og korrigering av sider og innhold for å sikre ønsket kvalitet 

  • Kvalitetssikring og godkjenning av innhold før publisering 

  • Kompetanseutvikling 

  • Faste kurs/workshops for innholdsprodusenter og publisister 

  • Beredskaps- og kriseinformasjon 

  • Oppgaver i henhold til beredskaps- og krisekommunikasjonsplanen for sentral beredskapsgruppe. Bistå lokale beredskapsgrupper ved behov 

Arrangement og partneravtaler 
Seksjonen har ansvar for planlegging, promotering og gjennomføring av arrangement som inngår i UiTs sentrale arrangementsportefølje,  Lørdagsuniversitetet og Forskningsdagene.  
 
I tillegg har seksjonen oppfølgings og koordineringsansvar for UiTs partneravtaler på nivå 1.  

 
UiT infosenter 
Seksjonen har ansvar for drift og leveranse av følgende førstelinjetjenester:  

  • Sentralbord 

  • Førstelinjetjeneste i ulike kanaler 

  • Beredskap og krisekommunikasjon 

  • Studentmottak og studentinformasjon 

  • Førstelinjetjenester i ulike kanaler 

  • Bistand arrangement 

  • Lokalt og internasjonalt opptak 
     

Rollebeskrivelser i seksjonen 
Seksjonen har følgende roller: 

  • Seksjonssjef 

  • Fellestjeneste redaksjon (9 årsverk) 

  • Faggruppeleder 

  • Kommunikasjonsrådgivere 

  • Fellestjeneste kanalforvaltning (9 årsverk) 

  • Faggruppeleder 

  • Web-rådgivning 

  • Arrangementsansvarlig (1 årsverk) 

  • UiT infosenter (2 årsverk) 

  • Sentralbord/førstelinjetjeneste (2 årsverk) 

 
Utviklingsarbeid 

  • Felles kvalitetssystem og rutiner for innmelding og respons på henvendelser/saker fra sluttbrukere til fellestjenestene. 1. februar 2019 

  • Bruk av Planner som fellesadministrativt støtteverktøy på tvers av fellestjenestene, seksjonen og avdelingen. Frist 1. februar 2019 

  • Utvikling av planer og rutiner for samarbeid mellom fellestjenesten og andre enheter ved UiT. Frist 1. kvartal 2019  

  • Strategier, planer og prioriteringer for seksjonen og fellestjenestenes oppgaver. Frist mars 2019 

  • Rutiner for systematisk innsamling av data og analyser for innsikt som brukes til kontinuerlig forbedringsarbeid. Frist februar 2019 

 
Oppgaver som skal ivaretas av nivå II 
Følgende kommunikasjonsoppgaver skal ivaretas på nivå II:   

Lederstøtte for fakultets- og instituttledelse, herunder  

  • Lederstøtte i henhold til statens kommunikasjonspolitikk og plattform for ledelse i staten  

  • Internkommunikasjon  

  • Kommunikasjonsbistand i instituttovergripende endringsprosesser  

  • Strategisk rådgiving/kommunikasjonsplanlegging  

 

Kanalforvatning 

  • Innhold i studiekatalogen 

  • Overordnet informasjon om enhetene 

  • Interkommunikasjon ved den enkelte enhet  

  • Endelig avklaring vil komme i løpet av 1. kvartal  
     

Utvikle og forvalte strategier og planer på fakultets-/instituttnivå  

  • Spille inn strategier og planer og foreta prioriteringer og bestillinger til felles produksjonsmiljø på nivå 1  

  • Bidra til at relevante målgrupper opplever forutsigbarhet i hvor de kan finne informasjon og at de får kontakt og svar på eventuelle spørsmål i relevante kanaler på nivå 2 og 3  

  • Kontaktperson for og i sine fagmiljø, med kjennskap til den faglige aktiviteten, enhetens prioriteringer og strategier, muligheter og utfordringer.  

  • Ansvar for koordinering av fellesaktiviteter på institusjonsnivå som Forskningsdagene, Forsker Grand Prix, Lørdagsuniversitetet, ekspertlister o.l.  

 

Kommunikasjonsstøtte  

  • Kommunikasjonsrådgiving for administrativt ansatte, forskere, forskningsgrupper og bistand ved studentrekruttering  

  • Bindeledd mellom enheten og fellestjenesten Kanalforvaltning 
      

Beredskap og krisekommunikasjon  

  • Oppgaver i henhold til beredskaps- og krisekommunikasjonsplanen for lokal beredskapsgruppe. Koordinere mot sentral beredskapsgruppe ved behov.  

 
Ansvar-/rolledeling nivå I og nivå II 

  • Kommunikasjonsoppgaver som i utgangspunktet er foreslått lagt til nivå 2 må løses ulikt for store og små fakultet.  

  • De minste enhetene som ikke kan gis dedikerte ressurser, må enten få utvidede tjenester fra nivå 1 eller fra en annen større enhet på nivå 2.  

  • De mest ressursbesparende alternativene skal velges  

 

 

 

 

Kommunikasjonssjef Hanne Karde

[Loading...]