Arctic blue polygon pattern

For ledere som skal godkjenne i Unit4 ERP

Ledere med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) skal vurdere og godkjenne en rekke typer økonomiske forpliktelser for universitetet i DFØ-systemene. På denne siden finner du oversikt og veiledning over oppgavene i økonomisystemet Unit4 ERP.

Som leder har du rollen som kostnadsgodkjenner (godkjenner 2). I økonomiprosessene gjør du godkjenningene i Unit4 ERP. Bilag til godkjenning finner du under "Dine oppgaver" i Unit4 (oransje firkant oppe i høyre hjørne).

Du skal kontrollere at det er budsjettmessig dekning for kostnaden, og at kostnaden er belastet riktig konto, koststed, delprosjekt og merverdiavgiftskode. Dersom kostnader føres feil fører det til ekstra arbeid ved at feil må finnes, det må registreres omposteringsbilag og til slutt må du godkjenne en ekstra gang.

I prosessen Behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner godkjenne innkjøpsforespørsel før bestilling sendes til leverandør. Du bør be dine medarbeidere om å klarere innkjøp på forhånd og registrere innkjøpsforespørsel i god tid. Da vet du hva som kommer til godkjenning, og leverandøren får rimelig tid til å levere varen. Du må også godkjenne faste innkjøpsavtaler (eksempel serviceavtaler). 

Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:

  • det er budsjettmessig dekning for utbetalingen (rett konto, koststed, delprosjekt og merverdiavgiftskode).
  • disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
  • kjøp over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet seg.

Varsling om oppgaver

Når du mottar nye oppgaver til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du får varsel på e-post.

Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Informér" i Unit 4, vil du imidlertid ikke motta noe varsel på e-post. Du bør sjekke om du har mottatt nye oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel på e-post eller lignende.

Innkjøpsforespørsel/Bestilling

For bestillinger skal du kontrollere og godkjenne innkjøpsforespørselen, eller avvise den. Bestillingen går ikke til leverandør før du har godkjent, så du har et ansvar for å ikke forsinke leveransen. Dersom du mener at det er noe feil med bestillingen kan du avvise den og skrive inn kommentar. Den går da tilbake til innkjøper som kan rette opp og sende til deg på nytt.

Se instruksjonsvideo: Godkjenne innkjøpsforespørsel (dfø-video) 

Faktura

Leverandørens faktura skal inneholde bestillingsnummer, og hvis den også har avtalt beløp og det er foretatt varemottak går den normalt rett til betaling (det har vært kvalitet i alle ledd). Er det avvik mellom bestilling og faktura vil den komme som ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder også for faktura hvor det ikke har vært en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.

Videresende faktura til annen BDM

Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel din egen mobilregning eller egne kjøp), skal du sende fakturaen videre i systemet. Det gjør du ved å gå inn på fanen "handlinger", og velge "videresend". For å få opp potensielle mottakere må du trykke "space" (mellomrom) på tastaturet ditt.

Brukerveiledninger

Kreditnota til kunde

For statlige virksomhet er det krav om godkjenning før det kan sendes ut kreditnota til kunde. Du må kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP.

Oppfølging av forfalte krav

I prosessen Fordring til innbetaling (FtI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal følges opp ved manglende innbetalinger

Ved for eksempel ompostering av kostnader eller interne kostnadsbelastninger blir det laget bilag som må godkjennes. Du henter bilaget opp i Unit4 ERP under Dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden, og denne er riktig kontert, godkjenner du bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget med kommentar, og det returneres til bilagsbehandler (attestant) for korreksjon.

Brukerveiledninger

Prosjektsøknader skal godkjennes av instituttleder/leder med budsjettdisponeringsmyndighet. Det samme gjelder prosjektbudsjett og kostnader på prosjektet.

Selve anleggsregistrering skjer i prosessene Behov til betaling. For endring av anlegg må du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i Anleggsmiddel-prosessen.

Dette gjøres i forbindelse med:

  • Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt
  • Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
  • Nedskriving av anlegg
  • Reversering av anleggstransaksjoner
  • Salg av anlegg
  • Utrangering av anlegg

Brukerveiledning

DFØ brukerveiledning Anleggsskjema Unit4 ERP (pdf)

DFØ BOTT veiledninger til anleggsverdiregnskap

 

TILKNYTTET INNHOLD

For ledere som skal godkjenne i selvbetjeningsportalen

Ledere godkjenner overtid, reiser, heldags fraværssøknader, utleggsrefusjoner, godtgjørelser og arbeidskontrakter i DFØ-appen eller selvbetjeningsportalen.