Anbefalinger for digitale gradsavslutningsseremonier

Her vil du finne konkrete råd og tips til hvordan en gradsavslutningsseremoni kan gjennomføres digitalt. Vi vet at det er store variasjoner mellom fakultetene og studieprogrammene på hvor komfortable de er i bruk av digitale verktøy til ulike arrangement, samt hvor store kullene er. Denne anbefalingen er derfor kun ment som et utgangspunkt, samtidig som man vil kunne gjennomføre en digital avslutningsseremoni ved å følge denne.

Generelle tips:

  • Vi anbefaler at alle sitter på egen pc for å sikre best mulig lyd og bilde, auditorier anbefales ikke brukt da det er mer krevende produksjon og kan gi dårlig lyd/bilde opplevelse.
  • UiT ansatte bes pynte seg og den som holder talen for kandidatene bør gjerne ha en fin bakgrunn med blomster og lys. Videre oppfordres kandidater og deltagere til å pynte seg.
  • Kunstneriske innslag bør være tatt opp på forhånd for å sikre god lydkvalitet, øvrige innslag gjør seg gjerne best i sanntid, men kan vurderes tatt opp når det er hensiktsmessig.
  • Øvelse gjør mester - vi anbefaler alle studieprogram å kjøre en test uten kandidater og gjester en uke før selve avslutningsseremonien.
  • Fotografering kan la seg gjøre for mindre kull ved at arrangør tar et bilde av Zoom-vinduet som viser bilde av alle møtedeltakerne. Dette er ingen fullgod erstatning for gruppefoto, og egner seg ikke for større kull der ikke alle studentene får plass på et skjermbilde. Dette er opp til den enkelte arrangør å avgjøre om man vil ha med eller ikke.

Forberedelser:

  1. Opprett møte i Zoom med innstillinger som er tilpasset gradavslutning.
  2. Kunngjøring og påmelding gjøres som vanlig slik at man vet hvem av kandidatene som er tilstede.
  3. Det er viktig at møtelenken IKKE publiseres offentlig (for eksempel i en offentlig kunngjøring). Møtelenken distribueres til påmeldte deltakere, som igjen formidler den til familie ol. som ønsker å delta.
  4. Kunstneriske innslag anbefales som opptak. Det jobbes med å kunne tilby noen innslag som kan brukes av alle. Mer informasjon kommer.

Gjennomføring:

  • En seremonileder introduserer programmet og hvert innslag. Hen støttes av en kollega som sikrer at mikrofoner er unmutet/mutet, at innspilte innslag spilles av, mv.
  • Navneopprop: Hver kandidat sier hei (må unmute og lage lyd for at bilde skal vises for alle) og vinker etter at navnet er lest opp. Dersom det til vanlig deles ut roser kan dette gjøres digitalt på for eksempel denne måten: Seremonileder, eller annen utdeler, kan holde opp en rose til kameraet sitt mens hen nikker til vedkommende kandidat. Alle klapper.
  • Dersom det er mange kandidater kan man velge å synliggjøre dem i f.eks. PowerPoint som et alternativ til navneopprop.

Etterarbeid:

  • Distribuere foto dersom dette ble tatt.

Forslag tekst til informasjon i kunngjøring/mail kandidat/canvas

Invitasjon til digital avslutning for avgangsstudentene på ….

Institutt for …. har gleden av å invitere til en felles feiring og markering av fullføring av studiene for kandidater som fullfører sin … i …. vårsemesteret 2020. .

Tid: ..dag nn.mnd kl.nn:nn – nn:nn

Sted: Seremonien vil bli gjennomført digitalt via Zoom. Lenke vil bli sendt ut ved påmelding.

Vi ber deg ikke offentlig å dele selve lenken til seremonien, men du kan videresende denne invitasjonen til familie og venner som du ønsker å invitere til å delta på arrangementet.

Program:

  1. Velkommen og hilsen fra … (vitenskapelig ledelse)
  2. Kunstnerisk innslag
  3. Hilsen fra avgangsstudentene
  4. Eventuelle priser/overrekkelser
  5. Kunstnerisk innslag
  6. Vitnemål/navneliste
  7. Fotografering (Alle studentene blir igjen i møtet og tas bilde av)

Vi anbefaler at alle som deltar pynter seg til den høytidelige stunden og slår på kamera. Alle deltagerne som kobler seg opp vil mutes (få mikrofonen skrudd av). Vi anbefaler at du kobler deg opp i god tid før start. Se her for hvordan du kan gi applaus digitalt i Zoom. Videre anbefaler vi alle som skal delta om å gjøre en prøveoppkobling til https://uit.zoom.us/test for å teste at lyd og bilde fungerer i god tid før seremonien.

Vi ønsker vel møtt til markering av gjennomført studium.