Registrere eksamens-/innleveringsdato

• 1. april Vurderingsenheter for høstsemesteret opprettes i FS og overføres til TP
• 1. mai Administrasjon på enhetene må ha fullført alt nødvendig forarbeid i TP for skoleeksamen, hjemmeeksamen, oppgave og mappe
• 20. mai Eksamenstjenesten UiT har generert en foreløpig dato- og romplan for skoleeksamen og datoplan for hjemmeeksamen, oppgave og mappe i TP. Datoplan blir kunngjort på intranett for brukere med interessefelt #eksamen
• 25. mai Administrasjon på enhetene må ha gjort en kvalitetssjekk av de fastsatte eksamensdatoene og gitt tilbakemelding via TOPdesk til Eksamenstjenesten UiT om eventuelle endringsønsker og feil
• 1. juni Eksamenstjenesten UiT justerer eksamensdatoer ihht tilbakemeldinger og fastsetter endelige eksamensdatoer
• 15. juni Eksamensdatoene publiseres i Studentweb og i emnekatalogen

• 1. oktober Administrasjon på enhetene registrerer og bestiller dato for muntlig, praktisk og utøvende eksamen

• 1. oktober Vurderingsenheter for vårsemesteret opprettes i FS og overføres til TP
• 1. november Administrasjon på enhetene må ha fullført alt nødvendig forarbeid i TP for skoleeksamen, hjemmeeksamen, oppgave og mappe
• 20. november Eksamenstjenesten UiT har generert en foreløpig dato- og romplan for skoleeksamen og datoplan for hjemmeeksamen, oppgave og mappe i TP. Datoplan blir kunngjort på intranett for brukere med interessefelt #eksamen
• 25. november Administrasjon på enhetene må ha gjort en kvalitetssjekk av de fastsatte eksamensdatoene og gitt tilbakemelding via TOPdesk til Eksamenstjenesten UiT om eventuelle endringsønsker og feil
• 1. desember Eksamenstjenesten UiT justerer eksamensdatoer ihht tilbakemeldinger og fastsetter endelige eksamensdatoer
• 15.desember Eksamensdatoene publiseres i Studentweb og i emnekatalogen

• 1. mars Administrasjon på enhetene registrerer og bestiller dato for muntlig, praktisk og utøvende eksamen

• Før planlegginga av eksamendatoene i TP må det reserveres eksamenrom i TP. Reservasjon av eksamensrom blir gjort av Eksamenstjenesten UiT.
• Etter at vurderingsenhetene er opprettet for aktuelt semester, blir disse hentet inn til TP.
• Administrasjon på enhetene må sørge for at at rett eksamenssystem må være utfylt i FS.
• Du skal ikke endre på starttidspunkt. Eksamen ved UiT starter kl. 09:00.

Det er nå klart for Administrasjon på enhetene å registrere data på sine emner i TP eksamen.

For å registrere data på dine emner gå til TP-timeplanlegging, og trykk på TP:Eksamen

Søk frem aktuelt emne i søkefeltet klikk på emnet i "Velg emne(r)" feltet, deretter klikker du på vurderingsenheten i "Velg vurderingsent(er). Dersom det ikke kommer opp en vurderingsenhet når du klikker på emnet kan du hente data fra FS ved å trykke på Hent- knappen. Trykk så på den vurderingsenheten du skal jobbe med.

Etter at du har hentet inn ditt emne vil det nå dukke opp en kalender inn i nettleseren din. Det er i dette bildet vi skal registrere våre dataer for hvert enkelt emne. 

Følgende data skal registreres:

• Varighet på eksamen
• Forventet antall kandidater- "Eksamensplasser"
• Kontroller at det er registrert korrekt eksamenssystem - det skal stå WISEFLOW for digital gjennomføring eller PAPIR for gjennomføring på papir
• Markere aktuelle uke(r) for avvikling av gjeldende skoleeksamen
• Utilgjengelige datoer ved behov*
• Eksamener som skal gå på samme tid, ved behov*

 *Se høyremeny på denne siden

Etter at du har lagt inn de nødvendige dataene lagrer det ved å trykke på Lagre-knappen som automatisk vil komme. NB! Du skal ikke trykke på Bestill-knappen.

 Klikk på "Romvalg" og hak av "Del i flere campus". Derettet legger du inn eksamensplasser på de ulike campus og "Lagre". Pass på at totalt antall kandidater ved de ulike campus er det samme som du har lagt inn på "Eksamensplasser"

Den endelige eksamensplanen for skoleeksamen vil i hovedsak bli lagt automatisk (hovedbestilling) av Eksamenstjenesten på bakgrunn av dataene som er lagt inn i FS og TP av administrasjon på enhetene. 

For at fastsettinga av de endelige eksamensdatoene skal fungere, og at vi skal ha en trygg og forutsigbar eksamensgjennomføring er det svært viktig at det ikke gjøres endringer i FS etter at man har begynt å jobbe med vurderingsenhetene i TP. 

Eksamensrommene som blir brukt til skoleeksamen vil bli booket av Eksamenstjenesten i TP innen gitte frister. Særlig ved campus Tromsø opplever vi enkelte datoer i hovedeksamensperioden som problematisk kapasitetsmessig. TP:Eksamen er et også et verktøy for å sjekke romkapasitet og som hjelper oss til å få eksamenskabalen til å gå opp. 

Frister for eksamensplanlegging

Hjemmeeksamen er en type eksamen som har en gitt varighet, med fastsatt uttakstidspunkt og innleveringsfrist. En hjemmeeksamen kan gå over en dag, eller et datointervall (flere dager). I vurderingskombinasjonen i FS er det vurderingsform H og vurdkombtype HJEMME som definerer at eksamen er en hjemmeeksamen som skal ha en gitt varighet. Vurderingskoden kan være H, R, EPN-HJEMME osv, men er ikke definerende som form og type.

Du finner emnet ditt i TP ved å klikke på TP: Eksamen og søke det opp i søkefeltet på det semesteret du skal planlegge.

Ved planlegging av hjemmeeksamen skal administrasjon på enhetene registrere en eksamensperiode eksamen kan gjennomføres i. For å kunne planlegge en kollisjonsfri eksamensplan for studentene er Eksamenstjenesten UiT avhengig av at du:

• Kontroller at studentgruppene er satt opp korrekt
• Kontroller at varigheten er korrekt. En hjemmeeksamen skal ha varighet med uttak- og innleveringsdato
• Skal ikke eksamen ha varighet og bare innleveringsdato må den endres til Oppgave før neste EpN-frist
• Velg aktuelle uker
• For hjemmeeksamen er det best om det registreres en innleveringsdato i tillegg til uker
• Når du er ferdig med registreringen trykker du Lagre
• Under ser du to varianter av hjemmeeksamen. En med kort varighet og en med lengre varighet. Ved lengre varighet kan det være lurt å hake av for Sikre kun innleveringsdato, da kan studenten ha andre aktiviteter under eksamen, men de siste dagene før innlevering vil bli kollisjonssikret
• TP oversetter varighet registrert i vurderingskombinasjonen til timer. For eksemplene under har vi lagt til 4 timer for den første (for innlevering kl 13:00), siden eksamen varer under 4 dager, og 5 timer for den andre (for innlevering kl 14:00), siden eksamen varer 4 dager eller mer
• En eksamen som er registrert med 1 uke i vurderingskombinasjonen vil i TP få 168 timer. Siden eksamen varer i 4 dager eller mer, legger vi til 5 timer til 173 timer, dermed uttak 09:00 og innlevering 14:00

Ved UiT har vi to innleveringstidpunkt for hjemmeeksamen. Klokken 13:00 for eksamener med varighet inntil 3 dager og klokken 14:00 for eksamener med varighet på 4 dager eller mer. Ved denne registreringen har vi tatt høyde for dette. Eksamen skal vare 1 uke. Ved å registrere 173:00 timer under "Eksamenslengde" vil uttak skje 09:00 og innlevering 14:00. Det er registrert tre aktuelle uker eksamen kan gjennomføres i. Registreringen er ferdig og vi kan trykke "Lagre". Husk at her skal du skal ikke trykke Bestill.

Når administrasjon på enhetene er ferdig med sine registreringer kan Eksamenstjenesten UiT bestille eksamensdato for hjemmeeksamen. Merk at dersom du har lagt inn datoer for uttak og innlevering vil disse bli bestilt dersom det ikke er kollisjon med en annen aktivitet. Ved å registrere aktuelle uker vil det være større mulighet for å bruke bestillingsverktøyet TP til å finne ledige datoer.

Dersom det skulle oppstå kollisjon for studentgruppene vil Eksamenstjenesten UiT ta kontakt med administrasjonen på enheten for å diskutere mulige løsninger. Ved å ha en innleveringsdato som utgangspunkt vil det være lettere å plassere eksamen i rett periode basert på ukeønsker.

Frist for å registrere data for hjemmeksamen er de samme som for skoleeksamen; 1. mai (høst) og 1. november (vår).

Trenger du hjelp eller veiledning med registrering i TP: Eksamen; ta kontakt med Eksamentjenesten UiT i TOPdesk eller direkte til oss i TP: Eksamen.

Takk for samarbeidet!

En oppgave er en vurderingsform hvor det ikke kreves en fastsatt varighet med uttak og innleveringstidspunkt som på hjemmeeksamen. Når du registrerer en oppgave trenger du bare å registrere et innleveringstidspunkt. I FS finnes det fortsatt vurderingskoder som A, R, C o.l. Oppgave er fellesbetegnelse for alle slike varianter når de ikke skal ha en gitt varighet. I vurderingskombinasjonen har oppgave vurderingsform O og vurdkombtype OPPGAVE.

Det finnes fortsatt vurdkombtype OPPGAVE som har vurderingsform A og C i vurderingskombinasjonen. Vi behandler disse på samme måte og ønsker at dere registrerer innleveringsdato slik at vi kan bestille dato.

Mappe kan registreres på samme måte som en oppgave. Du velger siste innlevering av mappen som eksamensinnlevering av mappen. I vurderingskombinasjonen har mappe vurderingsform L og vurdkombtype MAPPE.

Du registrerer dato ved å finne emnet i søkefeltet. Dersom det ikke kommer opp en vurderingsenhet i feltet "Velg vurderingsenhet(er) når du klikker på emnet i feltet "Velg emne(r)" kan du klikke på "Hent" for å overføre vurderingsenhet(er) fra FS til TP: Eksamen.

Deretter registrerer du ferdig dine data og kan trykke "Lagre". Oppgave og mappe trenger kun en innleveringsdato og tidspunkt.

Dato for eksamen er registrert og klar for bestilling av Eksamenstjenesten. I kalenderfeltet vises kun innleveringstidspunktet klokken 14:00. Ved UiT har vi to innleveringstidspunkt. Klokken 13:00 for eksamener med varighet på inntil 3 dager og klokken 14:00 på eksamener med varighet på 4 dager eller mer. Oppgave og mappe har udefinert varighet og skal dermed ha innlevering klokken 14:00.

Dersom du har behov for hjelp eller veiledning; ta kontakt med Eksamenstjenesten UiT. Enten via TOPdesk eller direkte til oss i TP: Eksamen.

Lykke til!

Felles for disse vurderingsformene er at de har lik oppbygging i måten de bestilles på gjennom TP: Eksamen.

Får du ikke opp en vurderingsenhet når du søker opp emnet kan du hente data fra FS

Disse vurderingsformene kan ha varighet over en dag eller flere dager. Du kan bestille varighet over flere dager ved å opprette deldager (beskrivelse nedenfor). Dersom en muntlig eksamen oppfører seg som en hjemmeeksamen ved at den spør om uttak og innlevering er det en feil i vurderingskombinasjonen. Dette kan enkelt ordnes av Eksamenstjenesten UiT, send hendvendelse til oss.

Registrering av muntlig eksamen gjøres ved å logge inn i TP, deretter klikker du på TP: Eksamen 

For eksamen som kun skal gå over en dag registreres følgende:

• Eksamensdato
• Starttid
• Varighet
• Velg rom (se beskrivelse under)
• Trykk så 'Bestill' og FS vil bli oppdatert med registrerte data
  
  

Det er nå mulig å plassere muntlig eksamen på rom i TP eksamen. For å bestille eksamen i rom, er det to måter å gjøre dette på. Det kan enten gjøres i forkant i Rombestilling eller i TP:eksamen (anbefalt til muntlig eksamen). Bestilling av rom i TP:eksamen gjøres på følgende måte: 

Velg vurderingsenheten du ønsker å plassere på rom. Registrer varighet og antall eksamensplasser=1. Vi setter alltid eksamensplasser 1, da antall plasser ikke er relevant for hvilket rom som benyttes ved muntlig eksamen. Sett musepekeren i kalenderen og på ønsket starttid. Da sjekker TP ledige rom for dette tidspunktet.   

I listen over ledige rom er det viktig at rom som er reservert skoleeksamen ikke benyttes til muntlig eksamen. Det er kun rom som normalt brukes til gjennomføring av muntlig eksamen benyttes. 

Når man har valgt et rom som skal bestilles, skriver man antall eksamensplasser (1) og trykker bekreft. Rommet blir bestilt i det man trykker bekreft. Men for å bestille eksamenstid og eksamensplasser i rommet, må man trykke Bestill etterpå. 

Vi gjør oppmerksom på at ikke alle rom ved UiT vil være å finne i TP:eksamen når man gjør denne type rombestilling. Vi jobber fortløpende med å få alle rom som normalt brukes til muntlig eksamen inn i TP:eksamen. Dersom du benytter et rom som du må booke via Outlook (møterom o.l.) må du hake av for "Ingen rom" når du bestiller dato til eksamen i TP.

Om eksamen skal gjennomføres over flere dager eller at du har behov for å for å vise at eksamen skal vare over en periode må du opprette deldager. Oppretting av deldager gjøres under "Avansert".

Fyll inn feltene

• · Fra dato
• · Til dato
• · Starttid (gjelder starttid hver dag)
• · Varighet (gjelder varighet hver dag, ikke for den enkelte kandidat)

Trykk på 'Opprett deldager' og hent inn emnet på nytt. Det vil nå ligge deldager under vurderingsenheten. 

For å bestille dato til eksamen er det deldagene som må bestilles. Du kan bestille deldager på to måter; dersom hver dag skal vises som opptatt for studentgruppen(e) må du bestille hver enkelt dag, for kollisjonssikring mot andre eksamener. Dersom det kun er behov for å vise en periode, bestiller du første og siste dag, da er det kun disse dagene som vil kollisjonssikres mot andre eksamener. Du gjennomfører hver bestilling på samme måte som når eksamen skal vare en dag. 

Kontroller at studentgruppene som skal sjekkes for kollisjon er haket av i deldagene.

Muntlig, praktisk og utøvende eksamen har egne frister. 1. oktober for høstsemesteret og 1. mars for vårsemesteret.