Bevertning og representasjon

Bevertning er i henhold til SPH godtgjøring til mat og drikke ved møter, konferanser og seminarer. Kaffe, te, frukt, kjeks, vafler og lignende til møter anses også som bevertning. Regler for når bevertning kan finne sted fremgår av SPH punkt 10.11.3.  

Bevertning kan gis:

a) Ved møter hvor andre enn UiTs egne ansatte deltar.
b) Ved møter i styrer, råd og utvalg og lignende hvor andre enn UiTs egne ansatte deltar.
c) Ved konferanser, avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeid.

Ved interne møter med varighet på under tre (3) timer kan enkel servering for et mindre beløp gis – eksempelvis kaffe, te, frukt, kjeks og vafler.

Ved interne møter med varighet på tre (3) timer eller mer, eller som gjennomføres over lunsjtid, kan kostnadsgodkjenner (budsjettdisponent) godkjenne en enkel lunsjservering.

Satser
Ved bevertning er satsene avhengig av møtets varighet, hvor måltidene inntas og hvorvidt de strekker seg utover den ordinære arbeidstiden. Slike opplysninger skal fremgå av dokumentasjonen slik at satsene kan etterprøves.

Følgende satser gjelder fra 01. januar 2024:

a) For arrangementer som er under tre (3) timer og ligger innenfor den ordinære arbeidstiden, kan det benyttes inntil kr 224,- per deltaker.

b) For arrangementer som varer i tre (3) timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 507,- per deltaker.
c) For langvarige arrangementer der det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 740,- per deltaker.
d) Der man av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene under punkt a til c økes med inntil 50 %.

Oppdaterte satser finnes i SPH, kapittel 10. Satser oppdateres årlig, per 01. januar.

Alkohol
Ved middagsservering er det anledning til å dekke inntil tre alkoholenheter totalt til forrett, hovedrett og dessert. Utgifter til alkohol skal dekkes innenfor satser for bevertning.

Spesielt om bevertning ved jubileum og merkedager for ansatte ved UiT
Utlegg til tilstelning i forbindelse med overrekkelse av påskjønnelser og gaver dekkes med kr. 2000. Beløpet skal dekke alle utgifter i forbindelse med tilstelningen. Dette gjelder når tilsatte slutter, går av med pensjon, ved tilsetting i 20, 40 og 50 år, og ved fylte 50, 60 og 70 år.

UiT dekker ikke utgifter til større arrangementer (f.eks. lunsj/middag) i forbindelse med jubileum og merkedager.

Se for øvrig «Rutine for oppmerksomhet, påskjønnelser og gaver ved UiT Norges arktiske universitet», gjeldende fra 01.11.21.

Representasjonsutgifter er i henhold til SPH punkt 10.11.1 utgifter til lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner med videre der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet skal ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

Rektor og administrasjonsdirektør har fullmakt til å avgjøre om et arrangement i regi av UiT er å anse som representasjon, og om utgiftene til arrangementet skal dekkes av UiT, etter satsene for representasjon. Fullmakten delegeres gjennom denne retningslinjen til dekaner, fakultets- og avdelingsdirektører (i det videre omtalt som «fullmaktshaver»), og gjelder representasjon innenlands og utenlands. Fullmakten kan ikke delegeres videre.

Vurderingen og godkjenning av arrangementet skal foretas skriftlig av fullmaktshaver, før arrangementet finner sted. Vurderingen skal følge saken ved innmelding av behov for innkjøpsordre, og skal alltid være et bilag til faktura. Det skal fremgå i hvilken anledning arrangementet skal holdes, og hvilken gruppe eller personer som skal delta (deltakerliste). Se eget punkt om krav til dokumentasjon (retningslinjen punkt 3.3).

Representasjon innenlands
Satser gjeldende fra 01. januar 2024:

• Lunsj/middag: inntil kr. 1 622,- per person.
• Enkel lunsj/mottakelse: inntil kr. 597,- per person.

Satsene kan økes med inntil 30 % ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er til stede (forhøyet sats). Fullmaktshaver avgjør når forhøyet sats kan benyttes.

Satser for representasjon fremkommer i SPH, punkt 10.11.1. Satser oppdateres årlig, per 1. januar.

Kulturelle innslag
Dersom det inngår kulturelle innslag, eksempelvis teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m.

Hjemmerepresentasjon
Etter søknad kan fullmaktshaver, i det enkelte tilfelle, samtykke i hjemmerepresentasjon. For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 % av de satser som gjelder for annen representasjon.

Representasjon utenlands
Når UiT står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands er utgiftsgrensen per person lik kostsatsen for vedkommende land, jf. vedlegg til særavtale for reiser utenlands for statens regning. Dersom representasjonen i spesielle tilfeller ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med et tillegg på 30 %. Økningen skal begrunnes særskilt.

Deltakere som reiser for UiTs regning foretar måltidstrekk etter ordinære satser for de måltider som inngår i representasjonen.

Representasjon kan skje etter regning innenfor den utgiftsgrensen som er definert, eller ved at antall ekstra kostdøgn og beløp til representasjon føres på reiseregningen. Navn og nasjonalitet på deltakere det kreves tillegg for påføres reiseregningen under feltet merknader.

Alkohol
Utgifter til alkohol skal dekkes innenfor satsen for representasjon.

Tips
Det skal som hovedregel ikke utbetales tips for statens regning. I land hvor tips er en del av arbeidstakers lønn kan det likevel være aktuelt å gi et mindre beløp i tips. Den som er ansvarlig for arrangementet skal utøve godt skjønn og avgjøre om det skal gis tips i et slikt tilfelle.

Forhåndsgodkjenning og bestilling
Bevertning og representasjon skal være forhåndsgodkjent av kostnadsgodkjenner (budsjettdisponent). Bestilling skal skje ved bruk av innkjøpsordre (IO).

Krav til dokumentasjon
Den som er ansvarlig for arrangementet har ansvar for at saken er godt nok opplyst og dokumentert. Alle opplysninger og satser skal kunne etterprøves, det er derfor viktig at følgende opplysninger foreligger:

Formål for arrangementet
Det må komme klart frem hvilket arrangement det gjelder, varighet, sted og dato. Eksempelvis «Styremøte UiT, heldagsmøte, Tromsø 12.12.2019».

Deltakerliste
Ved bevertning og representasjon skal det alltid foreligge deltakerliste. Dersom det er eksterne deltakere skal det framkomme av deltakerlisten. Det skal også påføres navn på virksomheten deltakeren tilhører. Deltakerlisten skal legges til som et eget vedlegg ved oppretting av rekvisisjon/innkjøpsordre.

Forenklet deltakerliste kan anvendes når:

• Det er enkel servering som f.eks. kaffe/te, frukt, kjeks/vaffel til interne møter. I slike tilfeller er det tilstrekkelig å oppgi antall deltakere.
• Arrangement som gjelder en hel «seksjon/avdeling». I slike tilfeller er det tilstrekkelig å opplyse hvilken enhet det gjelder. NB: Med mindre alle deltar skal det leveres deltakerliste.
• Åpne arrangement hvor det ikke er mulig å navngi publikum/deltakere må merkes med «åpent arrangement».
    

Øvrig dokumentasjon
Bevertning og representasjon skal dokumenteres med spesifisert faktura. Dersom fakturaen ikke er spesifisert skal det foreligge spesifiserte underkvitteringer.

Kontering
For veiledning til riktig bruk av konto, se kommentarer i kontoplanen på TopDesk.

Utgifter til mat ved overtidsarbeid dekkes ikke av satsene for bevertning. For regelverk og satser knyttet til overtidsarbeid vises det til SPH, punkt 10.11.4.