Vibeke Guddingsmo
Kontorsjef/ leder av administrasjonen på instituttet
Stillingsbeskrivelse
Leder av administrasjonen på Institutt for helse- og omsorgsfag ved Det helsevitenskapelige fakultet.
Som kontorsjef arbeider jeg med :
Budsjett/økonomi: budsjetter, regnskapsrapportering, prognoser, eksterne prosjekter, anviser fakturaer, utleggsrefusjoner og reiseregninger, har BDM (budsjettdekningsmyndighet) for instituttet
HMS: vernerunder, oppfølging helse-, miljø og sikkerhet
Personalarbeid: rekruttering, permisjoner, godkjenner fravær og ferie, oppfølging sykemeldte, lederstøtte for mellomledere
Studieadministrasjon: leder teamene i studieadministrasjonen og staben for lederstøtte. Møter i instituttets ledermøte sammen med instituttleder, assisterende instituttledere og studieledere.
Forskningsadministrasjon: møter i vitenskapelig råd for IHO med forskningsgruppeledere og instituttleder. Møter prosjektkontoret på Helsefaks forskningsrådgivere hver andre uke. Administrativt ansvarlig for forskningssøknader for IHO.
Møter i instituttrådet ved IHO som representant for ledelsen og legger fram saker sammen med instituttleder.
Interne prosjekter/arbeidsgrupper jeg har vært/er med i:
- GREG - innføring av nytt system for registrering av gjester/personer som ikke er ansatt ved UiT i database for å gi dem digital tilgang til UiT (des 22 -mars 23)
- UH Sak Basis - innføring av nytt arkivsystem ved UiT (jan 23- sept 23)
- Studieadministrativt forum Helsefak - forumledelsen (2012-dd)
- servicekoordinator for Helsefak - Team eksamen - pilot - Sammenhengende tjenester (fra 2021-dd)
VERV:
Styremedlem for teknisk/administrative i fakultetsstyret ved Det Helsevitenskapelige fakultet 2013-2017. Valgt for ny periode des 2017 - des 2021.
Fast medlem for teknisk/administrative i TU (tilsettingsutvalget) ved det Det helsevitenskapelige fakultet (2013-2017, prolongert til desember 2017).
Vara Leder i Ansettelsesrådet for UiT - teknisk administrative stillinger fra 2022