Våre team og tjenester

Team studentkontakt og arrangement 

• Betjener Serviceportalen (TopDesk), besvarer henvendelser fra ansatte og studenter, og fordeler saker til andre team. 
• Disputas – håndterer administrativt og praktisk arbeid knyttet til avvikling av disputaser. 
• Forarbeid til norskkurs, inkl. testing, i samarbeid med vitenskapelig ansatte. 
• Mentorordningen  
• Semesterstart/orienteringsmøter i samarbeid med fakultet og institutt 
• Refusjoner til studenter: bestiller skjema for utbetaling/refusjon for studenter som har vært på studiereiser. 
• Bestiller innkjøpsordre for studentaktiviterer i regi av studentforeninger, mentorordninger etc. 
• Skriver bekreftelser for studenter som har tatt norsk kurs på A-B nivå (andre bekreftelser skrives av UiT Info). 
• For mastergradsstudenter: nøkkelutlevering til lesesalsplasser, arkivering av signerte mastergradskontrakter og vedlikehold av informasjonsside på nett. 
• Behandler og vurderer permisjonssøknader fra studenter. 
• Vurderer om studenter kan få utvidet studierett når de søker om dette 
• Administrerer To-språktesten (muntlig prøve for blivende tolker) som arrangeres i samarbeid med OsloMet og Samisk Høyskole i Kautokeino. 

Team utdanning 

• Veiledning av emneansvarlige og studieprogramledere om emnebeskrivelser, tekst til studiekatalog på nett og studieplaner. 
• Ressurs for fagmiljøene ved revisjonsarbeid generelt. 
• Ansvarlig for publisering av studie- og emnekatalogen på nett, med oppdaterte studieplaner. 
• Fullfører revisjon og kvalitetssikring av studieplaner og emnebeskrivelser (i Felles studentsystem (FS) og Emner på nett (EpN)) 
• Legger inn emneansvarlige og undervisere for semesteret og lager undervisningsaktivitet i FS i henhold til emnebeskrivelser og innsendt timeplanskjema. 
• Etter- og videreutdanning (EVU): Vurderer kvalifikasjoner og sender opptaks/avslagsbrev for videreutdanning. Kontaktpunkt for EVU-ansvarlig på opptakskontoret. Veileder emneansvarlige i oppretting av EVU-emner. Følger opp med nivå 1/SELU for publisering i riktige kanaler (emnekatalog, EVU-web, og evt. nett/samlingsbasertoversikt). 
• Kontroll og godkjenning av utdanningsplaner til studenter på studieprogram før utstedelse av vitnemål.  
• Vitnemålstekster og diploma supplement  
• Behandle søknader om innpassing og godkjenning av intern og ekstern utdanning.  
• Bygge og oppdatere emnekombinasjoner til studieprogram i FS  
• Lage og vedlikeholde studentgrupper i TP (timeplan) for å sikre kollisjonsfri undervisning (timeplan) og eksamen for studenter

Team eksamen 

• Administrativt ansvar for avvikling av eksamen 
• Veiledning av emneansvarlige, studieprogramledere og studenter om vurdering og eksamen 
• Ansvar for registrering av uker for eksamen 
• Bestiller kontrakter til eksterne sensorer 
• Kvalitetssikring av studentdata som rapporteres til DBH 
• Behandler klager, fuskesaker m.m.  
• Arkivering av eksamensoppgaver og sensorveiledninger 

Team internasjonalisering 

• Bistå prosjektledere og fasilitere prosessene med samarbeids- og partnerskapsavtaler 
• Bistå i søknadsprosesser, prosjektaktiviteter/mobilitet, inkl. økonomioppfølging og rapportering for internasjonale prosjekter.  
• Prosjektoppfølging - bistå i planlegging og konkret implementering i tilfeller der standard rutine for reise, opphold og utlegg ikke kan følges. 
• Veiledning av studenter for både inngående og utgående mobilitet (tilgjengelige avtaler, emnevalg, søknadsprosess og frister, støtteordninger og lånekassen) 
• Godkjenning og registrering av studenter som kan reise på utveksling  
• Godkjenning av Learning Agreements for både inn og utreisende studenter 
• Utarbeide emnepakker for internasjonale studenter   Bistå i gjennomføring av BIP (Blended Intensive Programme) 
• Følge opp prosjektstudenter fra partneruniversitet i utlandet  
• Sørge for god kommunikasjon og informasjonsflyt til partnere og studenter om muligheter og tilbud ved UiT og utlandet

Team personal og rekruttering 

• Utlysning av stillinger og ansettelsesprosesser (%-stillinger, ikke timekontrakt) i samarbeid med institutt- og senterledere og rekrutteringstjenesten på nivå 1 
• Personaltjenester (skjema DFØ: egenmeldinger, syke barn, velferdspermisjon og andre permisjoner, opprykk, pensjon, forlengelser og oppsigelser) 
• Mottak av nyansatte i samarbeid med lokal lederstøtte 
• Terminalbriller

Team variabel lønn og økonomi 

• Bestille timelønnskontrakter 
• Bestille honorarkontrakter 
• Bestille reiseregninger 
• Lage budsjett 
• Oppfølging av ulike funksjonstillegg 
• Godkjenne fakturaer, reiseregninger og andre utbetalinger

Driftsteamet 

• Rekvisita (bestille varer, holde orden på kopirom) 
• Registrerer gjester i gjestesystemet GREG
• Utlån av gjestekort 
• Gi ansatte riktige tilganger på ansattkort (SALTO) 
• Skaffe møbler, heve-senk-bord og utstyr anbefalt av Hemis 
• Merke korridorer, dører og posthyller  
• Rydde papirsøppel i korridorene og på kopirom

Lokal lederstøtte 

Har ansvar for daglig drift sammen med institutt- og senterleder på de ulike enhetene. Arbeidsoppgavene varierer noe, men kan være:

• Personalsaker og ressursplanlegging 
• Oppfølging av ferieregnskap og godkjenning av ferieskjema i DFØ 
• Sekretærarbeid knyttet til styrer og råd 
• Kontorkabal  HMS inkludert jubileum og runde dager 
• Oppdatere e-postlister og nettsider for enhetene 
• Registrerer gjester i gjestesystemet GREG