Reise og refusjon 

Retningslinjene gjelder for ansatte og studenter ved UiT Norges arktiske universitet (UiT), og er et resultat av UiTs handlingsplan for bærekraft. Retningslinjene inngår i tiltaksområde transport og skal bidra til å nå målet om å redusere UiTs samlede miljøavtrykk gjennom en mer bærekraftig og miljøvennlig drift av universitetet.

UiTs beliggenhet og virksomhet innebærer betydelig reisevirksomhet i inn- og utland, også med bruk av fly. Retningslinjene skal ikke virke begrensende for kvaliteten ved UiT sin kjernevirksomhet, likevel skal all reiseaktivitet ved UiT vektes mot miljøhensyn. I en helhetsvurdering skal miljøhensyn, økonomi, tidsbruk og faglig utbytte inngå. Miljøhensyn skal vektes tungt. Den samme totalvurderingen skal gjøres i forbindelse med invitasjon av gjesteforelesere, sensorer, eksterne forskere og andre gjester.

1. Vurdere alternativer for enkeltreiser

• Anses den aktuelle reisen som nødvendig eller strategisk viktig? 
• Kan reisen erstattes av møter på digitale plattformer? 
• Er det praktisk mulig å benytte annet transportmiddel enn f.eks. fly som gir høye klimagassutslipp? 
• Kan en alternativ reisevei som tar lengre tid enn fly forsvares gjennom at den ansatte arbeider på reisen og dermed anvender tiden effektivt?

2. Planlegge, prioritere og kombinere reiser

• Kan flere korte reiser slås sammen gjennom langsiktig og god planlegging?
• Kan flere formål kombineres på samme reise?
• Kan sensorer, opponenter og gjesteforelesere delta på digitale måter, eller kombinere flere formål i forbindelse med reise til UiT?
• Hvor mange fra UiT må delta på samme reise, kan man redusere antall som reiser?

3. Redusere miljøavtrykket ved arrangementer 

• Kan arrangementer gjennomføres på digitale måter?
• Møter, seminarer og samlinger for ansatte og studenter ved UiT skal som hovedregel være kortreiste. 
• Ved deltagelse på internasjonale konferanser skal UiT-ansatte delta aktivt i programmet for å forsvare en lang reise. Ledere skal prioritere å sende yngre forskere tidlig i karrieren for å skape nettverk og samarbeid.
• Bruk av fly til egne arrangementer skal begrenses, med unntak for reiser mellom UiTs campuser for å opprettholde kjernevirksomheten.
• Grupper av ansatte eller studenter har ikke adgang til å benytte fly til utlandet i forbindelse med samlinger som hovedsakelig har interne formål. Universitetsledelsen og ledere for fakulteter og avdelinger kan beslutte unntak.
• Når UiT er leder for nasjonale utvalg, råd og lignende, skal digitale møter prioriteres. Er UiT medlem bør vi foreslå at 2/3 av møtene gjennomføres digitalt.

4. Praktisk gjennomføring

• Ansatte skal benytte UiTs reisebyråavtale og de ordninger for oppfølging og rabatter som ligger i denne for bestilling av tjenestereiser.
• Reiseformål og reisemåter skal være avklart med nærmeste leder.
• Ut fra miljøhensyn skal nødvendigheten av en reise alltid vurderes før den foretas.
• Reisen skal etter en helhetlig vurdering foretas på den for staten hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reise.
• Dekning av en eventuell høyere reisekostnad for en mer miljøvennlig reise skal være avtalt på forhånd med nærmeste leder.
• Ledere skal sørge for at UiTs reisepolicy blir informert om og fulgt opp ved alle enheter.

Se mer informasjon her.

Gå til reisebestilling

Reiseforskudd gjøres opp snarest mulig etter at reisen er avsluttet. Dette gjøres på følgende måte: 

• DFØ-app
• Selvbetjeningsportal 

Husk at hvis du ønsker reiseforskudd må du legge til forskudd. Det er også viktig at du legger ved alle dine utgifter i forbindelse med reisen, inkludert de utgiftene du ba om forskudd for ved reiseoppgjøret.

Hvis dine totale reiseutgifter på reisen med forskudd er mindre enn utbetalt reiseforskudd, vil det oppstå en negativ netto som automatisk trekkes fra ved neste reiseoppgjør. Du kan se din reiseslipp for å se oppsummering av reiseregningen.

Feltarbeid er ikke tjenestereise. Med feltarbeid forstås et pålagt arbeide som foretas utenfor det ordinære arbeidssted​ slik som innsamling av materiale/data, målinger, prøvetakinger, utgravninger o.l., som ikke er et avsluttet arbeide, men som forutsettes bearbeidet senere. 

• Oppdrag av sporadisk og kortvarig karakter, med en varighet på mindre enn sammenhengende 12 timer, faller utenfor definisjonen. 

• Feltarbeid som ikke er pålagt, og som utføres i tilknytning til egen forskningsvirksomhet omfattes ikke av retningslinjene. 

De ansatte er ulykkesforsikret under feltarbeidets varighet.

Det kan gis erstatning for skade og tap av reisegods for en verdi av inntil kr 30 000.

Reiseforsikring ved tokt (toktavtalen) gjelder for faste og midlertidige ansatte som har sitt ordinære arbeid på land, og som midlertidig utfører tjeneste knyttet til sitt ordinære arbeide ombord på skip på tokt. 

De ansatte er ulykkesforsikret under toktets varighet.

• Skade på eller tap av private eiendeler kan erstattes når skaden eller tapet har skjedd i tilknytning til tjenesten ved tyveri, innbrudd, naturskade, brann, hendelige uhell og lignende.
• Med private eiendeler som kan erstattes etter bestemmelsen menes klær og andre gjenstander som den ansatte enten har benyttet i tjenesten, eller som er brakt med til tjenestestedet og som det er naturlig at den ansatte har til stede.
• Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet. Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.
• Har arbeidstaker tegnet egne forsikringer skal disse benyttes fullt ut før staten dekker noe av skaden/tapet. Ved bruk av egne forsikringer dekkes egenandel. 

UiT dekker utgifter til reise og kost for statens ansatte etter særavtaler for reiser innenlands og utenlands:

Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge
Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands

Oppgjør av reiser er personlig og refusjon av reiseutgifter innberettes og beskattes, og vil komme med på årsoppgave.

Dersom man legger ut for andre og tar dette med i eget reiseoppgjør, vil det medføre feil i innrapportering til skatteetaten. I tilfeller der en ansatt legger ut for andre må det ordnes opp innbyrdes.

Særavtalen for dekning av utgifter til reise og kost gjelder ikke stipendreiser. Unntak kan likevel gjøres i tilfeller hvor arbeidsgiver har en vesentlig interesse av at reisen utføres. Det er arbeidsgiver som foretar denne vurderingen. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn.

Reiseregning skal leveres i selvbetjeningsportalen til DFØ eller via DFØ-appen så snart som mulig etter at reisen er avsluttet.

Det er svært viktig at reiseregningen fylles ut korrekt, med riktig koststed og delprosjekt. Alle utlegg/utgifter registreres en for en med kvittering opplastet, og beløp må stemme med kvitteringen. Merk at dokumentasjonen må vise at beløpet er betalt (kvittering godkjent for kjøp). Pass på å velge rett utgiftstype for hvert utlegg. 

Ved flyreiser skal det være bekreftelse på at flyreisen er gjennomført (boardingkort eller flown-kvittering fra Berg-Hansen). Dette hentes ved å logge inn på Berg-Hansen. Under fanen reisemappe - kvitteringer finner du oversikt over alle dine bestillinger, flown og kvitteringer.

Her finner du veiledning for hvordan sende oppgjør for mobilitetsstipendet/reisestipendet etter forskningstermin og stipendreiser.

• Oppgjør etter forskningstermin og stipendreiser.pdf
• How to submit your mobility grant settlement.pdf

Refusjon for lisenser, programvarer og abonnement m.m.

Lisenser, abonnementer og kjøp av programvare skal som hovedregel kjøpes inn via IT-avdelingen. I unntakstilfeller (se punktet ovenfor) der ansatte har lagt ut for slike kjøp privat refunderes utgiften av arbeidsgiver.Det forutsettes at kjøpet gjøres på vegne av arbeidsgiver etter tjenstlig behov. 

Skatteplikt

Kjøp av lisenser, programvarer og abonnement medfører ikke skatteplikt for den ansatte gitt at kjøpet utelukkende brukes til jobbformål. Ved innsending av utgiftsrefusjon må det vedlegges dokumentasjon/bekreftelse fra leder på at kjøpet kun skal brukes i jobbsammenheng, og ikke gir en privatøkonomisk fordel for den ansatte.

I de tilfeller ansatte benytter abonnement/program privat, uten at en betaler for bruken, er beløpet skattepliktig for den ansatte. Utgiften registreres da som «Ref. av div. oppg.pl. utg» – 1512» via Selvbetjeningsportalen, «Lønn», «Godtgjørelser».

Refusjon for medlemskap og kontigent

Ansatte som får dekt medlemskap/kontigent til treningssenter, klubb o.l der en gis rett til fri/privat bruk anses som en trekkpliktig naturalytelse. Denne ytelsen er skattepliktig for den ansatte. Utgiften må registreres som «Refusjon medlemsavgift 151A " via Selvbetjeningsportalen «Lønn», «Godtgjørelser».