Ompostering \ korreksjoner

Det er viktig å presisere at rutinen for endring av kontering i SAP fortsatt gjelder. All endring av kontering skal gjøres i SAP for inneværende år. Dette gjelder endringer i koststed og/eller delprosjekt for ansatte med fast månedslønn, både hovedstilling og eventuelle tilleggsstillinger.

Den nye malen kan benyttes ved:

• Ompostering av lønn for tidligere år eller for ansatte som har sluttet/fratrådt ved UiT.
• Ompostering/endring av kontering på engangsutbetalinger (f.eks. reiser, utlegg/utgiftsrefusjoner, utbetalt honorar, engangsutbetalt stipend).

Validering og kontroller i malen "Manuelle lønnskorrigeringer desentralt":

• Det er kun mulig å endre koststed og eventuelt delprosjekt fra  opprinnelig kontering.
• Alle kontoer i malen må fylles ut med ansattnummer. Det er en validering/kontroll som sikrer at konto og ansattnummer skal gå i 0.
• Dersom det er bokført på BOA/EVUBEV, skal det inkluderes beregning av indirekte kostnader (kap.2.1.2 manuell ompostering av indirekte kostnader).
• Malen er satt opp med faste tilgjengelige kontoer. Se under fanen "Kontooversikt" i omposteringsløsningen. Velg den aktuelle malen for en liste over tilgjengelige kontoer.
• Ikke mulig å sende inn bilag til Unit4 dersom det er feilmelding.

Ved manuell ompostering av lønnsrelaterte kostnader skal det også inkluderes indirekte kostnader dersom det gjøres postering på BOA- eller EVUBEV-prosjekt.

For: Prosjektøkonom

I malen «Manuelle lønnskorrigeringer desentralt» foretas det også validering (kontroll) på om bilaget inkluderer indirekte kostnader dersom det skal omposteres på disse prosjekttypene, og dersom indirekte kostnader ikke er inkludert på bilaget vil det ikke være mulig å få sendt bilaget til kostnadsgodkjenner.

Korrigering av tidligere bokførte indirekte kostnader

Dersom man skal korrigere belastninger som er gjort på BOA/EVUBEV-prosjekter, vil man – på samme måte som for de direkte kostnadene – finne de feilaktig bokførte indirekte kostnadene i regnskapet.

I så fall registrerer man bare ompostering av indirekte kostnader basert på det som er ført i regnskapet.

Hvordan beregne indirekte kostnader manuelt?

Men, dersom det ikke tidligere er beregnet indirekte kostnader på de kostnadene som nå skal omposteres til et BOA-/EVUBEV-prosjekt, må man selv beregne de indirekte kostnadene som skal omposteres.

Formel for beregning av indirekte kostnader

I rutinen «Frikjøp prosjekt» er det i punkt 4 beskrevet hvordan indirekte kostnader skal beregnes, men det kan være noe usikkerhet om hvordan denne beregningen skal gjøres i praksis.

I beregningen inngår følgende elementer:

Bokførte personalkostnader på konto med relasjon «indirekte kostnader» satt til «Ja». Ressursspesifikk prosentsats for indirekte kostnader BOA/EVU som er automatisk beregnet. Eventuelt finansiørs dekningsandel av IK (Dekning IK %) som prosjektøkonom tidligere har registrert i prosjektmodulen for kostnadsspesifikke bidragsprosjekter.

Indirekte kostnader beregnes da slik:

Eksternfinansiert delprosjekt: IK = 1 x 2 x 3

 Egenfinansieringsdelprosjekt: IK = (1 x 2) – (1 x 2 x 3)

Hvordan finne de ulike delene av beregningen? (1, 2 og 3)

1. Bokførte personalkostnader på konto med relasjon «indirekte kostnader» satt til «Ja».

Som en enkel huskeregel er utgangspunktet at alle kontoer i 5-serien inngår i grunnlaget for indirekte kostnader, mens kostnader i 7-serien ikke inngår.

Av de kontoene som er tilgjengelige i malen «Manuelle lønnskorrigeringer desentralt» er følgende kontoer de som ikke skal inngå i grunnlag indirekte kostnader:

Videre skal ikke kontoene i 7-serien inngå i grunnlaget.

Dersom du ønsker en komplett oversikt over hvilke kontoer som inngår som grunnlag for indirekte kostnader kan du kjøre rapporten «Konto i grunnlag for indirkost» i Unit4, som du finner under Rapporter –Prosjektøkonomi.

2. Ressursspesifikk prosentsats for indirekte kostnader BOA/EVU

Unit4 beregner månedlig prosentsats indirekte kostnader for ansatte, og satsen vil derfor kunne variere over tid.
Når du skal gjøre ompostering av personalkostnader, og skal beregne indirekte kostnader basert på ressursspesifikk prosentsats må du derfor finne informasjon om hva prosentsatsen var i den aktuelle perioden.

Hvilken prosentsats du skal bruke ved beregningen finner du ved å kjøre rapporten «TDI-satser pr ansatt», som du finner under Rapporter – Prosjektøkonomi – BOA Personalkostnader.

I bestillingen av den rapporten angir du da hvilken ansatt det gjelder, og hvilken periode som du ønsker rapporten for.

Prosentsatsen du skal benytte i beregningen finner du i disse kolonnene, hvor BOA TDI% skal benyttes for majoriteten av BOA-prosjektene. Men satsen EVU TDI% skal benyttes for EVUBEV-prosjekter samt prosjekttypene B2 (Bidrag EVU) og O2 (Oppdrag EVU):

3. Gjøre oppslag i prosjektmodulen på eventuelt finansiørs dekningsandel av IK) på prosjektet.   

  Dette finner du ved å gjøre oppslag på delprosjektet, under Finansiering.

For detaljer rundt kontobruk og nærmere forklaring, se nevnte BOTT runtine «Frikjøp prosjekt»  punkt 4,  Håndbok 9-konti BOTT og 9-serien UIT. 

Kontakt

Dersom du har spørsmål,ta kontakt med din lokale prosessrådgiver Prosjektøkonomi - som er førstelinje for support.

Dersom din lokale prosessrådgiver ikke kan nås, ta kontakt med Økonomiavdelingen via Topdesk   Arbeidsstøtte for økonomi og innkjøp: Kontakt oss | UiT