Utgående faktura
Kunde
Generelt om rutinen
Det er viktig at kunder er registrert med riktige opplysninger i kunderegisteret.
Kunderegisteret inneholder masterdata, det vil si at dataene som ligger i registeret hentes og brukes av ulike moduler i Unit4.
For: Kunderegistrerer
Denne rollen med tilhørende systemtilgang er innbakt i rollene: Fakturaansvarlig, Prosjektøkonom, Prosessrådgiver prosjektøkonomi, Prosjektøkonom med aktivering, Prosjektøkonom uten aktivering, Fakturautsteder, Innbetalingsoppfølger og Kundereskontrooppfølger.
Det kan opprettes ny kunde eller endres kundeopplysninger på eksisterende kunde.
Sjekk om kunden finnes fra før
Før en registrerer en ny kunde skal en først søke i kunderegisteret i Unit4 ERP for å sjekke om kunden er registrert fra før.
Er kunden allerede registrert, sjekk at kunden er registrert med riktige opplysninger.
Hvis opplysninger må oppdateres, må du gjøre endring på kunden før denne kan faktureres. Kunden kan kun være registrert med en generell adresse per kundenummer. Registres flere generelle adresser på samme kundenummer, vil faktura sendes ut til den eldste generelle adressen. Dersom kunden endrer adresse eller skal ha påført epostadresse/mobilnr etc., så må dette endres på eksisterende generell adresse. Endringene må være godkjent av kundegodkjenner sentralt for at de skal være gjeldende.
Opprette ny kunde
Dersom kunden ikke finnes, fyll inn nødvendige opplysninger under kunde-fanen.
Se BOTT-rutine: Opprette eller endre kunde - for å se hvilke kundedata som må legges inn. Alle kunder skal registreres med epost.
En kunde skal kun være registrert en gang med ett kundenummer i kunderegisteret.
Unntak: Utenlandske kunder som ber om å få tilsendt fakturaer til ulike postadresser. Disse kundene vil ha flere kundenummer, da det kun er mulig å registrere en fakturaadresse (generell adresse) per kundenummer.
Viktig at det ved utfylling av fakturagrunnlagsskjema/salgsordreopprettelse velges det kundenummeret som er knyttet til postadressen det er gitt beskjed om at fakturaen skal sendes til.
For kunder som ønsker/krever faktura tilsendt på EHF, må korrekt relasjon være registrert på kunden. Se rutine Elektronisk utsendelse av faktura for hvordan dette automatisk registreres for Norske organisasjonskunder (kundegruppe 1) og hvordan dette kan registreres/etter-registreres på utenlandske organisasjoner (kundegruppe 3).
Hvordan finne kundens fakturainformajon?
Sjekk Brønnøysundregistrene (brreg.no)
ELMA-registeret (anskaffelser.no)
Kundens nettside
Sist endret: 15.05.2024
Printvennlig innhold: Opprette ny kunde
Når du har registrert all informasjon på ny kunde eller endret informasjon på eksisterende kunde og lagret, går den automatisk på flyt for godkjenning av kundegodkjenner ved Økonomiavdelingen (sentralt).
Sjekk status for kunder på flyt via rapporten "spørring arbeidsflyt-kunde" i Unit4. Hvis kunden ikke godkjennes av kundegodkjenner vil du få oppgaven i retur.
Dersom kunden er avvist av kundegodkjenner, vær nøye med å lese begrunnelsen til avvisningen. Dersom det gjelder feil informasjon på kunden, så korriger dette og lagre, slik at kunden kommer til kundegodkjenner på nytt for kontroll og godkjenning.
Sist endret: 15.05.2024
Printvennlig innhold: Godkjenning og endring av kunde
Fakturering salgsordre
Generelt om rutiner
Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i Kunder og Salg-modulen.
Ved salg av varer og tjenester er det viktig å vurdere merverdiavgiftsplikt. For behandling av merverdiavgift, se her: Merverdiavgift | UiT
Det er også laget en oversikt over mva-koder på inntektskonti: Mvakoder inntektskontoer UIT
Vedlegg
Vedlegg som skal følge fakturaen ut til kunden må være lagret i PDF-format og maks 5 MB. Interne vedlegg kan være i andre format.
Dersom en er uheldig og laster opp feil vedlegg eller laster opp vedlegg i feil format, får en ikke til å slette dette selv. Send da en henvendelse via kontaktskjema i TOPDesk, med salgsordrenummer og hvilket vedlegg som ønskes slettet.
Dersom det sendes ut faktura med vedlegg i feil format, vil denne bli avvist og det er ikke mulig å sende ut denne på nytt. Kreditnota og ny faktura må lages. Kreditnota kan da ikke sendes kunden, da opprinnelig faktura ikke er sendt kunden. Se veiledning under punktet «Kreditering av faktura uten at det blir sendt ut kreditnota til kunden».
Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt skal følgende normalt utfaktureres fra prosjektmodulen av fakturaansvarlig (prosjektøkonom) og IKKE fra kunder og salg modulen:
- Avtalt beløp i henhold til kontrakt.
- Kostnader i henhold til avtale.
- Midler fra koordinator som skal videreformidles andre.
- Viderefakturering av utlegg/reisekostnader.
Fakturaansvarlig (prosjektøkonom) genererer først et fakturaforslag (TS01). Når det er kvalitetssikret genererer fakturaansvarlig (prosjektøkonom) prosjektfakturaen (TS02). Når TS02 jobben kjøres starter samtidig automatisk en jobb som bokfører fakturaen og DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.
Sist endret: 15.05.2024
Printvennlig innhold: Prosjektmodulen
Benyttes ved utfakturering av:
- Avtalt beløp i henhold til kontrakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansiører knyttet til ett og samme delprosjekt.
- Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter.
- Leiested
- Øvrige fordringer UiT har som skal utfaktureres.
For: Salgsordreoppretter og fakturautsteder
Innsendt fakturagrunnlagsskjema registreres i Unit4 Kunder og Salg-modulen av salgsordreoppretter.
Dersom fakturaansvarlig innehar både rollen fakturaansvarlig og salgsordreoppretter, er det ikke nødvendig at fakturagrunnlagsskjema fylles ut, da kan en fylle ut direkte i Unit4.
Når alt er registrert i henhold til innsendt grunnlag og eventuelle vedlegg er lagt til, trykk lagre. Da vil salgsordren legges seg som en faktureringsklar salgsordre.
I vår referanse er det navn til fakturaansvarlig som skal velges, i selger er det navn til salgsordreoppretter som skal velges. Vår referanse vil vises på fakturaen til kunden med tilhørende epostadresse.
Merk: Artikkelnummer og kontoart skal være lik. Dersom det oppdages på konteringsnivå (Hovedbok) at det er feil kontoart, må en gå tilbake og endre på artikkelnivå (eventuelt sette linjen som sperret og legge inn alt på nytt). Det er artikkelnummer som utleder mva på fakturaen, og avvik mellom artikkelnummer og kontoart vil føre til feil i regnskapet.
I Unit4 brukes begrepet salgsordre inntil endelig faktureringsjobb er kjørt (av fakturautsteder sentralt i Økonomiseksjonen). Først når endelig faktureringsjobb er kjørt, får salgsordren et fakturanummer og blir en utgående faktura.
Alle salgsordrer som har status «Til fakturering» vil to ganger i uken bli fakturert av Økonomiseksjonen. Det gjøres stikkprøvekontroller og produksjonsjobb for fakturaoppretting settes i gang. Det blir da produsert en faktura av salgsordren som blir sent til kunden, og fakturaen vil bli bokført. Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, månedsavslutning og lignende. Salgsordren vil da endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret vil den nå ha et fakturanummer og et bilagsnummer.
Fakturadatoen på fakturaen vil automatisk settes til den datoen fakturaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.
Sist endret: 15.05.2024
Printvennlig innhold: Kunde- og salgsmodulen
Oppfølging av forfalte krav
For: Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) og kundereskontrooppfølger (sentral FTI-rolle ved Økonomiseksjonen).
Kundereskontrooppfølger i Økonomiavdelingen sørger for at det blir sendt ut betalingspåminnelse/inkassovarsel på ubetalte fakturaer. Dette gjøres minimum en gang per måned.
Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) har ansvar for at ubetalte krav i kundereskontroen er reelle.
Dersom det av ulike årsaker må avventes med å sende ut betalingspåminnelse/inkassovarsel, sendes sak via kontaktskjema i TOPDesk og meldes fra om dette. Slik unngås det at det sendes ut varsel angående disse.
UiT sender ikke ut betalingspåminnelse/inkassovarsel dersom kunden har meldt ifra om at det er feil/mangler ved fakturaen eller varen/tjenesten som er levert, da må saken avklares/rettes i samarbeid med fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) før videre innkreving fortsetter.
UiT sender ut to purringer på ubetalte fakturaer. Purringene genereres fra Unit4 og sendes til kunden per post.
Første gang sendes det ut en Betalingspåminnelse. Dersom fakturaen fortsatt ikke er betalt 14 dager etter Betalingspåminnelsen, sendes det ut et Inkassovarsel.
Blir fakturaen ikke betalt etter at det er sendt ut inkassovarsel vil innkrevingen videre skje manuelt. Kundereskontrooppfølger tar kontakt med fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom) som er oppført på fakturaen for å høre hva som skal gjøres videre.
Oppfølging av forfalte krav (BOTT rutine)
For: Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom), kundereskontrooppfølger (sentral FTI-rolle ved økonomiseksjonen) og kostnadsgodkjenner (BDM).
· Økonomiseksjonen sentralt sender ut to purringer fra økonomisystemet.
· Etter at forfall på siste purring er utløpt, sender kundereskontrooppfølger en e-post til fakturaansvarlig (den som står oppgitt på fakturaen som «Vår referanse») for å avtale hva som skal gjøres videre.
· Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal overføres til inkassoselskap for videre innkreving, fyller kundereskontrooppfølger ut skjemaet for «Anvisningsskjema for oversendelse til inkasso» og sender på e-post til den som er fakturaansvarlig.
· Fakturaansvarlig, i samarbeid med BDM, sjekker at kravet fortsatt er reelt, og fullfører utfyllingen av skjemaet. Det vil si krysser av på de tre kontrollpunktene på side to i skjemaet, og beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt. Fakturaansvarlig signerer som attestant og anvisning gjøres av person som er BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført. Før skjemaet anvises er det viktig at siste side i skjemaet leses.
· Ferdig utfylt og signert skjema returneres til kundereskontrooppfølger – send skjemaet som vedlegg i e-post i retur til den som sendte skjemaet til deg. Kundereskontrooppfølger (Økonomiseksjonen sentralt) sender over krav for videre innkreving.
Sist endret: 15.05.2024
Printvennlig innhold: Ubetalte faktura - overføring til inkassoselskap
For: Fakturaansvarlig/fakturaansvarlig (prosjektøkonom), kundereskontrooppfølger (sentral FTI-rolle ved Økonomiseksjonen) og kostnadsgodkjenner (BDM).
- Økonomiseksjonen sentralt sender ut to purringer fra økonomisystemet.
- Etter at forfall på siste purring er utløpt, sender kundereskontrooppfølger en e-post til fakturaansvarlig (den som står oppgitt på fakturaen som «Vår referanse») for å avtale hva som skal gjøres videre.
- Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal overføres til inkassoselskap for videre innkreving, fyller kundereskontrooppfølger ut skjemaet for «Anvisningsskjema for oversendelse til inkasso» og sender på e-post til den som er fakturaansvarlig.
- Fakturaansvarlig, i samarbeid med BDM, sjekker at kravet fortsatt er reelt, og fullfører utfyllingen av skjemaet. Det vil si krysser av på de tre kontrollpunktene på side to i skjemaet, og beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt. Fakturaansvarlig signerer som attestant og anvisning gjøres av person som er BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført. Før skjemaet anvises er det viktig at siste side i skjemaet leses.
- Ferdig utfylt og signert skjema returneres til kundereskontrooppfølger – send skjemaet som vedlegg i e-post i retur til den som sendte skjemaet til deg. Kundereskontrooppfølger (Økonomiseksjonen sentralt) sender over krav for videre innkreving.
Sist endret: 15.05.2024
Printvennlig innhold: Ubetalte faktura - tapsføring